【導(dǎo)讀】辦公軟件實戰(zhàn)培訓(xùn)教材實測上冊.操作

　　

【正文】 單元格數(shù)據(jù)是一首唐詩 ,如何快速把句詩分 開 呢 第一步 : 調(diào)整單元格列寬 ,如圖 (注意 :列寬縮小到合適的長度 ,這樣才能完全分離它 ): 點擊 編輯 填充 內(nèi)容重排 出現(xiàn) 如左下圖對話框 ,選擇 確定 效果如右下圖 : .如果合并 多個單元格數(shù)據(jù) ,.操作是 類似 上面步驟的 。(第一步是選擇所有需要合并的單元格 )。 注意 :單元格 列寬必須有足夠裝下所有內(nèi)容的列寬 。 對于數(shù)字和公式的單元格 ,不能使用 內(nèi)容重排 .功能 . 清除 類似刪除 ,有 四 種選擇 ,功能可以望文生義的 ! 鍵盤的 DELete 健等同于 刪除 (下圖 ) 只能刪除 內(nèi)容 ,不能刪除格式批注 精通辦公軟件培訓(xùn)系列教材－ Excel 第 16 頁 共 167 頁 . 查找（替換） 格式：可以按照特定格式查找（替換） ? 范圍：可在當(dāng)前工作表 （ 整個 ） 文件查找 例子： ? 把表內(nèi)單元格值為 0 的改為空格 按 ctrl+H 替換 → 查找內(nèi)容輸入 0→ 替換為空 → 全部替換。 這樣做 101 變成 11,1000001 也會變成 11，不是我們要的結(jié)果！ 正確做法 :要勾選 單元格匹配 ,只替換 0 值的單元格 ? 查找 (替換 )特殊字符 : * ? (非常重要的知識 ) 如果對類似 01011061*A這樣帶有 * 的數(shù)據(jù)處理 會出錯的 ,原因就是在 Excel 里面 * 表示所有數(shù)據(jù) , ? 表示一個數(shù)據(jù) (字符 )。 ? 如果 處理帶有 * ， ? 的數(shù)據(jù) ,一定先要把 * （ ? ） 換成其他字符 ，如 : +,,@。 。 處理完數(shù)據(jù)再把 * （ ? ） 還原 ? 怎樣查找 （替換） * ( ? )： 編輯 → 查找 （ 替換 ） → 輸入 ~*(以 ~*代替 *, ~ 在 Esc 鍵下邊 )。如圖 ： 注意 ? 以上字符都是在拼音狀態(tài)下 ? 查找范圍 :要選擇 數(shù)值 還 是 公式 視情況定 ? 如果是查找一定的區(qū)域，要先用鼠標(biāo)選擇那個區(qū)域 ，查找前鼠標(biāo)的位置 有 通配符類型 用 法 ?（問號） 任何 單個 字符 ,例如 :fo?you 查找 “ foryou” 和 “ foxyou” *（星號） 任何字符數(shù) .例如， *oryou 查找 “ Foryou” 和 “ Allforyou” 基本操作 易軟 (惠州 )有限公司 第 17 頁 共 167 頁 1. 把符合條件的數(shù)據(jù)標(biāo)注特定格式 通常在數(shù)據(jù)校對時要用到查找，找到之后就用不同格式區(qū)分 (如字體為紅色、底紋為黃色等等 )，如此重復(fù)。 怎么樣批量 設(shè)置 所有符合條件的數(shù)據(jù) ？請看下面的 操作 ： 例如： 在工作表 查找 所有 500， 將新找到的數(shù)據(jù)自動改為紅色與之區(qū)分。 ? 先找到第一個數(shù)據(jù) ： 500，退出查找窗口， 并將字體改為紅色 ? 雙擊格式刷 ，然后 查找 → 查找全部 ， ? 不要關(guān)閉查找窗口，直接使用： Ctrl+A ? 一切 OK… 精通辦公軟件培訓(xùn)系列教材－ Excel 第 18 頁 共 167 頁 . 定位 編輯 → 定位 → 定位條件 ? 批注 選 中 當(dāng)前表里面所有的批注 ? 常量 選 中 當(dāng)前表里面所有的 是 常量 的單元格 ? 公式 選 中 當(dāng)前表公式計算得出的 數(shù)字 ,文本 ,邏輯值 ,錯誤單元格 。 ? 空值 選 中 當(dāng)前表里面所有的空白值 的單元格 …… 。 ? 對象 選中當(dāng)前表里面所有對象 ? 條件格式：選中當(dāng)前表里面所有帶條件格式的單元格 ? 數(shù)據(jù)有效性：選中當(dāng)前表里面所有帶有數(shù)據(jù)有效性設(shè)置的單元格 實際應(yīng)用： 我們經(jīng)常需要更改（刪除）一個有大量數(shù)據(jù)的表里面的特定數(shù)據(jù) ,如錯誤值 ，里面的數(shù)據(jù)有公式，文本數(shù)值，邏輯值，數(shù)字，錯誤值，空值 … … 但是數(shù)據(jù) 沒有規(guī)律 ，一個個處理很是耗費時間的，容易出錯，可能遺漏，怎么解決？ 