【導(dǎo)讀】辦公自動(dòng)化一詞從八十年代中期在國(guó)內(nèi)提出，流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),有了長(zhǎng)足的進(jìn)步。然而，在實(shí)際的應(yīng)用當(dāng)中，成功的案例卻并不多見(jiàn)。甚至到目前為止，很。多單位在辦公自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中，也常常陷入了“信息化陷阱”當(dāng)中。抱怨用戶在開(kāi)發(fā)前提不出明確的需求，在開(kāi)發(fā)中途又頻頻地改變需求。開(kāi)發(fā)者便不斷地修改程序，以應(yīng)付不斷變化的需求?！靶枨蟛粩嘧兓?、軟件不斷修改、周期不斷延長(zhǎng)、效果難以預(yù)料”的尷尬局面。經(jīng)過(guò)兩年的使用，效果并不是很好，主要是。因此決定重新開(kāi)發(fā)一套能夠用以處理其內(nèi)部復(fù)雜繁。重的公文處理業(yè)務(wù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，并于2021年立項(xiàng)。此項(xiàng)目的總體實(shí)施由。信息中心統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)，與清華同方公司共同進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)。人主要負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)軟件中的公文流轉(zhuǎn)的工作流定義。調(diào)研和開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)系統(tǒng)的適用性要求，并要求本軟件具有較好的通用性，系統(tǒng)通過(guò)對(duì)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的操作實(shí)現(xiàn)了對(duì)辦公系統(tǒng)的靈活設(shè)置。

　　

【正文】 轉(zhuǎn)的主要業(yè)務(wù)處理流程的說(shuō)明： 首先，用戶登入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，根據(jù)權(quán)限起草公文，當(dāng)公文起草完成后，即可選擇上傳文件或者在線編輯的方式發(fā)布公文。 Destroy document Draft document Release document Enter flow Deal with document Label Achieve Y N Y N 接下來(lái)，公文進(jìn)入流轉(zhuǎn)流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，在流 程中每個(gè)環(huán)節(jié)處理完畢后會(huì)為其加上一個(gè)標(biāo)簽，該標(biāo)簽表明本環(huán)節(jié)處理完成并指明下一環(huán)節(jié)（有些環(huán)節(jié)的后續(xù)環(huán)節(jié)可能不是一個(gè)，并且沒(méi)有先后次序，因此就可以不加上標(biāo)簽）。 公文再次進(jìn)入流轉(zhuǎn)流程開(kāi)始流轉(zhuǎn)、處理，直到公文沒(méi)有被任何環(huán)節(jié)加簽，此時(shí)檢查是否完成了全部處理流程，若沒(méi)有完成全部處理流程則進(jìn)入流轉(zhuǎn)流程繼續(xù)處理；若完成了全部流程，則結(jié)束在流轉(zhuǎn)流程中的處理。最后，進(jìn)行歸檔或者銷毀等操作。 主要的功能模型 公文流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)公文的創(chuàng)建、查詢、辦理、催辦、跳轉(zhuǎn)、歸檔和銷毀等功能。其中公文創(chuàng)建指內(nèi)部公文的擬制、發(fā)布，還包 括對(duì)公文的修改。辦理是流轉(zhuǎn)過(guò)程的核心，辦理過(guò)程對(duì)公文進(jìn)行審核、批復(fù)、回答、退簽等，還可以對(duì)公文正文進(jìn)行修改。公文催辦可以通過(guò)電子郵件或者信息方式向辦理人發(fā)出催辦信息。公文跳轉(zhuǎn)指讓公文跳過(guò)流程中的某一環(huán)節(jié)流入下一個(gè)環(huán)節(jié)辦理。公文歸檔和銷毀是公文辦理完畢后，有歸檔或銷毀權(quán)限的人員對(duì)公文做的相應(yīng)處理。根據(jù)以上需要和功能的描述，繪制公文流轉(zhuǎn)軟件主體設(shè)計(jì)用例圖。 