【導(dǎo)讀】理的管理素養(yǎng)的人；不僅僅指的是企業(yè)的高層的經(jīng)理，也包括企業(yè)的中層管理人員。除此以外，還有更大的經(jīng)理人群體，就是企業(yè)的中層管理人員，他們構(gòu)成了企業(yè)龐大的。者資本的擁有者，是企業(yè)的大腦，經(jīng)營(yíng)者和企業(yè)的員工串起來(lái)。務(wù)無(wú)法完成的理由。來(lái)，以滿足企業(yè)的需要。主要的角色是制定戰(zhàn)略。由于不同的行業(yè)、職。在其管理作用的實(shí)現(xiàn)方面起到基礎(chǔ)作用。優(yōu)秀的經(jīng)理人和糟糕的經(jīng)理人的效率可能會(huì)相差十倍以上。導(dǎo)致這種差距的重要原因可。率，也會(huì)影響他的上級(jí)、同級(jí)和下屬。個(gè)說(shuō)法是企業(yè)70%的問(wèn)題是由于溝通障礙引起的。據(jù)考核的結(jié)果進(jìn)行人事決策，這個(gè)考核關(guān)系到員工的薪酬調(diào)整、職位升遷、任免等各個(gè)方面。實(shí)際上，有調(diào)查表明，普通員工對(duì)于職業(yè)經(jīng)理在授權(quán)方面的要求比起中層對(duì)于高層在授。權(quán)方面的要求更加強(qiáng)烈。效授權(quán)，才能調(diào)動(dòng)他們?yōu)閷?shí)現(xiàn)共同目標(biāo)而努力的積極性。由于設(shè)置了具有不同職責(zé)的職業(yè)經(jīng)理，于是就實(shí)現(xiàn)了不同的分工。

　　

【正文】 。 運(yùn)用《會(huì)議分析表》。 （ 1）分析會(huì)前準(zhǔn)備情況 表 55 會(huì)議分析表 姓名： 日期： 年 月 日 日期 會(huì)議 名目 會(huì)議 倡議 計(jì)劃 用時(shí) 實(shí)際 用時(shí) 原因 分析 會(huì)議必要性評(píng)估 必須的 目的明確的 目的不明確的 可不開(kāi)的 ? 有無(wú)會(huì)議計(jì)劃、目標(biāo)、議程，時(shí)間安排？ ? 時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)？ ? 參加人是否適當(dāng)和必須？ （ 2）分析會(huì)議過(guò)程 ? 是否準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)？為什么？ ? 是否跑題？ ? 是否按計(jì)劃進(jìn)行？ ? 秩序是否正常？ ? 是否有人中途出去？ ? 是否按時(shí)結(jié)束？ 光華管理學(xué)院管理實(shí)戰(zhàn)教程 —— 職業(yè)經(jīng)理十項(xiàng)管理技能訓(xùn)練 30 （ 3）會(huì)后分析： ? 會(huì)議紀(jì)要有沒(méi)有？發(fā)給與會(huì)者沒(méi)有？ ? 會(huì)議決議的執(zhí)行情況。 ? 會(huì)議必要性 評(píng)估。 以上三步分析，主要用于對(duì)浪費(fèi)時(shí)間嚴(yán)重的“馬拉松”會(huì)議或嚴(yán)重?zé)o效會(huì)議的詳細(xì)分析。 （ 1）根據(jù)統(tǒng)計(jì)，職業(yè)經(jīng)理用于會(huì)議的時(shí)間約占工作時(shí)間的 20%，如何利用好這 20%的時(shí)間，是時(shí)間管理的重要環(huán)節(jié)。 （ 2）職業(yè)經(jīng)理自行主持召開(kāi)的會(huì)議主要有“部門例會(huì)”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)”、“專題討論會(huì)”等。對(duì)于自己可以決定是否召開(kāi)的會(huì)議，一定要事先評(píng)估開(kāi)會(huì)的必要性。 （ 3）事先準(zhǔn)確通知參會(huì)人員，即使是部門里只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人。最好養(yǎng)成以簡(jiǎn)明的書面形式的通知大家會(huì)議計(jì)劃，而不要簡(jiǎn)單一句“下午開(kāi)會(huì)”就把大家 召集起來(lái)。 （ 4）嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。 （ 5）參加別人召集的會(huì)議，可請(qǐng)求召集人確認(rèn)會(huì)議規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間。 干擾因素分析 分析哪些因素干擾了正常的時(shí)間安排，以便尋求治理的措施。 運(yùn)用《干擾因素分析表》。 表 56 干擾因素分析表 姓名： 日期： 年 月 日 分析 干擾因素 干擾者 排序 后果 對(duì)策 缺乏自律 文件雜陳 拖延 不會(huì)說(shuō)不 職責(zé)混淆 突然約見(jiàn) 當(dāng)下想干的事太多 經(jīng)常“救火” 光華管理學(xué)院管理實(shí)戰(zhàn)教程 —— 職業(yè)經(jīng)理十項(xiàng)管理技能訓(xùn)練 31 條理不清 計(jì)劃不周 無(wú)效會(huì)議 不速之客 電話干擾 （ 1）列出干擾因素 干擾因素可以分為兩大類：一類是實(shí)發(fā)性干擾，一類是拖延性干擾。 （ 2）對(duì)干擾因素排序 通過(guò)對(duì)干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干擾因素加以克服。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅(jiān)決克服掉。 （ 3）對(duì)突發(fā)性干擾的分析 突發(fā)性事件是職業(yè)經(jīng)理工作時(shí)間的最大干擾因素。由于職業(yè)經(jīng)理角色的特殊性，會(huì)遇到上、下、左、右全方位的干擾。研究表明，干擾者順序?yàn)椋? （ 4）羅列出干擾所帶來(lái)的后果 （ 5）尋求對(duì)策 尋求前三位干擾因素的對(duì)策，其他則可以緩一步。 （ 1）通過(guò)對(duì)干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。 （ 2）在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。因?yàn)樵谕涎有愿蓴_中，許多因素你可能無(wú)法把握，但是，你應(yīng)當(dāng)可以把握你自己。 （ 3）在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見(jiàn) ”。 （ 4）都是誰(shuí)干擾了你的時(shí)間安排，偷走了你的時(shí)間？不同的人、不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會(huì)有不同的順序。你一定要清楚，誰(shuí)對(duì)你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？ 【自檢】 選擇你認(rèn)為最適合的分析方法，對(duì)你的時(shí)間利用方式進(jìn)行分析。 【本講總結(jié)】 本講主要介紹時(shí)間分析的方法。感到特別忙亂的時(shí)候，運(yùn)用不同的時(shí)間分析方法對(duì)時(shí)間進(jìn)行分析，以幫助職業(yè)經(jīng)理獲得利用時(shí)間的合理模式。這是職業(yè)經(jīng)理進(jìn)行時(shí)間管理的重要方法。 光華管理學(xué)院管理實(shí)戰(zhàn)教程 —— 職業(yè)經(jīng)理十項(xiàng)管理技能訓(xùn)練 32 第 6 講 第二象限工作法 【本講重點(diǎn)】 四象限的工作分類 第二 象限工作法 第一節(jié) 四象限的工作分類 工作的兩種劃分 有 些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。 【案例】 某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分： 緊急 不緊急 緊急處理客戶投訴 意外事故的緊急排除 客戶拜訪 確定明天的廣告 接待質(zhì)檢人員 工作總結(jié) 修改工作流程 處理同事的一些誤解 輔導(dǎo)下屬工作 安排下一步工作 與同級(jí)部門間的協(xié)調(diào) 銷售政策的修改 重要的工作需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費(fèi)較少時(shí)間去做。顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后。 【舉例】 銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分： 重要工作 不重要工作 銷售費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃 制定部門招聘計(jì)劃 拜訪重要客戶 工作報(bào)告總結(jié) 一些文件和資料的查詢 文件歸檔 應(yīng)付無(wú)關(guān)人員 領(lǐng)用物品 光華管理學(xué)院管理實(shí)戰(zhàn)教程 —— 職業(yè)經(jīng)理十項(xiàng)管理技能訓(xùn)練 33 下達(dá)指示 報(bào)銷差旅費(fèi) “四象限”的工作分類 所有的工作都既有緊急程度的不同，又有重要程度的不同。根據(jù)這兩個(gè)方面，可以將工作分成四類，如下圖所示： 圖 61 四象限的工作分類 Ⅰ象限：既緊急又重要的事項(xiàng) 緊急是指必須馬上做的事項(xiàng)；重要是指對(duì)公司、部門或者個(gè)人有重大影響的事項(xiàng)。例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對(duì)你的解釋或處理結(jié)果接受和滿意。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產(chǎn)品是否出了問(wèn)題？