【文章內(nèi)容簡介】 收文、發(fā)文、會議文件、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、簡報、會議記錄、聲像資料、照片（底片）、專題報告、總結(jié)、大事記等文件材料； — 18 — 計劃財務(wù)部：財務(wù)管理及項目計劃投資管理性文件、概預(yù)算管理、各種合同協(xié)議文件方面的文件材料； 工程管理部：項目前期文件（包括各類協(xié)議、立項審批文件、項目建議書、項目評估論證等）、預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計、施工設(shè)計（包括站后工程）、施工招投標文件、科研報告、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件（組織施工單位歸檔）、環(huán)境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、驗收等文件材料； 安全質(zhì)量部：咨詢監(jiān)理及招標文件、質(zhì)量安全、 工作總結(jié)報告 等文件材料； 物資設(shè)備部：通信信號、牽引供電、客服、聯(lián)調(diào)聯(lián)試等招標文件材料 、技術(shù)資料，部管甲供物資及設(shè)備招投標等文件材料； 各種文件材料的詳細歸檔范圍及保管期限詳見附件 1《文件材料歸檔范圍和保管期限表》。 指揮部文件材料的歸檔可參考以上歸檔內(nèi)容。 第九條 公司各部門、各指揮部辦理完畢的、具有保存價值的各種載體（照片、實物、聲像材料等）的文件材料由專人負責(zé)收集齊全，分類整理，組成保管單位、編目（含電子版）后，向公司檔案室移交歸檔。 指揮部形成的文件材料向本單位檔案部門或檔案人員進行歸檔，機構(gòu)撤銷后向公司移交。 第十條 各類檔案文件材料的歸檔范圍、分類、保管期限的 — 19 — 劃分、整理與編目 ，應(yīng)符合國家、鐵道部和公司制定的相關(guān)規(guī)定的要求。 歸檔文件的書寫及書寫材料和載體材料應(yīng)規(guī)范，法律手續(xù)完備。歸檔的文件材料應(yīng)為原件，并齊全、完整、準確、系統(tǒng)。電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文材料應(yīng)與中譯文一并歸檔。 第十一條 歸檔文件材料的整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關(guān)標準、規(guī)范要求。 文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》（辦檔〔 2021〕 14 號）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T18894— 2021）執(zhí)行； 科技檔案（含基本 建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標檔案）按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》（ TB/T15882021）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（ GB/T118222021）、《 CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（ GB/）執(zhí)行； 會計檔案按《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則》（辦檔〔 1998〕 22 號）及《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則補充規(guī)定》（辦檔〔 1999〕 22 號）執(zhí)行； 聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》（辦檔〔 1993〕14 號）及《照片檔案整理》（ GB/T 118212021）執(zhí)行。 第十二條 歸檔時間 文書檔案：當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上 — 20 — 半年歸檔。 基本建設(shè)檔案：在工程項目竣工驗交后三個月內(nèi)歸檔（僅指竣工文件。其他如可研、初步設(shè)計、施工設(shè)計等為工程驗交必備資料，相關(guān)業(yè)務(wù)部門在工程驗交后連同驗收其他資料同步移交路局檔案史志室）。 會計檔案：在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后（出納人員不得兼管會計檔案）向檔案室移交。 招投標檔案：應(yīng)在每個項目招標結(jié)束后歸檔。 科學(xué)研究檔案：應(yīng)在每項科研課題完成或停止后歸檔。 設(shè)備儀器檔案：應(yīng)在每個設(shè) 備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。 電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時間一致。 第四章 檔案管理 第十三條 歸檔后的紙質(zhì)檔案和電子檔案按不同類別、年度、保管期限等進行系統(tǒng)的排列。文書檔案按年度 — 保管期限 —類別排列；基本建設(shè)檔案按線路名稱 — 階段 — 專業(yè) — 里程排列；會計檔案按類別 — 年度 — 保管期限排列；招投標檔案按類別 — 項目排列；設(shè)備儀器檔案按類別 — 設(shè)備順序號排列；科學(xué)研究檔案按項目 — 專業(yè)排列。 第十四條 對有破損或字跡模糊的檔案，應(yīng)及時進行修補或復(fù)制，以延長檔案的壽 命。 第十五條 檔案庫房要安全堅固，保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬Φ?— 21 — 濕度，按照“八防”（防火、防盜、防潮、防蛀、防塵、防光、防濕、防有害氣體）要求，配備和添置必要的設(shè)備設(shè)施，設(shè)專人負責(zé)管理，建立定期檢查和清點制度，確保檔案的安全和長期保存。 第十六條 建立檔案登記和統(tǒng)計制度。對檔案的入庫、移出、保管、利用等情況及時進行登記和統(tǒng)計。 檔案管理制度見附件 2 至 4。 第五章 檔案利用 第十七條 編制多種檢索工具采用不同的查詢方式滿足利用者需要，建立科學(xué)、快捷的計算機檢索系統(tǒng)。 第十八條 制定檔案借閱、摘抄、復(fù)制制度 ，嚴格履行借閱手續(xù)。嚴格遵守保密制度，查閱密級檔案或外借工程建設(shè)檔案資料須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。 