【導讀】——通過本課程，您能學到什么？時間管理這門課程也可以稱作優(yōu)先管理。受更加舒適的生活。產生的不自覺的反應。據有關專家的統(tǒng)計，人的一生，如果按照目前的平均年齡80歲來計算，每一個人的一生有3萬天左右的時間。從22歲到40歲左右在為自己的生活和事業(yè)奮斗。70歲到80歲，可能就是在跟死神苦斗。40歲以后，用錢去換命。按照一年365天計算，減去100多天的假期及事假生病的時間，還剩下240. 8點半到9點半清理前一天積壓的工作需要一個。2點到4點又是相互溝通與協(xié)調。人們一般都認為，這群螞蟻會團團圍住這塊奶酪，前面的螞蟻向前拉，兩邊的螞蟻。和后面的螞蟻向前推，齊心協(xié)力就把這塊奶酪搬到它們的洞里去了。動物學家發(fā)現，當一群螞蟻把一塊奶酪搬回去的時候。向前拉，兩邊的螞蟻在向前搬；而后面的螞蟻在往后拽，爬在奶酪上的螞蟻在徒增這塊奶酪的重量?！羰廊巳舯唤袢绽郏瑸槭敲绹鼽c軍校式的必讀的課程，下面將對此進行系統(tǒng)地講解。

　　

【正文】 _________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 42 第八講 優(yōu)先管理（下） 控制方方面面對時間的干擾 來自上司的干擾往往是最難控制的，上司的干擾既不能拒絕也不能回避，還必須和顏悅色地把寶貴的時間讓給他。 即使這樣，也可以通過一定的方式來減少上司的干擾。 ? 讓上司清楚知道你的工作目標 通過溝通，通過年度經營計劃，通過一些會議，一定要很清楚地讓你的上司知道，你的工作是什么。你這一周、這個月、這個季度、今年的工作是什么。 上司知道了你的工作才有可能不給你添加 干擾你工作的事情。 ? 主動地約見你的上司以減少干擾 主動約見你的上司，就會由被動變主動，避免上司給你添加計劃外的任務。 減少上司對你的時間干擾需要做到，依據對公司的理解制定自己的目標計劃并讓上司知道這些；主動約見上司，讓他理解你的工作。這就是管理上司的文化，我們把它叫做香蕉文化。 來自同事的干擾，跟來自上司的干擾的性質不一樣，大家都是同事，這種干擾最難推卻。同事的干擾往往是即興的，沒有預謀，是經常容易把你的時間割裂掉的。 有效避免同事干擾的方法： ? 如果有人找你就站起來接待他 這 種迎接方式會使來打擾你的同事感到不安而退卻。 ? 公司設立人人安靜一小時制度 時間不夠，是因為很多時間被割裂，使本來完整的時間變成一些零零碎碎的時間。人人安靜一小時要求，在這個時間段里，每個人都自覺遵守，不要輕易去找別人。 下屬的干擾往往會把你太多的時間占據掉，但是，人們往往會忽視下屬的干擾，原因在于人們認為下屬的干擾是天經地義的。 作為上司不應以凡事都由自己做主就覺得很有尊嚴，事無巨細地處理下屬遞上來的事情，倒成了下屬所提供事件的奴隸，為下屬所制。若認識不到這一點是很可悲的。 避免 下屬干擾的方式有： ? 安排固定時間供下屬匯報工作； ? 保留固定時間供下屬討論問題； ? 安排其他時間處理非緊急事件。 來自自己的干擾往往很難覺察，例如沒有目的的游逛，與下屬聊天，各種不良的習慣，發(fā)呆或者拖延等。 有效的方法是保持清醒的頭腦，學習管理和控制自己，并且爭取做到“己所不欲，勿施于人”。 要排除干擾就需要對干擾與非干擾有所區(qū)分，判斷干擾要從以下幾個方面入手： ? 