【正文】 否可以更改，如果更改，價(jià)格上限是多少，并可以進(jìn)行該一攬子協(xié)議采購總額的控制。待生產(chǎn)基地需要該物品時(shí)在系統(tǒng)中對(duì)訂單進(jìn)行發(fā)放。 生產(chǎn)基地： 生產(chǎn)基地的采購包括對(duì)總部建立的一攬子協(xié)議的發(fā)放、零星物料的采購等。采用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行，即創(chuàng)建采購訂單 /采購發(fā)放、接收 、入庫。 訂單內(nèi)容 業(yè)務(wù)需求 采購合同編碼： 1. 總部目前的幾個(gè)部門存在不同的采購訂單編碼規(guī)則，例如： 輕工部： QG020514F－ XX QG：輕工部； 02： 2021年； 05： 5月； 14：今年的第 14票號(hào)； F：業(yè)務(wù)員代碼； XX：客戶 機(jī)械部： N――表示國內(nèi)采購； M――表示出口； A――年份； B――月、日 JX――機(jī)械部； E――員工名稱 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 27 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 組合規(guī)則： N/MABJXE 舉例： N61220528JXF 表示：機(jī)械部員工張卓飛在 2021年 5月 28日的采購合同號(hào) 照明部與光電部沒有明確的采購訂單 編碼規(guī)則，業(yè)務(wù)員根據(jù)自己的喜好進(jìn)行編制。 目前的點(diǎn)石系統(tǒng)可以打印采購訂單文本。 2. 生產(chǎn)基地 沒有采購訂單編碼。 采購訂單編碼規(guī)則有待統(tǒng)一。 采購訂單一般不存在外幣訂單。采購價(jià)格是含稅價(jià)，并且可以部分或全部退稅。 解決方案 北方光電 1. 采購訂單編號(hào) 不同于銷售訂單的訂單編號(hào)，采購訂單編號(hào)可以用于手工輸入，不僅將不同的采購業(yè)務(wù)類型分開，而且可以直接輸入進(jìn)口合同號(hào)或相關(guān)聯(lián)的銷售合同號(hào)。采購業(yè)務(wù)類型的編號(hào) : 編號(hào) 類型 描 述 訂單編號(hào)規(guī)則 1 自營出口業(yè)務(wù) 處理自營出口業(yè)務(wù)的國內(nèi)采購業(yè) 務(wù) 引入的出口合同編號(hào)＋序號(hào)（－ 1） 3 自營進(jìn)口業(yè)務(wù) 處理自營進(jìn)口業(yè)務(wù) 自營進(jìn)口合同號(hào) 4 進(jìn)料加工不作價(jià)業(yè)務(wù) 處理不作價(jià)的進(jìn)料加工業(yè)務(wù) 引入的出口合同編號(hào) M（ 1， 2… ） 4 進(jìn)料加工作價(jià)業(yè)務(wù) 處理作價(jià)的進(jìn)料加工業(yè)務(wù)的原料采購和成品采購業(yè)務(wù) 原料采購：引入的出口合同編號(hào) M(1,2… ) 成品采購：引入的出口合同編號(hào) I(1,2… ) 5 代理進(jìn)口業(yè)務(wù) 處理代理進(jìn)口業(yè)務(wù) 進(jìn)口合同號(hào) 6 內(nèi)貿(mào)業(yè)務(wù)類型 處理內(nèi)貿(mào)采購業(yè)務(wù) 實(shí)際的內(nèi)貿(mào)合同編號(hào) 2. 為生產(chǎn)基地制定的長期框架合同編碼： 由于長期框架協(xié)議無須 跟任何銷售訂單關(guān)聯(lián)，建議一攬子采購協(xié)議編碼為采購員負(fù)責(zé)的產(chǎn)品代碼（ 2位）＋年月日（ 6位）＋兩位流水號(hào)。 生產(chǎn)基地 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 28 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 1. 采購合同編號(hào)： 在發(fā)放一攬子采購協(xié)議時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)發(fā)放進(jìn)行流水編號(hào) 零星采購物料的采購申請(qǐng)編碼建議為采購員代碼＋年＋月＋日＋兩位流水號(hào)。其中采購員代碼按照采購員負(fù)責(zé)采購的物品類別確定。 北方光電與生產(chǎn)基地： 1. 采購訂單編號(hào)的錄入： 可以由業(yè)務(wù)員手工輸入采購合同編號(hào)。系統(tǒng)提供兩個(gè)字段輸入編號(hào)： 1）采購訂單號(hào)：主要業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的統(tǒng)計(jì)參考字段。 2）說明：說明字段，可以錄入合同編號(hào)的參考信息。 2. 標(biāo)準(zhǔn)合 同文本的打印 建議方案如下： 系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內(nèi)容僅限于供應(yīng)商、采購物品編碼、單位、數(shù)量、單價(jià)、到貨日期、收貨地點(diǎn)等主要條款，而且格式較為較亂。 