【導(dǎo)讀】江蘇地稅電子檔案管理系統(tǒng)。二○一一年九月十六日

　　

【正文】 應(yīng)，方便查找。 四、操作 流程 及 界面 要求 提供文書檔案立卷 界面 ： 界面 上部包括查詢條件組合區(qū)域，立卷按鈕； 界面 下部提 供查詢結(jié)果展示區(qū)域；查詢條件組合區(qū)域中提供檔案年度等條件字段輸入?yún)^(qū)域，用戶輸入條件后（年度），觸發(fā)查詢刷新查詢結(jié)果展示區(qū)域，列表中顯示需要立卷的當(dāng)前年度現(xiàn)行文書的文件級(jí)檔案。點(diǎn)擊立卷按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)檔案立卷規(guī)則自動(dòng)生成室編件號(hào)以便檔案進(jìn)行自動(dòng)歸檔 ，要注意現(xiàn)在的文書檔案是按件歸檔 。 提供業(yè)務(wù)檔案立卷 界面 ： 界面 上部包括查詢條件組合區(qū)域、查詢按鈕，歸檔按鈕； 界面 下部提供查詢結(jié)果展示區(qū)域；查詢條件組合區(qū)域中提供全宗號(hào)、年度、分類類目等條件字段輸入?yún)^(qū)域，用戶輸入條件后（條件必輸），點(diǎn)擊查詢按鈕，觸發(fā)查詢刷新查詢結(jié)果 展示區(qū)域。審核是否需要立卷的 業(yè)務(wù)檔案 文件級(jí)信息， 業(yè)務(wù)檔案文件一年只能立卷一次 。點(diǎn)擊立卷按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)檔案立卷規(guī)則自動(dòng)生成案卷號(hào)、檔號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào) 以便檔案進(jìn)行自動(dòng)歸檔，注意：按戶歸檔一戶納 41 稅人只生成一個(gè)案卷號(hào)。 一般 檔案歸檔流程 ， 提供檔案歸檔 界面 ： 界面 上部包括查詢條件組合區(qū)域、查詢按鈕，歸檔按鈕； 界面 下部提供查詢結(jié)果展示區(qū)域、復(fù)選框；查詢條件組合區(qū)域中提供檔案分類、年度等條件字段輸入?yún)^(qū)域，用戶輸入條件后（檔案分類必輸），點(diǎn)擊查詢按鈕，觸發(fā)查詢刷新查詢結(jié)果展示區(qū)域，默認(rèn)復(fù)選框?yàn)檫x中，應(yīng)注意的是，業(yè)務(wù)檔案 和系統(tǒng)自動(dòng)生成的文書檔案將不出現(xiàn)在列表中。 選擇需要?dú)w檔的列表（把不需要?dú)w檔的記錄的復(fù)選框取消），點(diǎn)擊歸檔按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)選中的記錄進(jìn)行歸檔操作。注意：如果選擇的是文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，則歸檔的時(shí)候，系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)未立卷的數(shù)據(jù)先做立卷操作，然后再自動(dòng)歸檔。 文書檔案歸檔流程：（ 1）選擇歸檔年度； (2) 室編件號(hào)自動(dòng)生成規(guī)則：首先判斷保管期限，保管期限為空則不能歸檔，相同保管期限排在一起；其次比較分類號(hào)，相同的分類號(hào)排在一起；最后比較成文日期，按從小到大排序； (3)附件的處理：一是將附件的文件標(biāo)題，寫入批復(fù)文件的 “附件標(biāo)題”中，批復(fù)文件的載體數(shù)量應(yīng)為請(qǐng)示和批復(fù)頁數(shù)的總和；（ 4）點(diǎn)歸檔后自動(dòng)生成在檔案庫中新建該年度的檔案庫，并寫入數(shù)據(jù)，其中全宗號(hào)，年度、室編件號(hào)，附件標(biāo)題（如有附件），全文標(biāo)識(shí)為自動(dòng)生成；（ 5）自動(dòng)歸檔應(yīng)重復(fù)做，但需要給提示； （ 6）設(shè)置手動(dòng)調(diào)整功能。 