文件和資料標(biāo)準(zhǔn)化管理制度-資料下載頁(yè)
2025-04-23 12:00本頁(yè)面
【正文】 導(dǎo)閱批。總經(jīng)辦按批辦意見(jiàn)交相應(yīng)部門(mén)或人員承辦，并跟蹤催辦，總經(jīng)辦對(duì)文件進(jìn)行歸檔整理。需要時(shí)承辦部門(mén)可以留存復(fù)印件。 對(duì)國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其它文件資料的購(gòu)買(mǎi)，由各單位提出申請(qǐng)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由各單位負(fù)責(zé)購(gòu)買(mǎi)，并在總經(jīng)辦辦理入庫(kù)手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)見(jiàn)入庫(kù)單 后方可辦理有關(guān)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。使用時(shí)，各單位在總經(jīng)辦辦理借閱使用手續(xù)。 審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期；其他審批人圈閱視為同意：沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。 文件資料的發(fā)放 文件資料的發(fā)放對(duì)象按《發(fā)文單》的要求確定。 文件和資料發(fā)放前的標(biāo)識(shí) 發(fā)放文件資料前應(yīng)進(jìn)行文件標(biāo)識(shí)，以示文件資料唯一有效。未加標(biāo)識(shí)或蓋有作廢章的文件不得在現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)。 受控標(biāo)識(shí)：若屬受控文件，應(yīng)加蓋紅色受控章 ，并在受控章內(nèi)填寫(xiě)持有者名稱(chēng)。需存檔的文件應(yīng)加蓋紅色 “存檔 ”印章。 文件和資料的發(fā)放手續(xù) 公司各單位按《發(fā)文單》中的要求發(fā)放文件。 對(duì)各單位的發(fā)文，由收文單位業(yè)務(wù)人員在《文件資料發(fā)放回收登記表》上簽名，以示收文。 對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)以傳閱形式發(fā)文，由發(fā)文單位在文件首頁(yè)貼附并填寫(xiě)《文書(shū)處理單》，交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱。 文件和資料的修改 文件和資料發(fā)放使用后，如需更改，由原文件編寫(xiě)單位填寫(xiě)《文件資料修改通知單》，報(bào)原審批人審核批準(zhǔn)，原發(fā)文單位將《文件資料修改通知 單》和修改的文件按原發(fā)文手續(xù)進(jìn)行處理。 對(duì)文件個(gè)別內(nèi)容進(jìn)行修改或增補(bǔ)文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)采取換頁(yè)的方式。換頁(yè)時(shí)應(yīng)在 “修改號(hào) ”處注明狀態(tài)號(hào)（ 3…… ），并在《文件修改記錄》上登記。由原發(fā)文部門(mén)將作廢頁(yè)收回，填寫(xiě)《文件和資料發(fā)放收回登記表》。 修改內(nèi)容超過(guò)原文件三分之一時(shí)，則適用換版方式。由原文件編寫(xiě)單位負(fù)責(zé)修訂換版，并在《文件修改記錄》上登記，重新加蓋受控章，填寫(xiě)持有者。收回原收文單位及個(gè)人所持舊版文件和資料，按文件資料作廢銷(xiāo)毀程序執(zhí)行，并填寫(xiě)《文件資料發(fā)放收回登記表》。 文件和資料的作廢銷(xiāo)毀 公司各單位對(duì)收回的作廢文件資料，應(yīng)填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后三個(gè)月內(nèi)實(shí)施銷(xiāo)毀。 存檔的作廢文件加蓋紅色作廢章予以留存。 文件和資料的使用管理 文件和資料在使用過(guò)程中不得隨意涂改、外借和復(fù)制。 若受控文件使用人調(diào)離本公司，則由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)收回受控文件。若將收回的文件重新下發(fā)給其他人員使用，應(yīng)以換頁(yè)的形式，更改文件受控章內(nèi)的持有者標(biāo)識(shí)。 文件資料的保密范圍按《發(fā)文單》的要求處理 ，持有者應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司《保密制度》。 文件資料的存檔和借閱參見(jiàn)《檔案管理制度》。
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