是否經常會有人打擾你的工作 這是判斷干擾是否存在的前提條件，經常有人打擾，就有干擾存在。 ? 是否清楚別人打擾你的目的 明白了別人打擾的目的，就能很容易地分清這個人是來工作，還是來調侃。 ? 目的、程序、制度是否明確 有了明確的目的、程序、制度就能有效地避免干擾的出現。 ? 緊急突發(fā)狀況是否經常出現 緊急突發(fā)狀況并不經常出現，如果緊急突發(fā)狀況很多，就要警惕干擾的存在。 ? 發(fā)揚香蕉文化，杜絕推諉。香蕉文化是一種非常好的文化，可以通過香蕉文化，有效地管理你的上司，使上上下下的工作目標清晰，職責明確； ? 界定工作的職責，在公司里要采用無邊界化的管理。不要強化部門與部門之間的邊界 ，而是要淡化這種邊界，以確定的工作程序來優(yōu)化工作流程，用工作流程去拉動部門之間的配合。 第九講 “西瓜”與“芝麻” “丟了西瓜揀回芝麻”是一句俗語。從企業(yè)經營的角度去理解，它形容有些人做了那些低回報的工作而放棄了高回報的工作。 為什么只揀“芝麻”不抱“西瓜” “芝麻” 每一個人在人生的旅途中，總是會遇到一些“西瓜”，也會遇到很多的“芝麻”。這時，每個人的腦子里都會想著如何得到“西瓜”，但是很奇怪，在行動上人們往往是在撿“芝麻”。 為什么人們熱衷于揀“芝麻”呢？因為揀“芝 麻”很容易，每揀到一個“芝麻”就會有一定的成就感，在短期內獲得滿足，很過癮。何況抱“西瓜”不如揀“芝麻”省力，不如揀“芝麻”來得快。所以人們雖然向往抱“西瓜”，但是“芝麻”的誘惑讓他們控制不住。 2.“西瓜”與“芝麻”的區(qū)分 ? “芝麻”與“西瓜”不可兼得 在相同的時間內，人只能做一件事情，就是說要揀“芝麻”還是要抱“西瓜”只能選擇一種，如果揀“芝麻”就不會再有時間抱“西瓜”，如果抱“西瓜”就不可能再有時間揀“芝麻”。揀“芝麻”與抱“西瓜”不可兼得。 因此，在單位的時間內，你必須做出是要揀“芝麻”還是要 抱“西瓜”的選擇。 ? “西瓜”與“芝麻”的區(qū)分 當然在選擇揀“芝麻”還是抱“西瓜”之前，首先要對“西瓜”和“芝麻”進行區(qū)分，看哪些事情是“西瓜”，哪些事情是“芝麻”。 工作按照回報的高低可以分成兩類，一類是低回報的工作，另一類是高回報的工作?！爸ヂ椤钡幕貓罅h遠低于“西瓜”，所以，“芝麻”就是指那些低回報的工作。“西瓜”的回報力遠遠大于“芝麻”，所以，“西瓜”就是指那些高回報的工作。 【自檢 51】 怎樣分辨您生活和工作中的“西瓜”和“芝麻”？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 51 效率和效益雖然只有一字之差，但是在內容上卻有著很大的差別。人們對于“西瓜”的追求，實際上就是對于效益的追求。 【案例】 有一位經濟學家做了一個實驗。他在銀行兌換了 100 張錢。這 100 張錢里有 99 張是 1 元的，有 1 張是 100元的。他拿著這 100 張錢來到一個大商場前，先說明了這 100 張錢的情況，然后撒了出去。人們都上前哄搶，這時就會發(fā)現，大家?guī)缀醵汲?1張 100 元鈔票跑過去，去搶那張 100 元的鈔票。 因為大家都清楚就是把所有的 1 元鈔票搶到手，也不如那 1 張 100 元的多。一張一張地揀小鈔比搶那 1張 100元大鈔費力多了，更何況，根本就不可能把所有 1 元 1 張的鈔票都搶到手。 