【導(dǎo)讀】內(nèi)部資料，請(qǐng)勿擴(kuò)散第1頁,共1頁

　　

【正文】 不符合要求，單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，就可以切換到“打印預(yù)覽”窗口中了。我們前面也曾經(jīng)用過這 個(gè)功能，它的作用就是看一下打印出來的效果，現(xiàn)在看到的是整個(gè)頁面的效果，單擊“縮放”按鈕，可以把顯示的圖形放大，看得清楚一些，再單擊，又可以返回整個(gè)頁面的視圖形式。單擊“打印”按鈕可以將工作表打印出來，而單擊“關(guān)閉”按鈕則可以回到編輯狀態(tài)。現(xiàn)在這個(gè)考核表在這一頁中并不能完全打印出來，因此我們就要用到頁面設(shè)置功能。 頁面設(shè)置 選擇“文件”菜單，單擊“頁面設(shè)置”，可以打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，要想解決 內(nèi)部資料，請(qǐng)勿擴(kuò)散 第 25頁 , 共 65頁 剛才的問題有兩種辦法，一是可以選擇一種寬度較大的紙；再就是把紙張橫過來使用：單擊“紙張大小”下拉列表框，從彈出的列表 中選擇一種比較寬的紙型，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。 可是我平常用的紙一般都是 A4，很少有更寬的紙可以用，在這種情況下我們可以把紙張橫過來打印：打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，在“方向”欄中選擇“橫向”，將紙張?jiān)O(shè)置回來，然后單擊“確定”按鈕，整個(gè)工作表就都可以打印出來了。 這個(gè)表還不是在紙張的中間，有些難看，再打開“頁面設(shè)置 ”對(duì)話框，單擊“頁邊距”選項(xiàng)卡，選中“居中方式”一欄中“水平居中”和“垂直居中”前面的復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，表格就居中顯示了。 內(nèi)部資料，請(qǐng)勿擴(kuò)散 第 26頁 , 共 65頁 這個(gè)表格現(xiàn)在看起來已經(jīng)很好了，可是有一個(gè)問題，就是打出來的工作表經(jīng)常是和文字資料在一起，又不希望用這種橫向的表，又沒有紙可以換，在這種情況下，一是在分頁預(yù)覽視圖中拖動(dòng)分頁符使一頁符合我們的要 求；再就是直接設(shè)置打印的比例。 設(shè)置打印比例很簡單，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，先將紙張的方向設(shè)置回去，然后在“縮放”一欄的“縮放比例”輸入框中輸入 80，單擊“確定”按鈕，從預(yù)覽中可以看出來，已經(jīng)可以全部打印出來了。這是 EXCEL 2021提供的新功能，比以前方便多了；我們可以讓表格根據(jù)頁邊距自動(dòng)調(diào)整：先單擊“頁邊距”按鈕在這個(gè)視圖中顯示出頁邊距；打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，將“縮放”一欄選擇為“調(diào)整為 1頁寬 1頁高”，然后單擊“確定”按鈕，圖中的這個(gè)表就變成了緊貼頁邊距來放置了。 內(nèi)部資料，請(qǐng)勿擴(kuò)散 第 27頁 , 共 65頁 我們也可以通過調(diào)整頁邊距來調(diào)整表的位置；在預(yù)覽視圖中拖動(dòng)這些標(biāo)記調(diào)整頁邊距，還可以通過改變“頁面設(shè)置”對(duì)話框中頁邊距的數(shù)值來實(shí)現(xiàn)。 