【正文】 內(nèi) 部文件和外部資料的收集，其方式包括搜尋、購買、交換和合作等工作。 6形式轉(zhuǎn)化組織為了更好地對數(shù)據(jù)進行深度加工或方便組織成員使用，必要時，需要對己經(jīng) 收集到的文件和記錄在不改變其內(nèi)容的前提下進行表達方式的轉(zhuǎn)化，如將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)23東南大學i勇i:學位論文 第五章可文件化的知識管理體系的構成研究化為電子文件，反之亦然，這就是形式轉(zhuǎn)化。實際工作中，大量進行形式轉(zhuǎn)化的是將非電子文件轉(zhuǎn)化成電子文件，以利于采用 計算機網(wǎng)絡技術進行處理和管理。電子文件主要分為矢量文件和光柵文件，前者具有 易處理及所占儲存空間小的特點，后者具有不失真但所占儲存空間大的特點。 7數(shù)據(jù)保存組織對已經(jīng)收集到的文件和記錄、已經(jīng)轉(zhuǎn)化形式的文件以一定的方式存放，這就 是數(shù)據(jù)保存。從形式而言，分紙質(zhì)文件保存和電子文件保存。從時間來看，分短期保 存和長期或永久保存。從范圍來看，分異地保存、企業(yè)保存、部門保存和個人保存。 企業(yè)應該根據(jù)自己的需要和要求確定數(shù)據(jù)的保存方式。 5. 3. 3要求組織外部的知識源識別僅依靠數(shù)據(jù)員工是不夠的，一般需要知識員工的參與和指 導。知識員工了解本專業(yè)范圍內(nèi)的知識及其出處，許多重要的數(shù)據(jù)需要依靠專家才能 有效識別。如上所述，隱性知識的顯性化工作非常重要，而實際工作中，要真正做好隱性知 識顯性化工作存在不少難度。難度主要表現(xiàn)為：一是常常感覺投入大和收效少，因為 顯性化工作需要組織投入資金，需要知識員工投入時間和精力，有時還感到效果不好， 因此，合理的組織非常重要，管理體系的粒為此提供了制牛，提供了可操作的平臺， 二是部分知識員工不愿意將自己的經(jīng)驗和信息表達出來供組織共享，擔心別人由此獲 得了好處，可能威脅自己的工作和地位’即競爭機制和共享機制之間存在著固有的矛 盾，由此引起的難度也是整個知識管理工作中的最大難度之一。企業(yè)除了需要建立知 識共享文化之外，還需要對隱性知識顯性化的工作給予足夠的激勵或鼓勵。 5. 4. 1功能信息形成過程緊隨數(shù)據(jù)的形成過程之后，由數(shù)據(jù)員工對數(shù)據(jù)進行不改變其內(nèi)容的 初級加工，其過程可以極大地方便組織員工對數(shù)據(jù)進行查詢和使用，明顯提高數(shù)據(jù)的 使用價值。5. 4. 2 ffl 1信息形^iilg圖信息形成過程的總體內(nèi)容見圖5—2:信息形成過程。東南大學碩士學位論文 第五章可文件化的知識管理體系的構成研究數(shù)據(jù)文件準備1f數(shù)據(jù)員工進行分類、 增加一般屬性等有序化的初級加工形成信息要對數(shù)據(jù)進行信息化處理，首先要將待處理的數(shù)據(jù)文件準備好，從數(shù)據(jù)存放 地找出，這就是數(shù)據(jù)文件準備過程。 3初級加iMg數(shù)據(jù)形成信息的主要過程是數(shù)據(jù)員工對數(shù)據(jù)的初級加工過程。根據(jù)本文對初級加 工的理解，初級加工主要是對數(shù)據(jù)添加公共屬性和內(nèi)涵一般屬性，并按這些屬性把 數(shù)據(jù)進行分類和排列。