圖 Figure Document transfer design use case chart 圖 時(shí)序圖 Figure Document release time order chart 圖 Figure Document approve disposal time order chart 圖 Figure Document watch disposal time order chart 圖 Figure Flow setting time order chart 公文發(fā)布用戶在登錄系 統(tǒng)后，在其擁有的權(quán)限范圍內(nèi)可以起草、發(fā)布一些發(fā)文；對(duì)于自己發(fā)布的發(fā)文，在公文進(jìn)入流轉(zhuǎn)前可以進(jìn)行修改，包括公文相關(guān)信息和正文的修改；當(dāng)公文進(jìn)入流轉(zhuǎn)以后，發(fā)布人可以查詢其辦理情況； 公文辦理用戶在登錄系統(tǒng)后，如果有公文需要辦理，則對(duì)公文進(jìn)行審核、批復(fù)或編輯；而擁有催辦、跳轉(zhuǎn)、代理權(quán)限的用戶也可以執(zhí)行相關(guān)的處理；負(fù)責(zé)歸檔銷毀操作的用戶，則對(duì)公文進(jìn)行歸檔或銷毀的處理； 系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)后，可以使用系統(tǒng)維護(hù)的功能對(duì)軟件中資源、功能、人員等進(jìn)行調(diào) 辦公自動(dòng)化軟件 公文流轉(zhuǎn)控制 公文發(fā)送 公文接收 歸檔銷毀 公文流轉(zhuǎn)監(jiān)控 系統(tǒng)維護(hù) 查詢統(tǒng)計(jì) 公文業(yè)務(wù)處理 通訊錄 配。 模塊分析 根據(jù)公文流轉(zhuǎn)軟件實(shí)現(xiàn)的功能，將軟件分為：公 文流轉(zhuǎn)控制、公文流轉(zhuǎn)監(jiān)控、公文發(fā)送、公文接收、公文業(yè)務(wù)處理、歸檔 /銷毀、系統(tǒng)維護(hù)、查詢統(tǒng)計(jì)、通訊錄等主要模塊。 圖 Figure software entire module chart 軟件總體模塊圖中實(shí)線框【公文流轉(zhuǎn)控制】、【公文流轉(zhuǎn)監(jiān)控】、【公文發(fā)送】三個(gè)模塊的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)是本人的主要參與的工作，因此本文重點(diǎn)說(shuō)明了這三部分的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。 各模塊實(shí)現(xiàn)的功能描述如下： 公文流轉(zhuǎn)控制：定義公文流轉(zhuǎn)的處理結(jié)構(gòu)、描繪處理過(guò)程，確定公文流轉(zhuǎn)的活動(dòng)和任務(wù)組成；確定公文流 轉(zhuǎn)中各個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行條件、處理規(guī)則；完成公文流轉(zhuǎn)中用戶權(quán)限的設(shè)定。 公文流轉(zhuǎn)監(jiān)控：實(shí)現(xiàn)對(duì)公文流轉(zhuǎn)中任務(wù)的監(jiān)控，并調(diào)用催辦、跳轉(zhuǎn)、代理等功能 。 公文發(fā)送：實(shí)現(xiàn)公文發(fā)送的功能。 公文接收：實(shí)現(xiàn)接收公文的功能。 公文業(yè)務(wù)受理：實(shí)現(xiàn)包括公文的編輯、審批處理和針對(duì)某一具體任務(wù)的催辦業(yè)務(wù)、跳轉(zhuǎn)處理、代理處理等功能。 歸檔銷毀：對(duì)公文進(jìn)行歸檔、作廢、銷毀等處理。 系統(tǒng)維護(hù)：包括日志管理、組織管理、角色管理、用戶管理、功能管理、資源管理。 查詢統(tǒng)計(jì)：實(shí)現(xiàn)公文的各種查詢，如：流轉(zhuǎn)中公文查詢統(tǒng)計(jì)、歸檔公文查詢統(tǒng)計(jì)、作廢公文查詢統(tǒng) 計(jì)、銷毀公文查詢統(tǒng)計(jì)。 通訊錄：記錄流程中相關(guān)人員通訊記錄，支持發(fā)送即時(shí)消息、電子郵件。 公文流轉(zhuǎn)控制方法 本文首先需要解決的問(wèn)題，是采用何種方式、方法對(duì)公文的流轉(zhuǎn)加以控制，來(lái)保障公文流轉(zhuǎn)的進(jìn)度。 在公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)中，有些公文是按等級(jí)劃分的，比如普通公文、加急公文、特級(jí)公文等，不同等級(jí)的公文有各自處理的時(shí)間要求；有些公文對(duì)于處理時(shí)間提出了具體的要求，比如說(shuō)某公文的整個(gè)處理流程要在 30 個(gè)工作日完成；有些公文，不但公文整體處理有時(shí)間上的要求，還對(duì)各個(gè)處理環(huán)節(jié)、步驟提出了具體時(shí)間要求，比如某公文的處理 流程為四個(gè)環(huán)節(jié)，分別是：發(fā)文、核實(shí)、審批、歸檔，要求該公文的整個(gè)處理流程要在 30 個(gè)工作日完成，并且要求發(fā)文3 個(gè)工作日完成，核實(shí) 8 個(gè)工作日完成，審批 8 個(gè)工作日完成。 