給打印出來的工作表設(shè)置頁眉和頁腳 :打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“頁眉 /頁腳”選項(xiàng)卡，單擊“頁眉”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇這個(gè)頁眉的形式，就給工作表設(shè)置好了一個(gè)頁眉，從預(yù)覽框中可以看到頁眉的效果。 頁腳也可以這樣來選擇，但我們這里還是自定義一個(gè)：單擊“自定義頁腳”按鈕，打開“頁腳”對(duì)話框，可以看到頁腳的設(shè)置分為左、中、右三個(gè)部分，現(xiàn)在光標(biāo)停留在 內(nèi)部資料，請(qǐng)勿擴(kuò)散 第 28頁 , 共 65頁 左邊的輸入框中，我們輸入“萬事無憂”，選中輸入的文字，單擊“字體”按鈕，打開“字體”對(duì)話框，把字體設(shè)置為隸書，單擊“確定”按鈕，回到“頁腳”對(duì)話框；單擊“右”輸入框，輸入“第頁，共頁”，然后把光標(biāo)放 到“第”字的后面，單擊“頁碼”按鈕，在這個(gè)地方插入當(dāng)前頁碼，把光標(biāo)定位到“共”字的后面，單擊“總頁碼”按鈕，在這里插入一個(gè)總頁碼，單擊“確定”按鈕回到“頁面設(shè)置”對(duì)話框；單擊“確定”按鈕我們就可以看到我們?cè)O(shè)置的頁眉和頁腳的效果了。 現(xiàn)在我們看這個(gè)表：單擊“打印預(yù)覽”按鈕，可以看到只有第一頁中有表的表頭，而其它的頁中都沒有 ；這樣打印出來的表看起來會(huì)很不方便，我們可以通過給工作表設(shè)置一個(gè)打印表頭來解決這個(gè)問題。 由于這個(gè)功能不能在預(yù)覽視圖中設(shè)置，單擊“關(guān)閉”按鈕回到正常的編輯視圖，打開“文件”菜單，選擇“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“工作表”選項(xiàng)卡，單擊“頂端標(biāo)題行”中的拾取按鈕，對(duì)話框變成了一個(gè)小的輸入條，在工作表中選擇數(shù)據(jù)上面的幾行作為表頭，單擊輸入框中的返回按鈕，回到“頁面設(shè)置”對(duì)話框，單擊“確定”按鈕，現(xiàn)在單擊“打印預(yù)覽”按鈕，所有的頁中就都標(biāo)題了。 內(nèi)部資料，請(qǐng)勿擴(kuò)散 第 29頁 , 共 65頁 設(shè)置打印區(qū)域 在計(jì)算數(shù)據(jù)時(shí)經(jīng)常會(huì)用到一些輔助的單元格，我們把這些單元格作為一個(gè)轉(zhuǎn)接點(diǎn)，但是又不好刪除，此時(shí)可以設(shè)置一個(gè)打印區(qū)域，只打印對(duì)我們有用的那一部分?jǐn)?shù)據(jù)：選擇要打印的部分，打開“文件”菜單，單擊“打印區(qū)域”項(xiàng)，從子菜單中選擇“設(shè)置打印區(qū)域”命令，在打印時(shí)就只能打印這些單元格了，單擊“打印預(yù)覽”按鈕，可以看到打印出來的只有剛才選擇的區(qū)域。 單擊“關(guān)閉”按鈕回到普通視圖，選擇“文件”菜單“打印區(qū)域”子菜單中的“取消打印區(qū)域”命令就可以將設(shè)置的打印區(qū)域取消了。 內(nèi)部資料，請(qǐng)勿擴(kuò)散 第 30頁 , 共 65頁 打印選項(xiàng) 打開“文件”菜單，單擊“打印”命令，就可以打開“打印”對(duì)話框了，第一個(gè)用處就是：在這里我們可以設(shè)置一次打印幾份工作表。 