案例分析：這是普通人對于效率和效益的理解。很明顯，一張一張地揀一 元的鈔票效率很高，但是效益很低；去搶那張 100元的大鈔，效率會不如揀一元的小鈔，但是，能夠拿到就會產生很大的效益。 由此可見，追求效率是戰(zhàn)術層面的問題，追求效益是戰(zhàn)略層面的問題，后者才是大家追求的真正目的。追求效率是指把問題做對，追求效益是去做對的事情。做對的事情，有一定的效率，就會產生很大的回報；如果把事情做錯了，效率即使很高，回報也會很低。 怎樣獲取“西瓜” ? 目標與計劃的關系 工作不能沒有目標的設定，設定了目標如果沒有計劃就會變成不切實際的空想。 計劃的制定必須要考慮目標的 期望值，必須要考慮資源的配置情況，把兩者結合起來考慮才能夠制定出切實可行的計劃。目標和計劃必須設定最后的期限，不能無限期地拖延。 ? 利用第二象限實現目標 【案例】 某企業(yè)確定了年利潤 100 萬元的目標以后，就朝著 100 萬元的目標猛沖，把其他問題都留在后面。它逢山開路，遇水架橋，兵來將擋，水來土掩。一開始進展得挺快，到最后是強弩之末，由于其他因素的制約，不僅沒有盈利，反而虧損了。 實現目標合理的方法是在目標確定以后，對目標的實現要有一個規(guī)劃。然后對技術資源以及企業(yè)的資金進行整合，這樣才能使企業(yè)以持續(xù)的發(fā)展 狀態(tài)實現目標。 案例分析：這個企業(yè)的做法是時間管理的第三象限的做法，做了好多緊急但是不重要的事情，所以出現了欲速不達的情況。 第二象限是那些重要但不緊急的事情，這一象限的投資效益最大，要實現確定的目標，投資第二象限能夠獲得強勁的執(zhí)行力。 為達到目標就要對其進行有效地執(zhí)行，首先要保證充足的時間，然后需要做充分的準備和詳細的計劃。 ? 按時執(zhí)行完成每一項工作； ? 會客必須在規(guī)定時間之內； ? 會議前必須擬定會議提綱； ? 準備完整資料提供給客戶。 實現高效率 需要合理地調整時間以及進行資源的分配。確定工作順序首先要確定應該做什么事情，然后確定為什么去做，用什么標準來做。下一步就是確定什么時間開始，都有什么人參加，怎么樣分配時間。 良好的工作習慣對于高效率的工作來說是必不可少的。工作環(huán)境中各種資源的合理配置及有條理的習慣，能夠使工作得心應手。 ? 把所有的文件從桌子上清走； ? 把名片放在一個固定的地方； ? 把重要文件放在固定的地方； ? 建立電腦及文件的歸檔系統(tǒng)； ? 重新歸類未審批處理的文件； ? 徹底整理辦公桌及電腦文件。 維持性工作是做了以后，只不過是昨天工作的重復，沒有任何的新意，不會因此而發(fā)財，也不會因此而得到升遷，是平行移動的工作。另外一類工作是發(fā)展性工作，就是在去做這件事情的時候，有機會向高處移動，會獲得更好的升遷，更好的回報。 【案例】 有一位世界著名的青年科學家經歷了一個很不平凡的歷程。她小學五年級的時候，遇上文化大革命，被下放到農村去養(yǎng)豬。在農村的時候，她始終沒有放棄對學習的渴望，邊放豬邊自學。國家恢復高考后，憑借堅強的毅力只有五年級學歷的她考上了大學。四年以后，她以全班第一名的成績 畢業(yè)。 時隔不久，她有了一個到澳大利亞墨爾本大學學習的機會。在澳大利亞的墨爾本大學，她為了掙夠學費及生活費用，一天打三份工。白天中午去給人家做清潔工，下午給人家整理花園，晚上伺候一個大小便失禁的老太太。