顯然對(duì)于不同類型的公文，應(yīng)該采取不同的控制方法，有針對(duì)性的對(duì)這些公文進(jìn)行流轉(zhuǎn)控制。 根據(jù)上述公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的實(shí)際要求，本文采取了公文分類法和時(shí)間控制法來(lái)對(duì)公文的流轉(zhuǎn)加以控制。 一、公文分類法 任何事情都有輕重緩緊之分，不能將所有的事清都一概而論，如果大小不分、輕重不論，直接導(dǎo)致的后果就是事情雜亂無(wú)章。公文同樣如此。因此有必要引入公文分類制度，按照公文處理的時(shí)間要求，將公文分為三類：普通公文、加急公文、特急公文。這三類公文的處理時(shí)間為固定值，根據(jù)用戶業(yè)務(wù)的具體需求而定，有別于后文的時(shí)間控制法。如普通公文辦理時(shí)間為 30 天，加急公文的辦理時(shí)間為 10 天，特急公文的辦理時(shí)間為 3天。 當(dāng)用戶登錄系統(tǒng)后，系統(tǒng)顯示該用戶可以處理的公文列表，列表的排列順序以公文的級(jí)別的為依據(jù)。特急公文顯示在待辦公文的最頂端，并用顯眼的紅顏色表示；接著是加急公文，以黃顏色表示；最后是普通公文，以淺藍(lán)色表示。方便用戶按照特急、加急、普通的順序來(lái)處理公文。 二、時(shí)間控制法 在分類的同時(shí) ，可以為每一個(gè)公文流程設(shè)置處理的時(shí)限，并通過(guò)時(shí)間來(lái)控制公文的流轉(zhuǎn)；還可以為公文流程的各個(gè)環(huán)節(jié)分別設(shè)置處理的時(shí)限，以此來(lái)控制和推動(dòng)公文的流轉(zhuǎn)。由此抽象出四種方法來(lái)推動(dòng)和控制公文流轉(zhuǎn)。 單步控制法 將一個(gè)公文流轉(zhuǎn)分解成每一個(gè)具體的步驟（即流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)），為每一個(gè)步驟按照在流轉(zhuǎn)流程中所占的比例設(shè)定一個(gè)完成時(shí)限，按照每一個(gè)步驟的時(shí)限來(lái)控制公文的流轉(zhuǎn)。除了每一個(gè)具 體步驟辦理的時(shí)間需要設(shè)定外，還要設(shè)定其他相關(guān)的時(shí)間：如單個(gè)環(huán)節(jié)接受任務(wù)時(shí)間，整個(gè)流程接受任務(wù)時(shí)間，預(yù)先警告時(shí)間等等。單個(gè)環(huán)節(jié)接受任務(wù)時(shí)間為上一節(jié)點(diǎn)完成流程到 下一節(jié)點(diǎn)接受流程兩者之間的時(shí)間。這個(gè)時(shí)間用來(lái)控制整個(gè)流程的緊湊程度。整個(gè)流程接受任務(wù)時(shí)間為流程開(kāi)始到第一個(gè)處理節(jié)點(diǎn)接受流程兩者之間的時(shí)間。預(yù)先警告時(shí)間為一個(gè)節(jié)點(diǎn)或整個(gè)流程當(dāng)前所用的時(shí)間己經(jīng)超過(guò)了所能用的時(shí)間的 80％的時(shí)間。 2．整體控制法 設(shè)置公文流轉(zhuǎn)流程的處理時(shí)限，以一個(gè)公文的整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程作為判定有沒(méi)有超過(guò)所設(shè)定的最后時(shí)限的依據(jù)，以此來(lái)控制公文的流轉(zhuǎn)。 3．自動(dòng)控制法 系統(tǒng)根據(jù)指定的時(shí)限自動(dòng)對(duì)公文進(jìn)行控制，進(jìn)行催辦、跳轉(zhuǎn)、代理等操作。比如說(shuō)：系統(tǒng)設(shè)定特急公文的處理時(shí)限為 3 天，若一個(gè)環(huán)節(jié)從開(kāi)始流轉(zhuǎn)到當(dāng)前 的時(shí)間超過(guò)了預(yù)先警告時(shí)間，那么就應(yīng)該對(duì)該公文、該環(huán)節(jié)的處理人員進(jìn)行催辦。如果催辦沒(méi)有結(jié)果，還要按照系統(tǒng)的設(shè)定進(jìn)行跳轉(zhuǎn)或代理。如果該環(huán)節(jié)在關(guān)鍵流程上，那么只在此進(jìn)行催辦；如果該環(huán)節(jié)不在關(guān)鍵流程上，那么既可以進(jìn)行催辦，也可以進(jìn)行跳轉(zhuǎn)。 4．人工控制法 人工控制法，是具有相應(yīng)權(quán)限的用戶通過(guò)催辦、跳轉(zhuǎn)、代理等手段控制公文流轉(zhuǎn)的方法。