會議室使用管理辦法五篇-資料下載頁
2025-04-20 11:52本頁面
【正文】 室使用管理規(guī)定 根據(jù)目前會議室的使用情況，為進(jìn)一步規(guī)范會議室的使用秩序，為各部門同事的工作提供方便，行政部現(xiàn)將會議室使用的相關(guān)規(guī)定明確如下： 一、會議室的使用范圍： 會議：集團(tuán)、股份公司視頻會議、各部門組織的會議； 培訓(xùn)：集團(tuán)、公司、各部門組織的培訓(xùn)、外部培訓(xùn)； 接待：公司客戶的接待、政府部門的接待等； 活動：各種適合在會議室舉辦小型活動、慶典、競賽活動等。 二、會議室的借用 借用申請： 公司會議室由行政部統(tǒng)一 安排，各部門有需求時，至少提前一天向行政部提出申請，并填寫《會議室使用登記表》，注明申請日期、會議主題、會議類型及時間，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)同時報(bào)行政部經(jīng)理同意后開始借用。需要使用視頻設(shè)備或音響、投影設(shè)備等的會議必須在會議類型中注明，以便行政部能提前準(zhǔn)備。 行政部會將會議室的申請張貼于會議室的門上公示，請各位同事注意查看，任何人不得在未提前申請的情況下私自將會議安排議填入《會議室排期表》中。 借用原則： 會議室借用遵循“先全局性會議后部門性會議、先緊急性會議后一般性會議”的基本原則，臨時召開的緊急會議要及時向行政部提出 1/ 3 申請，由行政部根據(jù)實(shí)際情況協(xié)調(diào)安排，如遇需求沖突時由行政部進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排； 會議室借用部門要嚴(yán)格按登記表上填寫的時間組織會議，合理控制會議時間，以利于其他場次會議的安排。 三、會議室的使用規(guī)范： （ 1）對于集團(tuán)級視屏?xí)h、公司級會議、接待活動，由行政部全權(quán)負(fù)責(zé)會場的布置及現(xiàn)場的服務(wù)、信息部負(fù)責(zé)設(shè)備的調(diào)試；公司各類培訓(xùn)、業(yè)務(wù)會及部門級會 議的現(xiàn)場服務(wù)由各部門自行安排，行政部根據(jù)各部門的申請?zhí)峁┍匾闹С郑? （ 2）對于部門級會議，會議使用部門提前半小時提醒行政部，需要使用會議設(shè)備的要與信息人員進(jìn)行溝通，提前將設(shè)備調(diào)試完好； （ 3）會議期間，會議組織部門要監(jiān)督與會人員維護(hù)室內(nèi)衛(wèi)生，并愛護(hù)會議室公物和設(shè)備設(shè)施； （ 4）未經(jīng)行政部同意，會議組織部門不得私自將會議室物品及設(shè)施帶出，不得隨意破壞各類設(shè)施，如有違者，均照價賠償； （ 5）會議期間，遇設(shè)備故障問題，會議組織部門不得私自操作，必須報(bào)告行政部進(jìn)行處理； （ 6）會議結(jié)束，會議組織部門要對會議室進(jìn)行及時清理，將桌椅還原，關(guān)閉電器； （ 7）每次會議結(jié)束，行政部對會議室進(jìn)行檢查，具體檢查項(xiàng)目包括電器設(shè)備是否關(guān)閉、桌椅是否還原、設(shè)備設(shè)施是否完好、衛(wèi)生是否整潔等； （ 8）對于設(shè)備設(shè)施的損壞，行政部將查找原因，確定責(zé)任部門與責(zé)任人員。
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