建議在外部系統(tǒng)中制作合同文本，例如 WORD，然后作為訂單附件附加在采購訂單上。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)出， OFFICE支持導(dǎo)出的 TXT格式文件，然后可以粘貼在 WORD或 EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。 訂單安全性 業(yè)務(wù)需求 北方光電 采購訂單由業(yè)務(wù)人員建立，經(jīng)過相應(yīng)的審批后，最終與供應(yīng)商簽訂采購合同。 具體的采購合同審批流程參見 BPR相關(guān)流 程與操作手冊(cè)文檔。 采購訂單審批之前，只有制定采購訂單的員工可以修改、取消。 生產(chǎn)基地 采購訂單由采購經(jīng)辦根據(jù)年初簽訂的長期框架協(xié)議訂立。由于各采購經(jīng)辦分別負(fù)責(zé)不同類別產(chǎn)品的采購，因此各采購經(jīng)辦之間沒有業(yè)務(wù)重疊，也不必相互查詢采購訂單的信息，不允許更改、取消其他業(yè)務(wù)員的采購訂單。部門經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購訂單。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)訂單的價(jià)格不同于價(jià)格合同的價(jià)格時(shí)，需要部門經(jīng)理審批。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 29 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 解決方案 系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對(duì)訂單可以進(jìn)行什么樣的操作。考慮到安全層次運(yùn)用“層次結(jié)構(gòu)”時(shí)，可能在人員變動(dòng)時(shí)發(fā)生審批 傳遞的問題，建議通過將采購訂單的菜單掛給相關(guān)的人員實(shí)現(xiàn)對(duì)安全性的控制。訪問層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內(nèi)容，而無法對(duì)其他采購員制作的采購訂單進(jìn)行修改、取消、關(guān)閉等操作。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 30 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 7 采購接收與退貨 采購接收控制 業(yè)務(wù)需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品不存在物品的實(shí)際入庫，但財(cái)務(wù)上需要在貨物發(fā)運(yùn)后，根據(jù)提單等在系統(tǒng)中記錄庫存，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，確認(rèn)銷售收入。采購部為光電部進(jìn)行的采購需要進(jìn)自備庫，財(cái)務(wù)根據(jù)入庫通知單進(jìn)行記帳。 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品發(fā)運(yùn)前必須進(jìn)行商檢，可能自行按批抽檢或要求第三 方檢驗(yàn)。 采購部為光電部進(jìn)行的采購區(qū)別供應(yīng)商的合作情況，如果是長期供應(yīng)商則不進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)可能在倉庫或工廠進(jìn)行。 采購品沒有質(zhì)量代碼，不允許替代品接收。貿(mào)易部（照明部） 中存在無訂單接收的情況，即在急需某種物品的情況下，可能先讓供應(yīng)商發(fā)貨，再補(bǔ)采購訂單的情況。 采購接收數(shù)量誤差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會(huì)出現(xiàn)誤差，主要考慮裝柜的情況。允許接收日期誤差，在合同商定的誤差內(nèi)都可以接受，超出誤差則協(xié)商處理。 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部一般不退貨，僅進(jìn)行讓步賠償。光電部也采取先協(xié)商的方法，如果一定要退貨，則一般進(jìn)行換貨。 由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回至供應(yīng)商，在下筆業(yè)務(wù)中進(jìn)行沖減。 生產(chǎn)基地 采購物品入庫前一般需要檢驗(yàn)，由質(zhì)保部對(duì)光學(xué)材料、金工結(jié)構(gòu)、包裝材料、橡膠等進(jìn)行抽檢，通過檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的則合格品接收入庫，不合格品退回供應(yīng)商，并進(jìn)行相應(yīng)的記帳。