【導(dǎo)讀】OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書

　　

【正文】 選擇部門 ， 點(diǎn)擊需要編輯的人名 ， 就可以修改員工的信息了 ， 也可增 加和更改員工照片，可導(dǎo)出人事檔案，以 Excel 格式作為備份。 人 事 檔 案 查詢 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 43 操作及界面和人事檔案管理相同，不過在點(diǎn)擊人名后不能編輯該員工信息，只能查看。 統(tǒng) 計(jì) 分析 統(tǒng)計(jì)分析是針對已建立的員工檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，包括：按年齡統(tǒng)計(jì)、按學(xué)歷統(tǒng)計(jì)、 按性別統(tǒng) 計(jì)和按政治面貌統(tǒng)計(jì)，以分析圖表的方式形象化的顯示。 用戶可以對人事檔案管理進(jìn)行字段信息定義 ， 也就是增加人事檔案的錄入項(xiàng) ， 具體的在 系統(tǒng)管理下的系統(tǒng)代碼設(shè)置中。 考勤管理 “考勤管理”位于 “ 人 力資源”下，包括三個(gè)部分，依次列在主操作區(qū)頁面上。 考勤審批 “考勤審批 ” 用于審 批 “今日外出 ” 、 “請假審 批 ”和 “出差審批 ” 事項(xiàng) ， 如所示 ， 在主 操作區(qū)中，可以選擇“批準(zhǔn)”或“不批準(zhǔn) ” 。 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 44 如果審批人不批準(zhǔn)，需要填寫不批準(zhǔn)的理由，如圖所示： 考勤查詢與統(tǒng)計(jì) 考勤查詢與統(tǒng)計(jì)用于查 詢與統(tǒng)計(jì)考勤數(shù)據(jù)，界面如圖所示。 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 45 考勤設(shè)置 “考勤 設(shè)置 ”分為 “排 班管理 ”、 “ 刪除考 勤數(shù) 據(jù) ” “編 輯考 勤管理 人 員 ” 、 “設(shè)置 免簽 人 員 ”、 “設(shè) 置 上下班登記時(shí)間段”和“設(shè)置節(jié)假日時(shí)間 ” ， 如 圖所示。 A、 “ 排 班管理”是用來設(shè)置單位考勤時(shí)間的，最多可以顯示 6 次 登記。 B、 “ 刪 除考勤數(shù)據(jù)”用于按條件方便地刪除各項(xiàng)考勤的數(shù)據(jù)或者全部考勤數(shù)據(jù)。 C、 “編輯 考 勤管理 人員 ”指定 考勤 的管理 人員 （在請 假登 記、外 出申 請和出 差登 記 時(shí) 向“編輯考勤管理人員”中指定的人員申請 ） 。 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 46 D、 “ 設(shè) 置免簽人員”指定人員為免簽后該人員桌面將不會(huì)收到上下班登記提示。 E、“ 設(shè) 置上下班登記間隔時(shí)間”可以防止考勤作弊。 F、 “ 設(shè) 置節(jié)假日時(shí)間”指定節(jié)假日時(shí)間。 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 47 人員考核 人員考核功能模塊可以實(shí)現(xiàn)對公司員工的各種考核如季考核 、 月考核等 。 考核的主要方 式是給員工打分。 考 核項(xiàng) 目 設(shè)定 考核項(xiàng)目設(shè)定 ， 包括兩個(gè)方面 ： 考核指標(biāo)集和指標(biāo)集明細(xì) 。 考核指標(biāo)集的作用解決企業(yè) 內(nèi)部員工考核的多樣性，不同類型 員工的考核項(xiàng)目不同如普通職工、適用工、干部的考核， 不同時(shí)間考核如季考核 、 年考核等 。 指標(biāo)集明細(xì) ， 考核指標(biāo)集的具體考核項(xiàng)目和每個(gè)考核項(xiàng) 目評分范圍。 考核指標(biāo)集建立如下圖： 輸入考核指標(biāo)集名稱和考核指標(biāo)集描述點(diǎn)擊新建即可。 