【正文】 發(fā)票，同時將有關單據予以另卷保存，以便檢查核對作廢原因。 第四 條 應收賬款的內部控制 應收賬款是由于賒銷而向購買方提供的付款信用，因此要嚴格按賒銷信用額度授信控制制度的規(guī)定執(zhí)行。 財務人員應根據發(fā)貨單會計聯、銷售發(fā)票經復核核準后編制記賬憑證，并過入客戶相應的應收賬款明細賬。發(fā)貨單經客戶簽收后交由財務人員按時收款。 應收賬款明細賬余額應與客戶未付已簽收的發(fā)貨單相符，財務部每月結一次賬，并將“業(yè)務員 —— 客戶類別”的應收賬款明細表提供給業(yè)務部，由業(yè)務部經理核對欠款客戶簽收聯，看二者是否相符，不符應立即查明原因。 財務人員收到客戶款項，填寫收款通知單（或收款收 據），經出納人員簽收無誤后交由會計人員沖賬，銷貨明細表應與收款通知單相符。 每月編制應收賬款賬齡分析表，并將超過信用期后尚未收現的，列表注明債務人、金額、時間及未收回原因并加以查明。 財會部門每月核對應收賬款明細賬、總分類賬、及有關憑證是否相符。每月定期向債務人函證應收賬款余額予以對賬確認。 確定壞賬準備的評估提列是否適當核足夠，已確定的壞賬是否已列損失。壞賬沖銷應收賬款，須經授權主管核準，并作備查記錄。 因銷貨退回及折讓所發(fā)生的應收賬款減少，須經授權主管核準，并扣抵應收賬款。 （八）存貨 管理內部控制制度 第一條 存貨反映本公司期末在途、在庫和加工中的各種存貨的實際成本，包括各種材料、商品、在產品、包裝物、低值易耗品、分期收款發(fā)出商品、委托代銷商品、受托代銷商品、委托加工物資等。為了加強存貨的管理，特制訂本制度。 （低值易耗品的管理，除遵照本制度的有關規(guī)定外，還要遵守《低值易耗品管理制度》。） 第二條 本公司存貨采購主要包括物料用品、辦公用品等。 第三條 采購業(yè)務的內部控制 物料用品、辦公用品等采購是根據預算進度和實際需要，定期由使用部門經辦人填具《物料采購申請單》，申請表上須詳細 注明參考供應商、規(guī)格型號、需用日期、用途、數量、預估單價和金額等內容，若申購物品需要采取特別運送及保存方式的，還應標注注意事項。申請單必須經倉管人員作庫存余缺審核，再按規(guī)定的程序報批后方能采購。 《物料采購申請單》由申請部門填制，上報物資管理部門，由物資管理部門隨申報文件上報后經相關權責主管核準后，依規(guī)定辦理采購。采購部門接到經批準的申購文件后，應備妥有關資料及預計采購供貨商、數量等。 采購方式應視貨物性質、金額大小，是否經常使用（分常用品、常備品和非常品）及市場競爭情況等加以考慮，然后選定詢價采購 、議價采購、比價采購、合約采購、招標采購和緊急采購等采購方式。 緊急采購不應經常發(fā)生，事后應補辦請購手續(xù)，并應分析發(fā)生原因是否為不可抗力，有無改善計劃。審計監(jiān)察部、財務部應不定期對《物料用品申購表》進行檢查，是否有延遲采購、計劃外采購，是否符合經濟采購量的要求。 采購部門必須建立完整的采購記錄，即在每次辦理完采購業(yè)務之后，將不同采購方式的訂購及詢價資料，分類填入供應商資料卡，以供日后參考備用。 合同的訂立：采購單位依據經核準的申購單，填制采購合同。采購合同按公司合同管理辦法有關規(guī)定執(zhí)行（其中送一 份復印件給財務部）。 為加強辦公用品采購的管理，本著少花錢多辦事的原則，減少辦公用品費用的開支，對辦公用品的采購作特殊規(guī)定。 （ 1）采購辦公用品除特殊商品（如財務資料、工商資料等）外，必須到本公司指定的商場購買，公司指定的商場有：沃爾瑪、天虹商場、山姆會員店三家商場。 （ 2）辦公用品由采購部專人負責、統一采購。 （ 3）采購人員報銷辦公用品時，除提供發(fā)票和驗收單外，另須附上商場電腦小票，否則不予報銷。 第四條 驗收業(yè)務內部控制 采購部門在確定采購日期后應通知倉儲部門預作倉位安排，并安排相關人員作好卸貨 準備。 供應商交貨時，倉管人員應就供應商的送貨單（運單）、發(fā)票（收執(zhí)聯與抵扣聯）與購貨合同或經批復的《物料采購申請單》核對無誤后，由其安排卸貨地點，并依指定的方式卸貨，辦理入庫手續(xù)，填制一式四聯《物料驗收入庫單》。