【導(dǎo)讀】會(huì)議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：。會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。車站、港口交通費(fèi)用。裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？?。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議。業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。對于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。對于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的。服務(wù)項(xiàng)目及范圍。會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理?；貓?zhí)——對于主辦者來說，回執(zhí)是對會(huì)展企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一。

　　

【正文】 制就顯得很重要。 大型會(huì)議可以采用代表證或者入場券方 式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會(huì)場入口設(shè)立保安； 展覽的控制比較復(fù)雜，因?yàn)檎褂[主辦者關(guān)注的和展商關(guān)注的不是同一個(gè)目標(biāo)。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會(huì)，還有的帶有技術(shù)交流或者論壇性質(zhì)，所以通常會(huì)對所有展商或者參展人員進(jìn)行身份及級(jí)別分類，以保證技術(shù)交流或者論壇不被外界或者無關(guān)的展商干擾?？刂频氖侄斡袔l形碼的參展證 (需配備讀碼機(jī) )、或者磁卡式代表證。為同時(shí)滿足展商信息最大化的需求，現(xiàn)在國外開始引入電子名片管理。 資料 快速收集利器 —— 電子名片 傳統(tǒng)的展會(huì)上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會(huì)結(jié)束后總要花上一兩個(gè)小時(shí)整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。 所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作 ——可以說是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發(fā)該證前，組委會(huì)會(huì)要求參展商或參觀者輸入個(gè)人資料，包括公司名稱、聯(lián)絡(luò)辦法、本人職銜、公司性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時(shí)，組委會(huì)會(huì)購置這類磁卡或條形碼的讀取設(shè)備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設(shè)備后，只需把設(shè)備連接到自己的電腦上就可以開始使用 。買家需要把名片給參展商時(shí)，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設(shè)備上劃過，所有資料就會(huì)在眨眼間被傳輸?shù)絽⒄股痰碾娔X里。參展商還可以把雙方談話的要點(diǎn)記錄在相應(yīng)備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。 盡管這些設(shè)備比較昂貴，但可以由展會(huì)組委會(huì)統(tǒng)一購買、重復(fù)使用，參展商只需付出較低的價(jià)格向組委會(huì)租用，十分實(shí)惠和方便。如果每個(gè)參展商及買家都使用電子名片，展覽會(huì)甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準(zhǔn)確的記錄入場人數(shù)。 會(huì)展考察 /旅游 實(shí)際上，會(huì)展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分 行為是真正的商務(wù)考察 (為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市企業(yè) ()大量的管理資料下載 場調(diào)研性質(zhì)的動(dòng)作 )。 真正的商務(wù)考察：此類商務(wù)考察實(shí)際上主辦者已經(jīng)作好安排，需要會(huì)展中介公司提供的服務(wù)只是目的地住宿餐飲預(yù)定與安排、交通工具、司乘人員及向?qū)В赡艿脑捫枰薪楣緟f(xié)助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導(dǎo)服務(wù)及后勤保障部門。 