在對(duì)話框中的“份數(shù)”欄的“打印份數(shù)”輸入框中輸入“ 3”，單擊“確定”按鈕，就可以一次打印三份工作表 了。我們還可以設(shè)置其它的一些選項(xiàng)，比如，可以設(shè)置打印開始和結(jié)束的頁碼，在“范圍”一欄中選擇“頁”項(xiàng)，然后在后面填上開始和結(jié)束的頁碼就可以了；再就是可以設(shè)置打印時(shí)是打印選定的工作表還是整個(gè)工作簿或者是選定的區(qū)域。 另外的一個(gè)用處：單擊“取消”按鈕回到編輯狀態(tài)，選中全部的工作表，然后選中當(dāng)前編輯的工作表的一部分，打開“打印” 對(duì)話框，選擇“打印”為“選定區(qū)域”，然后單擊“預(yù)覽”按鈕，可以看到打印的是所有工作表中當(dāng)前選擇的部分。 2 Excel的自定義功能 與 Word相比， Excel提供的自定義選項(xiàng)較少，但用戶仍可以自如地操作程序運(yùn)作的方式及其在屏幕上的樣式，或許更重要的是，在新的工作簿中，用戶可以輕松享用它自動(dòng)添加的信息、格式以及各種特殊的功能。 內(nèi)部資料，請(qǐng)勿擴(kuò)散 第 31頁 , 共 65頁 啟動(dòng)選項(xiàng) 如果經(jīng)常用到一個(gè)或多個(gè)工作簿，那么，當(dāng)啟動(dòng)程序時(shí)就可以用 Excel直接打開它們，只需把工作簿的快捷方式（或者工作簿本身）添加到 XL Start 文件夾中（使用“開始”―＞“搜索 ”－＞“文件或文件夾”來找到它）即可。 如果其他的文件夾更加合適，或是要在網(wǎng)絡(luò)中自動(dòng)打開儲(chǔ)存好的工作表，就將其完整的路徑輸入到“啟動(dòng)時(shí)打開此項(xiàng)中的所有文件”框中，以進(jìn)行定位。這個(gè)位置位于“工具”－＞“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“常規(guī)”選項(xiàng)卡里。每次啟動(dòng)時(shí) Excel就會(huì)同時(shí)打開位于用戶指定的文件夾以及 XL Start文件夾中的文檔。這個(gè)文件夾可以放置共享的工作簿，這樣每個(gè)使用者就不再需要一個(gè)單獨(dú)的副本。 可以將工作區(qū)文件放置在啟動(dòng)文件夾中，這親就能同時(shí)打開上次使用過的一組工作簿（關(guān)于工作區(qū)文件的詳細(xì)內(nèi)容將會(huì)在第 24章中 進(jìn)行介紹）。要確定在啟動(dòng)文件夾中只放置工作區(qū)文件，而不要再放置工作簿的快捷方式。 儲(chǔ)存在啟動(dòng)文件夾中的 Excell模板顯示在“文件”－＞“新建”對(duì)話框里的“常用”選項(xiàng)卡中，與 Templates文件夾中的模板放置在一起。 設(shè)置 Excel選項(xiàng) 正如 Word一樣， Excel的“工具”－＞“選項(xiàng)”對(duì)話框是配置程序的主要控制面板。如圖所示： 內(nèi)部資料，請(qǐng)勿擴(kuò)散 第 32頁 , 共 65頁 “選項(xiàng)”對(duì)話框中的設(shè)置分別放置在 13個(gè)選項(xiàng)卡中。稍后我們會(huì)介紹其中的一些選項(xiàng)，其他的的與在 Word 中的對(duì)應(yīng)項(xiàng)功能一樣，但仍有一些問題值得注意。 “常規(guī)”選項(xiàng)卡提供了多種影 響整個(gè)程序操作的設(shè)置： 建議將“使用的工作列表”設(shè)置為最大值 9。這樣就可以用快捷菜單選項(xiàng)再次快速打開文件，而不用再借助“打開”對(duì)話框。 可以把放置在每個(gè)新建工作簿中的空白工作表的數(shù)量設(shè)置為最大值 255。