對數(shù)據(jù)員工來說，數(shù)據(jù)的公共屬性和內(nèi)涵一般屬性通常是容易理解或可以理 解，通過適當培訓，數(shù)據(jù)員工能夠熟練掌握組織所需的公共屬性和內(nèi)涵一般屬性。 這些屬性既能夠事先規(guī)定，也可以由數(shù)據(jù)員工根據(jù)情況確定。對于大規(guī)模的屬性 處理來說，一般事先由知識員工規(guī)定或確定屬性，由數(shù)據(jù)員工對它們來進行具體 的操作和處理。這樣的分工，可以很好地發(fā)揮企業(yè)不同人員的特長，高效和低成 本地完成信息處理過程。初級處理或加工可以是完全的人工處理，也可以應用計算機網(wǎng)絡技術輔助處 理。目前，在工程咨詢企業(yè)中一般應該采用計算機網(wǎng)絡技術來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的初級加 工，充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡技術對信息處理的天然優(yōu)勢。 4形成信息對數(shù)據(jù)進行初級加工的結果就形成了信息。信息可以看成原有的數(shù)據(jù)及附加的屬 性二部分組成，釆用計算機網(wǎng)絡處理時，屬性部分一般存放在關系型數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù) 文件部分既可以存放在關系型數(shù)據(jù)庫中，也可以存放在與屬性唯一關聯(lián)的文件庫中： 既可以同機存放，也可以異機存放。關系型數(shù)據(jù)庫的特點不僅可以對數(shù)據(jù)賦予一定的 屬性，而且可以按給定的屬性對數(shù)據(jù)進行各種分類、排列和定位等進一步的處理和操 作，既可以事先分類、排列和定位好，也可以查用時進行分類、排列和定位。數(shù)據(jù)庫21東南大學i勇i:學位論文 第五章可文件化的知識管理體系的構成研究技術為信息的有效處理和高效應用奠定了基礎。 5. 4. 3要求計算機及其網(wǎng)絡技術是今后的發(fā)展方向，它改變了工程咨詢企業(yè)原有的作業(yè)方式， 它擴展了人腦特有的能力，它的處理能力還在不斷增長，它的光明前景不可估量?？?以說，當代知iP塵濟和知識管理的發(fā)展，其重要推動力之一是來自信息技術。所以， 本課題研究極力推薦可文件化的知識管理體系與信息技術結緣，盡量發(fā)揮信息技術在 本體系內(nèi)的作用.當前，數(shù)據(jù)的信息化加工和使用過程是計算機網(wǎng)絡發(fā)揮優(yōu)勢的主戰(zhàn)場，它大大提 高了信息形成過程的速度和能力，減少信息存放的物理空間。在計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的屬性表現(xiàn)為多樣性，以適應不同應用的需要。 數(shù)據(jù)的存放要求唯一性，以方便數(shù)據(jù)的更新和防止出現(xiàn)不同的結果。值得一提的是，所形成的信息可以供員工直接使用，信息和數(shù)據(jù)的最大不同 在于信息可以很方便的查尋和使用，在工程咨詢企業(yè)中可以在統(tǒng)一規(guī)劃的平臺上 開發(fā)各種信息形成過程和使用信息的軟件。 5. 5. 1功能在數(shù)據(jù)和信息形成的基礎上，由知識員工獨立判斷，發(fā)揮創(chuàng)造力，根據(jù)組織可能 的業(yè)務和活動要求，對一個或多個數(shù)據(jù)和信息進行進一步的加工，把數(shù)據(jù)的全部或部 分內(nèi)容與工程咨詢企業(yè)的業(yè)務和管理的使用要求和過程聯(lián)系起來，形成組織專有的和 可使用的知識。