檢驗(yàn)結(jié)果在入庫單上進(jìn)行記錄。對(duì)于未通過檢驗(yàn)的貨物成批退回至供應(yīng)商。 采購接收的數(shù)量差異沒有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于訂單數(shù)量，可以接收入庫，但不增加應(yīng)付帳款；到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量時(shí)，與供應(yīng)商協(xié)商處理。采購接收時(shí)間上沒有嚴(yán)格的規(guī)定，提前或一定程度的拖延都是可以接受的。 接收 客戶退貨時(shí)需要先接收，檢驗(yàn)后方可入庫。檢驗(yàn)屬于合格品的入成品庫，否則入不合格品庫。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 31 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 解決方案 北方光電 考慮總部貿(mào)易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接入庫”的接收路徑。在系統(tǒng)中進(jìn)行一步操作，即可完成接收與入庫。對(duì)于物品質(zhì)量的現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)則在系統(tǒng)外進(jìn)行。 對(duì)于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為 0，超出容限系統(tǒng)活動(dòng)為“警告”。 不允許替代接收，不允許無訂單接收。 接收單采用流水編號(hào)。 生產(chǎn)基地 生產(chǎn)材料接收入庫前都需要進(jìn)行檢驗(yàn)，建議采用“標(biāo)準(zhǔn)接收”的接收路徑。即在系統(tǒng)中進(jìn)行兩步動(dòng)作： 1) 接收，在系統(tǒng)中 生成接收單 2) 入庫，明確進(jìn)入的子庫存，增加庫存數(shù)量與資產(chǎn) 如果需要記錄檢驗(yàn)情況，可以錄入檢驗(yàn)的不合格品數(shù)量，記錄質(zhì)量等級(jí)等。 對(duì)于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為 0，超出容限系統(tǒng)活動(dòng)為“警告”。 接收單據(jù)無需與采購訂單掛接，建議采用自動(dòng)流水編碼。 采購?fù)素? 業(yè)務(wù)需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購?fù)素浐苌侔l(fā)生。采購部為光電部進(jìn)行的采購?fù)素浛赡茉谌霂烨盎蛉霂旌筮M(jìn)行。即使出現(xiàn)退貨，也不進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，而是根據(jù)雙方協(xié)商進(jìn)行換貨等。 生產(chǎn)基地 如果整批貨物經(jīng)檢驗(yàn)未達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)，則不入庫退回供應(yīng)商。 如果整批貨物雖然存在不合格品，但是達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)的，將合格品入相應(yīng)的資產(chǎn)類庫房，不合格品入不合格品庫，與生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品一起退回供應(yīng)商，進(jìn)行換貨，對(duì)原采購訂單的應(yīng)付帳款不產(chǎn)生任何影響。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 32 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 解決方案 北方光電 1. 采購和銷售價(jià)格沒有變化的換貨 直接在應(yīng)付模塊錄入運(yùn)費(fèi)等實(shí)際費(fèi)用的發(fā)票。不在銷售模塊和采購模塊做任何記錄。 2. 采購和銷售價(jià)格有變化的換貨和其它退貨 對(duì)于這種情況，采購模塊分成兩筆業(yè)務(wù)處理。首先做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購?fù)素?，再重新做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購訂單和接收。換貨流程： 1) 在銷售模塊做 RMA型退貨訂單，預(yù)定和審批通過 ； 2) 在采購接收中查找到該 RMA型退貨訂單，接收產(chǎn)生收據(jù)、建議采用直接入庫接收路徑進(jìn)行接收； 3) 在采購模塊中做采購?fù)素洠嘶毓?yīng)商。 4) 在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單，沖銷原采購合同的發(fā)票； 5) 取消原有采購訂單； 6) 采購業(yè)務(wù)員在系統(tǒng)中錄入新的采購訂單，正常接收、入庫； 7) 在應(yīng)付模塊中重新做發(fā)票，匹配； 8) 在銷售模塊重新發(fā)貨 生產(chǎn)基地： 生產(chǎn)基地的退貨主要是將不合格品或廢品退回供應(yīng)商。