銷售人員的銷售或服務(wù)水平是否降低？ II 象限：重要但是不緊急的事項(xiàng) 例如銷售經(jīng)理制定下屬員工獎(jiǎng)金提成及發(fā)放規(guī)定，新聘的銷售人員的培訓(xùn)等雖然非常重要，但可以拖一段時(shí)間。然而一旦這些重要的事 項(xiàng)沒(méi)有在限定的時(shí)間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r(shí)才著急去做，就變成第一象限的工作 —— 既重要又緊急。一般情況下，重要的事項(xiàng)都是可以在一定的時(shí)間內(nèi)完成的，一般有較充足的時(shí)間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務(wù)，經(jīng)常把重要的事擱置起來(lái)或認(rèn)為還有時(shí)間，結(jié)果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時(shí)間倉(cāng)促，質(zhì)量和效果也不能令人滿意。 III 象限：緊急但不重要的事項(xiàng) 銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。下屬請(qǐng)示工作、電話、會(huì)議、來(lái)訪等基本上也屬于這一象限。由于對(duì)時(shí)間沒(méi)有計(jì)劃性，沒(méi)有按優(yōu)先原則排 序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當(dāng)成重要的事來(lái)處理，顛倒了主次。 Ⅳ象限：不緊急和不重要的事項(xiàng) 不要為既不緊急也不重要的事而花費(fèi)寶貴的時(shí)間與精力。 光華管理學(xué)院管理實(shí)戰(zhàn)教程 —— 職業(yè)經(jīng)理十項(xiàng)管理技能訓(xùn)練 34 【事例】 X 經(jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導(dǎo)下屬工作、與財(cái)務(wù)經(jīng)理談銷售費(fèi)用的預(yù)算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營(yíng)銷總監(jiān)匯報(bào)工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎(jiǎng)金問(wèn)題、撰寫招聘計(jì)劃等。 按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項(xiàng)應(yīng)為： 圖 62 “四象限”實(shí)例解析 【自檢】 運(yùn)用?四象限?分析法，對(duì)你一天時(shí)間內(nèi)的工作進(jìn)行排序。 【本講總結(jié)】 本講介紹 如何運(yùn)用?四象限?分析法對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行排序。工作分類可以按兩種標(biāo)準(zhǔn)劃分，一是重要性，二是緊急性。依據(jù)這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項(xiàng)。 光華管理學(xué)院管理實(shí)戰(zhàn)教程 —— 職業(yè)經(jīng)理十項(xiàng)管理技能訓(xùn)練 35 第 7 講 養(yǎng)成好習(xí)慣 【本講重點(diǎn)】 不良習(xí)慣必須改變 養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段 【忠告】 時(shí)間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無(wú)意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成。 第一節(jié) 不良習(xí)慣必須改變 現(xiàn)代經(jīng)理人必須具備職業(yè)化的素質(zhì)，有效的時(shí)間管理是職業(yè)化 的一項(xiàng)要求。 職業(yè)經(jīng)理要管理一批人，不良習(xí)慣不僅影響個(gè)人的工作效率，也會(huì)對(duì)下屬產(chǎn)生負(fù)面的影響。 第二節(jié) 壞習(xí)慣是可以改變的 第三節(jié) 養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段 這個(gè)階段還 沒(méi)有意識(shí)到已經(jīng)有某種不良的習(xí)慣，也沒(méi)有意識(shí)到這個(gè)不良習(xí)慣給工作帶來(lái)的危害。 已經(jīng)意識(shí)到居然有這么不好的習(xí)慣，而且這個(gè)習(xí)慣給工作帶來(lái)如此大的危害，或者存在極大的隱患。有時(shí)候，不良習(xí)慣是很難發(fā)現(xiàn)的，可以借助一些測(cè)試手段來(lái)發(fā)現(xiàn)。 