【正文】 內(nèi) 部文件和外部資料的收集，其方式包括搜尋、購買、交換和合作等工作。 6形式轉(zhuǎn)化組織為了更好地對數(shù)據(jù)進(jìn)行深度加工或方便組織成員使用，必要時(shí)，需要對己經(jīng) 收集到的文件和記錄在不改變其內(nèi)容的前提下進(jìn)行表達(dá)方式的轉(zhuǎn)化，如將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)23東南大學(xué)i勇i:學(xué)位論文 第五章可文件化的知識管理體系的構(gòu)成研究化為電子文件，反之亦然，這就是形式轉(zhuǎn)化。實(shí)際工作中，大量進(jìn)行形式轉(zhuǎn)化的是將非電子文件轉(zhuǎn)化成電子文件，以利于采用 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行處理和管理。電子文件主要分為矢量文件和光柵文件，前者具有 易處理及所占儲存空間小的特點(diǎn)，后者具有不失真但所占儲存空間大的特點(diǎn)。 7數(shù)據(jù)保存組織對已經(jīng)收集到的文件和記錄、已經(jīng)轉(zhuǎn)化形式的文件以一定的方式存放，這就 是數(shù)據(jù)保存。從形式而言，分紙質(zhì)文件保存和電子文件保存。從時(shí)間來看，分短期保 存和長期或永久保存。從范圍來看，分異地保存、企業(yè)保存、部門保存和個(gè)人保存。 企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自己的需要和要求確定數(shù)據(jù)的保存方式。 5. 3. 3要求組織外部的知識源識別僅依靠數(shù)據(jù)員工是不夠的，一般需要知識員工的參與和指 導(dǎo)。知識員工了解本專業(yè)范圍內(nèi)的知識及其出處，許多重要的數(shù)據(jù)需要依靠專家才能 有效識別。如上所述，隱性知識的顯性化工作非常重要，而實(shí)際工作中，要真正做好隱性知 識顯性化工作存在不少難度。難度主要表現(xiàn)為：一是常常感覺投入大和收效少，因?yàn)?顯性化工作需要組織投入資金，需要知識員工投入時(shí)間和精力，有時(shí)還感到效果不好， 因此，合理的組織非常重要，管理體系的粒為此提供了制牛，提供了可操作的平臺， 二是部分知識員工不愿意將自己的經(jīng)驗(yàn)和信息表達(dá)出來供組織共享，擔(dān)心別人由此獲 得了好處，可能威脅自己的工作和地位’即競爭機(jī)制和共享機(jī)制之間存在著固有的矛 盾，由此引起的難度也是整個(gè)知識管理工作中的最大難度之一。企業(yè)除了需要建立知 識共享文化之外，還需要對隱性知識顯性化的工作給予足夠的激勵或鼓勵。 5. 4. 1功能信息形成過程緊隨數(shù)據(jù)的形成過程之后，由數(shù)據(jù)員工對數(shù)據(jù)進(jìn)行不改變其內(nèi)容的 初級加工，其過程可以極大地方便組織員工對數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢和使用，明顯提高數(shù)據(jù)的 使用價(jià)值。5. 4. 2 ffl 1信息形^iilg圖信息形成過程的總體內(nèi)容見圖5—2:信息形成過程。東南大學(xué)碩士學(xué)位論文 第五章可文件化的知識管理體系的構(gòu)成研究數(shù)據(jù)文件準(zhǔn)備1f數(shù)據(jù)員工進(jìn)行分類、 增加一般屬性等有序化的初級加工形成信息要對數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理，首先要將待處理的數(shù)據(jù)文件準(zhǔn)備好，從數(shù)據(jù)存放 地找出，這就是數(shù)據(jù)文件準(zhǔn)備過程。 3初級加iMg數(shù)據(jù)形成信息的主要過程是數(shù)據(jù)員工對數(shù)據(jù)的初級加工過程。根據(jù)本文對初級加 工的理解，初級加工主要是對數(shù)據(jù)添加公共屬性和內(nèi)涵一般屬性，并按這些屬性把 數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和排列。對數(shù)據(jù)員工來說，數(shù)據(jù)的公共屬性和內(nèi)涵一般屬性通常是容易理解或可以理 解，通過適當(dāng)培訓(xùn)，數(shù)據(jù)員工能夠熟練掌握組織所需的公共屬性和內(nèi)涵一般屬性。 