業(yè)務(wù)檔案歸檔流程： (1)選擇需要?dú)w檔的全宗號(hào)，年度，和分類類目；（ 2）案卷號(hào)的生成規(guī)則：首先判斷保管期限，保管期限為空不 42 歸檔，相同保管期限放在一起；其次比較分類號(hào)，相同的分類號(hào)排在一起；最后比較稅務(wù)管理碼，按稅務(wù)管理碼從小到大排列，稅務(wù)管理碼相同的則 按類目順序排列。 五 、輸出要求 提供打印預(yù)覽和打印功能，支持將界面內(nèi)容以 EXCEL 格式 導(dǎo)出 ，支持以原錄入文件格式進(jìn)行導(dǎo)出。 檔案鑒定變更 檔案鑒定變更，是對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案文件、 檔案 的保管期限、密級(jí)做更改處理。包括檔案文件鑒定變更，檔案案卷鑒定 變更 兩類。檔案文件鑒定變更是用于對(duì)文件的保管期限和密級(jí)變更的鑒定管理，檔案案卷鑒定 變更 是用于對(duì)案卷的保管期限和密級(jí)變更的鑒定管理。 一、 操作人員 權(quán)限 范圍 僅限 檔案部門 管理人員使用 ,修改范圍為 已經(jīng)歸檔的 檔案。 二 、概要流程圖 無 。 三 、 業(yè)務(wù)規(guī)則 對(duì)需要變更的檔案 進(jìn)行鑒定修改。 四、操作 流程 及 界面 要求 提供檔案鑒定變更 界面 ： 界面 上部包括查詢條件組合區(qū)域、查詢按鈕； 界面 下部提供查詢結(jié)果展示區(qū)域、每條記錄單獨(dú)的編輯按鈕；查詢條件組合區(qū)域中提供檔案分類、年度等條件字段輸入?yún)^(qū)域，用戶輸入條件后（檔案分類必 43 輸，默認(rèn)為文書檔案），點(diǎn)擊查詢按鈕，觸發(fā)查詢刷新查詢結(jié)果展示區(qū)域。點(diǎn)擊相應(yīng)記錄的編輯按鈕時(shí)，進(jìn)入案卷級(jí)鑒定變更 界面 。注意：如果檔案分類是有案卷級(jí)和文件級(jí)的，則顯示案卷級(jí)數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊相應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)進(jìn)入相應(yīng)的案卷對(duì)應(yīng)的文件明細(xì)操作 界面 。在文件明細(xì)操作 界面 中提供選中案卷對(duì)應(yīng)的文件列表 ，每條記錄對(duì)應(yīng)單獨(dú)的編輯按鈕。點(diǎn)擊編輯按鈕時(shí)進(jìn)入相應(yīng)的文件級(jí)鑒定變更 界面 。 案卷級(jí)鑒定變更 界面 中提供該案卷的案卷信息，保存按鈕，但只有保管期限和密級(jí)字段允許編輯。編輯完畢后，點(diǎn)擊保存按鈕，觸發(fā)保存操作，進(jìn)入保存結(jié)果 界面 。 文件級(jí)鑒定變更 界面 中提供該文件的文件信息，保存按鈕，但只有保管期限和密級(jí)字段允許編輯。編輯完畢后，點(diǎn)擊保存按鈕，觸發(fā)保存操作，進(jìn)入保存結(jié)果 界面 。 保存結(jié)果 界面 顯示保存的結(jié)果信息，并提供返回按鈕，點(diǎn)擊返回時(shí)回到檔案鑒定變更 界面 。 五 、輸出要求 提供打印預(yù)覽和打印功能，支持將界面內(nèi)容以 EXCEL 格式 導(dǎo)出 ，支持以原錄入文件格式進(jìn)行導(dǎo)出。 檔案銷毀 檔案銷毀，即對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案做銷毀處理。