20xx年辦公室秘書主要工作-資料下載頁
2025-01-26 00:21本頁面
【正文】 務者三方配合。
會議的級別和內(nèi)容決定著會務工作的繁簡程度。也就是說，等級越高、內(nèi)容越重要的回憶，所涉及的會務工作越繁重。小型會議只須做好會議時間、議題的前期通知和會中記錄即可，會務工作較為簡單。與會人數(shù)較少的決策性會議比較重要，一定要按部就班的進行組織和協(xié)調(diào)。大型會議，會務內(nèi)容繁重，要求專設工作組提前進行組織和協(xié)調(diào)工作。
2 辦公室會務工作流程
為了進一步搞好辦公室會務工作，筆者現(xiàn)結(jié)合辦公室會務工作特點，提出五方面要求。
一是要進一步明確責任分工，確保工作任務分解落實到位。
二是要進一步加強溝通交流，做到相互補臺、相互提醒。
三是要進一步提高思想認識，辦公室工作無小事，考慮問題必須更加周到、更加細致。
四是要進一步規(guī)范工作程序，確保各項工作規(guī)范化、制度化。
五是要進一步增強擔當意識，切實提高辦公室“三服務”的能力和水平。具體來講，應該穩(wěn)步落實會前準備、會中協(xié)調(diào)以及會后總結(jié)工作。
會前籌措，精心準備
要做好會務工作必須有目標、有計劃，準備充分。會務工作的成效，主要取決于前期準備是否細致。
首先，應該協(xié)助領導擬定會議議題。
其次，根據(jù)預算合理安排經(jīng)費。比如場地、設備、會議用品、資料、食宿、交通等。
第三，制定會議議程、日程。會議議程是對會議主要內(nèi)容所做的順序排列。會議日程是會議議程在時間上的具體安排，一般采用表格形式。一定要做到明確、具體、準確。讓與會者一目了然。
第四，做好與會人員范圍的確定。要按會議的規(guī)格檔次及議題內(nèi)容確定參會人員。
第五，做好會議通知的發(fā)送。按照確定的參會人員范圍擬定參會人員名單。發(fā)送通知時，要落實到位。建議將會議場地、與會時間、參加人等項目列一清單，根據(jù)清單項目一一落實場地準備工作和通知事由。通知單上附會議通知回執(zhí)，確定最終的與會人數(shù)，以便合理安排食宿。
第六，提前準備會議材料。會議材料通常涉及領導的演講稿、總結(jié)性的材料、會議報告等，盡量提前給領導修改、審稿。另外，應該做好會議文件材料的復制及分裝工作。
第七，做好會場布置。主要包括主席臺的設置、座次安排，會議用品的準備(桌椅、茶具、音響設備、照明、通訊、攝影器材等)都要提前備好。只有做好會前的準備工作才能保證會議的順利召開。
會中協(xié)調(diào)，做好組織管理服務
做好會議行政事務性工作。主要包括與會人員的接送、交通、食宿安排、后勤保障等工作，要落實責任到人。
?、僮龊脮h的報到、簽到工作，禮貌熱情的接待與會人員。并對報到人員的電話聯(lián)系方式進行詳細登記，以備隨時取得聯(lián)系。將發(fā)放的材料準備充分，發(fā)送給與會人員。
?、谧龊脮h的記錄工作，秘書人員在做好會議原始記錄的同時，建議進行現(xiàn)場錄音或錄像，以免遺漏重要內(nèi)容。
③注意會場內(nèi)外的保衛(wèi)與保密工作，包括會場秩序的維護等。這些都是會務人員在會務工作中需要注意的事項。所以會中階段會務工作的關鍵是協(xié)助與控制。
會后及時總結(jié)整理
會后，會務人員送別參會人員，清場后結(jié)算經(jīng)費，整理會議資料并及時把信息反饋給領導。這些工作處理的好壞直接關系到會議的質(zhì)量。所以會務人員既要有迅速起草文件的秀才，也要有善于接待、應對辦事的組織者。在各部分之間分工明確各負其責的同時，還必須密切配合，通力協(xié)作，以確保步調(diào)一致，提高工作效率。
3 結(jié)語
總之，做好會前、會中、會后的準備、安排與落實是保證會議成功的前提，實行集中統(tǒng)一領導、密切協(xié)作、相互配合、步調(diào)一致，才能確保把會務工作組織好，使會議高質(zhì)量、高效率取得圓滿成功。
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