這些屬性既能夠事先規(guī)定，也可以由數(shù)據(jù)員工根據(jù)情況確定。對于大規(guī)模的屬性 處理來說，一般事先由知識員工規(guī)定或確定屬性，由數(shù)據(jù)員工對它們來進(jìn)行具體 的操作和處理。這樣的分工，可以很好地發(fā)揮企業(yè)不同人員的特長，高效和低成 本地完成信息處理過程。初級處理或加工可以是完全的人工處理，也可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輔助處 理。目前，在工程咨詢企業(yè)中一般應(yīng)該采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的初級加 工，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對信息處理的天然優(yōu)勢。 4形成信息對數(shù)據(jù)進(jìn)行初級加工的結(jié)果就形成了信息。信息可以看成原有的數(shù)據(jù)及附加的屬 性二部分組成，釆用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)處理時(shí)，屬性部分一般存放在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù) 文件部分既可以存放在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫中，也可以存放在與屬性唯一關(guān)聯(lián)的文件庫中： 既可以同機(jī)存放，也可以異機(jī)存放。關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)不僅可以對數(shù)據(jù)賦予一定的 屬性，而且可以按給定的屬性對數(shù)據(jù)進(jìn)行各種分類、排列和定位等進(jìn)一步的處理和操 作，既可以事先分類、排列和定位好，也可以查用時(shí)進(jìn)行分類、排列和定位。數(shù)據(jù)庫21東南大學(xué)i勇i:學(xué)位論文 第五章可文件化的知識管理體系的構(gòu)成研究技術(shù)為信息的有效處理和高效應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)。 5. 4. 3要求計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是今后的發(fā)展方向，它改變了工程咨詢企業(yè)原有的作業(yè)方式， 它擴(kuò)展了人腦特有的能力，它的處理能力還在不斷增長，它的光明前景不可估量?？?以說，當(dāng)代知iP塵濟(jì)和知識管理的發(fā)展，其重要推動力之一是來自信息技術(shù)。所以， 本課題研究極力推薦可文件化的知識管理體系與信息技術(shù)結(jié)緣，盡量發(fā)揮信息技術(shù)在 本體系內(nèi)的作用.當(dāng)前，數(shù)據(jù)的信息化加工和使用過程是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮優(yōu)勢的主戰(zhàn)場，它大大提 高了信息形成過程的速度和能力，減少信息存放的物理空間。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的屬性表現(xiàn)為多樣性，以適應(yīng)不同應(yīng)用的需要。 數(shù)據(jù)的存放要求唯一性，以方便數(shù)據(jù)的更新和防止出現(xiàn)不同的結(jié)果。值得一提的是，所形成的信息可以供員工直接使用，信息和數(shù)據(jù)的最大不同 在于信息可以很方便的查尋和使用，在工程咨詢企業(yè)中可以在統(tǒng)一規(guī)劃的平臺上 開發(fā)各種信息形成過程和使用信息的軟件。 5. 5. 1功能在數(shù)據(jù)和信息形成的基礎(chǔ)上，由知識員工獨(dú)立判斷，發(fā)揮創(chuàng)造力，根據(jù)組織可能 的業(yè)務(wù)和活動要求，對一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行進(jìn)一步的加工，把數(shù)據(jù)的全部或部 分內(nèi)容與工程咨詢企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理的使用要求和過程聯(lián)系起來，形成組織專有的和 可使用的知識。