已銷毀的檔案，不再作為有效數(shù)據(jù)出現(xiàn)在查詢統(tǒng)計(jì)中。 一、 操作人員 權(quán)限 范圍 檔案部門 管理人員 和檔案銷毀審批人員使用 , 銷毀 范圍為 已經(jīng) 44 立卷的 檔案。 二 、概要流程圖 三 、 業(yè)務(wù)規(guī)則 對(duì)保管期限已經(jīng)屆滿的檔案，由檔案部門生成清冊(cè)，提請(qǐng)審批人員審批后進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)要有本單位指定的監(jiān)銷人員。 檔案銷毀包括檔案銷毀（文件），檔案銷毀（案卷 ）兩類，檔案銷毀（文件）是用于對(duì)文件銷毀鑒定管理，檔案銷毀（案卷）是用于對(duì)案卷銷毀鑒定管理。 四、操作 流程 及 界面 要求 檔案部門生成銷毀清冊(cè) 組織原件銷毀 審批人審批 電子檔案?jìng)浞? 電子檔案銷毀 一年后自動(dòng)清空備份數(shù)據(jù) 結(jié)束 45 檔案銷毀流程： （一）對(duì)保管期限已經(jīng)屆滿的檔案，生成銷毀清冊(cè)，由檔案部門人員審核并填寫銷毀意見，提交審批人審批。 （二）審批人在接到檔案部門申請(qǐng)后，填寫審批意見，提交結(jié)束流程。 （三）檔案部門人員在審批人同意后，組織銷毀檔案原件，銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人員參加。對(duì)審批不同意銷毀的不再重復(fù)生成清冊(cè)，打上過期標(biāo)記。 （四）在檔案原件銷毀后，對(duì)電子檔案系統(tǒng)相關(guān)信息進(jìn)行刪除，并生成銷毀結(jié)果，銷毀結(jié)果界面需要 填寫監(jiān)銷人姓名，刪除后該信息不再參與電子檔案系統(tǒng)中的各項(xiàng)查詢或操作，為防止誤銷毀，對(duì)其信息需在數(shù)據(jù)庫另備份副本存儲(chǔ)一年，一年后由程序自動(dòng)清空備份信息，不需要檔案部門人員另行操作。對(duì)誤刪除的恢復(fù)工作由電子檔案系統(tǒng)管理員操作。 檔案銷毀操作界面： 界面 上部包括查詢條件組合區(qū)域、查詢按鈕； 界面 下部提供查詢結(jié)果展示區(qū)域、每條記錄單獨(dú)的銷毀按鈕；查詢條件組合區(qū)域中提供檔案分類、年度等條件字段輸入?yún)^(qū)域，用戶輸入條件后（檔案分類必輸，默認(rèn)為文書檔案），點(diǎn)擊查詢按鈕，觸發(fā)查詢刷新查詢結(jié)果展示區(qū)域。點(diǎn)擊相應(yīng)記錄的銷毀按鈕時(shí)， 進(jìn)入案卷級(jí)銷毀 界面 。注意：如果檔案分類是有案卷級(jí)和文件級(jí)的，則顯示案卷級(jí)數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊相應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)進(jìn)入相應(yīng)的案卷對(duì)應(yīng)的文件明細(xì)操作 界面 。在文件明細(xì)操作 界面中提供選中案卷對(duì)應(yīng)的文件列表，每條記錄對(duì)應(yīng)單獨(dú)的銷毀按鈕。點(diǎn) 46 擊銷毀按鈕時(shí)進(jìn)入相應(yīng)的文件級(jí)銷毀 界面 。案卷級(jí)銷毀 界面 中提供該案卷的案卷信息，銷毀按鈕，點(diǎn)擊銷毀按鈕，觸發(fā)銷毀操作，進(jìn)入銷毀結(jié)果 界面 （銷毀操作為將該記錄的狀態(tài)標(biāo)志置為銷毀狀態(tài)）。文件級(jí)銷毀 界面 中提供該文件的文件信息，銷毀按鈕，點(diǎn)擊銷毀按鈕，觸發(fā)銷毀操作，進(jìn)入保存結(jié)果 界面 （銷毀操作為將該記錄的狀態(tài)標(biāo)志置為銷 毀狀態(tài)）。 