然而設(shè)想一下，如果將其設(shè)置為 1（對(duì)于許多用途，一個(gè)工作表就足夠了），這樣就能夠節(jié)省內(nèi)存和磁盤空間，用戶也能在需要時(shí)隨時(shí)添加更多的工作表。 這里指定的“用戶名”也會(huì)應(yīng)用于其他的 Office應(yīng)用程序。 “ 1－ 2－ 3的幫助”選項(xiàng)卡中的設(shè)置主要是為使用戶能在 Lotus 123和 Excel之間輕松轉(zhuǎn)換而設(shè)計(jì)的。然 而自從 Excel贏得了電子表格軟件的統(tǒng)治地位以后，使用這些選項(xiàng)的人就將越來越少了。但是如果要與其他使用 Excel早期版本或者不同程序的人共享文件，“將 Excel文件保存為”的設(shè)置就會(huì)非常有用。 自定義屏幕 在“工具”－＞“選項(xiàng)”對(duì)話框中，“視圖”選項(xiàng)卡里的絕大部分控件都是用來自定義 Excel顯示方式的。這其中絕大多數(shù)設(shè)置都不用解釋，只有少量需要介紹一下： 內(nèi)部資料，請(qǐng)勿擴(kuò)散 第 33頁 , 共 65頁 要控制在屏幕上顯示哪些 Excel用戶界面的元素，可以使用“顯示”和“窗口選項(xiàng)”中的設(shè)置。不論打開的是哪一個(gè)窗口， 4個(gè)“顯示”選項(xiàng)都應(yīng)用于整個(gè) Excel。而 “窗口選項(xiàng)”中的設(shè)置只應(yīng)用于當(dāng)前的工作表或制圖表，或者當(dāng)前的工作簿。 選擇“自動(dòng)分頁符”，會(huì)顯示由點(diǎn)組成的橫線，意味著打印時(shí)當(dāng)前頁面會(huì)從這里分開， 管用戶是否已經(jīng)改變了 Excel自動(dòng)設(shè)置的分布符。這不影響分頁符在“分頁符預(yù)覽模式”中的顯示（詳細(xì)內(nèi)容請(qǐng)參見第 25章）。 如果選擇了“零值”，每個(gè)包括零值的單元格中就會(huì)出現(xiàn)一個(gè) 0。否則，即便已經(jīng)鍵入了 0， Excel也會(huì)顯示該單元格是空的。 要改變工作表（不是工作簿）網(wǎng)格線的顏色，可以從“網(wǎng)格線顏色”下拉菜單中進(jìn)行選擇。 “對(duì)象”中的設(shè)置可以控制圖表、用繪圖工具欄創(chuàng) 建的圖片、剪貼畫和其他圖片、文本框、按鈕是否可見。選擇“顯示占位符”按鈕會(huì)將圖表和重要圖片（僅僅是重要圖片）顯示為灰色矩形框，這樣可以回憶滾動(dòng)瀏覽，而其他對(duì)象還保持可見。另一方面，“全部隱藏”按鈕則會(huì)隱藏包括屏幕上和打印工作表上的所有類型的對(duì)象。 調(diào)色板的使用 Excel限制用戶只能將 56種不同的顏色應(yīng)用于工作表上顯示的對(duì)象。然而可以自定義調(diào)色板，使用系統(tǒng)中任何可以得到的色彩替換調(diào)色板中的單個(gè)色彩。 可以使用“工具”－＞“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“顏色”選項(xiàng)卡來修改調(diào)色板。要指定一種新顏色，應(yīng)先選擇一種顏色，然后 單擊“修改”按鈕，會(huì)隨之顯示需要的對(duì)話框?！皥D表填充”和“圖表線條”中的顏色是 Excel自動(dòng)應(yīng)用于圖表元素的前 8種色彩；剩下的 40種顏色可用于普通用途。“重新設(shè)置”按鈕會(huì)把 56種顏色都恢復(fù)為默認(rèn)色彩。 Excel將當(dāng)前調(diào)色板和工作簿一起保存。