例如 ： 要把表里面的 錯誤值全部去掉（指公式計算出來的錯誤值，如果單元格里面的數(shù)據(jù)就是類似 DIV/0! 這樣子的錯誤文本，使用查找，替換可以解決；詳見 查找） 操作 ： 選擇 數(shù)據(jù)區(qū)（表格區(qū)域） → 編輯 → 定位 → 定位條件 → 公式 → 選中 錯誤 基本操作 易軟 (惠州 )有限公司 第 19 頁 共 167 頁 . 鏈接 當(dāng) 文件有外部文件的鏈接，此功能 才能用！ ? 更新值：更新鏈接的數(shù)據(jù) ? 更改源：更改數(shù)據(jù)的鏈接源 ? 打開源文件：打開引用的源文件 ? 斷開鏈接： 斷開源文件的的鏈接，直接數(shù)值化； 如果不斷開，在源文件更改 位置（ 刪除 ） 后，無法更新， 將出現(xiàn)錯誤值 ? 檢查狀態(tài)：檢查源文件是否可以更新 ? 啟動提示：設(shè)置打開 excel 文件時候的更新屬性 注意： ? 工作中，我經(jīng)常遇到 xp 版本的 excel 自動更新鏈接的情況，即使在 是否更新對話框 選擇不更新 也不行！所以強烈建議：做好表格后，把有外部文件鏈接的數(shù)據(jù)全部數(shù)字化 ? 一般情況下，我們在 WORD 或 EXCEL 做超級鏈接到 EXCEL 文件中時，只能鏈接到該文件，而不能鏈接到指定的工作表，下面的步驟是鏈接到具體工作表的具體位置，在 WORD 中同樣適用。 精通辦公軟件培訓(xùn)系列教材－ Excel 第 20 頁 共 167 頁 . 視圖 . 分頁預(yù)覽 視圖 → 分頁預(yù)覽 是 （ 頁面 縮放 ）調(diào)整為 的圖形效果！ 此操縱前，最好先把 頁邊距 調(diào)整好 ， 直接用鼠標(biāo)拉動藍色虛線調(diào)整！ 藍色實線是數(shù)據(jù)區(qū)，藍色虛線是打印線 . 任務(wù)窗格 視圖 → 任務(wù)窗格 點擊后左側(cè)將出現(xiàn)任務(wù)窗格 ? 新建工作簿：選擇新建一個指定類型工資簿 ? 剪貼板： 處理復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板的文字圖片等 ? 搜索 ：搜索工 作簿內(nèi)容 ? 插入剪貼畫 ：插入系統(tǒng)自帶的剪貼畫 或者硬盤里面的圖片 . 自定義 工具欄 我們每個人的工作習(xí)慣不同；所以使用 excel 方式一定不同，為了提高 工作效率，自己打造一個符合自己 習(xí)慣 的工具條；還有很多實用的功能， 常用 工具條 上 沒有 。 首先， 打開自定義窗口： 視圖 → 工具欄 → 自定義 ： （ 工具 → 自定義 ） 還可以在工具條空白區(qū)域點擊鼠標(biāo)右鍵調(diào)出自定義窗口 . 創(chuàng)建 自定義工具條 基本操作 易軟 (惠州 )有限公司 第 21 頁 共 167 頁 第一步： 工具欄 → 新建 彈出 新建工具欄 輸入 名城 第二步： 點擊 命令 在 類別 選擇需要的分類菜單 選中 命令 里面自己需要的命令 按住鼠標(biāo)左鍵 拖到第一步新建的工具條 松開鼠標(biāo) ，完成后見下圖： 編輯自定義工具條 ? 在打開自定義窗口情況下才能編輯。在要編輯的按鈕上點擊鼠標(biāo)右鍵，如下窗口 ? 常用命令如下： ○ 1 復(fù)位按鈕圖像：回復(fù)原始按鈕圖像 ○ 2 編輯按鈕圖像：自己用鼠標(biāo)畫圖 ○ 3 更改按鈕圖像：選擇系統(tǒng)提供的圖像更改 ○ 4 默認樣式：按鈕外觀有圖無文字 ○ 5 總是用文字：文字 ○ 6 圖像與文本：圖像文字混用 做成自己特有的工具條，如圖： . 制作?專業(yè)符號?工具欄 在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。 “工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名 如“ fuhao1” 并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。 仿照上面的 操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。 “自定義”對話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱 —— “專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。 