指標(biāo)集明細(xì)建立（點(diǎn)擊上圖中指標(biāo)集明細(xì)）：輸入考核項(xiàng)目、分值范圍點(diǎn)擊添加即可。 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 48 注意 ： 如果考核指標(biāo)集已經(jīng)被應(yīng)用 ， 如果對該考核指標(biāo)明細(xì)進(jìn)行修改則會(huì)影響到已應(yīng)用的考 核任務(wù)。 考 核任 務(wù) 管理 新建考核任務(wù) ： 按照管理范圍 ： 由于考核人和被考核人都是多個(gè) ， 如果選中按照管理范 圍 ， 每個(gè)考核 人進(jìn)行考核時(shí)只能考核自己管理范圍 內(nèi) （在系統(tǒng)管理 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置 用戶管 理中設(shè)定）的被考核人。如果不選中考核人進(jìn)行考核時(shí)就對所有的被考核人進(jìn)行考核。 選取適當(dāng)?shù)目己酥笜?biāo)集，下拉框中會(huì)顯示上一步所建立的考核指標(biāo)集。如下圖： 管理已發(fā)布的考核任務(wù)： 點(diǎn)擊考核人 、 被考核人 、 考核項(xiàng)目指標(biāo)集可以查看考核內(nèi)容的具體情況 。 狀態(tài) ： 該 考 核 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 49 任務(wù)是否終止還是生效 ， 終止的考核任務(wù)不能進(jìn)行考核和修改考核分?jǐn)?shù) 。 操作 ： 對 考核任務(wù) 進(jìn)行修改、刪除、終止考核任務(wù)和恢復(fù)以終止的考核任務(wù)。 考核數(shù)據(jù)查詢 , 輸入 查 詢條件進(jìn)行查詢，查 詢結(jié)果。 進(jìn) 行考核 考核任務(wù)發(fā)布后，考核人員可以在此對被考核人員進(jìn)行考核打分，如下圖所示： 點(diǎn)擊考核鏈接進(jìn)入考核打分界面，如下圖所示： 個(gè) 人考 核 查詢 員工可以查詢個(gè)人考核成績，如下圖所示： OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 50 人事合同 人事合同管理用于對員工的人事合同進(jìn)行登記、查詢，如下圖所示： 培訓(xùn)記錄管理 培訓(xùn)記錄管理用于對員工的人事培訓(xùn)記錄進(jìn)行登記、查詢，如下圖所示： OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 51 獎(jiǎng)懲記錄管理 獎(jiǎng)懲記錄管理用于對員工的獎(jiǎng)懲進(jìn)行登記、查詢，如下圖所示： 職位變更管理 職位變更管理用于對員工的職位變更進(jìn)行登記、查詢，如下圖所示： 第七章 進(jìn)銷存管理 銷售管理模塊主要是一個(gè)類似企業(yè) CRM 系統(tǒng)的 管 理模塊，這其中涉及到客戶信息的管 理、產(chǎn)品銷售和供應(yīng)商的管理。 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 52 客戶關(guān)系 客戶基 本 信息管理 客戶基本信息管理主要是實(shí)現(xiàn)新建客戶信息和對客戶的基本信息進(jìn)行管理和查詢 ， 設(shè)定 的銷售主管可以對銷售員的客戶進(jìn) 行 “資料轉(zhuǎn)交 ” 、 “批 量 刪除 ”， 在某些銷售員離職的情 況下可以將其客戶轉(zhuǎn)交給別的銷售員。 新建客戶信息的時(shí)候 ， 要求用戶輸入客戶 的各種詳細(xì)信息 ， 以便以后查詢 ， 用戶可 在 “系 統(tǒng)管理 /自 定 義字段設(shè)置”中添加自定義字段。新建用戶需要設(shè)定該客戶是否共享，或者設(shè) 定共享范圍，在共享范圍之外的人（銷售主管除外）是看不到該客戶的詳細(xì)信息的。 新建客戶如圖所示： 聯(lián)系人 信 息管理 聯(lián)系人信息管理 ， 聯(lián)系人信息包括聯(lián)系人的單位 、 姓名等信息 ， 聯(lián)系人信息管理包括新 建和管理兩項(xiàng)功能。 