會(huì)議室使用管理辦法五篇-資料下載頁(yè)
2025-04-20 11:52本頁(yè)面
【正文】 室使用管理規(guī)定 根據(jù)目前會(huì)議室的使用情況，為進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議室的使用秩序，為各部門同事的工作提供方便，行政部現(xiàn)將會(huì)議室使用的相關(guān)規(guī)定明確如下： 一、會(huì)議室的使用范圍： 會(huì)議：集團(tuán)、股份公司視頻會(huì)議、各部門組織的會(huì)議； 培訓(xùn)：集團(tuán)、公司、各部門組織的培訓(xùn)、外部培訓(xùn)； 接待：公司客戶的接待、政府部門的接待等； 活動(dòng)：各種適合在會(huì)議室舉辦小型活動(dòng)、慶典、競(jìng)賽活動(dòng)等。 二、會(huì)議室的借用 借用申請(qǐng)： 公司會(huì)議室由行政部統(tǒng)一 安排，各部門有需求時(shí)，至少提前一天向行政部提出申請(qǐng)，并填寫《會(huì)議室使用登記表》，注明申請(qǐng)日期、會(huì)議主題、會(huì)議類型及時(shí)間，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)同時(shí)報(bào)行政部經(jīng)理同意后開始借用。需要使用視頻設(shè)備或音響、投影設(shè)備等的會(huì)議必須在會(huì)議類型中注明，以便行政部能提前準(zhǔn)備。 行政部會(huì)將會(huì)議室的申請(qǐng)張貼于會(huì)議室的門上公示，請(qǐng)各位同事注意查看，任何人不得在未提前申請(qǐng)的情況下私自將會(huì)議安排議填入《會(huì)議室排期表》中。 借用原則： 會(huì)議室借用遵循“先全局性會(huì)議后部門性會(huì)議、先緊急性會(huì)議后一般性會(huì)議”的基本原則，臨時(shí)召開的緊急會(huì)議要及時(shí)向行政部提出 1/ 3 申請(qǐng)，由行政部根據(jù)實(shí)際情況協(xié)調(diào)安排，如遇需求沖突時(shí)由行政部進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排； 會(huì)議室借用部門要嚴(yán)格按登記表上填寫的時(shí)間組織會(huì)議，合理控制會(huì)議時(shí)間，以利于其他場(chǎng)次會(huì)議的安排。 三、會(huì)議室的使用規(guī)范： （ 1）對(duì)于集團(tuán)級(jí)視屏?xí)h、公司級(jí)會(huì)議、接待活動(dòng)，由行政部全權(quán)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的布置及現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)、信息部負(fù)責(zé)設(shè)備的調(diào)試；公司各類培訓(xùn)、業(yè)務(wù)會(huì)及部門級(jí)會(huì) 議的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)由各部門自行安排，行政部根據(jù)各部門的申請(qǐng)?zhí)峁┍匾闹С郑? （ 2）對(duì)于部門級(jí)會(huì)議，會(huì)議使用部門提前半小時(shí)提醒行政部，需要使用會(huì)議設(shè)備的要與信息人員進(jìn)行溝通，提前將設(shè)備調(diào)試完好； （ 3）會(huì)議期間，會(huì)議組織部門要監(jiān)督與會(huì)人員維護(hù)室內(nèi)衛(wèi)生，并愛護(hù)會(huì)議室公物和設(shè)備設(shè)施； （ 4）未經(jīng)行政部同意，會(huì)議組織部門不得私自將會(huì)議室物品及設(shè)施帶出，不得隨意破壞各類設(shè)施，如有違者，均照價(jià)賠償； （ 5）會(huì)議期間，遇設(shè)備故障問題，會(huì)議組織部門不得私自操作，必須報(bào)告行政部進(jìn)行處理； （ 6）會(huì)議結(jié)束，會(huì)議組織部門要對(duì)會(huì)議室進(jìn)行及時(shí)清理，將桌椅還原，關(guān)閉電器； （ 7）每次會(huì)議結(jié)束，行政部對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查，具體檢查項(xiàng)目包括電器設(shè)備是否關(guān)閉、桌椅是否還原、設(shè)備設(shè)施是否完好、衛(wèi)生是否整潔等； （ 8）對(duì)于設(shè)備設(shè)施的損壞，行政部將查找原因，確定責(zé)任部門與責(zé)任人員。
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