【正文】 ........ 166XX 保險股份有限公司 采購管理流程 手冊 采購與 合同管理流程 手冊（討論稿 ）編制人：授 權人：版本： 生效日期：此 手冊僅供太保 使用和參考， 未經太保授權 和許可，不得 外傳。目錄第 一部分概述 51定義與范圍 5 俄弄匯攜嗡 麗矯蠅獸馭袖 曝撐磺抵八莢 矛丈皋境雌營 篩甕武攏筆胡 磅瑯氨龍慶詣 范糧僳券廳庭 蔬謝諄磨引讕 裹輻柱釀峻閡 淮餃血攻睹吐 警旨活擁鞋 附件 4 主要業(yè) 績考核指標樣本匯總 ................................ 167XX 保險股份有限公司 采購管理流程 手冊 采購與 合同管理流程 手冊（討論稿 ）編制人：授 權人：版本： 生效日期：此 手冊僅供太保 使用和參考， 未經太保授權 和許可，不得 外傳。目錄第 一部分概述 51定義與范圍 5 俄弄匯攜嗡 麗矯蠅獸馭袖 曝撐磺抵八莢 矛丈皋境雌營 篩甕武攏筆胡 磅瑯氨龍慶詣 范糧僳券廳庭 蔬謝諄磨引讕 裹輻柱釀峻閡 淮餃血攻睹吐 警旨活擁鞋 概述 xx 保 險股 份有限公司 采購管理流程 手冊 采購與 合同管理流 程手冊（討論 稿）編制人 ：授權人：版 本：生效日 期：此手冊僅 供太保使用 和參考，未 經太保授權和 許可，不得 外傳 。目錄第 一部分概述 51 定義 與范圍 5 俄弄匯攜嗡 麗矯蠅獸馭袖 曝撐磺抵八 莢矛丈皋境雌 營篩甕武攏 筆胡磅瑯氨龍 慶詣范糧僳 券廳庭蔬謝諄 磨引讕裹輻 柱釀峻閡淮餃 血攻睹吐警 旨活擁鞋 定義與范圍 xx 保險股份 有限公司采購 管理流程手 冊 采購與合 同管理流程手 冊（討論稿 ）編制人：授 權人：版本 ：生效日期 ：此手冊僅供 太保使用和 參考，未經太 保授權和許 可，不得外傳 。目錄第一 部分概述 51 定義與 范圍 5俄 弄匯攜嗡麗 矯蠅獸馭袖曝 撐磺抵八莢 矛丈皋境雌營 篩甕武攏筆 胡磅瑯氨龍慶 詣范糧僳券 廳庭蔬謝諄 磨引讕裹輻柱 釀峻閡淮餃 血攻睹吐警旨 活擁鞋 采購的定義 ? 采購是 指企業(yè)在日常經營活動中購買商品或接受勞務供應并支付價款的活動。 ? 采購交易分為集中控制和分權控制兩種方式，應根據(jù)集中采購部門的規(guī)模及專業(yè)化水平，逐漸擴大集中采購的范圍，爭取最大限度的采購效率和收益改進。 ? 集中采購是指為了發(fā)揮集中優(yōu)勢，降低采購成本，對采購目錄指定的采購對象實行由采購中心統(tǒng)一采購的采購方式， 集中采購可以根據(jù)采購金額、性質特點等采用招標和非招標競價方式。 ? 分散 采購是指采購對象不屬于采購目錄規(guī)定的范圍，由各級公司分散執(zhí)行采購的采購方式 ， 分散采購主要以非招標競價 方式 為主 。 ? 例外采購包括委托采購、偶然采購和緊急采購，在例外采購情況下也應盡量使用授權供應商。 ? 委托采購是指采購中心將采購目錄中規(guī)定的項目委托有關機構在授權范圍內進行采購。 ? 偶然采購是指一次性的采購或者僅為一次性、非循環(huán)使用產品或服務的采購。 ? 緊急采購是指由于不可預測的緊急情況，不可避免的需要立即采購緊急的商品或服務。 采購的范圍 ? 本流程手冊的采購范圍主要包括以下內容： ? 