【正文】 與會者的意見 各與會者在看到會議紀(jì)要后，按下 閱后意見 按鈕，填入自己的意見，并能通過 NOTES 的電子郵件將您的意見發(fā)送給指定的工作站。見下圖： 圖 10 與會者的閱后意見表單圖 七 . 關(guān)于權(quán)限 第 39 頁 共 96 頁 本數(shù)據(jù)庫對權(quán)限做了嚴(yán)格的規(guī)定，管理、錄入各角色之間分工清晰、層次分明，數(shù)據(jù)庫角色分為四個： `` 圖 11 存取控制列表圖 1. 議程起草 —— 專門負(fù)責(zé)起草，相當(dāng)于會議秘書。 2. 紀(jì)要起草 —— 此角色相當(dāng)于辦公室主任，對會議的重要內(nèi)容進(jìn)行起草。 3. 紀(jì)要審批 —— 此角色在單位中屬于決策者，只有決策者才有權(quán)利審批會議紀(jì)要，其他人沒有權(quán)限。 4. 管理員 —— 專門負(fù)責(zé)系統(tǒng)的設(shè)置及其更改。 ? 督辦查辦 督辦查辦系統(tǒng)的主要目的是輔助督查部門進(jìn)行督查的登記、發(fā)送、催辦等工作。督查員可以起草督查、督辦通知單并指定主辦、協(xié)辦單位、辦理期限，以待辦事宜的形式發(fā)送至主辦單位、協(xié)辦單位的待辦事宜中；主辦、協(xié)辦單位查看督查、督辦事項，經(jīng)過必要的督辦查 辦事項辦理過程后，可以針對督辦查辦事項填寫辦理意見、辦理結(jié)果；辦理完畢后可以將督辦、督辦事項指定為“已經(jīng)辦結(jié)”；超過“辦理期限”的督辦查辦事項系統(tǒng)會自動發(fā)送電子郵件催辦。督辦查辦辦理完畢后督查員可以將其歸檔。 第 40 頁 共 96 頁 如果主辦、協(xié)辦單位認(rèn)為已經(jīng)辦結(jié)的事項，督查員認(rèn)為還不滿意，可以再次發(fā)送本督辦查辦通知單，請主辦、協(xié)辦單位繼續(xù)辦理。 系統(tǒng)自動跟蹤督辦查辦的整個過程，包括發(fā)送督辦查辦通知單、主辦協(xié)辦單位填寫辦理意見或辦理結(jié)果、標(biāo)為已經(jīng)辦結(jié)。督查員可以掌握督查事項辦理的全過程。 ? 車輛管理 對公司車輛基本信息進(jìn)行統(tǒng)一管理， 包括：車輛基本狀況（名稱、型號、車牌號、產(chǎn)地、購車時間、車況、服務(wù)對象、司機(jī)等）、車輛每月費用狀況（燃料費、養(yǎng)路費、保險費、低耗費等）、車輛大修記錄等。由調(diào)度部門對車輛基本信息進(jìn)行維護(hù)。 實現(xiàn)車輛調(diào)度的電子化。用車人可在本模塊中填寫用車申請單到調(diào)度部門申請用車，根據(jù)實際派車情況實時更新車輛的目前使用情況（時間、車牌號、司機(jī)、用車人、去向等）及預(yù)定情況，使用車人在申請用車前即了解目前可用的車輛信息。 一、查看用車單 打開本數(shù)據(jù)庫后 ，則近期內(nèi)的車輛使用情況和申請情況就出現(xiàn)在頁面上了。如下圖： 第 41 頁 共 96 頁 第一列顯示批復(fù)情況，若申請前打了 為同意， 為不同意。第二列顯示重要程度，其中標(biāo)有 的用車單為重要不可變，標(biāo)有 為重要但可調(diào)整，標(biāo)有為一般可調(diào)整的用車單 。 這里提供了三種查詢方法： 按編號 ， 按用車時間 ， 按用車部門 。 1. 按編號 單擊 按編號 字段，則每一編號的用車情況就展示在頁面上。如上圖所示。 2. 按用車時間 單擊 按時間 字段，則每一天的每一時刻的用車情況就展示在頁面上。如下圖 所有用車單按時間排列，并且可以展開，閱讀詳細(xì)資料。 3. 按用車部門 單擊 按部門 字段，就可以了解各個部門的用車情況。