【導(dǎo)讀】中小企業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù)方案

　　

【正文】 ，如下圖示： 各單位回執(zhí)的“ [詳細內(nèi)容 ]”分別按：已回復(fù)列表、已查看列表、未查看列表進行分類存放。針對未查看的單位，還可以進行催辦。 文件查詢 傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫檢索 （ 1）、 .查詢權(quán)限 提供對單位辦公過程中產(chǎn)生的文件統(tǒng)一管理，如收發(fā)文、會議紀要、信訪信息等。當部門業(yè)務(wù)處理完畢，可以自動將業(yè)務(wù)涉及的材料發(fā)布到本模塊該部門對應(yīng)的欄目，供其他部門人員在權(quán)限的控制下借閱、瀏覽。 本系統(tǒng)對文件 查詢權(quán)限的劃定細分為：“本人經(jīng)手文件、本部門文件、本單中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 41 頁 共 144 頁 位 (域 )文件、所有單位 (域 )文件”，由管理員視具體情況分配給相關(guān)角色。 （ 2） 、常用分類查詢 用戶可按收發(fā)文的文件類型、部門查詢各類公文，權(quán)限不同可查閱公文范圍不同。文件經(jīng)手人系統(tǒng)缺省對其開放查詢權(quán)限，管理員可開放如辦公室主任、單位領(lǐng)導(dǎo)、機要員等人員的特殊查詢權(quán)限。按類型、按部門文件查詢界面參考如下： （ 3） 、高級定制查詢 辦公人員據(jù)此查看單位各部門辦公過程中產(chǎn)生的所有文件簡要，能夠瀏覽本人權(quán)限許可范圍內(nèi)的文件內(nèi)容，如果需要瀏覽權(quán)限范圍外 (一般為 本單位，本人未經(jīng)手，且已歸檔文 )文件，必須向本單位 (域 ) 的文件管理者申請借閱，在對方批復(fù)后在允許期間內(nèi)方可查看。 系統(tǒng)提供“簡單”和“高級”兩種方式的查詢方式。 ? “高級”查詢可自定義查詢條件、可保存為個人常用查詢條件； ? 顯示字段、排序方式可控，系統(tǒng)自動判斷字段類型并顯示對應(yīng)如 日期、 ? 地址薄等選擇按鈕； ? 可組合各種字段的復(fù)雜查詢。 中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 42 頁 共 144 頁 正文內(nèi)容全文檢索 門戶及辦公平臺支持對系統(tǒng)常用模塊正文、附件內(nèi)容的全文檢索功能。在門戶右邊“全文檢索”欄目輸入框中輸入想檢索的正文、附件內(nèi)容內(nèi)容，即可查到你權(quán)限范圍 內(nèi)能夠查看的文檔。 通過 web 方式搜索本地硬盤或 intra 上的內(nèi)容，可以從 PDF, Word, Excel, Powerpoint, RTF, txt, java, CHM,zip, rar 等文檔中抓取它們的內(nèi)容來建立摘要和索引，對于從本地硬盤或 intra 中查找到的結(jié)果可重新再進行檢索。 提供對系統(tǒng)內(nèi)各自權(quán)限范圍內(nèi)所有數(shù)據(jù)內(nèi)容的全文檢索功能，支持分欄目的分類全文檢索。其中門戶信息發(fā)布內(nèi)容無權(quán)限限制，具體公文內(nèi)容則檢索受限。 同時，系統(tǒng)提供“全文檢索”功能，全文檢索引擎提供了全面的信息檢索功能，例 如：中英文混合檢索，結(jié)構(gòu)化非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)混合檢索，任意字、詞、句的檢索，自動分庫檢索，多庫并行檢索等，在各類應(yīng)用系統(tǒng)中均得到廣泛的使用。 全文檢索效果如下圖所示： 中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 43 頁 共 144 頁 檔案管理 基礎(chǔ)設(shè)置 基礎(chǔ)設(shè)置包括全宗管理、案卷分類設(shè)置、問題類目設(shè)置、保管期限設(shè)置；只有檔案管理員才有權(quán)設(shè)置。 