知識形成過程進(jìn)一步使個(gè)人或組織的隱性知識顯性化，形成或積累組 織可以方便使用的特有知識，提高組織的核心競爭能力。 5. 5. 2 雖 1知識形圖知識形成過程的總體內(nèi)容見圖5_3:知識形成過程。東南大學(xué)碩士學(xué)位論文 第五章可文件化的知識管理體系的構(gòu)成研究532準(zhǔn)mt^據(jù)信息加工成為知識前，需要根據(jù)可能產(chǎn)生知識的要求，準(zhǔn)備相關(guān)的信息或數(shù) 據(jù)。信息的形成通常是對每個(gè)數(shù)據(jù)分別加工，賦予屬性。知識的形成過程與信息 的形成過程不同，它可能對一個(gè)信息或數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，也可能把幾個(gè)信息或數(shù)據(jù) 加工成為一個(gè)知識，因此，知識加工前的信息或數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作相對復(fù)雜。 3深度加工過程根據(jù)筆者的研究和歸納，知識員工進(jìn)行知識深加工，主要采用三種方式，即 賦予知識屬性、對原數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行加工和混合加工，下面分別論述。第一種知識深加工方式是賦予知識屬性。陚予知識屬性處理方式與數(shù)據(jù)形成 信息過程很相似，不改變數(shù)據(jù)內(nèi)容，僅增加數(shù)據(jù)的屬性。不同之點(diǎn)主要在于這些 屬性不可能由數(shù)據(jù)員工產(chǎn)生，必須依靠知識員工所具有的經(jīng)驗(yàn)和知識才能完成， 而且，有些經(jīng)驗(yàn)和知識是知識員工特有的，故把這些屬性稱為知識屬性，以區(qū)別 信息處理過程中的公共屬性和內(nèi)涵一般屬性。例如，某個(gè)材料、設(shè)備或系統(tǒng)是否 可以列入專業(yè)設(shè)計(jì)的選用范圍，回答“是”或否”這個(gè)屬性不容易，需要技術(shù) 人員對它們的價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、供貨等情況綜合研究后才能確定。第二種知識深加工方式是對原數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行加工。對原數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行加工的 處理方式是知識形成過程特有的方式，這種處理方式需改變數(shù)據(jù)的內(nèi)容，并與工 程咨詢企業(yè)的用途聯(lián)系起來。顯而易見，這種同時(shí)改變數(shù)據(jù)內(nèi)容和聯(lián)系企業(yè)用途 的過程必須依靠知識員工來完成，必須依靠知識員工的知識和經(jīng)驗(yàn)。知識員工可 能對一個(gè)數(shù)據(jù)的內(nèi)容進(jìn)行加工，也可能對多個(gè)數(shù)據(jù)的內(nèi)容進(jìn)行加工，形成一個(gè)更 有針對性使用的知識。混合加工是以上二種處理或加工方式的混合形式。對一個(gè)復(fù)雜的應(yīng)用知識，21東南大學(xué)i勇i:學(xué)位論文 第五章可文件化的知識管理體系的構(gòu)成研究可能部分采用一些數(shù)據(jù)并陚予知識屬性，部分釆用另外的數(shù)據(jù)并改變其內(nèi)容。 4形成知識知識形成過程的結(jié)果就是企業(yè)實(shí)用的知識。根據(jù)以上三種加工或處理方式及 其含義的不同，三種過程的結(jié)果對應(yīng)三種知識。陚予知識屬性過程的結(jié)果形成了即用知識。由于這種知識沒有改變原有數(shù)據(jù) 的內(nèi)容，知識員工的貢獻(xiàn)在于給出了知識屬性，其他知識員工可以根據(jù)知識屬性 方便地查詢和正確地使用它。對原數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行加工過程的結(jié)果形成了變換知識。變換知識的特點(diǎn)是原有 數(shù)據(jù)的內(nèi)容已經(jīng)不同程度地被改變了，知識員工的貢獻(xiàn)在于把自己的經(jīng)驗(yàn)和知識 融入到數(shù)據(jù)的內(nèi)容中去了，同時(shí)，把這些知識與企業(yè)的應(yīng)用聯(lián)系起來。