會(huì)展旅游：一般而言，會(huì)展旅游基本安排短線旅行，旅程很少離開會(huì)展舉辦地 500 公里以上，時(shí)間不會(huì)超過 48 小時(shí) (大多數(shù)為 24 小時(shí)以內(nèi) )。少數(shù)旅程可能超過 1000 公里以上，時(shí)間可以長 達(dá)一周 ——甚至可以跨國旅行。此時(shí)中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價(jià)購買、導(dǎo)游、景點(diǎn)票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險(xiǎn)購買、落實(shí)異地返程票務(wù)等服務(wù)。 展覽設(shè)計(jì) 如果說展覽是一臺(tái)戲，展覽設(shè)計(jì)就是戲劇的主題思想。有的時(shí)候展商可以自己提出總體要求，而有的時(shí)候，展商可能沒有提煉，需要展商與中介公司溝通后共同制定。 現(xiàn)在國內(nèi)的展覽設(shè)計(jì)基本上還處于抄襲國外展覽設(shè)計(jì)的階段，可使用的材料及展商愿意承受的成本也與國際相差甚遠(yuǎn)，所以在設(shè)計(jì)上一般都要考慮成本，其次再考慮創(chuàng)意。 設(shè)計(jì)的基本框架應(yīng)根據(jù)展商的行業(yè)屬 性、展出參觀者群體、展覽場地背景以及空間設(shè)定，露天展覽在選材上還要考慮氣候及安全因素。 展覽設(shè)計(jì)在造型選擇上是幾乎無限的，以下是一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)： 造型要考慮展位利用率的最大化； 造型要考慮人流心理及流向； 造型應(yīng)當(dāng)符合參觀對象的審美導(dǎo)向； 造型要考慮施工難度及成本因素； 造型還要考慮安全性。 在展覽設(shè)計(jì)上，材料的使用與選擇也是關(guān)鍵。有些展覽類別需要沉穩(wěn)，而有點(diǎn)展覽需要活潑，有的需要展現(xiàn)科技，有的需要顯示環(huán)保，還有的需要表現(xiàn)藝術(shù)或者人文或者社會(huì)公益，總之，表現(xiàn)的主題對材質(zhì)的選擇是個(gè)考驗(yàn)，在這 方面，會(huì)展中介機(jī)構(gòu)比展商有專業(yè)優(yōu)勢?，F(xiàn)代科技發(fā)展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設(shè)計(jì)趨勢及對象的審美導(dǎo)向外，更可以為展商提供成本節(jié)約方法。 產(chǎn)品展位裝潢及展具使用 盡管中國產(chǎn)品一向以價(jià)廉物美著稱，但不可否認(rèn)在整體形象上仍上不了檔次。許多廠家除了在產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和裝潢包裝上下工夫外，往往忽略了參展時(shí)展位的裝飾——這也會(huì)對產(chǎn)品形象產(chǎn)生影響。 在一些著名展會(huì)里，國內(nèi)企業(yè)的攤位很多仍停留在 “三板一桌加兩凳 ”的水平，呆板且毫無新意。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在大型展覽里，過半數(shù)的參觀買家在展場停留 的時(shí)間不足 8 小時(shí)。而很多國外企業(yè)卻能有效地吸引這些買家，在短短的時(shí)間內(nèi)令買家對自己的產(chǎn)品留下深刻印象。這除了由于產(chǎn)品質(zhì)量過硬，設(shè)計(jì)新穎外，別出心裁的攤位設(shè)計(jì)和裝潢功不可沒。 企業(yè) ()大量的管理資料下載 現(xiàn)在流行的展示用具主要有 3 大類：一次性使用展具、循環(huán)便攜式展具及循環(huán)租用式展具。 一次性使用展具一般是由較有實(shí)力和較具創(chuàng)意的展覽工程公司為客戶度身訂造，所選材料多為木制品，優(yōu)點(diǎn)是可因地制宜，通過千變?nèi)f化甚至超越想象，隨心所欲的造型來充分體現(xiàn)企業(yè)和產(chǎn)品的形象。但其不足之處是一旦成形就不易改變，而且單次使用價(jià)格較高，通常不可多次使用。 循環(huán) 租用式展具通常由于材料昂貴，使用者并不必?fù)碛衅鞑牡奈餀?quán)，可向?qū)I(yè)展覽工程公司租用。優(yōu)點(diǎn)是結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，器材耐用，通過鋼制支架拼制造型，在三維視覺上豐富多變而且可隨時(shí)更改，即使在同一次展會(huì)里亦可每日變樣，不足之處是價(jià)格較高，不易攜帶。 最普遍使用的要數(shù)循環(huán)便攜式展具。這種展具一般采用可折疊的支架輔以噴涂精美的宣傳圖片，既有流暢的整體線條而不必拘于傳統(tǒng)的三面圍板式結(jié)構(gòu)，能較突出地體現(xiàn)公司形象和傳遞產(chǎn)品信息。