全宗管理，對檔案系統(tǒng)的全宗編號和全宗名稱進行維護，點擊‘編輯’按鈕進入維護界面，修改完成后，點擊‘保存’按鈕。 全宗管理的維護界面如下： 案卷分類設(shè)置 對案卷分類進行設(shè)置，目前系統(tǒng)缺省是四個：年度 機構(gòu) 保管期限、年度 問題 保管期限、保管期限 年度 機構(gòu)、保管期限 年度 問題。檔案管理員選擇其中一個，點擊保存按鈕，案卷管理、檔案瀏覽中的目錄瀏覽樹就根據(jù)案卷分類設(shè)置生成層次結(jié)構(gòu)。界面結(jié)構(gòu)下圖： 中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 44 頁 共 144 頁 問題類目設(shè)置 對問題類目進行設(shè)置，維護的項目包括問題類目代碼、問題類目名稱，問題類目代碼是分層次的，以兩位為一層，如果某層的類目代碼是 01，那他的子項編碼是 01xx。具體維護操作可參考系統(tǒng)管理中的部門管理。 保管期限設(shè)置 對檔案的保管期限進行設(shè)置，一般分為短期、長期、永久，可以設(shè)置保管的期限。主要操作包括增加、編輯、 刪除，點擊‘增加’按鈕可以進行一條新記錄的錄入。先點擊記錄行前的單選框，進行記錄的選中，按下‘編輯’或者‘刪除’按鈕，可以進行已有記錄的修改和刪除。 資料管理 是對未歸入案卷的所有文檔的管理，并且資料管理的文檔和案卷管理的文檔可相互轉(zhuǎn)換。只有檔案管理員才能管理本模塊。資料管理模塊管理從文檔管理系統(tǒng)中自動轉(zhuǎn)來和管理員手工增加的文檔，在設(shè)置文檔的案卷分類屬性后轉(zhuǎn)入案卷管理。 資料管理的界面如下： 中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 45 頁 共 144 頁 可以按照單位部門來瀏覽已經(jīng)在文檔管理中進行過歸檔的文檔資料，如果要把它歸入檔案管理中的案卷庫中去，選中該條記 錄前的多選框，如圖所示，點擊‘歸檔’按鈕，進入如下的文檔歸檔設(shè)置頁面： 歸檔時自動填寫全宗號、歸檔時間、歸檔人員、歸檔部門、標題、責任單位等字段；手工設(shè)置保管期限、起始年度、終止年度、問題范圍等字段；系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置好的全宗號、責任單位、保管期限自動生成室編號。點擊‘保存’按鈕，文檔歸檔成功，進入檔案管理中的案卷庫。 歸檔分單一歸檔和合并歸檔兩種，單一歸檔是一個資料對應(yīng)一個案卷，合并歸檔與單一歸檔類似，區(qū)別在合并歸檔要填寫案卷庫文件的標題字段。具體操作是先選擇多條要合并歸檔的文件，如圖所示： 中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 46 頁 共 144 頁 按下‘合 并歸檔’按鈕，進入文檔歸檔設(shè)置頁面。刪除操作將附件一起刪除，如果有轉(zhuǎn)出案卷則刪除案卷庫中相應(yīng)記錄，同時修改文擋庫中文擋的歸檔標志為‘未歸檔’。點擊具體文檔標題下面的鏈接，進入文檔瀏覽頁面，如下圖示： 編輯操作只能對手工增加的文檔有效，可以修改文檔內(nèi)容和增加、刪除文檔附件；系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)來的文檔不能編輯，如果按下‘編輯’按鈕，會出現(xiàn)下面的提示框： 表示該文擋是系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)過來的。點擊‘表單信息’、‘日志信息’可以分別瀏覽該文檔的表單信息和日志信息（文件審批過程跟蹤信息）。 案卷管理 只有檔案管理員才能管理本模 塊。案卷管理包括卷內(nèi)目錄維護和卷內(nèi)備考表維護，卷內(nèi)目錄維護既可以手工增加卷內(nèi)目錄，也可以對從資料管理轉(zhuǎn)來的目錄進行維護，包括新增、編輯、轉(zhuǎn)出操作。