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 53 客 戶服 務(wù) 管理 客戶服務(wù)管理和查詢，用于客戶服務(wù)記錄的登記和查詢。 綜 合查詢 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 54 綜合查詢包括客戶查詢和客戶服務(wù)記錄查詢。 綜合查 詢中 ， 用戶會(huì)發(fā)現(xiàn)很多客戶資料查詢不到 ， 那是因?yàn)樵摽蛻粑幢还蚕砘蛞驗(yàn)闄?quán)限 不夠，但是設(shè)定的銷售主管可以查詢到未共享的客戶信息。 客 戶關(guān)懷 根據(jù)客戶關(guān)系資料的記錄提供生日提醒和祝福 。 選擇用戶點(diǎn) 擊 “發(fā)送短信 ” 即可自行編 輯祝福短信內(nèi)容并發(fā)送到用戶手機(jī)中。 銷售管理 銷售管理包括產(chǎn)品信息查詢 、 產(chǎn)品信息管理 、 銷售合同管理 、 銷售記錄管理和綜合查詢 五個(gè)部分。 產(chǎn) 品信 息 查詢 產(chǎn)品信息查詢可以對已經(jīng)增加的產(chǎn)品進(jìn)行查詢。如下圖所示： OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 55 產(chǎn) 品信 息 管理 產(chǎn)品信息管理包 括 “產(chǎn)品管理 ” 、 “新建產(chǎn)品 ” 、 “服務(wù)性產(chǎn)品管理 ”和 “新建服務(wù)性 產(chǎn)品”四種功能。 產(chǎn)品管理的界面如下，可以對已經(jīng)增加的產(chǎn)品進(jìn)行查詢和管理。 新建產(chǎn)品 ， 包括新建產(chǎn)品的供應(yīng)商和產(chǎn)品名稱與產(chǎn)品信息 ， 并可以自定義部分字段 。 自 定義字段可以在“系統(tǒng)管理 自 定 義字段設(shè)置”菜單下進(jìn)行設(shè)置。 服務(wù)型產(chǎn)品管理和新建 ， 可以增加服務(wù)型的產(chǎn)品信息并且實(shí)現(xiàn)管理和查詢功能 。 服務(wù)型的產(chǎn) 品的新建和管理功能類似普通產(chǎn)品。 銷 售合 同 管理 銷售合同管理主要是對單位的合同進(jìn)行管理 ， 主要包括新建和管理兩個(gè)功能 ， 查詢功能 針對具體的輸入項(xiàng)進(jìn)行查詢，方便快捷的 實(shí)現(xiàn)管理。 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 56 銷 售記 錄 管理 銷售記錄管理與產(chǎn)品管理類似 ， 主要涉及銷售記錄的客戶名稱等等 ， 客戶信息來自客戶 關(guān)系模塊，產(chǎn)品信息來自產(chǎn)品信息管理。 綜 合查詢 綜合查詢包括合同查詢和銷售記錄查詢 。 合同查詢主要是 對 “銷售部門 、 人員 ” 、 “合 同信息 ”和 “ 客戶信息 ” 的查詢 ， 如果用戶添加了自定義字段 ， 還可以對這幾個(gè)模塊的自定 義字段進(jìn)行查詢 。 銷 售 記錄查詢與合同查詢類似 ， 主要 涉 及 “銷售 部 門 、 人員 ” 、 “銷 售 信 息”和“客戶信息”的查詢。 具體的界面如下： OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 57 供應(yīng)商 供應(yīng)商包括： 供 應(yīng)商 信 息管理 供應(yīng)商基本信息管理主要包括供應(yīng)商基本信息的新建和查詢以及編輯修改的功能 。 新建 供應(yīng)商信息時(shí) ， 包含對供應(yīng)商的各種詳細(xì)的聯(lián)系方式的建立 。 供應(yīng)商查詢管理 ， 并可實(shí)現(xiàn)對 供應(yīng)商信息的編輯修改。如下圖所示： OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 58 供 應(yīng)聯(lián) 系 人管理 供應(yīng)商聯(lián)系人管理與客戶關(guān)系模塊中聯(lián)系人管理類似，此處不再重復(fù)。 采 購訂單 采購訂單包括訂單的新建和管理，如圖所示： 統(tǒng)計(jì)分析 統(tǒng)計(jì)分析主要針對以上三個(gè)模塊的統(tǒng)計(jì) ， 包括客戶統(tǒng)計(jì) 、 服務(wù)統(tǒng)計(jì)和銷售統(tǒng)計(jì) 。 