第一聯，存根聯，留存物資管理部門；第二聯財務聯，隨同發(fā)票等單據入賬；第三聯，倉庫聯，據以登記材料收發(fā)存臺賬；第四聯，采購部留存。 屬計重的貨物入庫時，應計量。卸貨完畢后，倉儲人員應依計量單位核對其重量（容積），或依計數的方式核對數量。點收無誤后，倉儲人員應開具入庫單。 采購的貨品，如屬 經常使用的商品、備件或規(guī)格特殊的機械設備，貨物收妥后，驗收人員依檢驗規(guī)范或買賣合約辦理取樣檢驗，連同樣品送檢驗部門或請購部門辦理檢驗，最后出具檢驗報告。部分貨物因缺乏檢驗手段的，倉儲部門或請購單位只做外觀檢查和數量驗收。采購部門應附廠家品質保證書并在采購合同中附有相應的質量保證和索賠條款。 貨物檢驗規(guī)范應包括：（ 1）取樣樣品數；（ 2）依該貨物性質的重要性列出檢驗項目；（ 3）各檢驗項目的品質標準或可接受范圍。品質標準應以數值表示為原則。 檢驗部門（或單位）根據檢驗結果鑒定樣品是否合格，并就檢驗項目及結 果在檢驗報告上加以說明，作為是否可以入庫的參考依據。 倉儲部門收到檢驗合格的報告后，可以據以辦理入庫并登記臺賬，并在臺賬備注欄注明送貨單或對方出具的出庫單（或計量報告）的編號，以便查考。 倉儲部門辦妥驗收入庫后，應將送貨單、檢驗報告、發(fā)票等加蓋驗收戳記并由主管人簽章連同入庫單送采購部門辦理請款或銷賬手續(xù)。 若檢驗不合格，則依物資管理部門批示意見辦理退貨、更換、扣款或索賠。延期交貨或逾期末交貨的應依合約規(guī)定罰款或沒收保證金。 注意事項 （ 1） 取得發(fā)票的貨物名稱、規(guī)格、數量、金額與送貨單或驗收入庫單 必須相符。 （ 2） 貨物驗收，必須會同驗收部門與采購部門辦理。 （ 3） 如已分批收貨時，倉儲人員應在訂購單上注明分批收貨日期、數量，以復印件送采購人員。 （ 4） 不合格的貨物應通知采購部門退回或扣款。 第五條 與采購合同不符的業(yè)務控制 倉儲人員和采購人員應定期（每周）核對收貨情況及已發(fā)出的采購合同或訂購單，若發(fā)現有逾期未交貨或交貨已逾期的情況，采購人員應及時與供應商聯系，請其盡快依約送貨。若合約上約定有罰款條款時，應執(zhí)行罰款。 若供應商愿意接受罰款，承辦人員可直接在請款單上的金額內直接扣除，并在備注中注明扣款原因，供領導參 考。若逾期原因為人力不可抗拒的因素所致，供應商要求免罰的，承辦人員應先呈經授權審批，并將審批單附于請款單之后。若供應商所交貨物，品質不符合合同要求但仍可使用或售賣，如因緊急需要不能等待退貨或更換，而改以貨款中扣減的，承辦人員應以書面報告呈請授權主管領導核準，總裁批示后，再通知倉儲人員收貨。否則，應辦理退貨、更換，并按合同約定條款索賠。 采購部門對于貨款已支付 ,經售貨或使用部門發(fā)現質量不符合規(guī)定時，應處罰失職人員 ,并應計算公司損失金額，與供應商取得聯系 ,依照合約催討規(guī)定的罰款 ,必要時會同法律人員依法律途徑 解決。 采購人員收回的罰款，應于當天繳至出納入賬，不得拖延或與其他貨款相抵。 第六條 存貨領用的內部控制制度 存貨的領用必須辦理出庫手續(xù)，填制一式四聯《物料領用單》，經相關有權人逐級批準，物資保管員據以發(fā)放物料。對于耐用的或價值較高的物資在報廢或領用時必須辦理廢舊物資退庫手續(xù)，即實行以舊換新制度。各部門在領用需要以舊換新的物資時，必須同時將舊物資辦理退庫手續(xù)，填寫入庫單。需要以舊換新的物資目錄由行政部負責制訂，并接受審計監(jiān)察部、財務部的監(jiān)察。倉庫保管員對需要以舊換新的物資的入、出庫單進行嚴格審核，并清點 實物。核實無誤后方可辦理領用出庫手續(xù)。入出庫手續(xù)同日常物資入出庫。 （九）固定資產管理制度 第一條 為加強固定資產管理，提高固定資產使用效率，特制訂本規(guī)定。 第二條 凡有關固定資產的分類編號、添置、更新改造、維修、驗收、保管、移交、調撥、抵押、出售、報廢處理、盤點等事項，均依本規(guī)定處理。 第三條 本規(guī)定所稱固定資產是指使用年限在一年以上、單位價值較高的實物資產（必要時可以單項購價在 2022 元以上來確定），包括房屋及建筑物、機械設備及機械裝置、電子設備、運輸設備、工具用具、器具、辦公設備等其他設備。