編輯操作對手工增加的案卷既可以編中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 47 頁 共 144 頁 輯表單內(nèi)容也可以增加、刪除附件；對系統(tǒng)轉(zhuǎn)來的案卷只能編輯表單內(nèi)容。轉(zhuǎn)出操作只對由系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)來的案卷有效。卷內(nèi)目錄維護和卷內(nèi)備考表維護都是按照設(shè)置好的案卷分類方法以樹型方式顯示。案卷管理的界面如 下圖所示： 頁面左邊是按照案卷分類設(shè)置生成的目錄結(jié)構(gòu)樹，右邊是瀏覽目錄結(jié)構(gòu)樹中當前根節(jié)點的案卷庫中的文檔瀏覽?？梢赃M行案卷庫中現(xiàn)有文檔的轉(zhuǎn) 資料、銷毀申請，先選中需要操作文擋前面的多選框，按下‘轉(zhuǎn)資料’按鈕，就把從資料庫中歸檔自動轉(zhuǎn)入的文檔再轉(zhuǎn)入資料庫。按下‘銷毀申請’按鈕，就進入案卷的銷毀流程選擇頁面，界面如下： 點擊檔案銷毀管理鏈接，進入銷毀申請界面： 中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 48 頁 共 144 頁 點擊‘發(fā)送’按鈕，系統(tǒng)會彈出下面的窗口： 點擊‘確認’按鈕，下面的操作與收發(fā)文流轉(zhuǎn)一樣，檔案銷毀申請單會根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的流程進行流轉(zhuǎn)。 卷內(nèi)備考表是對案卷的目錄情況進行一個說明，每個案卷可以有一個卷內(nèi)備考表。界面如下圖所示： 填寫整理人員、檢查人員、情況說明，按下‘保存’按鈕就 完成了一個卷內(nèi)備考表的維護。 中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 49 頁 共 144 頁 案卷瀏覽 按照設(shè)置好的案卷分類方法以樹型方式顯示檔案；查詢條件包括檔案標題、主題詞；查詢顯示為滿足查詢條件的所有檔案，如果檔案是當前用戶提出申請并獲得同意并且沒到歸還時間的則顯示鏈接，否則不顯示；如果檔案沒有鏈接則可以進行借閱申請操作。部門主要負責人可直接閱讀所有部門所屬檔案，不需要檔案管理員賦權(quán)。 查詢方式有兩種：一種是按照案卷分類層次結(jié)構(gòu)來瀏覽，一類是按照查詢條件（標題、關(guān)鍵字）來查詢。檔案借閱的具體操作可參考文檔的借閱，不同的是檔案借閱分為表單借閱和正文借閱。 選擇表 單借閱、正文借閱的下拉列表框，填寫借閱用途效果和歸還時間，選擇審批人，按下‘保存’按鈕。就完成了一個檔案的借閱申請單填寫和送審。 檔案借閱 包括待辦借閱、在辦借閱、辦結(jié)借閱、未到期借閱、已到期借閱、已歸還借閱。界面形式如下： 中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 50 頁 共 144 頁 檔案的借閱和文檔的借閱基本一下，具體操作和功能說明請參照文檔借閱。 檔案銷毀 包括待辦銷毀、在辦銷毀、銷毀申請、銷毀日志查詢。銷毀將案卷庫、資料庫、附件庫、日志庫的相關(guān)記錄連同附件文件一起刪除。如果有未辦結(jié)的借閱存在，則不能銷毀。銷毀申請操作在檔案瀏覽中完成；待辦銷毀是查詢出需要當前用戶審核但還沒處理的銷毀申請；在辦銷毀是查詢當前用戶提出申請但仍沒審核的銷毀申請。日志查詢是查詢已經(jīng)審核完畢的銷毀申請。 可以進行銷毀申請單的刪除，選中該申請單前的單選框，按下刪除按鈕就可以了。 檔案統(tǒng)計 案卷統(tǒng)計 中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 51 頁 共 144 頁 以簽發(fā)年份、保管期限、責任部門為統(tǒng)計條件，來進行案卷庫中案卷的統(tǒng)計。 分別在下拉列表框中選擇簽發(fā)年份、保管期限和責任單位，按下‘查詢’按鈕，就查詢出滿足條件的案卷。如上圖中是統(tǒng)計出簽發(fā)年份為 2021 年、保管期限是短期、責任單位是行政辦的案卷。 借閱統(tǒng)計 根據(jù)起始時間和結(jié)束時間 統(tǒng)計出檔案的借閱記錄。