銷毀結(jié)果 界面 顯示銷毀的結(jié)果信息，并提供返回按鈕，點(diǎn)擊返回時(shí)回到檔案銷毀 界面 。 五 、輸出要求 提供打印預(yù)覽和打印功能，支持將界面內(nèi)容以 EXCEL 格式 導(dǎo)出 ，支持以原錄入文件格式進(jìn)行導(dǎo)出。 4 檔案利用 檔案利用是對(duì)已經(jīng)錄入檔案管理系統(tǒng)的檔案進(jìn)行加工利用的總稱，包括檔案查詢、檔案統(tǒng)計(jì)和檔案調(diào)閱管理。 一、 操作人員 權(quán)限 范圍 調(diào)閱管理權(quán)限范圍：本單位內(nèi)部人員及外部人員可申請(qǐng)調(diào)閱查詢權(quán)限范圍外的檔案。 檔案查詢、檔案統(tǒng)計(jì)權(quán)限范圍：本單位內(nèi)部人員按設(shè)定的權(quán)限進(jìn)行查閱，原則上不能查閱高于操作人員本級(jí)機(jī)關(guān)的檔案。 二 、 結(jié)構(gòu)圖 47 檔案查詢 檔案 查詢 是 對(duì)錄入系統(tǒng)的檔案信息 ，通過查詢條件 提供 給用戶。包括 一戶式查詢、 綜合 查詢、按身份證查詢、全文檢索查詢、題名模糊查詢 、 信息變更查詢 。 一、 操作人員 權(quán)限 范圍 本單位 各級(jí)人員， 按設(shè)定的權(quán)限進(jìn)行 檔案 查閱。 二 、 結(jié)構(gòu)圖 4 檔案利用 檔 案 統(tǒng) 計(jì) 調(diào) 閱 管 理 檔 案 查 詢 檔案查詢 全 文 檢 索 查 詢 題 名 模 糊 查 詢 綜 合 查 詢 一 戶 式 查 詢 身 份 證 查 詢 信 息 變 更 查 詢 48 三 、 業(yè)務(wù)規(guī)則 （一） 各種查詢方式均 應(yīng) 支持跨年度 ，查詢條件中的日期需要精確到日，查詢結(jié)果統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)包含截止日 24 時(shí)前的數(shù)據(jù)，截止日與查詢?nèi)諡橥惶斓陌讲樵儠r(shí)間。 查詢條件中需要有檔案的所屬期，但不是必要條件，是可選擇條件，便于 篩選。 （二）各種查詢的查詢條件中均要包含立卷?xiàng)l件，通過查詢可形成三種結(jié)果，即立卷后的結(jié)果、未立卷的結(jié)果、總的結(jié)果。 （三） 其中一戶式查詢 主要是 業(yè)務(wù) 類 檔案。 （四）在綜合查詢中需要增加按案卷級(jí)查詢或按文件級(jí)查詢 ，綜合查詢中還要能實(shí)現(xiàn)對(duì)本系統(tǒng)各模塊情況的查詢，如已經(jīng)歸檔的查詢、鑒定變更的查詢、 檔案銷毀的查詢、預(yù)歸檔情況查詢，通過在查詢界面設(shè)定下拉選項(xiàng)菜單形式實(shí)現(xiàn)。 （五）各查詢條件默認(rèn)狀態(tài)項(xiàng)應(yīng)為“全部”。 （六）全文檢索范圍包括各檔案的所有附件。 （七）對(duì)聲像檔案的查詢結(jié)果，點(diǎn)擊查看時(shí)要能夠顯示內(nèi)容介紹?？紤] 系統(tǒng)資源，對(duì)影像資料在打開前需要詢問是否需要打開，以便讓查詢?nèi)舜_認(rèn)，防止誤操作。 （八）對(duì)建筑項(xiàng)目管理，要能提供某一建筑項(xiàng)目編碼下，該項(xiàng)目的所有基本信息和繳稅信息、清算情況等。 （ 九 ）其他規(guī)則見 。 四、操作 流程 及 界面 要求 提供 一戶式查詢、 綜合 查詢、按身份證查詢、全文檢索查詢、題名模糊查詢 的 查詢主 界面 ： 49 界面 上部為查詢條件組合區(qū)域、查詢按鈕； 界面 下部為查詢結(jié)果列表區(qū)域 ，對(duì)每行記錄可以點(diǎn)擊鏈接進(jìn)入明細(xì)，在 每條記錄 后加一列，是否申請(qǐng)調(diào)閱，每行記錄應(yīng)允許同時(shí)由多人申請(qǐng)調(diào)閱； 在查詢條件組合區(qū)域內(nèi)提供納稅 人稅務(wù)管理碼、名稱、年度、月份、類目等字段輸入。