【正文】 過日報，旬報和月報向財務(wù)及業(yè)務(wù)報告方式下信息傳遞的不及時一直是一個大問題，同時其中存在了大量手工填寫的單據(jù)并引發(fā)了需靠人工進行大量單據(jù)間核對的重復(fù)性工作。此問題可以通過倉庫人員在系統(tǒng)中輸入或確認出入庫單據(jù)并用系統(tǒng)打印的單據(jù)來取代手工單據(jù)，同時電子數(shù)據(jù)也將為倉庫，業(yè)務(wù)，財務(wù)等各部門同步共享，也可很容易地由系統(tǒng)進行自動核對及分類匯總。 ? 在湘南集團銷售三科向二科申請內(nèi)部調(diào)撥時，銷售三科（調(diào)入方）在收到貨時還由倉庫保管員填制入庫驗收 單，這種情況可以用內(nèi)部調(diào)撥單直接作為調(diào)入方倉庫記帳的入庫單 27 據(jù)。 ? 倉庫保管大都沒有實行貨位控制，而事實上倉庫中存放的一些卷煙，如罰沒走私煙等特殊卷煙或是對客戶已開票而未提數(shù)等分開單獨存放的卷煙在存貨管理上不嚴格，而只有保管員本人清楚，故造成信息查詢不透明的困難。另外在本次調(diào)研中發(fā)現(xiàn)有些倉庫是由幾個部門合用，因此建議批發(fā)部以上級倉庫均應(yīng)實行貨位控制，在卷煙的入庫，出庫，存儲，調(diào)撥等各環(huán)節(jié)上的業(yè)務(wù)均要與卷煙所處貨位進行關(guān)聯(lián)以便在線查詢和事后跟蹤線索查詢。 ? 對于發(fā)貨成本的計價方式，財務(wù)核算上目前均采用全月一次加權(quán)平均計算其銷售成本。這種方法在簡化月中頻繁結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本工作量的同時使得只有在月末計算出全月一次加權(quán)平均單價后才能得出銷售成本，不利于及時進行銷售成本的統(tǒng)計，進而不利于及時進行毛利分析等其他深層次分析及決策支持。建議以后在銷售成本核算上可以采用移動加權(quán)平均法，這樣可以在銷售時隨時結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，便于日常分析和決策支持，且頻繁的加權(quán)平均工作無需人工計算，不需要任何人工干預(yù)，不增加工作量。 ? 目前各級煙草公司對所屬各批發(fā)部之間的內(nèi)部調(diào)撥均是各批發(fā)部 自行根據(jù)某種卷煙的庫存量若低于安全庫存量則向上級煙草公司提出內(nèi)部調(diào)撥申請，經(jīng)銷售經(jīng)理部批準之后再由煙草公司大倉庫中進行內(nèi)部調(diào)撥。建議這種基于庫存補充式的內(nèi)部調(diào)撥可以通過系統(tǒng)自動進行安全庫存判斷來實現(xiàn)自動叫貨并安排調(diào)撥。 ? 郴州卷煙廠生產(chǎn)的所有卷煙全部銷售給銷售公司，自身無成品庫存。 公司財務(wù)科憑煙廠開出的發(fā)票而不是實際入庫數(shù)確認其入庫金額， 煙廠將當(dāng)期生產(chǎn)出的所有卷煙成品全部調(diào)入成品庫，但開增值稅發(fā)票數(shù)可能小于當(dāng)期生產(chǎn)總數(shù)，即只對生產(chǎn)出的一部分卷煙確認銷售。但這種做法目前存在統(tǒng)計口徑不一的問題：財務(wù)上按開票數(shù)入庫 ，而倉庫則按生產(chǎn)實物量入庫，這樣便導(dǎo)致了財務(wù)數(shù)與統(tǒng)計數(shù)不一致的現(xiàn)象發(fā)生。另外，由于煙廠開票數(shù)小于實際入庫數(shù)，將可能致使銷售公司某一時期的對外銷售額大于郴州卷煙廠銷售給銷售公司的開票金額，即有部分卷煙在實現(xiàn)銷售時卻還未辦理入庫手續(xù)。目前財務(wù)的解決辦法是對該批貨物預(yù)估入帳并計算銷售成本，在下月再反沖該筆預(yù)估業(yè)務(wù)，以此類推。 ? 在批發(fā)部向所屬零售戶進行配送時，由于是批發(fā)部倉庫送貨車向上級倉庫借出卷煙進行送貨銷售，事后再行結(jié)算。而在每月末匯總補充開具相應(yīng)的內(nèi)部調(diào)撥單，這樣庫存有可能出現(xiàn)先賣后買的庫存數(shù)字不合理現(xiàn)象。 銷售流程存在的問題 ? 各市縣煙草公司的經(jīng)營目標(biāo)不明朗： ? 稅收重工輕商的表現(xiàn)比較明顯： ? 從煙葉到加工成卷煙并把卷煙銷售到消費者手中，要經(jīng)歷以下幾個階段，各級煙草公司從煙葉種植戶中收購煙葉，煙草公司再把煙葉銷售到煙廠，工廠把煙葉加工成卷煙，工廠把卷煙銷售給調(diào)撥站，各調(diào)撥站再把卷煙銷售各煙草公司，各級煙草公 28 司依靠自己的批發(fā)部把煙銷售到卷煙零售戶中，由零售戶把煙銷售到各消費者手中。由于卷煙的特殊性，國家要對卷煙的銷售征收稅率極高的消費稅。由于銷售的環(huán)節(jié)和層次多，國家便把征收消費稅的環(huán)節(jié)放在了工廠向調(diào)撥站銷售的環(huán)節(jié)上 ，按工廠實現(xiàn)的銷售額來征收消費稅，同時國家還把征收的消費稅返還一部分給當(dāng)?shù)?。從稅收環(huán)節(jié)來說，消費稅的稅收最大化只需依靠生產(chǎn)數(shù)量及出廠價格最大化來實現(xiàn)。這二者的調(diào)整要牽涉到中央及地方的利益分配問題，因而煙廠的生產(chǎn)數(shù)量及銷售價格難以發(fā)生調(diào)整。煙草行業(yè)的利稅主要集中在生產(chǎn)環(huán)節(jié)，從這一點來說，各級煙草公司的目標(biāo)就是要服從工廠的生產(chǎn)數(shù)量及銷售價格，為省內(nèi)的各煙廠服務(wù)，盡可能多地向消費者銷售卷煙，而不用關(guān)心消費者的消費習(xí)慣及能力的變化。這一情況表現(xiàn)比較明顯的是省內(nèi)的煙草公司與調(diào)撥站簽定的計劃銜接書上只有銷售的總量，沒有 具體的銷售品種、數(shù)量及價格，各級煙草公司只能被動接收，難以做到以銷定購。 ? 各級煙草公司內(nèi)部有利潤考核的要求：湖南省內(nèi)的縣公司、市公司、調(diào)撥站及省公司均為獨立核算的法人單位，各級公司都要進行收入、成本及費用的核算，因而在各級煙草公司內(nèi)部有對銷售部門銷售收入或利潤的考核目標(biāo)。從這一點來說，各級煙草公司希望能在銷售品種、銷售數(shù)量及價格上能有一定的靈活性，能隨著市場的變化而變化。 ? 煙草公司在采購環(huán)節(jié)只能嚴格服從工廠的生產(chǎn)計劃，但同時煙草公司在銷售環(huán)節(jié)卻要面對多變的市場，這一沖突直接后果只能是各煙草公司的被動局面。例 如在近幾年由于市場不景氣，消費者的消費能力下降，各級煙草公司對外銷售的價格在不斷下降，但在采購環(huán)節(jié)，銷售成本卻不能隨之下降，導(dǎo)致商業(yè)流通環(huán)節(jié)的銷售毛利率不斷下降煙草公司出現(xiàn)了大片的虧損。 ? 銷售合同的嚴肅性不強，在執(zhí)行合同的過程中銷售合同經(jīng)常被修改或是被取消： 各調(diào)撥站的業(yè)務(wù)人員與省外客戶在國家局簽定正式的銷售合同，但合同只是一個半年的總合同，沒有具體到各個批次。因而在合同的執(zhí)行階段，由于市場形勢的變化，時有客戶要求對合同進行變更或是終止合同的情況。各調(diào)撥站與省內(nèi)各煙草公司簽定的計劃銜接書更是只有一 個銷售的總量，連具體的品種、數(shù)量及價格都沒有。調(diào)撥站依據(jù)生產(chǎn)計劃分解完銷售計劃后，各煙草公司往往要對分解的結(jié)果做較大的調(diào)整。