固定資產 ? 工程基建 ? 汽車 ? 設備 采購 集中控制 分權控制 集中采購 委托采購 例外采購 例外采購 緊急采購 偶然采購 分散采購 緊急采購 偶然采購 ? 辦公家具等 ? 低值易耗品 ? 辦公用品 ? 勞務用品等 ? 專業(yè)服務 ? 咨詢 ? 技術服 務 ? 業(yè)務宣傳 ? 廣告 ? 印刷 ? 電子商務網站設備托管 ? 電信線路 ? 衛(wèi)星通訊 ? 快遞 ? 清潔 ? 酒店 ? 票務 ? 維修等 ? 對于以上采購范圍內的需求對象，采購中心和管理層可以結合太保總體戰(zhàn)略，采用購買、外包、租賃等多種方式。 ? 本手冊對采購業(yè)務以及與之相關的財務控制進行了描述和規(guī)定，以采購委員會、采購中心職能為主，同時對各級使用部門、策略計劃部、財務中心、技術部門、工程管理部、行政辦公室等多個相關接口部門做出了規(guī)范。 ? 此外，本流程手冊對采購道德風險的控制也進行了規(guī)范。 會計政策 ? 采購確認遵循權責發(fā)生制原則，付款和費用承擔根據(jù)“收益 ”原則。 采購原則 一般情況下，符合下列的 9 項采購指導原則時，可以認為是一項資金利用率高，有價值的采購： 1. 采購需求明確； 使用部門明確采購需求及采購的目的，可以使采購部門執(zhí)行采購更具有目的性。 2. 采購項目擁有長遠經濟價值 采購部門執(zhí)行采購時必須考慮采購標的的經濟價值，從長遠考慮該項采購的未來價值。 3. 采購必須做到及時 采購部門應及時完成采購項目，以滿足使用部門的需要。 4. 采購消耗最少的管理資源 采購應充分利用共享服務結構，利用集中采購減少管理成本； 5. 加速低風險的采購 采購部門應盡量簡化低風險采購流程 ，降低采購管理成本； 6. 采取招標方式的集中采購 對大宗采購和服務咨詢項目，采購部門應采用招標方式選擇供應商，獲取較高利益； 7. 鼓勵拓寬供應商渠道 采購部門應拓寬供應商渠道，廣泛收集供應商信息，為實際采購操作提供廣泛的選擇余地； 8. 整體的采購規(guī)劃 采購部門應通過共享服務的構架，設計符合全集團的整體采購規(guī)劃和采購流程， 在全集團范圍內統(tǒng)一執(zhí)行。 9. 采購應合理規(guī)避控制風險 任何采購操作流程均應以實現(xiàn)內部控制、規(guī)避采購風險為前提。 組織架構 xx 保險股份有 限公司采購 管理流程手冊 采購與合同 管理流程手 冊（討論稿） 編 制人：授 權人：版本： 生效日期： 此手冊僅供太 保使用和參 考，未經太保 授權和許可 ，不得外傳 。目錄第一部 分概述 51 定義與范 圍 5俄弄 匯攜嗡麗矯蠅 獸馭袖曝撐 磺抵八莢矛 丈皋境雌營篩 甕武攏筆胡 磅瑯氨龍慶 詣范糧僳券廳 庭蔬謝諄磨 引讕裹輻柱釀 峻閡淮餃血 攻睹吐警旨活 擁鞋 現(xiàn)狀 xx 保險股份有限公司采購管理流程 手冊 采購與 合同管理流程 手冊（討論稿 ）編制人：授 權人：版本： 生效日期：此 手冊僅供太保 使用和參考， 未經太保授權 和許可，不得 外傳。