切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專精通辦公軟件培訓(xùn)系列教材－ Excel 第 22 頁 共 167 頁 業(yè)符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。 “自定義按鈕”，仿照第 2 個秘技的第 1 點對它們進行命名。 ，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相 應(yīng)的宏（如 fuhao1 等），確定退出。 重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。 “自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。 . 視面管理器 視面管理器 同一工作表可以 保存多個打印頁面 ，打印其中不同的區(qū)域 第一步 : 設(shè)置好第一種打印視圖 (可 用 視圖 分頁預(yù)覽 功能 實現(xiàn) ,視圖管理器還可以保存分頁預(yù)覽的狀態(tài) ) 第二步 : 執(zhí)行 視圖 視面管理器 ， 單擊 添加 按鈕， 輸入一個名稱（如 :視圖 1）。 第三步 : 重復(fù)第一步 ,第二步操作 ,可設(shè) 置多個視圖 第四步 : 需要打印某種 格式 時，打開 視面管理器 ，選中需要打印的 視圖 名稱，單擊 顯示 (也可以直接雙擊視圖名稱 )，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來。 基本操作 易軟 (惠州 )有限公司 第 23 頁 共 167 頁 . 插入 . 分頁符 插入 分頁符 即是 打印分頁 。插入一個分頁符 后 ,按鈕變成 刪除分頁符 此功能可以結(jié)合 分頁預(yù)覽 頁面設(shè)置等功能 ,實現(xiàn)各種打印效果 . 名城 插入 → 名稱 → 定義 （ CTRL+F3 ） 定義 名稱 : 為了更加直觀地標(biāo)識單元格 （ 區(qū)域 ） 和 Excel 計算需要（宏表函數(shù)必需名稱） ,我們可以給它們賦予一個名稱 。選中 單 元格 （ 區(qū)域 ） ,鼠標(biāo)單擊 編輯欄 頂端的“名稱框” ,在其中輸入名稱后回車 。 也可以選中要命名的單元格 （ 區(qū)域 ） ,單擊 插入 → 名稱 → 定義 命令 ,在打開的“ 定義名稱 ”對話框中輸入名稱后確定即可 。 要刪除已經(jīng)命名的區(qū)域 ,按相同方法打開 定義名稱 對話框 ,選中你要刪除的名稱 點擊 刪除 即可 。 ? 輸入名稱 : 中文 ,英文皆可 ? 引用位置 是單元格 ,或者公式 函數(shù) ,宏表函數(shù) ? 只有點擊 確定 ,或者 添加 ,才有效 建議使用簡單易記的名稱，不可使用類似 A1… 的名稱，因為它會和單元格的引用混淆。還有很多無效的名稱，系統(tǒng)會自動提示你。引用 位置：可以是工作表中的任意單元格，可以是公式，也可以是文本。在引用工作表單元格或者公式的時候，絕對引用和相對引用是有很大區(qū)別的，注意體會他們的區(qū)別 – 和在工作表中直接使用公式時的引用道理是一樣的。 精通辦公軟件培訓(xùn)系列教材－ Excel 第 24 頁 共 167 頁 名稱的妙處 ： ? 減少輸入的工作量 如果你在一個文檔中要輸入很多相同的文本 （ 數(shù)據(jù)區(qū) ） ，建議使用名稱。例如：定義 “ DATA = I LOVE YOU， DESAY；因為 DESAY 給我 學(xué)習(xí)工作的機會 ！ ” ，你在任何單元格中輸入 =DATA ，都會顯示 ： I LOVE YOU， DESAY；因為 DESAY 給我 學(xué)習(xí)工作 的機會 ！ ? 在公式中出現(xiàn)多次相同的 數(shù)據(jù) 段 例如公式 =IF(ISERROR(IF(A1B1,A1/B1,A1)),‖‖, IF(A1B1,A1/B1,A1)) ，這里你就可以將 IF(A1B1,A1/B1,A1) 定義成名稱 A_B ，你的公式便簡化為 =IF(ISERROR(A_B),‖‖,A_B) ? 超出某些公式的嵌套 例如 IF 函數(shù)的嵌套最多為七重，這時定義為多個名稱就可以解決問題了。也許有人要說，使用輔助單元格也可以。當(dāng)然可以，不過輔助單元格要防止被無意間被刪除。 ? 字符數(shù)超過單元格允許 的最大量