知識形成過程進一步使個人或組織的隱性知識顯性化，形成或積累組 織可以方便使用的特有知識，提高組織的核心競爭能力。 5. 5. 2 雖 1知識形圖知識形成過程的總體內(nèi)容見圖5_3:知識形成過程。東南大學碩士學位論文 第五章可文件化的知識管理體系的構成研究532準mt^據(jù)信息加工成為知識前，需要根據(jù)可能產(chǎn)生知識的要求，準備相關的信息或數(shù) 據(jù)。信息的形成通常是對每個數(shù)據(jù)分別加工，賦予屬性。知識的形成過程與信息 的形成過程不同，它可能對一個信息或數(shù)據(jù)進行加工，也可能把幾個信息或數(shù)據(jù) 加工成為一個知識，因此，知識加工前的信息或數(shù)據(jù)準備工作相對復雜。 3深度加工過程根據(jù)筆者的研究和歸納，知識員工進行知識深加工，主要采用三種方式，即 賦予知識屬性、對原數(shù)據(jù)內(nèi)容進行加工和混合加工，下面分別論述。第一種知識深加工方式是賦予知識屬性。陚予知識屬性處理方式與數(shù)據(jù)形成 信息過程很相似，不改變數(shù)據(jù)內(nèi)容，僅增加數(shù)據(jù)的屬性。不同之點主要在于這些 屬性不可能由數(shù)據(jù)員工產(chǎn)生，必須依靠知識員工所具有的經(jīng)驗和知識才能完成， 而且，有些經(jīng)驗和知識是知識員工特有的，故把這些屬性稱為知識屬性，以區(qū)別 信息處理過程中的公共屬性和內(nèi)涵一般屬性。例如，某個材料、設備或系統(tǒng)是否 可以列入專業(yè)設計的選用范圍，回答“是”或否”這個屬性不容易，需要技術 人員對它們的價格、質(zhì)量、服務、供貨等情況綜合研究后才能確定。第二種知識深加工方式是對原數(shù)據(jù)內(nèi)容進行加工。對原數(shù)據(jù)內(nèi)容進行加工的 處理方式是知識形成過程特有的方式，這種處理方式需改變數(shù)據(jù)的內(nèi)容，并與工 程咨詢企業(yè)的用途聯(lián)系起來。顯而易見，這種同時改變數(shù)據(jù)內(nèi)容和聯(lián)系企業(yè)用途 的過程必須依靠知識員工來完成，必須依靠知識員工的知識和經(jīng)驗。知識員工可 能對一個數(shù)據(jù)的內(nèi)容進行加工，也可能對多個數(shù)據(jù)的內(nèi)容進行加工，形成一個更 有針對性使用的知識。混合加工是以上二種處理或加工方式的混合形式。對一個復雜的應用知識，21東南大學i勇i:學位論文 第五章可文件化的知識管理體系的構成研究可能部分采用一些數(shù)據(jù)并陚予知識屬性，部分釆用另外的數(shù)據(jù)并改變其內(nèi)容。 4形成知識知識形成過程的結果就是企業(yè)實用的知識。根據(jù)以上三種加工或處理方式及 其含義的不同，三種過程的結果對應三種知識。陚予知識屬性過程的結果形成了即用知識。由于這種知識沒有改變原有數(shù)據(jù) 的內(nèi)容，知識員工的貢獻在于給出了知識屬性，其他知識員工可以根據(jù)知識屬性 方便地查詢和正確地使用它。對原數(shù)據(jù)內(nèi)容進行加工過程的結果形成了變換知識。變換知識的特點是原有 數(shù)據(jù)的內(nèi)容已經(jīng)不同程度地被改變了，知識員工的貢獻在于把自己的經(jīng)驗和知識 融入到數(shù)據(jù)的內(nèi)容中去了，同時，把這些知識與企業(yè)的應用聯(lián)系起來?；旌霞庸み^程的結果就是混合知識?