在墨爾本大學畢業(yè)后又讀了博士?，F在是中國某大學的博士生導師，成了世界著名的青年科學家。 案例分析：這位女士能夠有這么大的成就，就是因為她能夠在自己現有的工作中找到發(fā)展性的亮點。她在農村邊放豬邊自學，放豬是她的維持性工作，學習是她的發(fā)展性的亮點。當機會到來的時候，她發(fā)展性的亮點就變成了改變她的身份的魔棒。 【自檢 52】 怎樣對待您工作中的維持性和發(fā)展性工作？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 52 高回報的 活動本來就少，我們節(jié)約出來大量的時間，也不過是為了把高回報的事情做好，因此，高回報的活動要認真對待。 ? 以高回報為原則安排低回報項目 在高回報的項目短缺的情況下，可以花一些時間，爭取把低回報項目的回報率發(fā)揮到最大。 ? 集中精力保持高回報的重點目標 目標也有主次大小之分。應該集中精力確保大的目標、主要目標的實現。 ? 放寬最后期限，使它被特殊化 高回報活動中的重要目標如果不能按期完成的話，可以適當延長期限，使它特殊化。這樣就能夠吸引足夠的注意力去解決它。 ? 目標分解，循序漸進，逐步達成 在大目標難以實現 的情況下，可以把大目標進行分解，分成若干個小目標，然后逐個解決。 ? 尋求幫助，團隊合作，利益共享 “三人齊心，其力斷金”，善于合作的人才能夠做成大的事情。 ? 用精力高峰時間解決高回報工作 每個人在一天里總會有精神最好的時候和精神最差的時候。要用精力處于高峰的時間做好高 回報的工作。 ? 自我激勵，自我回報，自我激發(fā) 高回報的活動往往有一個較長的期待過程，要保持持續(xù)的良好的精神狀態(tài)，需要自我激勵、自我回報、自我激發(fā)。 ? 保持溝通，承擔責任，全速前進 保持與其他人員的溝通，互相激勵，全速前進。 處理低回報活動 低回報的活動，有些是沒有必要做的活動，有些是不得不做的活動，有些是瑣碎的活動。它們的回報率都很低，可以用不同的方式進行處理。 ? 忽略它們，釋放你的時間 時間有限，注意力也有限，意義不大的事情完全可以“睜一只眼，閉一只眼”。 ? 簡化它們，將它們系統(tǒng)化 有些活動既復雜又回報率低，在必須去做的情況下，就去簡化它。如果這件事情很凌亂，就想辦法把它系統(tǒng)化。簡化了的和系統(tǒng)化了的事情就會比較容易處理。 ? 降低標準，不必追求完美 有些回報率低的事情沒有必要太認真，也沒有必要把它做得很完美。好鋼不要用在 刀背上。 ? 放棄它們，舍棄一些事情 沒有必要做的事情干脆不要去做，舍棄做回報率低的事情，才能有做那些回報率高的事情的時間。 ? 花錢請人，交給別人來做 古語云：君子性非異也，善假于物也。聰明的人會把這些低回報的事情交給別人去做。 ? 工作分類，在其他時間做 瑣碎無序的事情應該先分類，然后抽出一定的時間集中完成。 如何避免揀“芝麻” 時間的有效管理可以避免揀“芝麻”的活動，時間有效管理的前提是有一個良好的時間記錄。停止揀“芝麻”活動是破，時間記錄是立，一破一立就能幫助人們確定高回報的工作并把它做好。 “芝麻”的活動 停止揀芝麻的活動需要做到： ? 把相同的事情進行分類 把那些瑣碎的事情進行分類，然后集中一定的時間處理這些雞毛蒜皮的事情。 ? 看清楚前進的方向