(國美－財(cái)務(wù)－會(huì)計(jì)002)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范管理制度v-資料下載頁
2025-08-26 22:39本頁面
【導(dǎo)讀】為了確保會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的有效執(zhí)行，合理規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制訂本制度。務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)。位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。財(cái)務(wù)中心會(huì)計(jì)管理部：制定、解釋、推行、跟蹤、完善會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作管理規(guī)定；業(yè)務(wù)摘要的編寫要規(guī)范統(tǒng)一，相同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)保持相同的摘要書寫方式；21貨款結(jié)算憑證**結(jié)算單號(hào)支付**廠家**結(jié)算期貨款/收取**供應(yīng)商**月**收入項(xiàng)目/結(jié)轉(zhuǎn)**廠家進(jìn)項(xiàng)稅。以外部憑證為主；、合法、真實(shí)的單據(jù)；內(nèi)容完整、正確，無涂改、挖補(bǔ)、漏填、少填、不填、丟失的現(xiàn)象；、有效，避免過于冗雜或不相關(guān)的憑證作為附件；
【正文】 共 17 頁 內(nèi)部資料 嚴(yán)禁外傳 違者必究 【例】 GMBJCW20200101100150（北京國美財(cái)務(wù)檔案， 2020 年 1 月第 1冊(cè)，會(huì)計(jì)憑證，總序號(hào)為 150 號(hào)） 國美管理檔案 包括內(nèi)部管理報(bào)表、廠家確認(rèn)函、費(fèi)用審批報(bào)告、 財(cái)務(wù)分析、收入管理檔案、內(nèi)部稽核報(bào)告、結(jié)算單據(jù)（計(jì)劃外審批單、返利 、補(bǔ)利計(jì)算單）等。 一級(jí) —— 單位，一律采用： GM**GL，前面的 **指單位名稱的拼音縮寫。 【例】北京： GMBJGL，黑龍江： GMHLGL，如有直營店的，加入直營店名稱：青島濰坊： GMQDWFGL 第二級(jí) —— 會(huì)計(jì)年度、月份、本月冊(cè)號(hào)。 【例】 20200101—— 指 2020 年度 1 月第一冊(cè) 第三級(jí) —— 類別 具體分類為： 內(nèi)部管理報(bào)表 ——— 1 單獨(dú)裝訂的附件 —— 2 （廠家確認(rèn)函、 費(fèi)用審批報(bào)告等等） 其他內(nèi)部文件 ——— 3 第四級(jí) —— 五位序號(hào)（在總卷中的憑證編號(hào)） 【例】 GMBJGL20200101100150（北京國美管理檔案， 2020 年 1月第 1 冊(cè)，廠家確認(rèn)函，憑證號(hào)為 150） ： 會(huì)計(jì)檔案項(xiàng)目 保管期限 會(huì)計(jì)檔案項(xiàng)目 保管期限 會(huì)計(jì)憑證 永久 發(fā)票的提貨聯(lián)（由物流部保管） 5 年 會(huì)計(jì)賬簿 永久 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告（含文字分析） 5 年 年度賬務(wù)報(bào)告 永久 銀行調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單 5 年 系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份、電子文檔 永久 收據(jù)存根聯(lián) 3 年 合同 永久 供應(yīng)商往來對(duì)賬函 3 年 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) 永久 定金票 \賒銷單 3 年 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 永久 商品盤點(diǎn)表 3 年 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) 15 年 各種登記本（如支票到賬登記、發(fā)票 領(lǐng)用存登記本等） 3 年 增值稅發(fā)票記賬聯(lián) 15 年 商品退貨單 3 年 增值稅發(fā)票抵扣聯(lián) 15 年 分期付款卡單 3 年 對(duì)外報(bào)表、納稅資料 15 年 分期付款退貨單 3 年 發(fā)票存根、記賬聯(lián)（包括機(jī)打發(fā) 15 年 銀行卡單 3 年 國美－ 財(cái)務(wù)－會(huì)計(jì) 002 《 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作 規(guī)范 管理 制度 》 20200421 第 15 頁 共 17 頁 內(nèi)部資料 嚴(yán)禁外傳 違者必究 票） 入庫單、出庫單、返廠單、配送退貨單、調(diào)撥單 5 年 銷售小票 半年 紅卡、蘭卡、簽名售機(jī)卡、報(bào)花、會(huì)員專用票 半年 當(dāng)月憑證必須在次月內(nèi)裝訂完畢，例如： 7月份的憑證應(yīng)在 8月底前裝訂完畢。 各級(jí)財(cái)務(wù) 檔案移交過程中必須有完整的交接手續(xù)，相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。交接手續(xù)一式兩份，一份交財(cái)務(wù)經(jīng)理保管，一份與檔案同行。財(cái)務(wù)檔案管理員對(duì)所有的會(huì)計(jì)檔案分賬套分門店管理，以便于查閱。 ； 、出納； ，財(cái)務(wù)檔案保管責(zé)任人為會(huì)計(jì)主管； 、會(huì)計(jì)主管和分部財(cái)務(wù)檔案管理員； 理、會(huì)計(jì)主管和分部財(cái)務(wù)檔案管理員； 分部財(cái)務(wù)檔案室的鑰匙由財(cái)務(wù)經(jīng)理保管。分部財(cái)務(wù)檔案室開啟時(shí)必須由財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)經(jīng)理書面授權(quán)的負(fù)責(zé)人在場。物流會(huì)計(jì)、出納除了負(fù)責(zé)物流配送中心檔案室的日常管理外，還要注意分部財(cái)務(wù)檔案室的安全。財(cái)務(wù)經(jīng)理或會(huì)計(jì)主管每月對(duì)分部檔案室進(jìn)行檢查。安保部門對(duì)檔案室的防火設(shè)備定期進(jìn)行檢查，保證防火設(shè)備安全可用。 