如下圖： 第 42 頁 共 96 頁 二、填寫用車申請 如果您具有 申請人 角色，單擊主頁的 申請 用車 按鈕，進(jìn)入用車單的填寫狀態(tài)。如下圖： 第 43 頁 共 96 頁 按照提示輸入各項內(nèi)容，系統(tǒng)允許使用每個空格右側(cè)的小按鈕來選擇，填寫完畢，核實無誤。然后單擊 郵寄申請 ，并選擇 審批人 ，就可以將申請發(fā)送了。 當(dāng)審批人是否批準(zhǔn)的郵件通知返回到郵箱后，您可以再打開數(shù)據(jù)庫瀏覽一下，若需要，雙擊文檔則可以看到詳細(xì)內(nèi)容。 三、系 統(tǒng)維護(hù) 該數(shù)據(jù)庫有一些數(shù)據(jù)需要由 管理員 維護(hù)，象管理用車調(diào)度的審批人名錄，以及用車部門名錄，可通過 系統(tǒng)參數(shù) 字段進(jìn)行。第一次進(jìn)入本庫利用 新建參數(shù) 按鈕設(shè)置，以后可直接打開文檔，利用 編輯 按鈕工作。系統(tǒng)參數(shù)窗口如下圖所示： 管理員可以通過單擊小按鈕來從單位內(nèi)選擇 “ 車輛調(diào)度 ” 和 “ 用車部門 ” 的名稱，未被 選擇的人與部門不具有相應(yīng)權(quán)利。 注意： 不具有管理員身份的用戶不能編輯系統(tǒng)參數(shù) 。 六、 公用信息 ? 公告牌 第 44 頁 共 96 頁 公告牌是一個在網(wǎng)絡(luò)中應(yīng)用得比較廣泛的功能，用于在單位內(nèi)部發(fā)布各種通知、通告、批評、表揚等共享信息，公告牌的功能與各個企事業(yè)單位現(xiàn)有的公告欄功能相似。 可自動跟蹤查看人及查看時間，以便公告發(fā)布者及時掌握公告的閱覽情況，這對于一些重要的通知很重要。 超過有效期的信息 系統(tǒng)將自動刪除。 使用本數(shù)據(jù)庫的用戶可分為兩類：一般用戶和管理員。本節(jié)將根據(jù)這兩種用戶來分別介紹數(shù)據(jù)庫的使用。 發(fā)布新公告 “新公告”按鈕。 ，則公告到期后，系統(tǒng)將自動將此公告歸檔。 ，公告發(fā)布后系統(tǒng)將給在發(fā)布范圍內(nèi)的用戶發(fā)送郵件通知。發(fā)布范圍可以是群組或個人，如果發(fā)布范圍為空，則系統(tǒng)將給所有用戶發(fā)送郵件通知。 ，則只有在發(fā)布范圍內(nèi)的用戶能閱讀此公告，其他用戶不能閱讀。 第 45 頁 共 96 頁 。 “發(fā)布”按鈕發(fā)布此公告。 修改公告 ，進(jìn)入編輯狀態(tài)。 。 。 維護(hù)公告 管理員 可修改并刪除已發(fā)布的公告。 三、數(shù)據(jù)庫管理 只有在您的存取控制權(quán)限是“管理者”的前提下才可以執(zhí)行下面的操作。本節(jié)介紹權(quán)限設(shè)置和激活代理的操作方法。 權(quán)限設(shè)置 權(quán)限設(shè)置的操作步驟： 打開新建數(shù)據(jù)庫的存取列表 (選擇“文件 數(shù)據(jù)庫 存取控制” )。 如果您在存取列表中看到的“確認(rèn)”按鈕是 灰色字體 ，表示您的存取級別不是管理者，則無法進(jìn)行以下操作。請與本數(shù)據(jù)庫的管理者聯(lián)系，增加您的管理者權(quán)限。 將您認(rèn)為需要的用戶的角色設(shè)置為“ 管理員 ”，同時將他們的權(quán)限設(shè)置為至少“ 作者 ”以上；建議把他們的存取權(quán)限設(shè)置為 管理 者 。 缺省人員的權(quán)限為“作者”。 ? 網(wǎng)上論壇 網(wǎng)上論壇為廣大的網(wǎng)上用戶提供了網(wǎng)上討論感興趣話題的廣闊天空，在這里您第 46 頁 共 96 頁 既可以開始一個新話題，也可以對其它用戶提出的話題談自己的看法、意見。