【文章內(nèi)容簡介】 文 件 相 關(guān) 圖 紙 執(zhí) 行 情 況 日 期 單 位 文 號 頁 數(shù) 圖 號 版 本 竣工文字資料的編制要求及方法 （ 1）竣工文字資料匯編時，應(yīng)按專業(yè)、系統(tǒng)劃分，再按單位工程組成冊。 （ 2）竣工文字資料的表格樣式應(yīng)統(tǒng)一；并經(jīng)國電巴彥淖爾風(fēng)電檔案室認(rèn)可后才能使用。 （ 3） 竣工文字資料的編制標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：內(nèi)容清楚、字跡清晰，凡是模糊不清的，要退回重新處理。 （ 4）編制統(tǒng)一用 A4 版面，個別情況下允許用 A3，但裝訂時必須折成 A4，所有印刷或自行編制形成的版面，其誤差應(yīng)掌握在177。 1mm 以內(nèi)，凡誤差出入177。 2mm 以上的，必須對其版面處理合格后才準(zhǔn)使用。 （ 5）編制統(tǒng)一用 70— 80 克紙（如雙膠紙或復(fù)印紙）， 60 克及以下的紙不準(zhǔn)使用。 （ 6）為推進(jìn)工程檔案的現(xiàn)代化管理步伐，工程檔案的一切標(biāo)準(zhǔn)化表格及驗收數(shù)據(jù)允許打印，表格必須是國家推行的最新表格 ,不允許使用表格復(fù)印件，必須為打印件，一切簽字必須手 寫。 （ 7）原件數(shù)據(jù)與圖樣一律用碳素墨水或黑色簽字水筆書寫 ,不得用純蘭墨水筆、圓珠筆、鉛筆填寫，要求內(nèi)容清楚，字跡清晰，不得潦草，簽名必須手寫，不得蓋章。 （ 8）原件不允許涂改，個別確實(shí)需要更改的應(yīng)在被改字上面劃“一”，然后在旁邊寫 16 上更改內(nèi)容，并在更改處加蓋更改人私章。 （ 9）原件后面空格不需填寫時，應(yīng)在內(nèi)容欄下方蓋“以下空白”章，如本欄表格不需填寫時應(yīng)根據(jù)有關(guān)表格填寫規(guī)定處理，如果查不到規(guī)定的，應(yīng)在此欄劃“一”。 （ 10）編制的匯總表用激光打印機(jī)打印，簽字后方可認(rèn)為是原件。 （ 11）會議紀(jì)要要求有參加會議 人員簽字。 （ 12）工程概況、施工總結(jié)等檔案材料要求編寫規(guī)范、內(nèi)容齊全，要有編寫、審核、批準(zhǔn)人員簽名，要注明編制單位和編制日期； （ 13）主要材料材質(zhì)證明必須齊全，其試驗、檢驗材料應(yīng)與合格證一一對應(yīng)，不得分離。 （ 14）質(zhì)量檢驗評定表分部分項的順序應(yīng)一一對應(yīng)，一個分部對應(yīng)下屬若干分項，再下一個分部，同時其填寫數(shù)據(jù)應(yīng)具體，不得出現(xiàn)“符合自檢”等字樣，簽字不得以蓋章代替，不得他人代簽。 （ 15）技術(shù)交底簽證要與作業(yè)指導(dǎo)書一一對應(yīng)，每本作業(yè)指導(dǎo)書至少有一個技術(shù)交底。安全技術(shù)交底簽證要與安全措施一一對應(yīng)，每本安全技 術(shù)措施至少有一個簽證。安全措施應(yīng)打印，并有編寫人、審核人、批準(zhǔn)人簽字。 （ 16）質(zhì)量問題通知單必須與反饋單一一對應(yīng)，即質(zhì)量問題通知單要閉環(huán)。 （ 17）聲像資料包括錄像資料和照片資料。錄像資料由錄音帶和盒內(nèi)目錄兩部分組成。盒內(nèi)目錄包括：內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、攝像者等。照片資料由照片和文字說明二部分組成。文字說明要求簡短、完整、明了，一般不超過 200 個字。其內(nèi)容包括：事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。要求每個單位工程有 46 張工程照片、并附有底片（如用數(shù)碼像機(jī)，應(yīng)交對應(yīng)電子光盤一份） 項目文件的 組卷原則 、 方法 及編目 組卷原則 組卷的原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的保存價值（永久、長期、短期）形成案卷，便于管理和利用。 凡是歸入建設(shè)項目檔案的文字材料、圖表、圖紙，按立項、設(shè)計、施工、竣工四個階段歸類劃分，不同形成階段的文件材料不能混淆在一起。 同一工程的文件先按單位工程劃分，同一單位工程在進(jìn)一步劃分分部、分項工程。 組卷方法 遵循文件的形成規(guī)律和查找規(guī)律組卷。管理性文件按照問題 —時間組卷，圖紙按照 單位工程 — 17 專業(yè)組卷；施工文件按照形成階段（工序）組卷，原材料的出廠證明、試驗報告按結(jié)構(gòu)或批量組卷；質(zhì)量檢查、評定記錄按照單位、分部、分項工程組卷。