大學(xué)后勤管理處公文資料管理辦法---資料下載頁
2025-04-03 23:49本頁面
【正文】 起草和審核，總裁簽發(fā)。各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政部負(fù)責(zé)審核，審核無誤打印后，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。 文件須有文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，部門負(fù)責(zé)人簽名、標(biāo)定日期和密級。部門負(fù)責(zé)人審定，總裁簽字同意后打印發(fā)文。 公司制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命以及向政府有關(guān)部門的請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。 十、收文管理 公司收文的處理程序?yàn)椋簲M搞、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、收文、分文、登記、傳送、歸檔、銷毀。 收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由行政部負(fù)責(zé)執(zhí)行。收到文件后，先做好歸類、登記，根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示和主辦部門處理后，收回歸檔。 凡寄至公司的文件、傳真等，由綜合管理辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。 機(jī)密文件由綜合管理部專人保管，并對文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。 急件或涉及商業(yè)機(jī)密的傳真應(yīng)由專人處理。 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。 綜合管理部對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。 按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料編寫完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。 所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續(xù)。 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀，需上報行政部簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。 1公司內(nèi)部文件，各部門應(yīng)妥善保管，年終由行政部統(tǒng)一收回處理。 十一、文件管理流程設(shè)計 根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案排序整理，編制編目存檔借閱清退 內(nèi)部文件管理流程：起草文件審查編號審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)借閱清退審批銷毀 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀 第 8 頁 共 8 頁
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