使用年 限在兩年以下，不具運營性且單位價值較低的、或非附屬設備的實物資產，應列作低值易耗品或計入費用（必要時可以單項購價2022 元以下來確定）。財務部依實際情況制訂固定資產分類目錄，并根據實際情況的變化進行調整，上報批準后執(zhí)行。 第四條 固定資產由財務部任價值管理部門，行政部任實物管理部門。資產管理編號及分類目錄由財務部統一制定，責成行政部按類別、項目進行管理，其管理細則由行政部負責制訂，并報財務部、審計監(jiān)察部。 對于固定資產較多、距離較遠的部門，如物業(yè)管理部，要單獨設立固定資產備查簿，并與行政部登記臺賬定期核對， 并接受行政部的管理。 電子設備由電腦部具體管理，也要單獨設立備查簿，并定期與行政部臺賬核對，并接受行政部的管理。 第五條 財務部除設置總賬科目外，還應設置固定資產分類明細賬及登記卡，詳細記載各項固定資產價值及使用變動狀況，各部門建立固定資產登記簿及臺賬。 第六條 固定資產分類編號目錄由財務部印發(fā)各使用部門，增加的固定資產由財務部編號后填入《資產驗收單》內，并由行政部采用粘貼標簽或噴字，或其他方式將編號印記于該項固定資產上。 第七條 固定資產的添置由需用部門填寫申購表（即《物料采購申請單》），先送行政部核實 ，無法內部調配時，再按資本性支出審批權限規(guī)定呈批后交采購部實施或組織工程施工。 第八條 請購單上應詳細填列資產的中文（或英文）名稱、規(guī)格型號、性能、預估單價、數量、金額、用途等資料，以作審批、采購及驗收的依據。 第九條 各部門除依年度編列資本性支出預算的采購項目外，因特殊需要的添置，應說明其添置的原因及效益。 第十條 請購的固定資產到使用目的地后，由行政部組織有關部門驗收，并填具一式兩聯（或三聯）《資產驗收單》，送財務部填注購置金額、耐用年限、月折舊額等，第一聯留存行政部存查并記入固定資產登記簿、臺賬等。第二聯交財務部作為付款憑證存查。第三聯根據需要由使用部門備案。新增固定資產的重要技術文件（原件）送行政部歸檔保存。未辦理驗收手續(xù)的資產財務不得入賬。 第十一條 行政部應妥善保管驗收單及登記簿，及時記載固定資產的增減及調撥、移交、修理等變動情況并定期與財務部核對資料，保持資料的一致性。 第十二條 未經總裁或其授權人批準，任何固定資產不得外借。經批準外借的固定資產必須在固定資產登記簿上注明借入單位情況資料。 第十三條 物業(yè)管理部與其他部門之間的 固定資產轉移，經行政總監(jiān)批準后，由行政部填具一式三聯《資產調撥單》，辦 理轉移手續(xù)。轉移單經調入部門簽認后，第一聯留行政部存查并登記臺賬，第二聯交財務部門辦理登記手續(xù)及存查，第三聯根據管理責任由物業(yè)管理部并（或）電腦部登記臺賬及存查。物業(yè)管理部以外的其他部門之間的固定資產調撥，無須辦理調撥手續(xù)，經行政部及行政總監(jiān)批準后調撥即可，但行政部及（或）電腦部需要登記備查簿。 第十四條 集團內關聯企業(yè)的固定資產轉移，須辦理固定資產調撥手續(xù)。調撥手續(xù)比照第十三條處理，固定資產調撥單應注明調撥通知令、原因、方式、記價結算等情況。 第十五條 固定資產出租須經總裁（或其授權人）核準后才能辦理。租出 單項固定資產的價值占該類固定資產總值超過 10%的，應報經董事局核準。出租固定資產應簽訂租賃合同，租約應標明租賃物體名稱、規(guī)格型號、附屬設備明細清單，修理維護費及稅費負擔、租金及結算方式，運費負擔、租賃期限、保持原狀的責任等內容。租約應依公司合同管理規(guī)定辦理，租約條款應經律師審議后簽訂生效，副本交財務部備案。 第十六條 固定資產使用部門在編制年度經營計劃時，應編報固定資產技術更新改造工程及大修理工程計劃預算。發(fā)生的技術更新改造工程及大修理工程支出按照資本性支出付款權限審批支付。 第十七條 固定資產技術更新改造 工程使資產增加效能在兩年以上的，應視新增固定資產手續(xù)辦理。增加效能在兩年以下的，列入當期費用。 第十八條 固定資產交與外部送修時，由資產使用部門填寫一式兩聯《資產送修報告單》，車輛維修單獨填寫《車輛委托維修申報表》，經總裁或其授權人批準后，辦理送修手續(xù)，送修單一式兩聯，一聯交財務部門報銷用，一