；旌现R既有新增加的知識屬性，又有 改變原數(shù)據(jù)的內(nèi)容。以上三種知識可以采用紙質(zhì)文件的形式表達，也可以采用計算機網(wǎng)絡技術進 行表達。5. 5. 3要求三種知識的形成過程可以理解為是一種知識挖掘過程，主要是把個人、團隊 的知識轉(zhuǎn)化為組織知識，隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，不夠顯性的知識轉(zhuǎn)化為更加 顯性的知識，使組織內(nèi)相關人員不僅易于查詢，而且可以高效使用。知識的形成 過程為知識挖掘搭建了一個組織可利用的平臺，但是，知識挖掘過程涉及到知識 員工的經(jīng)驗和知識需要在組織內(nèi)共享，這個過程會使知識員工擔心知識共享可能 得不到應有的回報，擔心同事掌握了某方面的經(jīng)驗會對自己造成更大的內(nèi)部競爭 和威脅，因此，要有效地利用這個平臺，需要考慮和研究很多的因素。相關內(nèi)容 可以參見5. 3. 3節(jié)的內(nèi)容。在知識形成的過程中，需要知識員工的經(jīng)驗和知識，其中不少是知識員工的 隱性知識。在數(shù)據(jù)形成過程中，隱性知識源的表達同樣需要依靠知識員工表達隱 性知識。二個過程差別主要在于，在數(shù)據(jù)形成過程中，只要把隱性知識表達成為 文件即可，但在知識形成過程中，需要把隱性知識表達為規(guī)定格式（如賦予知識 屬性）和用途（改變原有數(shù)據(jù)內(nèi)容）的知識。實際工作中，二者可能是分開的（如 計算機網(wǎng)絡過程中），可能是合在一起的（人工處理過程中)。在工程咨詢企業(yè)中，筆者推薦采用信息技術輔助實現(xiàn)和管理知識形成過程， 形成的結果一般稱其為知識庫。對應以上三種處理方式，我們可以將知識庫分別 稱為即用知識庫、變換知識庫和混合知識庫。即用知識庫可以采用通常使用的信 息技術即可，如數(shù)據(jù)庫技術等，但是，變換知識庫和混合知識庫情況比較復雜， 計算機網(wǎng)絡技術的選擇有時可以采用通用技術，有時需要采用特殊技術。特別需要說明的是，本文在研究數(shù)據(jù)、信息和知識的形成過程時是分開來敘 述的，實際上，三個形成過程可以分幵進行，也可以二個或三個過程一并處理， 組織應視內(nèi)容及情況決定。 5. 6. 1功能知識管理的作用是為了更好地在工程咨詢企業(yè)中使用知識，并為企業(yè)發(fā)展和員工 發(fā)展作出更大的貢獻。通過知識使用，不僅可以為企業(yè)創(chuàng)造價值，而且可以通過知識 的使用產(chǎn)生本體系實際運行好壞的反饋信息。因此，知識使用過程及其管理是本體系 中的重要環(huán)節(jié)。 5. 6. 2 継 1知識—iiiS圖知識使用包括最終使用、中間使用和交換使用三個過程，總體內(nèi)容見圖5—4:知 識使用過程。圖5—4表達了如下的思路：數(shù)據(jù)經(jīng)加工后產(chǎn)生信息，進一步處理后產(chǎn)生知識，這 是個逐步深化的過程；不管是數(shù)據(jù)，還是信息和知識，都可以被使用，并產(chǎn)生價值； 使用一般包括最終使用、中間使用和交換使用三個過程；組織的數(shù)據(jù)、信息和知識在 形成和使用過程中需要得到有效的保護。2mmmm最終使用過程指的是通過員工甚至是智能機器把數(shù)據(jù)、信息、知識用于業(yè)務和 活動中，使知識融入產(chǎn)品、服務中，或者通過共享和轉(zhuǎn)移把數(shù)據(jù)、信息、知識用 于員工素質(zhì)自身的提高和機器智能的改進。