混合加工過程的結(jié)果就是混合知識。混合知識既有新增加的知識屬性，又有 改變原數(shù)據(jù)的內(nèi)容。以上三種知識可以采用紙質(zhì)文件的形式表達(dá)，也可以采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn) 行表達(dá)。5. 5. 3要求三種知識的形成過程可以理解為是一種知識挖掘過程，主要是把個(gè)人、團(tuán)隊(duì) 的知識轉(zhuǎn)化為組織知識，隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，不夠顯性的知識轉(zhuǎn)化為更加 顯性的知識，使組織內(nèi)相關(guān)人員不僅易于查詢，而且可以高效使用。知識的形成 過程為知識挖掘搭建了一個(gè)組織可利用的平臺，但是，知識挖掘過程涉及到知識 員工的經(jīng)驗(yàn)和知識需要在組織內(nèi)共享，這個(gè)過程會使知識員工擔(dān)心知識共享可能 得不到應(yīng)有的回報(bào)，擔(dān)心同事掌握了某方面的經(jīng)驗(yàn)會對自己造成更大的內(nèi)部競爭 和威脅，因此，要有效地利用這個(gè)平臺，需要考慮和研究很多的因素。相關(guān)內(nèi)容 可以參見5. 3. 3節(jié)的內(nèi)容。在知識形成的過程中，需要知識員工的經(jīng)驗(yàn)和知識，其中不少是知識員工的 隱性知識。在數(shù)據(jù)形成過程中，隱性知識源的表達(dá)同樣需要依靠知識員工表達(dá)隱 性知識。二個(gè)過程差別主要在于，在數(shù)據(jù)形成過程中，只要把隱性知識表達(dá)成為 文件即可，但在知識形成過程中，需要把隱性知識表達(dá)為規(guī)定格式（如賦予知識 屬性）和用途（改變原有數(shù)據(jù)內(nèi)容）的知識。實(shí)際工作中，二者可能是分開的（如 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)過程中），可能是合在一起的（人工處理過程中)。在工程咨詢企業(yè)中，筆者推薦采用信息技術(shù)輔助實(shí)現(xiàn)和管理知識形成過程， 形成的結(jié)果一般稱其為知識庫。對應(yīng)以上三種處理方式，我們可以將知識庫分別 稱為即用知識庫、變換知識庫和混合知識庫。即用知識庫可以采用通常使用的信 息技術(shù)即可，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，但是，變換知識庫和混合知識庫情況比較復(fù)雜， 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的選擇有時(shí)可以采用通用技術(shù)，有時(shí)需要采用特殊技術(shù)。特別需要說明的是，本文在研究數(shù)據(jù)、信息和知識的形成過程時(shí)是分開來敘 述的，實(shí)際上，三個(gè)形成過程可以分幵進(jìn)行，也可以二個(gè)或三個(gè)過程一并處理， 組織應(yīng)視內(nèi)容及情況決定。 5. 6. 1功能知識管理的作用是為了更好地在工程咨詢企業(yè)中使用知識，并為企業(yè)發(fā)展和員工 發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。通過知識使用，不僅可以為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，而且可以通過知識 的使用產(chǎn)生本體系實(shí)際運(yùn)行好壞的反饋信息。因此，知識使用過程及其管理是本體系 中的重要環(huán)節(jié)。 5. 6. 2 継 1知識—iiiS圖知識使用包括最終使用、中間使用和交換使用三個(gè)過程，總體內(nèi)容見圖5—4:知 識使用過程。圖5—4表達(dá)了如下的思路：數(shù)據(jù)經(jīng)加工后產(chǎn)生信息，進(jìn)一步處理后產(chǎn)生知識，這 是個(gè)逐步深化的過程；不管是數(shù)據(jù)，還是信息和知識，都可以被使用，并產(chǎn)生價(jià)值； 使用一般包括最終使用、中間使用和交換使用三個(gè)過程；組織的數(shù)據(jù)、信息和知識在 形成和使用過程中需要得到有效的保護(hù)。