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2024-12-08 02:08本頁(yè)面
【正文】 題以討論的方式來(lái)處理 ,通常來(lái)講 ,這並 不難。 五 .有效規(guī)劃自己的四大秘訣 56 ◇盡量減少檔案數(shù)量。盡可能使用公用的檔案 ,並將過(guò)期檔案完全清除掉。 ◇迅速將文件分類為 :緊急待辦 、 不急待辦 以及 待閱 三種。按以上順序來(lái)處理文件 ,並盡可能邊閱讀邊處理。記住 ,盡可能一次就把文件批閱完。 ◇將個(gè)人信件按時(shí)間先后順序歸檔。這樣可以減少分類檔案數(shù)量 ,並讓你容易找到它們。 五 .有效規(guī)劃自己的四大秘訣 57 作為管理人 ,你的大腦將會(huì) “ 日理萬(wàn)機(jī) ” ,建立一套系統(tǒng)來(lái)喚起記憶 ,這對(duì)你會(huì)很有幫助 。 ◇當(dāng)你該做的事在腦海中閃過(guò)時(shí) ,立刻拿筆 記下 ,並將列入待辦事項(xiàng)。 ◇使用一個(gè)具有提醒功能的檔案夾及日志來(lái) 規(guī)劃將要做的事。 五 .有效規(guī)劃自己的四大秘訣 58 ◇隨時(shí)持有一份需要?jiǎng)e人討論的事項(xiàng)清單。 一次提出三、四點(diǎn)供別人討論 ,這樣做比 較有效率。 ◇記得回復(fù)別人的電話 ,而且規(guī)定自己在二 十四小時(shí)以內(nèi)回復(fù)。 五 .有效規(guī)劃自己的四大秘訣 59 如果你有秘書 (不是每個(gè)人都有 ),請(qǐng)發(fā)揮其對(duì)你最有利的功能。視你的秘書為工作伙伴 ,協(xié)助你管理自己。你必須做到 : 五 .有效規(guī)劃自己的四大秘訣 60 ◇讓秘書了解你是如何規(guī)劃你自己的 ,並幫 助做必要的改進(jìn)。 ◇ 讓秘書參與你的規(guī)劃及日程安排。建立共 識(shí) :你在哪些情況之下可以被打擾。 五 .有效規(guī)劃自己的四大秘訣 61 ◇隨時(shí)讓別人知道你在哪里以及如何聯(lián)絡(luò)到你。 ◇善用秘書 ,並在可能的範(fàn)圍內(nèi)授權(quán)。包括信件、 做記錄、協(xié)調(diào)休假、安排會(huì)議等等。大多數(shù)秘書 都有能力 ,並且希望做得更多。 ◇訓(xùn)練秘書隨時(shí)提醒你相關(guān)事宜。他將是你很好的 后援。 五 .有效規(guī)劃自己的四大秘訣 62 主動(dòng)出擊 :應(yīng)變還是制變 ? 決定命運(yùn)的不是機(jī)會(huì)而是你的選擇 應(yīng)變 :意味著被動(dòng)的反應(yīng) (只是反應(yīng)的快慢不同 ) 制變 = 主動(dòng)選擇 + 承擔(dān)責(zé)任 63 您是否一個(gè) 救火員 式的管理者 ? 重要但不緊迫 1 重要且緊迫 2 不重要不緊迫 3 不重要但緊迫 4 A:分四組討論那一個(gè)區(qū)域是一秀管理者楷模 ,何因 ? B:做為一個(gè)優(yōu)秀管理者怎樣管好自己的時(shí)間 ? 64
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