最新會議方案格式(六篇)-資料下載頁
2025-08-09 00:00本頁面
【正文】 。(三)預(yù)定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。訂房卡：如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由參會者直接向飯店訂房。這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤，通常飯店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認(rèn)，另外也可以注明有任何稅金或服務(wù)費。另外還有一點也很重要，就是強調(diào)訂房截止日，以鼓勵參會者盡早預(yù)訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達(dá)與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內(nèi)容包括：。(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。，還是由邀請單位全權(quán)負(fù)責(zé)。，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。一旦房數(shù)被確定后，住宿局/觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業(yè)務(wù)代表談房價。如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設(shè)備，這不但有助于你房價的講價，同時提出一些參會者可能會問的問題，請飯店人員答復(fù)，同時也可以了解飯店預(yù)訂作業(yè)和前臺服務(wù)情形。特別預(yù)訂：有些會議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團(tuán)體，并給予特別處理，例如：總計預(yù)訂400間，40間為vips(貴賓)使用，其余360間為參會代表，使用特別預(yù)訂是因為有些記者和參展商都要特別小心接待。詳細(xì)與飯店業(yè)務(wù)代表討論細(xì)節(jié)，并訴諸文字，彼此要了解：，什么類別和房價。在決定特別預(yù)訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，對于貴賓(vips)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。工作人員房間預(yù)訂和免費房間：在一般參會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費房間。一般來說工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業(yè)務(wù)人員，包括名字和地址、職稱或注明他(她)在會議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達(dá)與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優(yōu)惠價格，來降低主辦單位的成本。最好注明他們的身分，因為飯店經(jīng)常根據(jù)你這份住房表提供貴賓(逮vips)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認(rèn)函直接給你，由你核對無誤后再寄給貴賓或工作人員。(四)住宿表格的內(nèi)容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦單位印制，但準(zhǔn)備表格前先確認(rèn)有關(guān)作業(yè)原則，例如截止收件日、確認(rèn)回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。雖然有些住宿表格對某一特定團(tuán)體要求一些額外資料，一般標(biāo)準(zhǔn)表格包括下列內(nèi)容：。。
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