【導讀】內(nèi)部傳遞的簡單請示報告或其。一般文件的打印、復印、傳真，須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦。理，部門經(jīng)理不在時，可經(jīng)總裁辦公室主任同意后辦理。第五條文印室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得載留任何文件。屬業(yè)務部門的，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門。的，統(tǒng)一列行政開支。第八條文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處50元以下罰款，第九條本規(guī)定自××××年××月××日起執(zhí)行。第四條屬于秘密的文件，核稿人應該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。第六條外來的文件由辦公室專人負責簽收，并分類登記。處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤；錯應及時登記并要求補缺退任。在簽收和拆封時，收員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。須由工公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應

　　

【正文】 、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 第十四條 信訪工作材料。 第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。 第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 平時歸卷 第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。 第二十條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。 第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專兼職文書歸卷。 第二十二條 專（兼）職文書人員應及時將已歸卷 的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注冊。 （五） 立卷（案卷質(zhì)量要求） 第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼 職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。 第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持 文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全 完整。 第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件 與定稿、 請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立 在一起，不得分開，文電應合一立卷，絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如 果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示 與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放 在針對的第一年；立卷跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會 議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 表 2314 檔案封面 檔案室 卷宗號 目錄號 案卷號 單位名稱 檔案部門名稱 （卷 名） 案卷類目中的條款號： 歸檔時的案卷號： 自 年 月 日起至 年 月 日止 本卷內(nèi)共 張 根據(jù) 檔案材料保管期限表第 條 保管 年 第二十八條 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)檔案室 卷宗號 目錄號 案卷號 卷宗脊背 卷宗號 目錄號 案卷號 二 0 年 ……………….裝 訂 線 …………….. 的排列。 第二十九條 卷內(nèi)文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角打印頁號。 第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。 第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。 若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。 第三十二條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫字跡要工整、清晰。 第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式： 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。 第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。 第三十五條 本制 度自印發(fā)之日起實施 十二 、 公司檔案管理辦法 第一條 依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司實際情況，特制訂本辦法。 第二條 公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理 .檔案 (已交辦公室的除外 )分別由有關(guān)部門管理 ,以便于及時利用 ,維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料、由承辦單位、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。 第三條 公司辦公室設立專門的檔案工作，受上級部門檔案處的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查 ，負責管理公司的文書、科技（部分）檔案，其任務是： 1. 收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案； 2. 積極開展檔案的提供利用工作； 3. 進行檔案鑒定； 4. 進行檔案統(tǒng)計； 5. 保管部分科技檔案； 6. 認真學習《中華人民共和國檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務知識、掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。 第四條 歸檔 歸檔的文書包括： 1. 公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。 2. 公司會議原始記錄、紀要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及全公司的規(guī)章制度） 。 3. 公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結(jié)。 4. 公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領導講話、文件和會議總結(jié)紀要。 5. 國際交流和合資企業(yè)來往文件、協(xié)議、報告和會談紀要等文件材料。 6. 公司各部門的發(fā)文。 7. 其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。 8. 外單位直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件。 第五條 歸檔要求 1. 歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔。 2. 在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。 3. 案卷標題要簡明準確， 整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久，長期（十五年以上）短期（十五年以下）三種。 4. 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。 5. 全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。 第六條 檔案借閱 1. 借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，要經(jīng)過辦公室主任批準。 2. 借閱時間，一般檔案最長不超過十天，密級檔案最長不超過一周。 3. 借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng) 批準不得復印檔案。 1. 借檔人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需經(jīng)辦公室主任批準。 2. 十三、 公司檔案管理制度 第一條 管理部門 1. 文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存影本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥善保存，文書管理部門以影本歸檔。 2. 各分公司檔案分類目錄及編號原則，由各公司經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定，總管理處各部門、中心檔案則由各部門自行編定并報送總管理處。 第二條 文件點收 文件結(jié)案移送歸檔時，根據(jù)如下原則點收： 1. 檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。 2. 文件如經(jīng)過抽查，應有管理部門主管的簽認。 3. 文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應立即退回經(jīng)辦部門補辦。 4. 與本案無關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經(jīng)辦部門。 5. 有價證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。 表 23— 15 檔案目錄卡 檔號： 卷名： 本 案 文 件 目 錄 件數(shù) 收文號 來文號 發(fā)文號 頁數(shù) 備注 1 2 3 4 5 6 第三條 文件整理 點收文件后，應依下列方式整理： 1. 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2. 右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。 3. 文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。 第四條 檔案分類 1. 檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項 目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 2. 檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多，三級分類不夠應用時須在第三級之后增設第四級“細類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。 3. 同一“小類”（或細類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。 4. 每一檔夾封面內(nèi)首頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。 5. 檔號的表示方式如下 A1A2B1B2C1C2D1E1E2 其中 A1A2為經(jīng)辦部門代號， B1B2為大類號， C1C2為小類號。 D1為檔案 卷次， E1E2為檔案目次。 第五條 檔案名稱及編號 1. 檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案 內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 2. 各級分類、卷次及目次的編號，均以十進制阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù) 使用視案件多少，及增長情形斟酌決定。 3. 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制“檔案分類編 號表”將所有分類 各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 4. 檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多 時，隨時增補之用。 5. 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修 改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第六條 檔號編寫 1. 新檔案，應就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目 次順序，為此來編列檔號。 2. 檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號并予以同號編列。 3. 檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件 敘述數(shù)事或一案歸入多類者， 應先確定其主要類別，再編列檔號。 4. 檔號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔號填寫于案件首頁的 左上角，左方裝訂者則填寫于右上角。 第七條 檔案整理 1. 歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并 視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。 2. 檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 第八條 保存期限 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定 辦理： 1. 永久保存： （ 1） 公司章程； （ 2） 股東名冊； （ 3） 組織規(guī)程及辦事細則； （ 4） 董事會及股東會紀錄； （ 5） 財務報表； （ 6） 政府機關(guān)核準文件； （ 7） 不 動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證； （ 8） 工程設計圖； （ 9） 其他經(jīng)核定須永久保存 的文書。 2. 10年保存：（ 1）預算、決算書類；（ 2）會計憑證；（ 3）事業(yè)計劃資料； （ 4）其他經(jīng)核定須保存 10年的文書。 3. 5年保存：（ 1）期滿或解除之合約；（ 2）其他經(jīng)核定保存 5年的文書。 4. 1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 5. 各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 第九條 檔卷清理 1. 檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每 年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應造冊呈 總經(jīng)理核準，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 2. 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員 應將“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明 部分銷毀的日期。 第十條 調(diào)卷程序 1. 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時，應填寫“調(diào)卷單”經(jīng)其部 門主管核準后向管檔人員調(diào)閱。 2. 檔案管理人員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“ 調(diào)卷 單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則按歸還日期先后 整理，以備催還。 3. 在檔案室當