一般來說，最終使用過程是企業(yè)使用數(shù)據(jù)、信息和知識的主要方式，知識員 工是知識使用過程的直接接受者。在工程咨詢企業(yè)中，通常是通過知識員工使數(shù) 據(jù)、信息和知識融入組織的產(chǎn)品中，其次是通過這種方式用于知識員工自身的提高和發(fā)展。 3中間■中間使用指的是把數(shù)據(jù)、信息和知識傳輸給相關方面或相關過程進行間接的 使用。這種使用方式經(jīng)常被用在知識流和工作流的“連接處”，在這些重要的地方， 根據(jù)工作流的要求輸入必要的數(shù)據(jù)、信息和知識，支持和擴展工作流的內(nèi)容，增 強工作流的功能，通過工作流間接實現(xiàn)知識流的價值。知識流和工作流分開的好處源于分工的好處，它可以發(fā)揮不同專業(yè)人員各自 的優(yōu)勢，使復雜的業(yè)務和管理變得相對簡單，一個知識流可以支持不同的工作流， 或者一個工作流可以使用不同的知識流。 4交易棚交易使用指的是通過組織間的交易活動把知識直接轉(zhuǎn)換成價值形式。這種使 用過程的前提是經(jīng)過本體系加工后的數(shù)據(jù)、信息或知識已經(jīng)具備商品的形式，不 僅對本組織，而且對其它組織具有價值和使用價值。交易的方式可以多種多樣，如知識產(chǎn)權出賣、知識使用權出賣，知識產(chǎn)品出 租等。5知識W企業(yè)的知識包括已經(jīng)文件ft的數(shù)據(jù)、信息和知識，它們是企業(yè)財富的一部分，通 常是企業(yè)無形資產(chǎn)中的主要部分。由于是文件化的數(shù)據(jù)、信息和知識，它們很容易被 復制、轉(zhuǎn)移，由此容易造成企業(yè)知i,喊財富或資產(chǎn)的流失，所以，企業(yè)應該重視企業(yè) 文件化的知識保護。在文件化的知識中，一部分可能是企業(yè)自己創(chuàng)造的，具有自主的知識產(chǎn)權，這時 可以尋求知識的產(chǎn)權保護，采用專利保護、著作權保護、專有知識保護等形式。另一 部分知識可能是其他組織默員創(chuàng)造的，能夠為本企業(yè)所用，這時可以尋求知識的使 用權保護。5. 6. 3要求本過程稱為知識使用過程，實際上，己經(jīng)形成的數(shù)據(jù)、信息和知識都能夠供相 關方面使用，只是尋找的易難程度、使用的有效性、對資源的要求方面存在很大 差異，圖5—4已經(jīng)充分反映了這一點。值得一提的是，當組織使用外部數(shù)據(jù)進入產(chǎn)品并產(chǎn)生交易時，要注意知識產(chǎn)權的 問題。我國的企業(yè)正在逐步進入市場，需要維持適度的競爭，因此，既要保護好自己 的知識產(chǎn)權，也要保護好別人的知識產(chǎn)權，合法經(jīng)營，合法發(fā)展。知識員工使用數(shù)據(jù)、信息和知識用于個人提高能力，這是一種知識共享的方 式。既然數(shù)據(jù)、信息和知識已經(jīng)形成，企業(yè)可以采用多種方式共享知識的成果， 提高員工和組織的知識能力。例如，宣傳、培訓、指導、提醒、交流、“知識索要” 等都是知識共享的好方式。、評估和改進5. 7. 1功能測量、評估和改進主要是基于已收集的事實，評估可文件化知識管理體系運 行的狀況，尋找改進體系的機會，確保體系更好地服務于組織和員工的發(fā)展。 5, 7. 2過程測量、評估和改進的過程如標題所言，可分為測量、評估和改進三個過程。 1測ma程測量就是確定體系需要度量的項目，并收集其內(nèi)容的過程。測量的內(nèi)容是可 文件化的知識管理體系運行的過程及結果的