【正文】 過(guò)日?qǐng)?bào)，旬報(bào)和月報(bào)向財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)報(bào)告方式下信息傳遞的不及時(shí)一直是一個(gè)大問(wèn)題，同時(shí)其中存在了大量手工填寫的單據(jù)并引發(fā)了需靠人工進(jìn)行大量單據(jù)間核對(duì)的重復(fù)性工作。此問(wèn)題可以通過(guò)倉(cāng)庫(kù)人員在系統(tǒng)中輸入或確認(rèn)出入庫(kù)單據(jù)并用系統(tǒng)打印的單據(jù)來(lái)取代手工單據(jù)，同時(shí)電子數(shù)據(jù)也將為倉(cāng)庫(kù)，業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)等各部門同步共享，也可很容易地由系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)核對(duì)及分類匯總。 ? 在湘南集團(tuán)銷售三科向二科申請(qǐng)內(nèi)部調(diào)撥時(shí)，銷售三科（調(diào)入方）在收到貨時(shí)還由倉(cāng)庫(kù)保管員填制入庫(kù)驗(yàn)收 單，這種情況可以用內(nèi)部調(diào)撥單直接作為調(diào)入方倉(cāng)庫(kù)記帳的入庫(kù)單 27 據(jù)。 ? 倉(cāng)庫(kù)保管大都沒(méi)有實(shí)行貨位控制，而事實(shí)上倉(cāng)庫(kù)中存放的一些卷煙，如罰沒(méi)走私煙等特殊卷煙或是對(duì)客戶已開票而未提數(shù)等分開單獨(dú)存放的卷煙在存貨管理上不嚴(yán)格，而只有保管員本人清楚，故造成信息查詢不透明的困難。另外在本次調(diào)研中發(fā)現(xiàn)有些倉(cāng)庫(kù)是由幾個(gè)部門合用，因此建議批發(fā)部以上級(jí)倉(cāng)庫(kù)均應(yīng)實(shí)行貨位控制，在卷煙的入庫(kù)，出庫(kù)，存儲(chǔ)，調(diào)撥等各環(huán)節(jié)上的業(yè)務(wù)均要與卷煙所處貨位進(jìn)行關(guān)聯(lián)以便在線查詢和事后跟蹤線索查詢。 ? 對(duì)于發(fā)貨成本的計(jì)價(jià)方式，財(cái)務(wù)核算上目前均采用全月一次加權(quán)平均計(jì)算其銷售成本。這種方法在簡(jiǎn)化月中頻繁結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本工作量的同時(shí)使得只有在月末計(jì)算出全月一次加權(quán)平均單價(jià)后才能得出銷售成本，不利于及時(shí)進(jìn)行銷售成本的統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而不利于及時(shí)進(jìn)行毛利分析等其他深層次分析及決策支持。建議以后在銷售成本核算上可以采用移動(dòng)加權(quán)平均法，這樣可以在銷售時(shí)隨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，便于日常分析和決策支持，且頻繁的加權(quán)平均工作無(wú)需人工計(jì)算，不需要任何人工干預(yù)，不增加工作量。 ? 目前各級(jí)煙草公司對(duì)所屬各批發(fā)部之間的內(nèi)部調(diào)撥均是各批發(fā)部 自行根據(jù)某種卷煙的庫(kù)存量若低于安全庫(kù)存量則向上級(jí)煙草公司提出內(nèi)部調(diào)撥申請(qǐng)，經(jīng)銷售經(jīng)理部批準(zhǔn)之后再由煙草公司大倉(cāng)庫(kù)中進(jìn)行內(nèi)部調(diào)撥。建議這種基于庫(kù)存補(bǔ)充式的內(nèi)部調(diào)撥可以通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行安全庫(kù)存判斷來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)叫貨并安排調(diào)撥。 ? 郴州卷煙廠生產(chǎn)的所有卷煙全部銷售給銷售公司，自身無(wú)成品庫(kù)存。 公司財(cái)務(wù)科憑煙廠開出的發(fā)票而不是實(shí)際入庫(kù)數(shù)確認(rèn)其入庫(kù)金額， 煙廠將當(dāng)期生產(chǎn)出的所有卷煙成品全部調(diào)入成品庫(kù)，但開增值稅發(fā)票數(shù)可能小于當(dāng)期生產(chǎn)總數(shù)，即只對(duì)生產(chǎn)出的一部分卷煙確認(rèn)銷售。但這種做法目前存在統(tǒng)計(jì)口徑不一的問(wèn)題：財(cái)務(wù)上按開票數(shù)入庫(kù) ，而倉(cāng)庫(kù)則按生產(chǎn)實(shí)物量入庫(kù)，這樣便導(dǎo)致了財(cái)務(wù)數(shù)與統(tǒng)計(jì)數(shù)不一致的現(xiàn)象發(fā)生。另外，由于煙廠開票數(shù)小于實(shí)際入庫(kù)數(shù)，將可能致使銷售公司某一時(shí)期的對(duì)外銷售額大于郴州卷煙廠銷售給銷售公司的開票金額，即有部分卷煙在實(shí)現(xiàn)銷售時(shí)卻還未辦理入庫(kù)手續(xù)。目前財(cái)務(wù)的解決辦法是對(duì)該批貨物預(yù)估入帳并計(jì)算銷售成本，在下月再反沖該筆預(yù)估業(yè)務(wù)，以此類推。 ? 在批發(fā)部向所屬零售戶進(jìn)行配送時(shí)，由于是批發(fā)部倉(cāng)庫(kù)送貨車向上級(jí)倉(cāng)庫(kù)借出卷煙進(jìn)行送貨銷售，事后再行結(jié)算。而在每月末匯總補(bǔ)充開具相應(yīng)的內(nèi)部調(diào)撥單，這樣庫(kù)存有可能出現(xiàn)先賣后買的庫(kù)存數(shù)字不合理現(xiàn)象。 銷售流程存在的問(wèn)題 ? 各市縣煙草公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)不明朗： ? 稅收重工輕商的表現(xiàn)比較明顯： ? 從煙葉到加工成卷煙并把卷煙銷售到消費(fèi)者手中，要經(jīng)歷以下幾個(gè)階段，各級(jí)煙草公司從煙葉種植戶中收購(gòu)煙葉，煙草公司再把煙葉銷售到煙廠，工廠把煙葉加工成卷煙，工廠把卷煙銷售給調(diào)撥站，各調(diào)撥站再把卷煙銷售各煙草公司，各級(jí)煙草公 28 司依靠自己的批發(fā)部把煙銷售到卷煙零售戶中，由零售戶把煙銷售到各消費(fèi)者手中。由于卷煙的特殊性，國(guó)家要對(duì)卷煙的銷售征收稅率極高的消費(fèi)稅。由于銷售的環(huán)節(jié)和層次多，國(guó)家便把征收消費(fèi)稅的環(huán)節(jié)放在了工廠向調(diào)撥站銷售的環(huán)節(jié)上 ，按工廠實(shí)現(xiàn)的銷售額來(lái)征收消費(fèi)稅，同時(shí)國(guó)家還把征收的消費(fèi)稅返還一部分給當(dāng)?shù)?。從稅收環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)，消費(fèi)稅的稅收最大化只需依靠生產(chǎn)數(shù)量及出廠價(jià)格最大化來(lái)實(shí)現(xiàn)。這二者的調(diào)整要牽涉到中央及地方的利益分配問(wèn)題，因而煙廠的生產(chǎn)數(shù)量及銷售價(jià)格難以發(fā)生調(diào)整。煙草行業(yè)的利稅主要集中在生產(chǎn)環(huán)節(jié)，從這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)，各級(jí)煙草公司的目標(biāo)就是要服從工廠的生產(chǎn)數(shù)量及銷售價(jià)格，為省內(nèi)的各煙廠服務(wù)，盡可能多地向消費(fèi)者銷售卷煙，而不用關(guān)心消費(fèi)者的消費(fèi)習(xí)慣及能力的變化。