第十九條 黨務(wù)類檔案和會計檔案、人事檔案只限于檔案形成部門的人員查閱。 第二十條 攜帶檔案外出應(yīng)派專人專車，不得將檔案帶至公共場所。 第六章 檔案移交與銷毀 第二十一條 建設(shè)工程結(jié)束后各類檔案應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進行移交。 文書檔案、會計檔案待機構(gòu)撤銷或合并后向接管單位移交；設(shè)計文件及招投標檔案待工程驗交后向接管單位移交；竣工文件 — 22 — 的編制移交按《鐵路建設(shè)項目竣工文件編制移交辦法》（辦檔〔 2021〕 8 號）和《鐵路客運專線 竣工驗收暫行辦法》（鐵建設(shè)〔 2021〕 183 號）執(zhí)行。 第二十二條 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)公司有關(guān)部門鑒定和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準，在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳，編制銷毀清單，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，并有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。 對已過保管期限確無保存價值的檔案適時提出銷毀建議，經(jīng)綜合部負責(zé)人審核同意，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后按銷毀辦法實施。 第七章 考核、獎勵與處罰 第二十三條 公司對有下列行為之一的部門和檔案工作人員予以獎勵： （一）在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績突出 的； （二）舉報、制止檔案違法行為，查處檔案違法案件表現(xiàn)突出的。 第二十四條 有下列行為之一的，由檔案部門提出建議，有關(guān)主管部門對直接責(zé)任人員依法給予行政處分。 （一）損毀、丟失屬于公司所有檔案的； （二）擅自提供、抄錄、公布屬于公司所有檔案的； （三）涂改、偽造檔案的； — 23 — （四）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓公司所有檔案的； （五）不按規(guī)定歸檔或移交檔案的； （六）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的。 第八章 附 則 第二十五條 本辦法由公司綜合部負責(zé)解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行。 — 24 — 附件 1： 文件 材料歸檔范圍和保管期限表 （文書、基建、招投標、科研、設(shè)備儀器檔案） 文件材料不歸檔范圍和保管期限年限的說明： 1．文件材料不歸檔范圍：上級機關(guān)普發(fā)的不需本公司辦理的；任免、獎懲非本公司人員的；供工作參考的文件材料。本公司的重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、校對稿；公司內(nèi)部互相抄送的非公式文件。本公司領(lǐng)導(dǎo)兼任外單位職務(wù)形成的與本公司工作無關(guān)的文件材料。同級機關(guān)的不需貫徹執(zhí)行和辦理的文件材料。下屬單位的供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。 2． 保管期限分永久 、長期、短期三種。永久， 30 年以上；長期，10 以上至 30 年以下（含 30 年）； 短期， 10年（含 10 年）以下。 一、文書檔案 序號 歸 檔 范 圍 保管 期限 1 黨務(wù)類 黨 總 支 工 作 黨總支工作總結(jié)、大事記、決定、決議、重要的通知、調(diào)研報告及專題總結(jié) 永久 年度工作計劃、一般性的通知和報告、工作制度和辦法等 長期 黨務(wù)工作的簡報、通報 短期 上級機關(guān)對公司重大問題的指示、批示文件 永久 上級機關(guān)對公司一般性、普發(fā)性的文件材料 短期 對下屬單位黨務(wù)工作的批復(fù) 長期 — 25 — 序號 歸 檔 范 圍 保管 期限 組 織 工 作 對黨員、黨員干部考察、考核、任免、政審決議、決定等 永久 黨員入黨、轉(zhuǎn)正、延期、退黨、取消預(yù)備期資格的決議、決定及黨員名冊；黨組織、黨員的統(tǒng)計報表 永久 公司黨群機構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制等方面決議、決定及通知；組織工作的規(guī)章制度；黨費收支與黨組織關(guān)系介紹信及存根 長期 宣傳 反映公司重要活動的簡報、編輯出版物的樣本與定稿 永久 公司宣傳工作的報告、會議記錄、調(diào)研材料等 長期 紀檢 監(jiān)察 紀檢與監(jiān)察工作的決定、通知、統(tǒng)計報表、會議記錄與紀要、請示報告及上級批復(fù) 永久 重大案件的立案報告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見等材料 永久 一般案件的調(diào)查處理材料；紀檢與監(jiān)察工作的規(guī)定、通報 長期 2 工會類 工會工作計劃、總結(jié)、決定、通知、會議記錄、統(tǒng)計報表；公司民主管理、勞動競賽、表彰先進、勞保福利方面的文件材料；工會會費與財務(wù)管理材料 長期 工會制發(fā)的規(guī)章制度；文體活動等方面的文件材料 短期 3 行政管理類 行 政 事 務(wù) 公司辦公會、行政辦公會、聯(lián)席會會議記錄、紀要、決定等；上級領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)視察的題詞、指示、講話材料；公司工作總結(jié)、 重要的報告 永久 公司董事會、監(jiān)事會、股東會構(gòu)成及變更及股東大會方面的文件材料 永久 上級機關(guān)頒發(fā)的本公司應(yīng)執(zhí)行的有關(guān)文件 長期 機構(gòu)設(shè)立、撤并、變更、更名及編制；機構(gòu)組織簡則、啟用與廢止印模等方面的文件材料（局級及以上） 永久 機構(gòu)設(shè)立、變更、更名；啟用與廢止印模等方面的文件材料（局級以下） 長期 工商行政管理方面的材料 重要的（營業(yè)執(zhí)照等） 永久 工商行政管理方面的材料 一般的 長期 文秘、機要、保密、信訪等方面的文件材料 長期 政法工作方面的文件 需執(zhí)行的 長期 政法工作方面的文件 參考性的