為企業(yè)辦公系統(tǒng)內(nèi)部提供了相互交流、相互學(xué)習(xí)的另外一條途徑。 (如下圖 ) 一、數(shù)據(jù)庫使用 用戶的工作 新建討論主題 “新建討論主題”按鈕。 。 “保存并關(guān)閉”按鈕。 (如下圖 ) 第 47 頁 共 96 頁 答復(fù)討論主題 。 2. 在視圖中單擊“新建答復(fù)”按鈕。 。 5. 單擊“保存并關(guān)閉”按鈕。 答復(fù)討論主題的答復(fù) 。 2. 在視圖中單擊“新建答復(fù)的答復(fù)”按鈕。 。 5. 單擊“保存并關(guān)閉”按鈕。 二、數(shù)據(jù)庫管理 只有在您的存取控制權(quán)限是“管理者”的前提下才可以執(zhí)行下面的操作。本節(jié)介紹權(quán)限設(shè)置和激活代理的操作方法。 第 48 頁 共 96 頁 權(quán)限設(shè)置 權(quán)限設(shè)置的操作步驟： 打開新建數(shù)據(jù)庫的存取列表 (選擇“文件 數(shù)據(jù)庫 存取控制” )。 如果您在存取列表中看到的“確認(rèn)”按鈕是 灰色字體 ，表示您的存取級別不是管理者，則無法進(jìn)行以下操作。請與本數(shù)據(jù)庫的管理者聯(lián)系，增加您的管理者權(quán)限。 將您認(rèn)為需要的用戶的角色設(shè)置為“ 管理員 ”，同時將他們的權(quán)限設(shè)置為至少“ 作者 ”以上；建議把他們的存取權(quán)限設(shè)置為 管理者 。 缺省人員的權(quán)限為“作者”。 注意 ：用戶類型都為“ 個人 ”。 ? 辦事指南 辦公辦事指南系統(tǒng)為來本單位辦事的工作人員提供單位簡介、領(lǐng)導(dǎo)分工、機(jī)構(gòu)分布等信息。 ? 通訊錄 提供企業(yè)內(nèi)各部門的通訊錄列表，各部門有關(guān)人員將本部門人員的通訊錄錄入并負(fù)責(zé)更新維護(hù)，這樣企業(yè)所有員工均可從中方便查詢到各部門人員的聯(lián)系方 法，極大地方便了日常工作?？砂葱彰?、按職務(wù)、按單位分類查詢。 ? 日常信息 社會公用信息系統(tǒng)為網(wǎng)上用戶提供了列車時刻表、航班時刻表、長途區(qū)號、郵政編碼等信息服務(wù)，信息由專人負(fù)責(zé)維護(hù)供所有員工查詢。 火車班次可按班次、按始發(fā)站、按終點站查詢； 飛機(jī)航班可按班次、按始發(fā)站、按終點站查詢； 長途區(qū)號可按?。ㄖ陛犑校┎樵?； 郵政編碼可按?。ㄖ陛犑校┎樵儯? 第 49 頁 共 96 頁 七、 業(yè)務(wù)查詢 ? 水表安裝查詢統(tǒng)計功能 1) 用戶的水表安裝執(zhí)行情況 可以隨時查看某個用戶的水表安裝申請單的執(zhí)行情況，查看是處于申 請中、已審批、已查看或已安裝的狀態(tài)。 查詢 某用戶的水表安裝執(zhí)行情況 用戶的等待安裝隊列情況 未繳費用戶的情況 安裝完成用戶的情況 評估業(yè)績。以后需要再次申請安裝時很方便。也可為之提供更好的解決方案 決定某用戶安裝進(jìn)度是否足夠快，決定是否需要加快進(jìn)度 加緊安裝或?qū)ν涎犹玫挠脩魧嵤┨崆鞍惭b 催促繳納初裝費，否則不能正常使用 轉(zhuǎn)為正式用戶，用戶可以正常使用。也可回顧該用戶的安裝工程情況 查看取消安裝用戶情況 第 50 頁 共 96 頁 2) 查看和統(tǒng)計等待處理隊列 可以隨時查看等待審批的用戶隊列、等待查勘的用戶隊列、等待安裝的用戶隊列和等待驗收的用戶隊列；同時可以根據(jù)時間段統(tǒng)計出所有等待審批、等待查勘、等待安裝和等待驗收的用戶群的詳細(xì)情況，包括用戶個數(shù)、用戶平均等待時間、用戶的最大等待時間等。 