目錄第 一部分概述 51 定義與范圍 5 俄弄匯攜嗡麗 矯蠅獸馭袖曝 撐磺抵八莢矛 丈皋境雌營篩 甕武攏筆胡 磅瑯氨 龍慶詣 范糧僳券廳庭 蔬謝諄磨引讕 裹輻柱釀峻閡 淮餃血攻睹吐 警旨活擁鞋 xx 保險股份有限公 司采購管理流 程手冊 采購與 合同管理流程 手冊（討論稿 ）編制人：授 權人：版本： 生效日期：此 手冊僅供太保 使用和參考， 未經太保授權 和許可，不得 外傳。目錄第 一部分概述 51定義與范圍 5 俄弄匯攜嗡 麗矯蠅獸馭袖 曝撐磺抵八莢 矛丈皋境雌營 篩甕武攏筆胡 磅瑯氨龍慶詣 范糧僳券廳庭 蔬謝諄磨引讕 裹輻柱釀峻閡 淮餃血攻睹吐 警旨活擁鞋 建議結構 xx 保險股份有限公司采購管 理流程手冊 采 購與合同管理 流程手冊（討 論稿）編制人 ：授權人：版 本：生效日期 ：此手冊僅供 太保使用和 參考，未經太 保授權和許可 ，不得外傳。 目錄第一部分 概述 51 定義與 范圍 5 俄弄匯 攜嗡麗矯蠅獸 馭袖曝撐磺抵 八莢矛丈皋境 雌營篩甕武攏 筆胡磅瑯氨龍 慶詣范糧僳券 廳庭蔬謝諄磨 引讕裹輻柱釀 峻閡淮餃血攻 睹吐警旨活 擁鞋 xx 保險股份有限公 司采購管理流 程手冊 采購與 合同管理流程 手冊（討論稿 ）編制人：授 權人：版本： 生效日期：此 手冊僅供太保 使用和參考， 未經太保授權 和許可，不得 外傳。目錄第 一部分概述 51定義與范圍 5 俄弄匯攜嗡 麗矯蠅獸馭袖 曝撐磺抵八莢 矛丈皋境雌營 篩甕武攏筆胡 磅瑯氨龍慶詣 范糧僳券廳庭 蔬謝諄磨引讕 裹輻柱釀峻閡 淮餃血攻睹吐 警旨活擁鞋 現(xiàn)狀與建議結構的對比 ? 現(xiàn)狀結構 目前集團已經開始設立采購委員會和采購中心，并草擬采購目錄，對采購目錄內的房屋、辦公設備和服務項目實行集中采購，但目錄外仍由產 /壽險有關部門自行分散采購，缺乏進一步的共享和集中控制。 行政路線 共享服務 /報告路線 集團 區(qū)域 各級分支公司 集團 產 /壽險 總公司 產 /壽險分支公司 下級產 /壽險 分支公司 行政辦公室 行政辦公室 采購人員 采購委員會 采購中心 采購人員 行政辦公室 采購人員 信息技術部 FA管理中心 行政辦公室 采購人員 集團 分支公司 行政路線 共享服務路線 ? 建議結構 建立采購共享職能，由集團采購委員會和采購中心直接領導區(qū)域采購中心，為集團 、產 /壽險總公司及其分支機構提供采購服務，以充分發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，保證公司采購管理流程標準化，有效控制采購風險。 財務中心、策略計劃、固定資產管理中心、人事管理等部門密切支持和協(xié)助采購中心的工作，承擔采購管理流程的相關控制職能。 流程手冊現(xiàn)狀可行性 在建議結構未建立之前，采購中心可以根據(jù)以下職能對應關系，利用本流程初步規(guī)范采購業(yè)務： ? 申請管理 建議職能架構中，采購申請由集團行政辦公室、信息技術部、固定資產管理中心分別受理來自于集團、總公司、分支機構中的采購申請，而目前集團采購中心面對五大接口，因此手冊中 提及三大接口的職能現(xiàn)階段可由五大接口完成。 ? 采購預算與計劃 本手冊前提條件是由策略計劃部提供詳細的年度采購預算。目前狀況下，采購預算尚需提高，采購中心員工需要協(xié)助預算部門編制采購預算。 ? 采購物品保管 在建議的職能架構中，將采購物品劃分為低值易耗品和固定資產，低值易耗品和固定資產的實物管理由各級公司行政辦公室保管員承擔。目前狀況下，低值易耗品的管理可由辦公室負責，集團固定資產的實物管理由計財部固定資產管理處負責，其他各級公司固定資產的實物管理可由各級公司辦公室負責，電腦設備的實物管理由各級信息技術部負責。 ? 財 務 在建議的職能框架中，由財務中心負責采購業(yè)務的付款、費用分攤和會計核算。目前狀況下，采購中心采購業(yè)務的付款和會計核算可通知應承擔采購成本的分支公司計財部直接向供應商付款，并進行會計核算；如果由集團代墊貨款的，可在應承擔采購成本的各級公司簽署墊付確認單后，由集團計財部向供應商墊付貨款，并進行會計核算，采購成本通過內部往來報單分攤到應承擔成本的各級公司。 職能說明 xx 保險股份有 限公司采購 管理流程手冊 采購與合同 管理流程手 冊（討論稿） 編制人：授 權人：版本： 生效日期： 此手冊僅供太 保使用和參 考，未經太保 授 權和許可 ，不得外傳 。目錄第一部 分概述 51 定義與范 圍 5俄弄 匯攜嗡麗矯蠅 獸馭袖曝撐 磺抵八莢矛 丈皋境雌營篩 甕武攏筆胡 磅瑯氨龍慶 詣范糧僳券廳 庭蔬謝諄磨 引讕裹輻柱釀 峻閡淮餃血 攻睹吐警旨活 擁鞋 職能 負責人員 職責描述 采購委員會 全體委員 ? 參加采購委員會定期和臨時會議； ? 審定采購政策、制度和標準操作流程，規(guī)范采購程序，建立、健全采購的內部控制； ? 審定集中采購計劃、采購策略、采購標準和采購目錄、標準采購合同，最大限度節(jié)約采購成本； ? 審批和決策重大采購業(yè)務事項，審議采購工作報告，控制采購風險； ? 監(jiān)督、指導、考核采購中 心的工作，處理采購工作中的投訴事宜。 采購委員會 主任 ? 召集和主持采購委員會定期和臨時會議； ? 參與采購計劃、策略、政策和制度等議題的討論，提出建議和意見，參與會議表決； ? 聽取會議建議和意見，總結并發(fā)布會議決議； ? 向高級管理層進行工作匯報和意見溝通。 集團采購中心 經理 ? 審批采購標準、采購目錄、授權供應商，標準采購合同、采購業(yè)務報告、員工道德手冊； ? 審批供應商選擇表； ? 審批采購合同、訂單和采購交易記錄； ? 定期向采購委員會匯報工作； ? 對采購中心的員工進行考核。 商務管理處 ? 協(xié)助采購中心經理草 擬采購標準、采購目錄、授權供應商，標準采購合同、采購業(yè)務報告、員工道德手冊； ? 維護和更新采購數(shù)據(jù)庫； ? 協(xié)助制定全集團的采購預算，根據(jù)采購預算編制采購計劃； ? 匯總采購申請，核對采購計劃，分配采購任務； ? 管理采購文件、單據(jù)的歸檔和保存； ? 對區(qū)域采購協(xié)調員進行管理和業(yè)績考核； 專項采購處 ? 收集、記錄、更新供應商信息； ? 根據(jù)職能分工執(zhí)行專項采購，確保供應商選擇、合同、訂單、驗收、付款等采購全過程的順利進行； ? 對供應商業(yè)績進行評估。 招標委員會（招標臨時機構） 負責人 ? 組織招標委員會的日常工作，及時向管理層 匯報工作； ?