這種展具優(yōu)點(diǎn)是價(jià)格相宜，便于攜帶，標(biāo)準(zhǔn)的展具拆卸折疊后一人就可以進(jìn)行搬運(yùn)，十分適合長途運(yùn)輸。外觀上，它還可以在 結(jié)構(gòu)允許范圍內(nèi)改變開頭也可以通過更新宣傳圖片以配合新產(chǎn)品。不足之處是變化不及其它兩種器材多樣化?？偟膩碚f，對國內(nèi)一般廠家參展來說，較適合使用第 3 種便攜式展示用具，只需不多的投入就可打破傳統(tǒng)的形象宣傳方式，而且可循使用。 展臺(tái)搭建有什么要注意的？ 成千上萬的觀眾涌進(jìn)展覽會(huì)，看到的是各家廠商各具風(fēng)格的展臺(tái)，那多姿多彩的場面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想象，就在展覽會(huì)開始之前，這里還是一片 “有計(jì)劃、有組織的 ”的混亂，運(yùn)輸車輛橫七豎八，卡車司機(jī)忙著對號(hào)入座，參展商等候著自己貨物的到來。展覽會(huì)貨運(yùn)的重頭戲首先是按時(shí) 地搭建和拆除展臺(tái)，這一任務(wù)非行家里手不能勝任。 多種多樣的展覽會(huì)有各種不同的展品，天上飛的、直升機(jī)、地上跑的活動(dòng)物均可入主展覽場地，那么對展覽會(huì)貨運(yùn)也就有相應(yīng)不同的要求。參展商應(yīng)根據(jù)貨物的內(nèi)容和數(shù)量確定是使用自己的還是租用運(yùn)輸裝卸器械，或者干脆委托搬運(yùn)公司。他們可以在展覽專業(yè)代理商那里得到很多有用的建議，因?yàn)楹笳哓?fù)責(zé)搭建過程和協(xié)調(diào)工作，比如在許多供貨商同時(shí)來到的時(shí)候安排先后順序，他們還出租人力和器械。 對展覽會(huì)展臺(tái)搭建來說一般有兩種裝卸的可能。首先一種是直接裝卸，就是說按照搭建日期把卡車直接開到展廳里， 由展覽代理商負(fù)責(zé)卸貨和中間儲(chǔ)存。由于參展商自己不必操心這一環(huán)節(jié)，可以節(jié)約一些相應(yīng)的費(fèi)用。另外那些易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運(yùn)即可。采用這種方式應(yīng)注意，時(shí)間預(yù)算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。如果數(shù)量較小或是提前送貨，則最好集中運(yùn)輸。在開始搭建之前，貨物應(yīng)運(yùn)抵展覽代理商處，由他們暫時(shí)儲(chǔ)存貨物，并按照規(guī)定的時(shí)間運(yùn)到展臺(tái)位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行運(yùn)入現(xiàn)場，一般在展館內(nèi)可以安排一輛汽車起重機(jī)，以便吊卸這些展品，但是如果展臺(tái)搭建過半，這樣的機(jī)器就難 有用武之地了。 企業(yè) ()大量的管理資料下載 小展位參展如何引人注目 由于參展企業(yè)自身規(guī)模、資金能力等限制，有時(shí)參展只能購買小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引來觀眾的目光呢？ ●使用燈光，盡可能使小展位 “耀眼 ”起來。大部分展覽中心提供參展商天花板聚光燈，否則可租用便攜式照明系統(tǒng)。根據(jù)產(chǎn)業(yè)調(diào)查，照明可將展覽品認(rèn)識(shí)度提高30％ —50％。 ●強(qiáng)調(diào)設(shè)計(jì)，突出視覺效應(yīng)。大企業(yè)通常是采用傳統(tǒng)方式展覽，并且依賴大規(guī)模場地，所以小企業(yè)應(yīng)該以新穎的設(shè)計(jì)來凸顯自己的小展位。 ●依展位大小選擇合適的展示用品及有代表性的產(chǎn)品， 避免過度擁擠或稀松。 ●善于利用組合式展覽用具，避免用低廉的展覽道具，應(yīng)該給人 “小而精 ”的感覺，把展位裝潢得有品位。 ●使用少量且較大的圖片，創(chuàng)造出強(qiáng)烈的視覺效果 ——圖片一定要精美，構(gòu)圖應(yīng)該是舒適而不失搶眼，創(chuàng)意而不顯凌亂，還有太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時(shí)，限制文字的使用。而且要將圖片放在視線以上，圖片應(yīng)在自壁板 120cm以上的地方開始放置。 ●在保證企業(yè) VI 得到忠實(shí)的原則下，展位裝飾使用大膽搶眼的顏色。這樣從較遠(yuǎn)距離即可凸顯出來，避免易融入背景的中性顏色。 ●成立完整服務(wù)式展覽展位，熱情接待來到展 位的參觀者，對他們有問必答。如果僅僅將手冊、傳單、贈(zèng)品和樣品擺放在桌上任參觀者自己索取而不主動(dòng)詢問，不但無法實(shí)現(xiàn)商家與觀眾的互動(dòng)，也非參展的目的。