【正文】 否可以更改，如果更改，價格上限是多少，并可以進行該一攬子協(xié)議采購總額的控制。待生產(chǎn)基地需要該物品時在系統(tǒng)中對訂單進行發(fā)放。 生產(chǎn)基地： 生產(chǎn)基地的采購包括對總部建立的一攬子協(xié)議的發(fā)放、零星物料的采購等。采用系統(tǒng)的標準流程進行，即創(chuàng)建采購訂單 /采購發(fā)放、接收 、入庫。 訂單內容 業(yè)務需求 采購合同編碼： 1. 總部目前的幾個部門存在不同的采購訂單編碼規(guī)則，例如： 輕工部： QG020514F－ XX QG：輕工部； 02： 2021年； 05： 5月； 14：今年的第 14票號； F：業(yè)務員代碼； XX：客戶 機械部： N――表示國內采購； M――表示出口； A――年份； B――月、日 JX――機械部； E――員工名稱 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 27 公司機密，僅供內部使用 組合規(guī)則： N/MABJXE 舉例： N61220528JXF 表示：機械部員工張卓飛在 2021年 5月 28日的采購合同號 照明部與光電部沒有明確的采購訂單 編碼規(guī)則，業(yè)務員根據(jù)自己的喜好進行編制。 目前的點石系統(tǒng)可以打印采購訂單文本。 2. 生產(chǎn)基地 沒有采購訂單編碼。 采購訂單編碼規(guī)則有待統(tǒng)一。 采購訂單一般不存在外幣訂單。采購價格是含稅價，并且可以部分或全部退稅。 解決方案 北方光電 1. 采購訂單編號 不同于銷售訂單的訂單編號，采購訂單編號可以用于手工輸入，不僅將不同的采購業(yè)務類型分開，而且可以直接輸入進口合同號或相關聯(lián)的銷售合同號。采購業(yè)務類型的編號 : 編號 類型 描 述 訂單編號規(guī)則 1 自營出口業(yè)務 處理自營出口業(yè)務的國內采購業(yè) 務 引入的出口合同編號＋序號（－ 1） 3 自營進口業(yè)務 處理自營進口業(yè)務 自營進口合同號 4 進料加工不作價業(yè)務 處理不作價的進料加工業(yè)務 引入的出口合同編號 M（ 1， 2… ） 4 進料加工作價業(yè)務 處理作價的進料加工業(yè)務的原料采購和成品采購業(yè)務 原料采購：引入的出口合同編號 M(1,2… ) 成品采購：引入的出口合同編號 I(1,2… ) 5 代理進口業(yè)務 處理代理進口業(yè)務 進口合同號 6 內貿(mào)業(yè)務類型 處理內貿(mào)采購業(yè)務 實際的內貿(mào)合同編號 2. 為生產(chǎn)基地制定的長期框架合同編碼： 由于長期框架協(xié)議無須 跟任何銷售訂單關聯(lián)，建議一攬子采購協(xié)議編碼為采購員負責的產(chǎn)品代碼（ 2位）＋年月日（ 6位）＋兩位流水號。 生產(chǎn)基地 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 28 公司機密，僅供內部使用 1. 采購合同編號： 在發(fā)放一攬子采購協(xié)議時，系統(tǒng)將自動對發(fā)放進行流水編號 零星采購物料的采購申請編碼建議為采購員代碼＋年＋月＋日＋兩位流水號。其中采購員代碼按照采購員負責采購的物品類別確定。 北方光電與生產(chǎn)基地： 1. 采購訂單編號的錄入： 可以由業(yè)務員手工輸入采購合同編號。系統(tǒng)提供兩個字段輸入編號： 1）采購訂單號：主要業(yè)務和財務的統(tǒng)計參考字段。 2）說明：說明字段，可以錄入合同編號的參考信息。 2. 標準合 同文本的打印 建議方案如下： 系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內容僅限于供應商、采購物品編碼、單位、數(shù)量、單價、到貨日期、收貨地點等主要條款，而且格式較為較亂。 建議在外部系統(tǒng)中制作合同文本，例如 WORD，然后作為訂單附件附加在采購訂單上。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導出， OFFICE支持導出的 TXT格式文件，然后可以粘貼在 WORD或 EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。 訂單安全性 業(yè)務需求 北方光電 采購訂單由業(yè)務人員建立，經(jīng)過相應的審批后，最終與供應商簽訂采購合同。 具體的采購合同審批流程參見 BPR相關流 程與操作手冊文檔。 采購訂單審批之前，只有制定采購訂單的員工可以修改、取消。 生產(chǎn)基地 采購訂單由采購經(jīng)辦根據(jù)年初簽訂的長期框架協(xié)議訂立。由于各采購經(jīng)辦分別負責不同類別產(chǎn)品的采購，因此各采購經(jīng)辦之間沒有業(yè)務重疊，也不必相互查詢采購訂單的信息，不允許更改、取消其他業(yè)務員的采購訂單。部門經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購訂單。當標準訂單的價格不同于價格合同的價格時，需要部門經(jīng)理審批。