2mmmm最終使用過程指的是通過員工甚至是智能機(jī)器把數(shù)據(jù)、信息、知識用于業(yè)務(wù)和 活動中，使知識融入產(chǎn)品、服務(wù)中，或者通過共享和轉(zhuǎn)移把數(shù)據(jù)、信息、知識用 于員工素質(zhì)自身的提高和機(jī)器智能的改進(jìn)。一般來說，最終使用過程是企業(yè)使用數(shù)據(jù)、信息和知識的主要方式，知識員 工是知識使用過程的直接接受者。在工程咨詢企業(yè)中，通常是通過知識員工使數(shù) 據(jù)、信息和知識融入組織的產(chǎn)品中，其次是通過這種方式用于知識員工自身的提高和發(fā)展。 3中間■中間使用指的是把數(shù)據(jù)、信息和知識傳輸給相關(guān)方面或相關(guān)過程進(jìn)行間接的 使用。這種使用方式經(jīng)常被用在知識流和工作流的“連接處”，在這些重要的地方， 根據(jù)工作流的要求輸入必要的數(shù)據(jù)、信息和知識，支持和擴(kuò)展工作流的內(nèi)容，增 強(qiáng)工作流的功能，通過工作流間接實(shí)現(xiàn)知識流的價(jià)值。知識流和工作流分開的好處源于分工的好處，它可以發(fā)揮不同專業(yè)人員各自 的優(yōu)勢，使復(fù)雜的業(yè)務(wù)和管理變得相對簡單，一個(gè)知識流可以支持不同的工作流， 或者一個(gè)工作流可以使用不同的知識流。 4交易棚交易使用指的是通過組織間的交易活動把知識直接轉(zhuǎn)換成價(jià)值形式。這種使 用過程的前提是經(jīng)過本體系加工后的數(shù)據(jù)、信息或知識已經(jīng)具備商品的形式，不 僅對本組織，而且對其它組織具有價(jià)值和使用價(jià)值。交易的方式可以多種多樣，如知識產(chǎn)權(quán)出賣、知識使用權(quán)出賣，知識產(chǎn)品出 租等。5知識W企業(yè)的知識包括已經(jīng)文件ft的數(shù)據(jù)、信息和知識，它們是企業(yè)財(cái)富的一部分，通 常是企業(yè)無形資產(chǎn)中的主要部分。由于是文件化的數(shù)據(jù)、信息和知識，它們很容易被 復(fù)制、轉(zhuǎn)移，由此容易造成企業(yè)知i,喊財(cái)富或資產(chǎn)的流失，所以，企業(yè)應(yīng)該重視企業(yè) 文件化的知識保護(hù)。在文件化的知識中，一部分可能是企業(yè)自己創(chuàng)造的，具有自主的知識產(chǎn)權(quán)，這時(shí) 可以尋求知識的產(chǎn)權(quán)保護(hù)，采用專利保護(hù)、著作權(quán)保護(hù)、專有知識保護(hù)等形式。另一 部分知識可能是其他組織默員創(chuàng)造的，能夠?yàn)楸酒髽I(yè)所用，這時(shí)可以尋求知識的使 用權(quán)保護(hù)。5. 6. 3要求本過程稱為知識使用過程，實(shí)際上，己經(jīng)形成的數(shù)據(jù)、信息和知識都能夠供相 關(guān)方面使用，只是尋找的易難程度、使用的有效性、對資源的要求方面存在很大 差異，圖5—4已經(jīng)充分反映了這一點(diǎn)。值得一提的是，當(dāng)組織使用外部數(shù)據(jù)進(jìn)入產(chǎn)品并產(chǎn)生交易時(shí)，要注意知識產(chǎn)權(quán)的 問題。我國的企業(yè)正在逐步進(jìn)入市場，需要維持適度的競爭，因此，既要保護(hù)好自己 的知識產(chǎn)權(quán)，也要保護(hù)好別人的知識產(chǎn)權(quán)，合法經(jīng)營，合法發(fā)展。知識員工使用數(shù)據(jù)、信息和知識用于個(gè)人提高能力，這是一種知識共享的方 式。既然數(shù)據(jù)、信息和知識已經(jīng)形成，企業(yè)可以采用多種方式共享知識的成果， 提高員工和組織的知識能力。例如，宣傳、培訓(xùn)、指導(dǎo)、提醒、交流、“知識索要” 等都是知識共享的好方式。、評估和改進(jìn)5. 7. 1功能測量、評估和改進(jìn)主要是基于已收集的事實(shí)，評估可文件化知識管理體系運(yùn) 行的狀況，尋找改進(jìn)體系的機(jī)會，確保體系更好地服務(wù)于組織和員工的發(fā)展。 5, 7. 2過程測量、評估和改進(jìn)的過程如標(biāo)題所言，可分為測量、評估和改進(jìn)三個(gè)過程。 1測ma程測量就是確定體系需要度量的項(xiàng)目，并收集其內(nèi)容的過程。測量的內(nèi)容是可 文件化的知識管理體系運(yùn)行的過程及結(jié)果的