分兩種情況 1，退貨：供應(yīng)商送來的物料經(jīng)過抽撿，或全檢有不合格品，可以直接退回供應(yīng)商，或先入廢品庫，再退回供應(yīng)商。 在應(yīng)付模塊中做借項(xiàng)通知單，沖銷 原來的付款。 2，換貨：對(duì)財(cái)務(wù)的應(yīng)收帳款等不產(chǎn)生任何影響，因此建議不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 33 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 8 審批管理 審批流程 業(yè)務(wù)需求 北方光電 北方光電不存在請(qǐng)購流程 采購訂單審批流程 各部門業(yè)務(wù)員 部門經(jīng)理 主管副總 公司總經(jīng)理 一攬子采購協(xié)議審批流程 采購部業(yè)務(wù)員 總部財(cái)務(wù)經(jīng)理采購部經(jīng)理 生產(chǎn)基地 請(qǐng)購審批流程 采購經(jīng)辦 生產(chǎn)部經(jīng)理 采購訂單與一攬子協(xié)議發(fā)放的審批流程 采購經(jīng)辦 生產(chǎn)部經(jīng)理 基地總經(jīng)理 本部財(cái)務(wù)經(jīng)理 解決方案 系統(tǒng)通過審批層次樹實(shí)現(xiàn) 審批單據(jù)的流轉(zhuǎn)，并對(duì)審批權(quán)限按照審批組進(jìn)行劃分，確定單據(jù)流轉(zhuǎn)的終點(diǎn)。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 34 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 審批層次 系統(tǒng)將按照審批層次定義的職位架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)單據(jù)的層層遞交。 北方光電的采購審批層次： 銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部部門經(jīng)理主管副總采購業(yè)務(wù)員 銷售業(yè)務(wù)員采購部部門經(jīng)理采購員總經(jīng)理銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部部門經(jīng)理采購業(yè)務(wù)員光電部門經(jīng)理銷售業(yè)務(wù)員精密光學(xué)部門經(jīng)理一攬子采購協(xié)議審批層次： 采購員采購部部門經(jīng)理采購員總部財(cái)務(wù)部經(jīng)理 生產(chǎn)基地的請(qǐng)購審批層次： 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 35 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 采購員生產(chǎn)部部門經(jīng)理采購員 生產(chǎn)基地的采購訂單、采購發(fā)放審批層次 : 基地總經(jīng)理本部財(cái)務(wù)經(jīng)理采購員生產(chǎn)部部門經(jīng)理采購員 審批樹 針對(duì)具體的審批權(quán)限大小建 立不同的審批組： 1) 對(duì)每一審批組，根據(jù)以下類型對(duì)審批組進(jìn)行限定： 單據(jù)總額：請(qǐng)購單或采購單的單據(jù)總額； 物品分類：可以審批的物品分類； 帳戶范圍：可以審批的賬戶范圍。 2) 對(duì)不同的職位分配已定義好的的審批組。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 36 公司機(jī)密，僅供內(nèi)部使用 審批人員 業(yè)務(wù)需求 北方光電 采購訂單審批人員包括：部門經(jīng)理、公司主管副總、公司總經(jīng)理 一攬子采購協(xié)議審批人員包括：采購部經(jīng)理 生產(chǎn)基地 請(qǐng)購單審批人員 包括生產(chǎn)部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、公司總經(jīng)理 采購訂單審批人員 包括生產(chǎn)部部門經(jīng)理 解決方案 在系統(tǒng)中設(shè)置以上與審批相關(guān)的職位，并在 HR模塊定義人員時(shí)，分配 至各自的職位。 這樣，系統(tǒng)將根據(jù)審批層次，按照職位傳遞單據(jù)，并聯(lián)系擔(dān)任職位的相關(guān)人員，實(shí)現(xiàn)單據(jù)在公司員工之間按照一定的規(guī)則進(jìn)行傳遞。 審批權(quán)限 業(yè)務(wù)需求 北方光電：（待定） 部門經(jīng)理： 0～ 400萬人民幣（含 400萬人民幣） 財(cái)務(wù)經(jīng)理：對(duì)供應(yīng)商存在預(yù)付款 主管副總： 400萬～ 800萬人民幣（含 800萬人民幣） 總經(jīng)理： 800萬人民幣以上 生產(chǎn)基地：（待定）