界面如下圖： 輸入起始時間、結(jié)束時間，按下查詢按鈕，系統(tǒng)查詢出滿足條件的借閱申請單列表。上面頁面中查詢出來的是 2021 年 12 月 1 日到 2021 年 12 月 30 日的檔案借閱申請單。 綜合管理 車輛管理 提供了對單位公用車輛的檔案管理和使用管理，包括對車輛的基本信息、使用記錄進行各種管理操作，同時結(jié)合工作流提供車輛申請功能。 中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 52 頁 共 144 頁 車輛管理處理單 物資管理 包括：辦公用品申領(lǐng)和申購。模擬現(xiàn)實中的辦公用品申購過程，購物申請單填寫完后，按照設(shè)定的流程遞交給相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，并反饋意見對辦公室的設(shè)備 進行物品登記，轉(zhuǎn)移、報廢等信息管理。 本模塊具備簡單進銷存的概念，可實現(xiàn)對本單位 (域 )內(nèi)部常用的共用辦公設(shè)備進行管理，如對單位、部門辦公物品申請、審核、采購、發(fā)放、庫存、使用情況等的管理。提供可共享設(shè)備信息登記、使用狀態(tài)查詢、申請及審批功能，提高資源的利用率。對公司各項資產(chǎn)的購置、使用、保管、銷毀等進行統(tǒng)一、規(guī)范的管理。 主要是按照固定資產(chǎn)的使用過程來管理，包括固定資產(chǎn)信息的登記、預(yù)定、審批、使用及歸還。無論是管理者對固定資產(chǎn)的管理，還是資產(chǎn)使用者對設(shè)備的預(yù)定、使用、歸還，整個中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 53 頁 共 144 頁 過程只須用戶登錄到本系統(tǒng)就可 以完成 。 會議管理 會議管理主要包括以下六個方面的業(yè)務(wù)功能：會議起草與申報功能、申報單審批功能、會議通知功能、會議通知回復(fù)功能、收文與會議安排功能、會議管理功能；行為主體主要有以下幾類：舉行會議單位、辦公室文秘機構(gòu)、相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)、會務(wù)工作人員等。 以會議為主線，進行會議的籌備、安排，會議通知發(fā)布、回執(zhí)、電子簽到、會議材料整理歸檔、到會統(tǒng)計等，包括會議室的申請、審批、查詢；會議申請、安排、會議通知發(fā)出。 整個會議管理核心業(yè)務(wù)流程參考如下圖示： 編號電子會議管理流程承辦單位結(jié)束開始歸檔會議申請擬定會議方案會議審批參會單位接收發(fā)送會議通知議題征集參會單位主管部門步驟參會人員登記會議報名管理參會單位打印報到通知及車證管會部門登記管會部門審批發(fā)送報到通知及車證會議電子臺簽管理會議紀要管理 參會單位接收會前準備會中管理會后管理編制單位 武漢興得科技有限公司 編制時間 2021 3 30 編制人 審批人通知報名 直接發(fā)起的會議 說明：上 圖業(yè)務(wù)流程包括會前籌辦、會議審批、議題征集和方案確定、通知報名、會中臺簽管理、會后紀要整理和發(fā)放流程。對于簡單的無需籌備、審批的中小企 業(yè)信息化公告服務(wù)平臺技術(shù) 方案 第 54 頁 共 144 頁 會議，也可以從中間某個環(huán)節(jié)直接發(fā)起；無需紀要管理的可以去除會后管理功能。 會議管理重點環(huán)節(jié)功能說明如下： 會議登記 通過會議登記新增會議通知并發(fā)送會議通知，同時也可以獲得參會人員信息與參會單位的接收情況。下圖為會議列表信息頁面： 上圖中單擊“新增”按鈕，頁面可跳至會議信息編輯頁面，進行會議信息的登記。新增界面如下： 在該頁面輸入框錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，單擊“保存”按鈕圖標就可以 保存錄入的會議數(shù)據(jù)，輸入框后帶有紅色星號的為必填項，用戶必須填寫數(shù)據(jù)才能保存。 點擊“瀏覽”圖標進入文件選擇