習(xí)慣的有意識(shí)階段 這一階段，決心改變不良習(xí)慣，開(kāi)始培養(yǎng)好的習(xí)慣。就時(shí)間管理而言，可以按照前面講過(guò)的第二象限法來(lái)建立高效利用時(shí)間的習(xí)慣。 光華管理學(xué)院管理實(shí)戰(zhàn)教程 —— 職業(yè)經(jīng)理十項(xiàng)管理技能訓(xùn)練 36 在進(jìn)行面對(duì)面溝通時(shí)，至少要做到以下三點(diǎn)： ◆在約定的時(shí)間到達(dá)。 ◆對(duì)溝通所需的時(shí)間進(jìn)行預(yù)算。 ◆提出溝通的主題?？梢酝ㄟ^(guò)其它渠道了解到的情況，溝通時(shí)就無(wú)需談起。 在與組織之外的人進(jìn)行溝通時(shí)，一般都很注意上述三點(diǎn)。而在與內(nèi)部的人溝通時(shí)，則很少有人注意到。如果你把內(nèi)部的人當(dāng)作客戶，也就會(huì)自然而然按上述三點(diǎn)進(jìn)行溝通了。 正所謂“無(wú)招勝有招”，良好習(xí) 慣的真正養(yǎng)成是在其不再被意識(shí)到的時(shí)候。在第三個(gè)階段，對(duì)良好習(xí)慣的意識(shí)，容易受到其它事情的干擾，從而導(dǎo)致對(duì)習(xí)慣的放棄。 要達(dá)到這個(gè)境界，可以采用的有效辦法是“間隔重復(fù)”。即規(guī)定每一段時(shí)間，堅(jiān)持一種做法的次數(shù)。經(jīng)過(guò)多次重復(fù)，就自覺(jué)接受了這種做法，習(xí)慣成了自然。 【自檢】 對(duì)照一下，你自己是否有以下的不良習(xí)慣： □工作效率低，辦事拖拉。 □時(shí)間觀念差，工作時(shí)磨磨蹭蹭。 □眉毛胡子一把抓，找不到主次。 □ 經(jīng)常被電話、不速之客干擾，延誤工作，晚上加班干。 □什么事情都愿意管，認(rèn)為忙才好。 □認(rèn)為下屬多請(qǐng)示匯報(bào)才有 權(quán)威。 □沒(méi)有目標(biāo)，沒(méi)有計(jì)劃。 □不善于利用零碎時(shí)間。 □不會(huì)休息，不會(huì)娛樂(lè)，沒(méi)有空閑。 如果你有上述一些不良習(xí)慣，就要想辦法消除，修正自己的習(xí)慣、性格以至于某些習(xí)以為常的觀念，痛下決心加以改正，逐漸養(yǎng)成好的習(xí)慣。下面是一些建議： ? 每天花 30 分鐘做計(jì)劃。 ? 有書面日計(jì)劃、周計(jì)劃和月度計(jì)劃。 ? 讓下屬了解你的工作習(xí)慣。 ? 排出每周工作的優(yōu)先順序。 ? 集中精力完成重要工作。 ? 使授權(quán)成為一種工作風(fēng)格和管理方式。 ? 學(xué)習(xí)并運(yùn)用對(duì)付干擾的方法。 ? 明確生活和工作目標(biāo)。 ? 保證一天內(nèi)有一段時(shí)間不受干擾。 ? 有效利用 零星時(shí)間。 ? 招聘得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備。 ? 文件柜或辦公桌整潔、條理清楚。 光華管理學(xué)院管理實(shí)戰(zhàn)教程 —— 職業(yè)經(jīng)理十項(xiàng)管理技能訓(xùn)練 37 ? 在固定的時(shí)間里處理往來(lái)的函件。 ? 盡量將無(wú)用的文件處理掉。 ? 使每件工作善始善終，避免頭緒多而亂。 ? 除非萬(wàn)不得已才召開(kāi)會(huì)議。 ? 養(yǎng)成常年使用工作效率手冊(cè)的習(xí)慣。 【本講總結(jié)】 本講針對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的不良習(xí)慣展開(kāi)論述。 養(yǎng)成良好的時(shí)間管理習(xí)慣是職業(yè)化的要求，有助于提高工作效率。養(yǎng)成好習(xí)慣一般要經(jīng)過(guò)四個(gè)階段：不良習(xí)慣的無(wú)意識(shí)階級(jí)、發(fā)現(xiàn)不良習(xí)慣、有意識(shí)地改變不良習(xí)慣、養(yǎng)成好習(xí)慣的無(wú)意識(shí)階段。 【心得體會(huì)】 ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ 光華管理學(xué)院管理實(shí)戰(zhàn)教程 —— 職業(yè)經(jīng)理十項(xiàng)管理技能訓(xùn)練 38 第 8 講 為什么溝而不通 【本講重點(diǎn)】 溝通障礙 組織溝通與人際溝通 第二節(jié) 溝通障礙 這類障 礙是由身份、地位不平等造成的。溝通雙方身份 平等，則溝通障礙最小，因?yàn)殡p方的心態(tài)都很自然。例如，與上司交流時(shí)，下屬往往會(huì)產(chǎn)生一種敬畏感，這就是一種心理障礙。另外，上司和下屬所掌握的信息是不對(duì)等的，這也使溝通的雙方發(fā)生障礙。 人們都習(xí)慣于堅(jiān)持自己的想法，而不愿接受別人的觀點(diǎn)。這種自以為是的傾向是構(gòu)成溝通的障礙因素之一。 溝通中的雙