統(tǒng)計(jì)分 析的作用是 ， 在一個(gè)設(shè)定的范圍內(nèi) ， 分析得到 某一個(gè)變量的比重 。 統(tǒng)計(jì)方式針 對 “銷售部門、 人員”、“客戶類型”、“客戶企業(yè)概況”等多種不同的方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。 如圖所示： OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 59 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置 銷售主管指派的功能是指定銷售主管 ， 銷售主管具有查看所有客戶信息的權(quán)限 ， 但是不 可修改別的銷售員的客戶信息。如圖所示： 第八章 信息交流 內(nèi)部論壇 內(nèi)部 論 壇 位 于“ 信 息 交 流” 下 。 論 壇的 主 題 、 開放 范 圍 等 是由 管 理 員 設(shè)置 的 ， 設(shè) 置方 法詳見“系統(tǒng)管理”下“信息交流設(shè)置”的“內(nèi)部論壇設(shè)置 ” 。 如圖所示。 大事記 大 事記位于“信息交流”下，如圖所示。 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 60 投票 投票位于“信息交流”下，有兩個(gè)操作欄 ： “ 投 票查看”和“投票管理 ” 。 投票查看 投票查看，用于查看已發(fā)布的投票，進(jìn)行投票。 如圖所示。 投票管理 “投票管理”用于管理已發(fā)布的投票，可以修改、刪除或立即終止投票，如圖所示。 公共網(wǎng)址 公共網(wǎng)址位于“信息交流”下，用于查看共享的公共網(wǎng)址。如圖所示。 文本聊天室 文本聊天室位于“信息交流”下。聊天室設(shè)置詳情見“系統(tǒng)管理”下“信息交流設(shè)置” 中的“文 本聊天室設(shè)置 ” 。 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議位于主菜 單 “信息交流 ” 下 ， 包 括 “文本網(wǎng)絡(luò)會(huì)議管理 ” 、 “ 文本網(wǎng)絡(luò)會(huì)議 ” 兩 個(gè)菜單項(xiàng)。 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)使用說明書 61 文本網(wǎng)絡(luò)會(huì)議管理 “文本網(wǎng)絡(luò)會(huì)議管理”可以新建、刪除、結(jié)束已創(chuàng)建的會(huì)議。 在“ 創(chuàng) 建 新 的網(wǎng) 絡(luò) 會(huì)議 ”中 ， 點(diǎn) 【 新建 網(wǎng) 絡(luò) 會(huì) 議】 可 以 添 加新 會(huì) 議 ， 文本 網(wǎng) 絡(luò) 會(huì)議 是 由有“文本網(wǎng)絡(luò)會(huì)議管理”權(quán)限的用戶創(chuàng)建的。 在 “管理已創(chuàng)建的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議 ” 中 ，點(diǎn) 【立即結(jié)束 】 可以結(jié)束會(huì)議 ， 并出 現(xiàn) 【繼續(xù)會(huì)議】 和【會(huì)議記錄】兩項(xiàng)，點(diǎn)【繼續(xù)會(huì)議】可再次開會(huì)，點(diǎn)【會(huì)議記錄】可查看所有會(huì)議記錄。 文本網(wǎng)絡(luò)會(huì)議 文本網(wǎng)絡(luò)會(huì)議以文字形式進(jìn)行 。 用戶可通過點(diǎn)擊網(wǎng)絡(luò)會(huì)議界面右下角 的 【離開會(huì)場 】 可 以返回網(wǎng)絡(luò)會(huì)議列表，如圖所示。 視頻會(huì)議 進(jìn) 入 “視頻會(huì)議 ” 后 ， 如 未使用過 Netmeeting， 系 統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示進(jìn)行 Netmeeting 的設(shè)