會議展覽策劃流程及注意事項-資料下載頁
2025-10-10 09:17本頁面
【導讀】收集有關(guān)本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。料分類編排，結(jié)集歸檔。積的大小以及參展的費用預(yù)算。工作方法、步驟和技巧。力，吸引更多的目標客戶。設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺的人員配備。同的休閑方式，設(shè)計專門的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施。開好總結(jié)會，做好善后公關(guān)工作。辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知。企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。有序安排會起到很大幫助。認，需要發(fā)出確認通知。序及會展注意事項等。6人——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達時間合理分配。區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。賠償由于泄密而帶來的損失。
【正文】 種不同的展品，天上飛的、直升機、地上跑的活動物均可入主展覽場地，那么對展覽會貨運也就有相應(yīng)不同的要求。參展商應(yīng)根據(jù)貨物的內(nèi)容和數(shù)量確定是使 用自己的還是租用運輸裝卸器械，或者干脆委托搬運公司。他們可以在展覽專業(yè)代理商那里得到很多有用的建議，因為后者負責搭建過程和協(xié)調(diào)工作，比如在許多供貨商同時來到的時候安排先后順序，他們還出租人力和器械。對展覽會展臺搭建來說一般有兩種裝卸的可能。首先一種是直接裝卸，就是說按照搭建日期把卡車直接開到展廳里，由展覽代理商負責卸貨和中間儲存。由于參展商自己不必操心這一環(huán)節(jié)，可以節(jié)約一些相應(yīng)的費用。另外那些易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運即可。采用這種方式應(yīng)注意，時間預(yù)算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性， 例如：交通阻塞或事故等等。如果數(shù)量較小或是提前送貨，則最好集中運輸。在開始搭建之前，貨物應(yīng)運抵展覽代理商處，由他們暫時儲存貨物，并按照規(guī)定的時間運到展臺位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行運入現(xiàn)場，一般在展館內(nèi)可以安排一輛汽車起重機，以便吊卸這些展品，但是如果展臺搭建過半，這樣的機器就難有用武之地了。 B. 小展位參展如何引人注目？ 由于參展企業(yè)自身規(guī)模、資金能力等限制，有時參展只能購買小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引來觀眾的目光呢？ 1. 使用燈光 ，盡可能使小展位 “耀眼 ”起來。大部分展覽中心提供參展商天花板聚光燈，否則可租用便攜式照明系統(tǒng)。根據(jù)產(chǎn)業(yè)調(diào)查，照明可將展覽品認識度提高 30％—50％。 2. 強調(diào)設(shè)計，突出視覺效應(yīng)。大企業(yè)通常是采用傳統(tǒng)方式展覽，并且依賴大規(guī)模場地，所以小企業(yè)應(yīng)該以新穎的設(shè)計來凸顯自己的小展位。 3. 依展位大小選擇合適的展示用品及有代表性的產(chǎn)品，避免過度擁擠或稀松。 4. 善于利用組合式展覽用具，避免用低廉的展覽道具，應(yīng)該給人 “小而精 ”的感覺，把展位裝潢得有品位。 5. 使用少量且較大的圖片，創(chuàng)造出強烈的視覺 效果 ——圖片一定要精美，構(gòu)圖應(yīng)該是舒適而不失搶眼，創(chuàng)意而不顯凌亂，還有太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時，限制文字的使用。而且要將圖片放在視線以上，圖片應(yīng)在自壁板 120cm 以上的地方開始放置。 6. 在保證企業(yè) VI得到忠實的原則下，展位裝飾使用大膽搶眼的顏色。這樣從較遠距離即可凸顯出來，避免易融入背景的中性顏色。 7. 成立完整服務(wù)式展覽展位，熱情接待來到展位的參觀者，對他們有問必答。如果僅僅將手冊、傳單、贈品和樣品擺放在桌上任參觀者自己索取而不主動詢問，不但無法實現(xiàn)商家與觀眾的互動，也非參展的 目的。 8. 在展覽設(shè)計上，材料的使用與選擇也是關(guān)鍵。有些展覽類別需要沉穩(wěn)，而有點展覽需要活潑，有的需要展現(xiàn)科技，有的需要顯示環(huán)保，還有的需要表現(xiàn)藝術(shù)或者人文或者社會公益，總之，表現(xiàn)的主題對材質(zhì)的選擇是個考驗，在這方面，會展中介機構(gòu)比展商有專業(yè)優(yōu)勢?，F(xiàn)代科技發(fā)展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設(shè)計趨勢及對象的審美導向外，更可以為展商提供成本節(jié)約方法。 (十六 ) 交際 /酒會 交際 /酒會一般需要細心策劃。酒會的目的是加強公共關(guān)系及客戶感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重 要。交際 /酒會通常在一個環(huán)境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環(huán)節(jié)有：樂隊（或者音響、音源）、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預(yù)報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務(wù)人員等。重點：場地、節(jié)目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。 由于酒會的規(guī)模及目的不同，沒有完整的標準模式，只能借鑒一些已經(jīng)舉辦過的酒會實例。 (十七 ) 新聞發(fā)布會 新聞發(fā)布會議形式包括記者招待會、新聞發(fā)布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些， 氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以“答記者問 ”為主要特色。另外，新聞發(fā)布會由公關(guān)負責人執(zhí)行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發(fā)布會。新聞發(fā)布會要素： 1. 目的 2. 信息發(fā)布的目標受眾 3. 擬邀請對象 4. 發(fā)布會規(guī)模 5. 新聞發(fā)布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分： 216。 活動策劃與主題確定 216。 節(jié)目策劃與議程安排 216。 資 料準備 216。 與會人員邀請、溝通與確定 216。 時間、場地落實與場景布置 216。 產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布 216。 現(xiàn)場氣氛控制
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