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 29 公司機密，僅供內部使用 解決方案 系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對訂單可以進行什么樣的操作。考慮到安全層次運用“層次結構”時，可能在人員變動時發(fā)生審批 傳遞的問題，建議通過將采購訂單的菜單掛給相關的人員實現(xiàn)對安全性的控制。訪問層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內容，而無法對其他采購員制作的采購訂單進行修改、取消、關閉等操作。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 30 公司機密，僅供內部使用 7 采購接收與退貨 采購接收控制 業(yè)務需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品不存在物品的實際入庫，但財務上需要在貨物發(fā)運后，根據(jù)提單等在系統(tǒng)中記錄庫存，并結轉銷售成本，確認銷售收入。采購部為光電部進行的采購需要進自備庫，財務根據(jù)入庫通知單進行記帳。 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購物品發(fā)運前必須進行商檢，可能自行按批抽檢或要求第三 方檢驗。 采購部為光電部進行的采購區(qū)別供應商的合作情況，如果是長期供應商則不進行檢驗。檢驗可能在倉庫或工廠進行。 采購品沒有質量代碼，不允許替代品接收。貿(mào)易部（照明部） 中存在無訂單接收的情況，即在急需某種物品的情況下，可能先讓供應商發(fā)貨，再補采購訂單的情況。 采購接收數(shù)量誤差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會出現(xiàn)誤差，主要考慮裝柜的情況。允許接收日期誤差，在合同商定的誤差內都可以接受，超出誤差則協(xié)商處理。 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部一般不退貨，僅進行讓步賠償。光電部也采取先協(xié)商的方法，如果一定要退貨，則一般進行換貨。 由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回至供應商，在下筆業(yè)務中進行沖減。 生產(chǎn)基地 采購物品入庫前一般需要檢驗，由質保部對光學材料、金工結構、包裝材料、橡膠等進行抽檢，通過檢驗標準的則合格品接收入庫，不合格品退回供應商，并進行相應的記帳。檢驗結果在入庫單上進行記錄。對于未通過檢驗的貨物成批退回至供應商。 采購接收的數(shù)量差異沒有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于訂單數(shù)量，可以接收入庫，但不增加應付帳款；到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量時，與供應商協(xié)商處理。采購接收時間上沒有嚴格的規(guī)定，提前或一定程度的拖延都是可以接受的。 接收 客戶退貨時需要先接收，檢驗后方可入庫。檢驗屬于合格品的入成品庫，否則入不合格品庫。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 31 公司機密，僅供內部使用 解決方案 北方光電 考慮總部貿(mào)易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接入庫”的接收路徑。在系統(tǒng)中進行一步操作，即可完成接收與入庫。對于物品質量的現(xiàn)場檢驗則在系統(tǒng)外進行。 對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為 0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。 不允許替代接收，不允許無訂單接收。 接收單采用流水編號。 生產(chǎn)基地 生產(chǎn)材料接收入庫前都需要進行檢驗，建議采用“標準接收”的接收路徑。即在系統(tǒng)中進行兩步動作： 1) 接收，在系統(tǒng)中 生成接收單 2) 入庫，明確進入的子庫存，增加庫存數(shù)量與資產(chǎn) 如果需要記錄檢驗情況，可以錄入檢驗的不合格品數(shù)量，記錄質量等級等。 對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為 0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。 接收單據(jù)無需與采購訂單掛接，建議采用自動流水編碼。 采購退貨 業(yè)務需求 北方光電 貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購退貨很少發(fā)生。采購部為光電部進行的采購退貨可能在入庫前或入庫后進行。即使出現(xiàn)退貨，也不進行財務處理，而是根據(jù)雙方協(xié)商進行換貨等。 生產(chǎn)基地 如果整批貨物經(jīng)檢驗未達到合格標準，則不入庫退回供應商。 