例如：具有催辦權(quán)限的用戶，在登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入催辦處理功能模塊，選擇待處理的公文業(yè)務(wù)，可以看到該公文的流轉(zhuǎn)狀態(tài)圖。圖中直觀的顯示出：公文的開(kāi)始時(shí)間和最后時(shí)限、各個(gè)環(huán)節(jié)的開(kāi)始時(shí)間和最后時(shí)限 ，己經(jīng)完成了哪些流程或環(huán)節(jié)具體的開(kāi)始、結(jié)束的時(shí)間是什么，哪些公文已經(jīng)開(kāi)始或上一環(huán)節(jié)已經(jīng)結(jié)束而下一環(huán)節(jié)沒(méi)有開(kāi)始，哪些公文或者環(huán)節(jié)已經(jīng)超過(guò)預(yù)先警告時(shí)間等等。用戶根據(jù)需要可以進(jìn)行催辦、跳轉(zhuǎn)、代理等等相關(guān)的操作，此后可以隨時(shí)查詢這項(xiàng)工作的具體進(jìn)展情況。 本軟件在使用中，可以任選上述諸方法中的某一種方法對(duì)公文流轉(zhuǎn)加以控制，也可以選擇多種方法相結(jié)合對(duì)公文流轉(zhuǎn)進(jìn)行控制。合理的使用這些控制方法可以將公文分門別類、按照一定的規(guī)則將業(yè)務(wù)進(jìn)行劃分處理，使業(yè)務(wù)處理更加清晰，方便對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控處理。 如何將這些控制方法應(yīng)用到公文流轉(zhuǎn) 軟件中呢？ 如何定義公文流轉(zhuǎn)的時(shí)間要求、處理規(guī)則呢？ 這就是下文公文流轉(zhuǎn)流程設(shè)定所要解決的問(wèn)題。 公文流轉(zhuǎn)流程的設(shè)定 為了行之有效的運(yùn)用流轉(zhuǎn)控制方法對(duì)公文流轉(zhuǎn)進(jìn)行控制。本文將定義公文流轉(zhuǎn)的處理過(guò)程、流轉(zhuǎn)規(guī)則、執(zhí)行條件、處理規(guī)則的工作合并起來(lái)，稱為公文流轉(zhuǎn)流程設(shè)定，也就是定義 工作流的過(guò)程。 現(xiàn)實(shí)工作中，公文的種類多種多樣，不同類型的公文也不可能全部按照同一流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，并且在各個(gè)環(huán)節(jié)上的處理也不盡相同，這樣就需要為不同業(yè)務(wù)處理流程定義不同的處理規(guī)則。本文參考工作流的概念，將公文流轉(zhuǎn)的基本要素定義為案例、 任務(wù)、過(guò)程三個(gè)：案例定義了一類公文的處理過(guò)程、活動(dòng)、各個(gè)步驟、環(huán)節(jié)的處理操作和處理規(guī)則；任務(wù)是案例的一個(gè)具體應(yīng)用，對(duì)應(yīng)一筆具體的業(yè)務(wù)；過(guò)程是任務(wù)在流轉(zhuǎn)中一系列處理的描述。本文將流轉(zhuǎn)中的每一個(gè)步驟（或處理環(huán)節(jié)）定義為最小的單位，稱之為活動(dòng)或者流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。因此公文流轉(zhuǎn)流程設(shè)定，實(shí)際上也是案例設(shè)定的過(guò)程，亦可稱為案例的設(shè)定。 案例 的設(shè)定信息存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，設(shè)定的信息描述了公文流轉(zhuǎn)的起始點(diǎn)、公文流轉(zhuǎn)的步驟、流轉(zhuǎn)途經(jīng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，并定義在各個(gè)環(huán)節(jié)上需要進(jìn)行的操作和處理規(guī)則，并可根據(jù)需要定義整體處理的時(shí)間限制和每一步驟的處 理時(shí)間限制。公文在流轉(zhuǎn)軟件中流動(dòng)，可以理解為某一流轉(zhuǎn)過(guò)程（案例）的一個(gè)具體實(shí)例。公文流轉(zhuǎn)的信息和正文存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)表中，公文信息表記錄了公文的正文和基本信息，其中流程類型（ FlowType）這一屬性即標(biāo)識(shí)了公文選用的流轉(zhuǎn)流程（案例），公文就會(huì)按照選用的流轉(zhuǎn)流程（案例）流轉(zhuǎn)處理。 接下來(lái)用數(shù)據(jù)流圖、 ER圖、數(shù)據(jù)字典、程序流程圖，詳細(xì)描述了公文流轉(zhuǎn)流程設(shè)定的分析和設(shè)計(jì)部分。 