這一情況表現(xiàn)比較明顯的是省內(nèi)的煙草公司與調(diào)撥站簽定的計(jì)劃銜接書上只有銷售的總量，沒(méi)有 具體的銷售品種、數(shù)量及價(jià)格，各級(jí)煙草公司只能被動(dòng)接收，難以做到以銷定購(gòu)。 ? 各級(jí)煙草公司內(nèi)部有利潤(rùn)考核的要求：湖南省內(nèi)的縣公司、市公司、調(diào)撥站及省公司均為獨(dú)立核算的法人單位，各級(jí)公司都要進(jìn)行收入、成本及費(fèi)用的核算，因而在各級(jí)煙草公司內(nèi)部有對(duì)銷售部門銷售收入或利潤(rùn)的考核目標(biāo)。從這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)，各級(jí)煙草公司希望能在銷售品種、銷售數(shù)量及價(jià)格上能有一定的靈活性，能隨著市場(chǎng)的變化而變化。 ? 煙草公司在采購(gòu)環(huán)節(jié)只能嚴(yán)格服從工廠的生產(chǎn)計(jì)劃，但同時(shí)煙草公司在銷售環(huán)節(jié)卻要面對(duì)多變的市場(chǎng)，這一沖突直接后果只能是各煙草公司的被動(dòng)局面。例 如在近幾年由于市場(chǎng)不景氣，消費(fèi)者的消費(fèi)能力下降，各級(jí)煙草公司對(duì)外銷售的價(jià)格在不斷下降，但在采購(gòu)環(huán)節(jié)，銷售成本卻不能隨之下降，導(dǎo)致商業(yè)流通環(huán)節(jié)的銷售毛利率不斷下降煙草公司出現(xiàn)了大片的虧損。 ? 銷售合同的嚴(yán)肅性不強(qiáng)，在執(zhí)行合同的過(guò)程中銷售合同經(jīng)常被修改或是被取消： 各調(diào)撥站的業(yè)務(wù)人員與省外客戶在國(guó)家局簽定正式的銷售合同，但合同只是一個(gè)半年的總合同，沒(méi)有具體到各個(gè)批次。因而在合同的執(zhí)行階段，由于市場(chǎng)形勢(shì)的變化，時(shí)有客戶要求對(duì)合同進(jìn)行變更或是終止合同的情況。各調(diào)撥站與省內(nèi)各煙草公司簽定的計(jì)劃銜接書更是只有一 個(gè)銷售的總量，連具體的品種、數(shù)量及價(jià)格都沒(méi)有。調(diào)撥站依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃分解完銷售計(jì)劃后，各煙草公司往往要對(duì)分解的結(jié)果做較大的調(diào)整。銷售合同的執(zhí)行比率低，給各調(diào)撥站及煙草公司增加了很多的不便。 ? 上級(jí)煙草公司對(duì)下級(jí)煙草公司管理手段落后： 省煙草公司為保證本省范圍內(nèi)卷煙市場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)秩序，制定了一系列的規(guī)定。例如省公司要求各市縣煙草公司在銷售長(zhǎng)沙煙廠的部分卷煙時(shí)要嚴(yán)格按規(guī)定的限價(jià)進(jìn)行銷售，不能以低于省公司規(guī)定的價(jià)格對(duì)外銷售。但在目前，一些市縣公司出于某些因素的考慮，以低于省公司規(guī)定的價(jià)格對(duì)外進(jìn)行銷售。但在目前， 省公司沒(méi)有一個(gè)比較好的管理手段，只能通過(guò)臨時(shí)性的抽查來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。省公司管轄的范圍廣，下轄有 14 個(gè)市公司、 102 個(gè)縣公司及千余個(gè)批發(fā)部，但省公司銷售處僅有幾名管理人員，而且這種事后抽查的方法不能做到及時(shí)反映問(wèn)題，更談不上事前控制、及時(shí)解決和處理問(wèn)題。管理手段的落后難以對(duì)市縣公司進(jìn)行有效 29 的管理，還降低了省公司作為全省煙草銷售管理機(jī)關(guān)的權(quán)威性 ? 