如果整批貨物雖然存在不合格品，但是達到合格標準的，將合格品入相應的資產(chǎn)類庫房，不合格品入不合格品庫，與生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格品一起退回供應商，進行換貨，對原采購訂單的應付帳款不產(chǎn)生任何影響。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 32 公司機密，僅供內部使用 解決方案 北方光電 1. 采購和銷售價格沒有變化的換貨 直接在應付模塊錄入運費等實際費用的發(fā)票。不在銷售模塊和采購模塊做任何記錄。 2. 采購和銷售價格有變化的換貨和其它退貨 對于這種情況，采購模塊分成兩筆業(yè)務處理。首先做一筆標準的采購退貨，再重新做一筆標準的采購訂單和接收。換貨流程： 1) 在銷售模塊做 RMA型退貨訂單，預定和審批通過 ； 2) 在采購接收中查找到該 RMA型退貨訂單，接收產(chǎn)生收據(jù)、建議采用直接入庫接收路徑進行接收； 3) 在采購模塊中做采購退貨，退回供應商。 4) 在應付模塊中做借項通知單，沖銷原采購合同的發(fā)票； 5) 取消原有采購訂單； 6) 采購業(yè)務員在系統(tǒng)中錄入新的采購訂單，正常接收、入庫； 7) 在應付模塊中重新做發(fā)票，匹配； 8) 在銷售模塊重新發(fā)貨 生產(chǎn)基地： 生產(chǎn)基地的退貨主要是將不合格品或廢品退回供應商。分兩種情況 1，退貨：供應商送來的物料經(jīng)過抽撿，或全檢有不合格品，可以直接退回供應商，或先入廢品庫，再退回供應商。 在應付模塊中做借項通知單，沖銷 原來的付款。 2，換貨：對財務的應收帳款等不產(chǎn)生任何影響，因此建議不在系統(tǒng)中進行記錄。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 33 公司機密，僅供內部使用 8 審批管理 審批流程 業(yè)務需求 北方光電 北方光電不存在請購流程 采購訂單審批流程 各部門業(yè)務員 部門經(jīng)理 主管副總 公司總經(jīng)理 一攬子采購協(xié)議審批流程 采購部業(yè)務員 總部財務經(jīng)理采購部經(jīng)理 生產(chǎn)基地 請購審批流程 采購經(jīng)辦 生產(chǎn)部經(jīng)理 采購訂單與一攬子協(xié)議發(fā)放的審批流程 采購經(jīng)辦 生產(chǎn)部經(jīng)理 基地總經(jīng)理 本部財務經(jīng)理 解決方案 系統(tǒng)通過審批層次樹實現(xiàn) 審批單據(jù)的流轉，并對審批權限按照審批組進行劃分，確定單據(jù)流轉的終點。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 34 公司機密，僅供內部使用 審批層次 系統(tǒng)將按照審批層次定義的職位架構，實現(xiàn)單據(jù)的層層遞交。 北方光電的采購審批層次： 銷售業(yè)務員貿(mào)易一部部門經(jīng)理主管副總采購業(yè)務員 銷售業(yè)務員采購部部門經(jīng)理采購員總經(jīng)理銷售業(yè)務員貿(mào)易二部部門經(jīng)理采購業(yè)務員光電部門經(jīng)理銷售業(yè)務員精密光學部門經(jīng)理一攬子采購協(xié)議審批層次： 采購員采購部部門經(jīng)理采購員總部財務部經(jīng)理 生產(chǎn)基地的請購審批層次： 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 35 公司機密，僅供內部使用 采購員生產(chǎn)部部門經(jīng)理采購員 生產(chǎn)基地的采購訂單、采購發(fā)放審批層次 : 基地總經(jīng)理本部財務經(jīng)理采購員生產(chǎn)部部門經(jīng)理采購員 審批樹 針對具體的審批權限大小建 立不同的審批組： 1) 對每一審批組，根據(jù)以下類型對審批組進行限定： 單據(jù)總額：請購單或采購單的單據(jù)總額； 物品分類：可以審批的物品分類； 帳戶范圍：可以審批的賬戶范圍。 2) 對不同的職位分配已定義好的的審批組。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 36 公司機密，僅供內部使用 審批人員 業(yè)務需求 北方光電 采購訂單審批人員包括：部門經(jīng)理、公司主管副總、公司總經(jīng)理 一攬子采購協(xié)議審批人員包括：采購部經(jīng)理 生產(chǎn)基地 請購單審批人員 包括生產(chǎn)部門經(jīng)理、財務經(jīng)理、公司總經(jīng)理 采購訂單審批人員 包括生產(chǎn)部部門經(jīng)理 解決方案 在系統(tǒng)中設置以上與審批相關的職位，并在 HR模塊定義人員時，分配 至各自的職位。 這樣，系統(tǒng)將根據(jù)審批層次，按照職位傳遞單據(jù)，并聯(lián)系擔任職位的相關人員，實現(xiàn)單據(jù)在公司員工之間按照一定的規(guī)則進行傳遞。 審批權限 業(yè)務需求 北方光電：（待定） 部門經(jīng)理： 0～ 400萬人民幣（含 400萬人民幣） 財務經(jīng)理：對供應商存在預付款 主管副總： 400萬～ 800萬人民幣（含 800萬人民幣） 總經(jīng)理： 800萬人民幣以上 生產(chǎn)基地：（待定）