使用“復(fù)制顏色來自”下拉列表，可以從任何打開的工作簿復(fù)制調(diào)色板。要改變新工作簿使用的默認(rèn)調(diào)色板，可以改變默認(rèn)或自定義工作簿模板的調(diào)色板。 當(dāng)在工作表元素上應(yīng)用顏色時(shí)，實(shí)際上將調(diào)色板的顏色位（而非顏色本身）賦予給元素。改變調(diào)色板，被賦予了調(diào)色板顏色位的元素也會(huì)相應(yīng)的改變顏 色。在使用不同的調(diào)色板的工作簿之間復(fù)制元素，它們的顏色也隨之改變。 內(nèi)部資料，請(qǐng)勿擴(kuò)散 第 34頁 , 共 65頁 使用全屏視圖 如果需要更多的空間來查看數(shù)據(jù)，可以選擇“視圖”－＞“全屏顯示”來隱藏標(biāo)題欄、工具欄和狀態(tài)欄。 Excel的“全屏顯示”視圖與 Word 中的完全不同。首先，它不會(huì)刪除菜單欄；其次， Excel不需要用宏來隱藏“全屏顯示”工具欄。因此這個(gè)工具欄雖然很小但卻有些礙事，用戶可以單擊工具欄右上角的“關(guān)閉”使它消失不見。在全屏視圖下單擊 Esc鍵不會(huì)返回到“普通”視圖；相反，必須選擇“全屏顯示”工具欄上的“關(guān)閉全屏顯示”，或再次單擊“視圖”－ ＞“全屏顯示”才能返回普通視圖。 儲(chǔ)存當(dāng)前工作簿中的視圖 保存視圖是為了記錄工作表當(dāng)前狀態(tài)，以便以后打開視圖能夠回到原來的設(shè)置。除了“工具”－＞“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“視圖“選項(xiàng)卡中的設(shè)置以外，視圖還能儲(chǔ)存隱藏的行、列和表格，篩選設(shè)置以及打印設(shè)置。 設(shè)置完工作表的顯示狀態(tài)，單擊“視圖”－＞“視圖管理器”，然后選擇“添加”，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)如圖所示的對(duì)話框： 鍵入視圖的名稱，選擇或清除視圖中可選擇的選項(xiàng)。如果用戶要包括打印設(shè)置，視圖就會(huì)標(biāo)明打印區(qū)域，如果沒有限定，則包括整張表格。 “視圖管理器”定義了單個(gè)工作 表的設(shè)置。當(dāng)在同一個(gè)工作簿的任意工作表中打開一個(gè)視圖時(shí)， Excel將激活曾定義視圖的工作表。 錄制和使用宏 在使重復(fù)作業(yè)自動(dòng)化和擴(kuò)大 Excel的功能方面，宏起著重要的作用。在此僅介紹和 內(nèi)部資料，請(qǐng)勿擴(kuò)散 第 35頁 , 共 65頁 Excel相關(guān)的特殊問題。 定義宏的鍵盤快捷鍵 用戶可以直接在“錄制新宏”對(duì)話框中為新宏指定鍵盤快捷鍵。 Excel僅限于使用Ctrl和小寫字母或大寫字母結(jié)合一起的快捷鍵（ Ctrl+Shift+字母）。也就是說，宏的快捷鍵是區(qū)分大小寫的。不能在宏的鍵盤快捷鍵上使用數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)或其他符號(hào)，也不能使用 Alt和功能鍵。 要改變宏的鍵 盤快捷鍵，單擊“工具”－＞“宏”－＞“宏”對(duì)話框，并選擇“選項(xiàng)”。 存儲(chǔ)宏 在“錄制新宏”對(duì)話框的“保存在”下拉列表中選擇新宏的保存位置。不論打開的是哪個(gè)工作簿，如果要總能利用到宏，就選擇“個(gè)人宏工作簿”。當(dāng) Excel啟動(dòng)時(shí)，宏存儲(chǔ)在 XL Start 文件文件夾的