圖 DFD圖 Figure Document transferflow DFD chart 數(shù)據(jù)字典如下： 1．?dāng)?shù)據(jù)流條目 Enactment person Found usecase Tache select Enactment order Enactment performance Deal with tache User information Case information Tache information Case note Tache note tache list order Case note 數(shù)據(jù)流名稱：用戶信息 簡(jiǎn) 述：登錄用戶的用戶信息 來(lái) 源：用戶登錄后 Session 中 去 向：創(chuàng)建案例 組 成：用戶編號(hào)＋用戶名稱 數(shù)據(jù)流名稱：案例信息 簡(jiǎn) 述：公文流基本信息 來(lái) 源：數(shù)據(jù)庫(kù) 去 向：選擇流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié) 組 成：案例編號(hào)＋案例名稱 數(shù)據(jù)流名稱：環(huán)節(jié)信息 簡(jiǎn) 述：環(huán)節(jié)的配置信息 來(lái) 源：處理流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié) 去 向：選擇流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié) 組 成：環(huán)節(jié)編號(hào)＋環(huán)節(jié)名稱 數(shù)據(jù)流名稱：環(huán)節(jié)列表 簡(jiǎn) 述：案例選定的環(huán)節(jié)信息列表 來(lái) 源：選擇流轉(zhuǎn)環(huán) 節(jié) 去 向：設(shè)定流轉(zhuǎn)順序 組 成： {環(huán)節(jié)編號(hào) }＋ {環(huán)節(jié)名稱 } 數(shù)據(jù)流名稱：環(huán)節(jié)順序 簡(jiǎn) 述：按順序排列的選定環(huán)節(jié)信息 來(lái) 源：設(shè)定流轉(zhuǎn)順序 去 向：設(shè)定環(huán)節(jié)功能 組 成： {排序編號(hào) }+{環(huán)節(jié)編號(hào) }＋ {環(huán)節(jié)名稱 } 2．?dāng)?shù)據(jù)存儲(chǔ)條目 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱：案例記錄 簡(jiǎn) 述：存放在數(shù)據(jù)表庫(kù)中的案例信息 組成：案例編號(hào)＋案例名稱＋創(chuàng)建人＋創(chuàng)建時(shí)間＋修改時(shí)間＋狀態(tài)＋任務(wù)時(shí)限 組織方式：數(shù)據(jù)庫(kù)表，案例編號(hào)為主鍵；創(chuàng)建人為外鍵；創(chuàng)建人和案例名稱為索引 查詢要求：能夠根據(jù)案例編號(hào)進(jìn)行精確查詢 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱：環(huán)節(jié)記錄 簡(jiǎn) 述： 存放在數(shù)據(jù)庫(kù)表中流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)信息 組成：環(huán)節(jié)編號(hào)＋創(chuàng)建時(shí)間＋環(huán)節(jié)名稱 +所處科室編號(hào) +狀態(tài) +環(huán)節(jié)類型＋創(chuàng)建人＋修改時(shí)間＋描述信息 組織方式：數(shù)據(jù)庫(kù)表，環(huán)節(jié)編號(hào)為主鍵；創(chuàng)建人、所處科室編號(hào)為外鍵；創(chuàng)建人和環(huán)節(jié)名稱為索引 查詢要求：能夠根據(jù)環(huán)節(jié)編號(hào)進(jìn)行精確查詢 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱：案例環(huán)節(jié)記錄 簡(jiǎn) 述：案例的環(huán)節(jié)設(shè)置信息 組成：案例環(huán)節(jié)編號(hào)＋案例編號(hào)＋環(huán)節(jié)編號(hào)＋步驟名稱＋步驟序號(hào)＋創(chuàng)建人＋創(chuàng)建時(shí)間＋操作時(shí)限＋操作處理編號(hào) 組織方式：數(shù)據(jù)庫(kù)表，案例環(huán)節(jié)編號(hào)為主鍵；創(chuàng)建人、案例編號(hào)、環(huán)節(jié)編號(hào)、操作處理編號(hào)為外鍵 查詢要求： 能夠根據(jù)案例環(huán)節(jié)編號(hào)進(jìn)行精確查詢 3．?dāng)?shù)據(jù)