上下級(jí)煙草公司之間信息不暢通，信息失真度大，信息交換成本高： 市縣煙草公司為從省公司得到一 些調(diào)劑信息，要經(jīng)常派人或打電話與省公司聯(lián)系。傳統(tǒng)的信息交換方法既耗費(fèi)人力，又耗費(fèi)財(cái)力。如果上級(jí)煙草公司想了解下級(jí)煙草公司的銷售經(jīng)營(yíng)情況，上級(jí)公司只能依靠下級(jí)公司報(bào)送的有關(guān)報(bào)表，如卷煙批發(fā)企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況表（銷售）是全省統(tǒng)一的月報(bào)表，此表由縣煙草公司匯總各批發(fā)部及送貨車的銷售情況，再由縣煙草公司上報(bào)至市公司，市公司匯總各縣煙草公司的銷售報(bào)表后，最后由市公司報(bào)至省公司。這種層層報(bào)送的方法，不僅使報(bào)表的信息嚴(yán)重滯后，而且可能使報(bào)表上的內(nèi)容已失去本來(lái)的面目。省公司難以依據(jù)這樣的信息去做出正確的決策。 ? 客戶管理的思路不明 顯： 由于現(xiàn)在各市縣煙草公司多為手工統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)的角度也很不完整，使得各級(jí)機(jī)構(gòu)的管理人員無(wú)暇對(duì)客戶進(jìn)行比較系統(tǒng)的管理，這也不利于客戶增強(qiáng)對(duì)煙草公司的信任感。例如，縣批發(fā)部一般沒(méi)有統(tǒng)計(jì)某一個(gè)零售戶在每次的采購(gòu)數(shù)量及品種，送貨車要對(duì)他們送貨，只是按經(jīng)驗(yàn)先預(yù)估每日大致的送貨量，估計(jì)數(shù)量可能與實(shí)際數(shù)有很大的差異。如果采用計(jì)算機(jī)的管理方法，計(jì)算機(jī)可統(tǒng)計(jì)出某一客戶在一段時(shí)間的各品種的采購(gòu)數(shù)量，按統(tǒng)計(jì)學(xué)的方法可預(yù)估出某一天比較準(zhǔn)確的送貨數(shù)量。同時(shí)，還可按統(tǒng)計(jì)學(xué)的方法，對(duì)銷售數(shù)量出現(xiàn)較大差異的零售戶進(jìn)行重點(diǎn)管理，為專賣檢 查奠定科學(xué)的基礎(chǔ)。 ? 簡(jiǎn)單的重復(fù)性勞動(dòng)多： 湖南省內(nèi)各煙草公司中僅有湘譚和韶山煙草公司等單位在使用自已開發(fā)的計(jì)算機(jī)銷售系統(tǒng)，其他各單位仍是使用手工處理的方式。手工處理的方式對(duì)各基層單位來(lái)說(shuō)，最大的問(wèn)題就是銷售的統(tǒng)計(jì)工作比較繁瑣，工作量比較大，并且都是簡(jiǎn)單的重復(fù)勞動(dòng)。例如批發(fā)部為統(tǒng)計(jì)每日的銷售結(jié)果，要逐張統(tǒng)計(jì)當(dāng)日開出的銷售發(fā)票，同時(shí)還要把統(tǒng)計(jì)結(jié)果與收款員的實(shí)收款項(xiàng)、保管員的出庫(kù)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，才能進(jìn)行確認(rèn)。在統(tǒng)計(jì)完銷售數(shù)及收入后，還要按零售戶來(lái)統(tǒng)計(jì)長(zhǎng)沙煙廠各類卷煙的銷售情況。由于統(tǒng)計(jì)工作比較費(fèi)時(shí)，各級(jí)機(jī)構(gòu)都難以做 到實(shí)時(shí)了解銷售情況，上級(jí)機(jī)構(gòu)要了解下級(jí)機(jī)構(gòu)的銷售數(shù)更是困難。如果采用計(jì)算機(jī)來(lái)管理銷售，那么不僅可以得到實(shí)時(shí)的銷售情況，大大減輕勞動(dòng)量，而且各級(jí)機(jī)構(gòu)還可以拿出更多的時(shí)間和人力來(lái)做好銷售的工作。