、查閱 、復(fù)制 各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。經(jīng) 分部財(cái)務(wù)經(jīng)理 批準(zhǔn) ,可以提供查閱或者復(fù)制。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員 ,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換 。 、復(fù)制會(huì)計(jì)憑證，簡化查詢手續(xù)，持查詢部門負(fù)責(zé)人簽字的審批單可進(jìn)行查詢。 如 有特殊需要 (如審計(jì)、紀(jì)檢 、法律事務(wù)、工商檢查 等 )確需借出原件的，總部需經(jīng)財(cái)務(wù)中心主管副總、分部需經(jīng)分部總經(jīng)理、財(cái)務(wù)副經(jīng)理簽字審批 ， 借閱會(huì)計(jì)檔案原則上 不得拆散原卷冊(cè)，并應(yīng)限期歸還 （一般規(guī)定為三天，如果有特殊情況不能按時(shí)歸還，要提前說明原因，延長借閱時(shí)間）。 ，會(huì)計(jì)檔案管理部門應(yīng)會(huì)同原裝訂部門共同拆封，并詳細(xì)記錄憑證編號(hào)、拆封原因、憑證 號(hào)、附件張數(shù)，并復(fù)制原件留存，收回后及時(shí)恢復(fù)原狀，并在備考表中說明并附批準(zhǔn)原件 。 國美－ 財(cái)務(wù)－會(huì)計(jì) 002 《 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作 規(guī)范 管理 制度 》 20200421 第 16 頁 共 17 頁 內(nèi)部資料 嚴(yán)禁外傳 違者必究 任何外單位與個(gè)人查詢有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，必須持單位介紹信、證明，無單位證明一律不予接待 ， 外單位憑我 公司主管財(cái)務(wù)副總（分部憑分部財(cái)務(wù)經(jīng)理）書 面 審批單查詢，需借出原始憑證的，需報(bào)總部主管財(cái)務(wù)副總批準(zhǔn) 。 . 3查閱會(huì)計(jì)檔案，必須 在檔案室內(nèi) 由專管人員按照需查閱的內(nèi)容代為查找，不經(jīng)管理人員同意，不得自行翻閱。 . 4所有會(huì)計(jì)檔案的查詢均要辦理登記手續(xù)，詳細(xì)記錄所借閱會(huì)計(jì)檔案的種類、內(nèi)容、冊(cè)數(shù)、起訖號(hào)碼、 及借閱和歸還時(shí)間，并需查詢者親筆簽名確認(rèn)所查詢的有關(guān)內(nèi)容。 . 5復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案，需蓋章生效的，按印章審批手續(xù)辦理。 ，若有損失等情況，借閱單位應(yīng)負(fù)全部責(zé)任。 電子檔案管理 保存電子檔案的目的是以防計(jì)算機(jī)系統(tǒng)損害后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的軟件系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)。 備份的每份資料 上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名，以 免因 意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。 年度電子數(shù)據(jù)備份必 須記錄 計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號(hào)；財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊(cè)。 必須妥善保管好備份數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)貼上寫保護(hù)并用印章或者封條簽封，用保護(hù)封套和包裝盒包裝，并存放于安全、潔凈、防熱、防潮、防磁、防塵的場所 。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使 會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。 同時(shí)做好數(shù)據(jù)備份記錄（附表 ）。 NC系統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，由總部信息中心進(jìn)行適時(shí)備份。 . 6 發(fā)票、收據(jù)存根：各單位應(yīng)妥善保管發(fā)票存根、收據(jù)存根，便于稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)部門進(jìn)行查閱，各單位應(yīng)將發(fā)票、收據(jù)統(tǒng)一編號(hào)裝訂成冊(cè)，順序排列。 . 7 預(yù)算、計(jì)劃 ,制度等文件材料 ,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定 ,不適用本辦法，但應(yīng)將年初預(yù)算與年終決算及預(yù)算執(zhí)行情況的分析統(tǒng)一裝訂，便于查閱。 計(jì)檔案，如需銷毀，總部將下達(dá)專項(xiàng)任務(wù)書統(tǒng)一執(zhí)行。 非永久存放的會(huì)計(jì)檔案已過保存期限，須由分部財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng)，說明擬國美－ 財(cái)務(wù)－會(huì)計(jì) 002 《 會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作 規(guī)范 管理 制度 》 20200421 第 17 頁 共 17 頁 內(nèi)部資料 嚴(yán)禁外傳 違者必究 銷毀會(huì)計(jì)檔案的具體類別和所屬期間，報(bào)請(qǐng)總部監(jiān)察中心、財(cái)務(wù)中心稽核部、會(huì)計(jì)管理部批準(zhǔn)后方可予以銷毀。 會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)須由分部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)察部門負(fù)責(zé)人和具體檔案管理人員共同監(jiān)督并在《會(huì)計(jì)檔案銷毀確認(rèn)表》簽字確認(rèn)，同時(shí)后附總部準(zhǔn)以銷毀的批示留檔備查。 無 國美音像公司會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作參照本辦法執(zhí)行。 無
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