銷售合同的執(zhí)行比率低，給各調(diào)撥站及煙草公司增加了很多的不便。 ? 上級煙草公司對下級煙草公司管理手段落后： 省煙草公司為保證本省范圍內(nèi)卷煙市場的經(jīng)營秩序，制定了一系列的規(guī)定。例如省公司要求各市縣煙草公司在銷售長沙煙廠的部分卷煙時要嚴格按規(guī)定的限價進行銷售，不能以低于省公司規(guī)定的價格對外銷售。但在目前，一些市縣公司出于某些因素的考慮，以低于省公司規(guī)定的價格對外進行銷售。但在目前， 省公司沒有一個比較好的管理手段，只能通過臨時性的抽查來發(fā)現(xiàn)問題。省公司管轄的范圍廣，下轄有 14 個市公司、 102 個縣公司及千余個批發(fā)部，但省公司銷售處僅有幾名管理人員，而且這種事后抽查的方法不能做到及時反映問題，更談不上事前控制、及時解決和處理問題。管理手段的落后難以對市縣公司進行有效 29 的管理，還降低了省公司作為全省煙草銷售管理機關(guān)的權(quán)威性 ? 上下級煙草公司之間信息不暢通，信息失真度大，信息交換成本高： 市縣煙草公司為從省公司得到一 些調(diào)劑信息，要經(jīng)常派人或打電話與省公司聯(lián)系。傳統(tǒng)的信息交換方法既耗費人力，又耗費財力。如果上級煙草公司想了解下級煙草公司的銷售經(jīng)營情況，上級公司只能依靠下級公司報送的有關(guān)報表，如卷煙批發(fā)企業(yè)經(jīng)營情況表（銷售）是全省統(tǒng)一的月報表，此表由縣煙草公司匯總各批發(fā)部及送貨車的銷售情況，再由縣煙草公司上報至市公司，市公司匯總各縣煙草公司的銷售報表后，最后由市公司報至省公司。這種層層報送的方法，不僅使報表的信息嚴重滯后，而且可能使報表上的內(nèi)容已失去本來的面目。省公司難以依據(jù)這樣的信息去做出正確的決策。 ? 客戶管理的思路不明 顯： 由于現(xiàn)在各市縣煙草公司多為手工統(tǒng)計，統(tǒng)計的角度也很不完整，使得各級機構(gòu)的管理人員無暇對客戶進行比較系統(tǒng)的管理，這也不利于客戶增強對煙草公司的信任感。例如，縣批發(fā)部一般沒有統(tǒng)計某一個零售戶在每次的采購數(shù)量及品種，送貨車要對他們送貨，只是按經(jīng)驗先預(yù)估每日大致的送貨量，估計數(shù)量可能與實際數(shù)有很大的差異。如果采用計算機的管理方法，計算機可統(tǒng)計出某一客戶在一段時間的各品種的采購數(shù)量，按統(tǒng)計學(xué)的方法可預(yù)估出某一天比較準確的送貨數(shù)量。同時，還可按統(tǒng)計學(xué)的方法，對銷售數(shù)量出現(xiàn)較大差異的零售戶進行重點管理，為專賣檢 查奠定科學(xué)的基礎(chǔ)。 ? 簡單的重復(fù)性勞動多： 湖南省內(nèi)各煙草公司中僅有湘譚和韶山煙草公司等單位在使用自已開發(fā)的計算機銷售系統(tǒng)，其他各單位仍是使用手工處理的方式。手工處理的方式對各基層單位來說，最大的問題就是銷售的統(tǒng)計工作比較繁瑣，工作量比較大，并且都是簡單的重復(fù)勞動。例如批發(fā)部為統(tǒng)計每日的銷售結(jié)果，要逐張統(tǒng)計當(dāng)日開出的銷售發(fā)票，同時還要把統(tǒng)計結(jié)果與收款員的實收款項、保管員的出庫數(shù)進行核對，才能進行確認。在統(tǒng)計完銷售數(shù)及收入后，還要按零售戶來統(tǒng)計長沙煙廠各類卷煙的銷售情況。由于統(tǒng)計工作比較費時，各級機構(gòu)都難以做 到實時了解銷售情況，上級機構(gòu)要了解下級機構(gòu)的銷售數(shù)更是困難。如果采用計算機來管理銷售，那么不僅可以得到實時的銷售情況，大大減輕勞動量，而且各級機構(gòu)還可以拿出更多的時間和人力來做好銷售的工作。