【正文】 得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。 　　 現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。其實(shí)二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。 　　 請思考下面的問題： 　　 你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？ 　　 這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下： 　　改善人際關(guān)系。 　　改善事先準(zhǔn)備工作。 　　更周詳?shù)匾?guī)劃與組織。 　　善待自己。 　　抓住機(jī)會。 　　充實(shí)自我。 　　增進(jìn)能力。 　　 這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項(xiàng)，為什么不身體力行呢？大家好！我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了時間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。 　　急迫性指數(shù)測驗(yàn) 　　 選取出你最可能作出的反應(yīng)行為或態(tài)度（A=從不；B=有時候；C=常常） 　　我在壓力之下表現(xiàn)最好。 （ ） 　　我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（ ） 　　我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊(duì)。 （ ） 　　我休息時會覺得不安。 （ ） 　　我似乎永遠(yuǎn)在趕時間。 （ ） 　　我常為了完成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。 （ ） 　　我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。 （ ） 　　我在做一件事時常會想到另一件事。 （ ） 　　我處理危機(jī)時表現(xiàn)最好。 （ ） 　　處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺得有成就。（ ） 　　1我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時間。 （ ） 　　1當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。 （ ） 　　1我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ） 　　1我常邊工作邊吃飯。 （ ） 　　1我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 　　1一天下來辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會很有成就感。（ ） 　　 “A”總數(shù)： “B”總數(shù)： “C”總數(shù)： 總得分： 　?。ˋ=0分；B=2分；C=4分） 0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強(qiáng)烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴(yán)重急迫性的程度。 　　 原則之四：合理地安排時間 　　 首先我們來看看穆爾的故事： 　　案例 穆爾于1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。當(dāng)時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標(biāo)。當(dāng)穆爾逐漸對工作感到得心應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認(rèn)大部分的業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余20%的客戶。 　　 結(jié)果如何？第一年，他就實(shí)現(xiàn)了月薪1000美元的目標(biāo)，第二年便輕易地超越了這個目標(biāo)，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當(dāng)了凱利穆爾油漆公司（KellyMoore Paint Company)的董事長。 　　 這個故事除了告訴我們樹立正確的目標(biāo)的重要性，還體現(xiàn)了巴列特定律（也稱80/20原理）：總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的 　　 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。舉例說明： 　　 80%的銷售額是源自20%的顧客； 　　 80%的電話是來自20%的朋友； 　　 80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品； 　　 80%的財富集中在20%的人手中； …… 　　 再舉個例子，傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。當(dāng)你使用冷凍庫時，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷凍庫的機(jī)率高達(dá)80%，使用冷凍庫的機(jī)率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼?；诖?，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計(jì)上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調(diào)，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數(shù)。不難發(fā)現(xiàn)，這種設(shè)計(jì)就是利用了80/20原理。 　　 80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因?yàn)榫退隳慊?0%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因?yàn)檎莆樟诉@些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。 　　 掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計(jì)劃不致偏差。一旦一項(xiàng)工作計(jì)劃成為危機(jī)時，犯錯的幾率就會增加。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇?；但是有效進(jìn)行時間管理的人，總是確保最關(guān)鍵的20%的活動具有最高的優(yōu)先級。 　　 原則之五：與別人的時間取得協(xié)作 　　 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是團(tuán)體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協(xié)作。 　　 認(rèn)清并適應(yīng)組織的節(jié)奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構(gòu)想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預(yù)算后才提出你的構(gòu)想，你可能就不會有太好的運(yùn)氣，可能要等到幾個月后，你的構(gòu)想才會被慎重考慮，甚至可能會一不小心扔到垃圾桶里去！ 　　 同樣地，當(dāng)我們需要到某一部門去參觀學(xué)習(xí)，也需要提前與該部門人員進(jìn)行預(yù)約，雙方共同達(dá)成一個有關(guān)時間、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 　　 大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應(yīng)該站在對方的角度考慮問題，嚴(yán)格要求自己，提前做好計(jì)劃與安排，與他人的時間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！ 　　 原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 　　 我們在成長的過程中，常被各種紀(jì)律所束縛，“沒有規(guī)矩、不成方園”，因?yàn)橛屑o(jì)律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強(qiáng)調(diào)紀(jì)律與規(guī)則。 　　 世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過世為止，終其一生的作曲數(shù)量都是非常固定的，甚至可以用代數(shù)程式來計(jì)算。 　　 歷史學(xué)家梅爾克朗茲勃呆在辦公室里的每個早上都寫10封信；杰出的演說學(xué)家喬查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13個電話，星期三、四則是12個，星期五則是用來打電話給這個禮拜沒有聯(lián)絡(luò)上的人。 　　 很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字?jǐn)?shù)。這個方法很有效，假如你養(yǎng)成每天寫1000字的習(xí)慣，連續(xù)一個月后，寫1000字便易如反掌。接著你可以增加字?jǐn)?shù)到大概1200字，過十幾天后，或許可再增加幾百字。 　　 因此，我們說，制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個方面： 　　在進(jìn)行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止。 　　即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標(biāo)。 　　由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間的方式和狀況。 　　 分析自己使用時間的方式和狀況 　　 大多數(shù)人不喜歡好好地了解自己，逃避現(xiàn)實(shí)比觀