用戶在輸入查詢條件后，點(diǎn)擊查詢觸發(fā)查詢操作，結(jié)果顯示在查詢結(jié)果列表區(qū)域中。在查詢結(jié)果區(qū)域中，點(diǎn)擊相應(yīng)記錄的明細(xì)按鈕，系統(tǒng)首先判斷用戶權(quán)限，如果該記錄屬于用戶操作權(quán)限內(nèi)或者用戶有效的對(duì)該記錄的調(diào)閱申請(qǐng)（已審批且在有效期內(nèi)），則允許用戶進(jìn)入明細(xì)信息 界面 ，否則給以提示并拒絕查詢明細(xì)；明細(xì)信息 界面 中提供該檔案文件的詳細(xì)信息顯示，并提供附件的查看和下載功能。在查詢結(jié)果區(qū)域中，點(diǎn)擊相應(yīng)記錄的調(diào)閱申請(qǐng)按鈕，則彈出相應(yīng)的調(diào)閱申請(qǐng)單編輯 界面 。檔案調(diào)閱申請(qǐng)單編輯 界面 中提供調(diào)閱申請(qǐng) 單申請(qǐng)信息區(qū)域（允許輸入、文件信息自動(dòng)帶入）、審批信息區(qū)域（不允許輸入）、保存按鈕；編輯完畢后，點(diǎn)擊保存按鈕，觸發(fā)保存操作，進(jìn)入保存結(jié)果 界面 ；保存結(jié)果 界面 顯示保存操作的結(jié)果信息，并提供關(guān)閉按鈕，點(diǎn)擊關(guān)閉按鈕時(shí)自動(dòng)關(guān)閉 界面 。在一戶式查詢中，要突出以稅務(wù)管理碼 、納稅人識(shí)別號(hào)、納稅人名稱、組織機(jī)構(gòu)代碼證 為查詢條件，輔以其他共用查詢條件 。 在綜合查詢條件中，要增加按檔案移交部門、按錄入部門、按分類號(hào)（要分別列出大類和小類選項(xiàng)） 、按模塊名稱 ，輔以其他共用查詢條件 ，要能支持按各稅種進(jìn)行查詢 。在 按身份證查詢 中，要突出以身份 證查詢的選項(xiàng)， 輔以其他共用查詢條件 。在 全文檢索查詢 中，要突出全文檢索字段查詢選項(xiàng)，查詢條件不超過 10 個(gè)字，考慮到查詢效率，不允許以“某 *某”的形式輸入查詢條件。在 50 題名模糊查詢 中，要支持以“某 *某”的形式輸入查詢條件。 提供 信息變更查詢 界面： 界面 上部為查詢條件組合區(qū)域、查詢按鈕； 界面 下部為查詢結(jié)果樹結(jié)構(gòu)列表區(qū)域、對(duì)于信息變更的記錄有明細(xì)按鈕；在查詢條件組合區(qū)域內(nèi)提供納稅人 稅務(wù)管理碼 、納稅人名稱等字段輸入。用戶在輸入查詢條件后，點(diǎn)擊查詢按鈕觸發(fā)查詢操作，結(jié)果顯示在查詢結(jié)果樹結(jié)構(gòu)列表區(qū)域中。在查詢結(jié)果區(qū)域中，點(diǎn) 擊相應(yīng)記錄的明細(xì)按鈕，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)入變更對(duì)比信息的的詳細(xì)界面 ，如 對(duì)規(guī)費(fèi)管理變更信息、納稅人發(fā)票管理變更等信息的查詢。 五 、輸出要求 對(duì)查詢結(jié)果列示時(shí)，鼠標(biāo)單擊某行后，顏色要與別的行有所區(qū)別，便于確認(rèn)，對(duì)用戶需要 并有權(quán) 打開該行內(nèi)容的，可以鏈接方式進(jìn)入。即 對(duì)查詢出的結(jié)果，提供點(diǎn)擊該查詢結(jié)果能夠自動(dòng)鏈接到原始的數(shù)據(jù)源的功能，以便查看更詳細(xì)的情況，例如某身份證門臨開票，點(diǎn)擊查詢出的結(jié)果可以自動(dòng)