公文寫(xiě)作與檔案管理-資料下載頁(yè)
2025-01-18 18:51本頁(yè)面
【正文】 檔案管理中需要注意的事項(xiàng) (2)編輯 : (3)咨詢 : ? : (1)清點(diǎn) (2)移轉(zhuǎn) (3)移交 (4)銷(xiāo)毀 A存廢標(biāo)準(zhǔn) : 永久保存 —法令規(guī)章 、組織沿革 定期保存 —有效期限 B銷(xiāo)毀的資料要蓋 銷(xiāo)毀 二字備查 (5)縮影 : 檔案管理中需要注意的事項(xiàng) 三 .公司文件管理規(guī)程 ?(一 )組織圖管理標(biāo)準(zhǔn) ? : 公司級(jí)組織圖 。事業(yè)部級(jí)組織圖 。課或 G級(jí)組織圖 ? : 公司級(jí)組織圖之作成以課或 G級(jí)為最低階提出 事業(yè)部級(jí)之作成以區(qū)或組級(jí)為最低階提出 課或 G級(jí)之作成以班 (線 )為最低階提出 組織圖上之“ ”表示部門(mén) ,人名或職資不列入其內(nèi) 組織圖上之擔(dān)當(dāng)者須助理員 (含 )以上職位 ,并列出其職位別 組織圖不用注明每人擔(dān)當(dāng)之具體工作與職責(zé) 組織圖上之副職均用“ *”表示 組織圖之生效實(shí)施日期須標(biāo)注在“右上角” ? : 公司級(jí) :總經(jīng)理作成 董事長(zhǎng)承認(rèn) 事業(yè)部級(jí) :事業(yè)部主管 (副總 、廠長(zhǎng)、部門(mén)長(zhǎng)、經(jīng)理 )作成 總經(jīng)理承認(rèn) 課、 G級(jí) :課長(zhǎng) (G主管 )作成 副理 (經(jīng)理 ) 檢印 廠長(zhǎng) (經(jīng)理、部長(zhǎng) )承認(rèn) ? 公司級(jí)和事業(yè)部級(jí)由人事課負(fù)責(zé)配布所屬部門(mén) 。 課 、 G級(jí)由各部門(mén)自行發(fā)行給相關(guān)部門(mén) ,并配布給人事課保存?zhèn)洳?。 印章使用 :須加蓋 紅色印章 于“承認(rèn)”欄前 。 各級(jí)組織圖之配布均須在 文件配布及回收一覽表 簽收 . 對(duì)于異動(dòng) ,應(yīng)在一周內(nèi)提出新組織圖 。 公司級(jí) 、事業(yè)部級(jí) 組織圖原稿由人事部門(mén)長(zhǎng)期保管備查 。 課 、 G級(jí)組織圖 原稿由各部門(mén)自行長(zhǎng)期保管備查 . ?(二 )文件分類(lèi)與編號(hào) ? ?集團(tuán)公司文件根據(jù)其性質(zhì)共分以下七類(lèi) : 1? ? ?全般、人事、總務(wù)、環(huán)境 2? ? ?會(huì)計(jì) 3? ? ?生產(chǎn) 4? ? ?品質(zhì) 5? ? ?技術(shù) 6? ? ?設(shè)備 7? ? ?貿(mào)易、采購(gòu) ? ?公司文件之編號(hào)是依據(jù)文件類(lèi)別與文件層次相結(jié)合方式進(jìn)行 。 ?文件編號(hào)采用數(shù)字加橫線加數(shù)字之方式進(jìn)行 : 例 : 41 411 4111 文件層次 : 例 : ?手冊(cè) 51 ?規(guī)程 511 ?標(biāo)準(zhǔn) 5111 ?文件編號(hào)與類(lèi)別之對(duì)應(yīng) : 編號(hào) 類(lèi) 別 編 號(hào) 大分類(lèi) 1 全般 11 全般 人事 12 人事 總務(wù) 13 總務(wù) 14 環(huán)境 2 會(huì)計(jì) 21 會(huì)計(jì) 3 生 產(chǎn) 31 生產(chǎn) 32 I E 33 物流 34 其它 4 品 管 41 方針 ,系統(tǒng) 42 檢驗(yàn)與測(cè)試 43 測(cè)試管理 44 品質(zhì)管理 45 品質(zhì)工程 46 商品情報(bào) 47 其 他 編號(hào) 類(lèi)別 編號(hào) 大分類(lèi) 5 51 制品技術(shù) 52 生產(chǎn)技術(shù) 53 其 他 6 設(shè)備 61 7 貿(mào)易 采購(gòu) 71 輸入 72 輸出 73 采購(gòu) 74 報(bào)關(guān)保稅 75 其他 ?文件編號(hào)后字母的含義 : ? S:表示集團(tuán)公司 ? SC:表示光學(xué)組件事業(yè)部 ? SJ:表示光學(xué)鏡片加工事業(yè)部 ? SP:表示精密組件事業(yè)部 ? ST:表示映像事業(yè)部 ? SL:表示特殊光學(xué)材料事業(yè)部 (L事業(yè)部 ) ? SY:表示營(yíng)業(yè)本部 ? SS:表示賓得信泰光學(xué)器材有限公司 ? SX:表示事務(wù)及行銷(xiāo)部 ? SR:表示中央研究所影像技術(shù)中心 ? SK:表示投影機(jī)事業(yè)部 (深圳東洋光學(xué)有限公司 ) ? T:表示文件只適用于泰聯(lián) (三 )規(guī)程集及其文件保管標(biāo)準(zhǔn) ?有關(guān)說(shuō)明 : ? 、規(guī)程及管理標(biāo)準(zhǔn)皆列入指定 30孔文件夾內(nèi)保管乊 ,文件集均稱為規(guī)程集 . ? ,并注明有 “ 規(guī)程集 ” 字樣 ,其他文件的制作不可與其相同或雷同 . ? : ① 全般、人事、總務(wù) ②會(huì)計(jì)、生產(chǎn) ③品質(zhì)、技術(shù) ④設(shè)備、采購(gòu)、貿(mào)易 ?文件之保管 ? 。 ? ,亦不可遺失 。 ? 。 ? 。 ? 。 ? ,紙可循環(huán)使用 。 ? ,不可隨意跳躍使用 。 ? . 成功六訣竅 ? 計(jì)劃與掌握未來(lái) 你的人生目標(biāo)是什么 ?你知道嗎 ? ? 效益與效率 你注意你的工作技巧嗎 ? ? 達(dá)成雙贏 你真的那樣去做了嗎 ? ? 不同的角度 ,不同的收獲 釋放自我、從他人他地的角度你思考過(guò)嗎 ? ? 開(kāi)發(fā) ,開(kāi)朗 謙虛謹(jǐn)慎、你愿意與別人一起分享嗎 ? ? 個(gè)人的成長(zhǎng) 你在不斷地的學(xué)習(xí)嗎 ? 秘書(shū) 放心 優(yōu)心 舒心 靜心 省心 “五心 ” “ 五星 ” 是 心 與 心 的交流 是 心 與 星 的升華 祝各位工作快樂(lè) ,事業(yè)成功 !!!!
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