3) 查看和統(tǒng)計未繳納費用的用戶 可以隨時查看有哪些已經(jīng)完成安裝驗收而用戶還沒有繳清初裝費用的項目；同時可以統(tǒng)計未繳費用的用戶人數(shù)、拖欠初裝費用數(shù)、平均拖欠時間和最大拖欠時間等。 4) 查看廢棄隊列 可以隨時查看未通過審批的 申請用戶和中途取消安裝的申請用戶。 5) 查看完成安裝的用戶 可以查看完成安裝轉(zhuǎn)為正式用戶的安裝詳細(xì)情況，包括：申請、批準(zhǔn)、查勘、安裝、驗收的時間，查勘任務(wù)書，初裝費用等。 ? 水表檢修查詢統(tǒng)計功能 第 51 頁 共 96 頁 1) 查詢和統(tǒng)計檢修計劃的總體執(zhí)行情況 可以得到某段時間內(nèi)的定期檢修計劃和臨時檢修任務(wù)的完成情況，包括檢修次數(shù)，出動人工數(shù)，消耗工時等。 2) 查詢檢修計劃的具體執(zhí)行情況 可以得到某次檢修的詳細(xì)情況和執(zhí)行結(jié)果。 3) 查詢和統(tǒng)計未完成的檢修計劃情況 可以得到未完成的定期檢修計劃和臨時檢修任務(wù)的統(tǒng)計資料，包 括檢修任務(wù)數(shù)、預(yù)定出動人次和消耗工時、平均拖延時間和最大拖延時間。 ? 用戶投訴查詢統(tǒng)計功能 查詢 檢修計劃的總體執(zhí)行情況 檢修計劃的具體執(zhí)行情況 未完成的檢修計劃情況 評估檢修情況，決定調(diào)整計劃 查看某一用戶的檢修歷史，作出評價 調(diào)整檢修計劃等待隊列，決定是否提前某次檢修 第 52 頁 共 96 頁 1) 某個特定客戶的投訴情況 跟蹤對于某個特定客戶的服務(wù)情況。 2) 某段時間內(nèi)的客戶投訴情況 統(tǒng)計某段時間內(nèi)的客戶服務(wù)情況。 3) 客戶投訴原因統(tǒng)計 確定客戶投訴最多的原因，以便有針對性的提出整改意見。 4) 客戶投訴處理結(jié)果統(tǒng)計 確認(rèn)客戶投訴處理完成情況，決定是否需要加強(qiáng)服務(wù)力量。 第四章 企業(yè)辦公系統(tǒng)開發(fā)平臺 對企業(yè)業(yè)務(wù)、辦公、對外宣傳等應(yīng)用需求了解以后，不難得出選擇 Lotus Notes/Domino 作為應(yīng)用系統(tǒng)平臺可以滿足企業(yè)的信息管理系統(tǒng)的所有需要，可以達(dá)到如下效果： （ 1） Lotus Domino 文檔數(shù)據(jù)庫方便進(jìn)行文字資料數(shù)據(jù)的存儲和處理，非常適合文件、電子刊物的處理。 （ 2） Lotus Notes Mail 系統(tǒng)可以搭建企業(yè)通訊平臺。 （ 3） 系統(tǒng)較高的性能價格比。 Lotus Domino 集文檔數(shù)據(jù)庫、 Web Server、 Mail Server 等為一體，給用戶帶來增值服務(wù)。 查詢 某個特定客戶的投訴情況 某段時間內(nèi)的客戶投訴情況 客戶投訴原因統(tǒng)計 投訴處理結(jié)果統(tǒng)計 跟蹤對于某個特定客戶的服務(wù)情況 統(tǒng)計某段時間內(nèi)的客戶服務(wù)情況 確定客戶投訴最多的原因 確定客戶投訴處理完成情況 第 53 頁 共 96 頁 （ 4） 企業(yè)辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)方便地傳遞。 （ 5） 便于在公司實現(xiàn)無紙辦公、高效辦公、移動辦公。 （ 6） 減少系統(tǒng)維護(hù)人員的工作量，集中體現(xiàn)在對外信 息發(fā)布（ Web）系統(tǒng)的數(shù)據(jù)更新，可以方便地實現(xiàn)，不需要修改或重新制作主頁。 第 54 頁 共 96 頁 第五章 自來水公司 辦公系統(tǒng)建議網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