同類型文件數(shù)量不多，可組織為一個案卷，其卷內(nèi)文件的排列要按形成的先后順序進(jìn)行，文字性文件則遵循反映同一問題排列在一起的原則；同一案卷中有若干個問題時，按問題的重要程度或時間順序排列；同一案卷中既有文字性文件，又有圖紙時，反映同一問題時應(yīng)文字性文件在前，圖紙在后。 案卷的裝訂 案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。 綜合性管理 資料實(shí)行每份文件裝訂，并在每份文件的首頁右上方加蓋并填寫檔號章； 圖紙一般不裝訂，要求折疊成 4 號圖樣 (210 297mm),標(biāo)題欄應(yīng)露在外面，并在標(biāo)題欄上方空白處加蓋并填寫檔號章 。 竣工文字檔案資料要裝訂成冊。采用三點(diǎn)一線活頁裝訂。 文字資料幅面規(guī)格為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn) A4 幅面 (210 297mm),大于標(biāo)準(zhǔn)幅面的要統(tǒng)一折疊為A4 幅面 ,小于標(biāo)準(zhǔn)幅面的要粘貼在 A4 規(guī)格白紙上 ,白紙采用 70 克以上復(fù)印紙 ,粘貼時原件下邊及右邊與白紙對齊。所有文字資料的用紙均要求為 70 克（ A4 幅面）以 上的紙張。 所有文字資料均要去除金屬裝訂物。 裝訂厚度為 20mm、 30mm、 40mm 三種規(guī)格，最厚不得超過 200 頁。 所有文字資料必須經(jīng)過接收單位復(fù)核驗收后，方可進(jìn)行裝訂工作。 竣工文字資料的排列順序應(yīng)按：外封面（硬封面）、卷內(nèi)目錄、簽名頁、資料正文、備考表、硬底面排列。 項目檔案的編目 編寫頁號 （ 1）文件一律編頁號 ，一頁一號，每一冊一個序號（不能若干本一個序號）。 （ 2）文字資料均以正文有書寫內(nèi)容的頁面編頁號，卷內(nèi) 目錄和備考表不編頁號。文字資料以一冊為單位，從正文起按數(shù)字 1 開始，在正面的右下角或雙面頁反面的左下角空白處依次書寫阿拉伯?dāng)?shù)字。 （ 3） 成套圖樣或印刷成冊的文件，不必重新編寫頁號。與其他文件組成一卷的，將其視為一份文件填寫卷內(nèi)目錄。 （ 4） 原一冊圖紙拆分為兩冊時，各編頁號及卷內(nèi)序號。 編寫卷內(nèi)目錄 （ 1）卷內(nèi)目錄的格式按國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。詳見附表。 （ 2）卷內(nèi)目錄的內(nèi)容包括： 18 a) 順序號 : 從數(shù)字 1 起依次標(biāo)注。 b) 文件編號 : 文件的文號或圖紙的圖號。 c) 責(zé)任者 : 應(yīng)填寫文件 形成單位或主要責(zé)任單位； . d) 文件材料題名 : 即資料的標(biāo)題 ,一般應(yīng)照實(shí)抄錄，應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱。 e) 日 期 : 填寫文件形成的年月日，例 2021 年 6 月 7 日表示為 。 f) 頁 號 : 應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號。 g) 備 注 : 對案卷內(nèi)文件狀況進(jìn)行說明的表格，供補(bǔ)充說明使用。 編制備考表 （ 1）互見號：應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而不同形式、不同保管單位的檔號 ,檔號后注明檔案載體形式。 （ 2）檔號：應(yīng)填寫該備考表所在的案卷號。 （ 3）備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的件 數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中要說明的問題。 （ 4）立卷人 ：由立卷責(zé)任人簽名。 （ 5）檢查人：由案卷質(zhì)量審核責(zé)任人簽名。 （ 6）日期 : 應(yīng)填寫立卷、檢查審核完畢的日期。 竣工檔案審查、移交和考核 竣工文件的審核和移交：施工單位在竣工文件收集、編制、整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、監(jiān)理部門、建設(shè)單位質(zhì)監(jiān)部門（工程部）對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審核或三方會審，對不合格的限期整改，整改后再進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查合格后，由三方有關(guān)人員在“竣工檔案案卷質(zhì)量審核表”（見附表）上簽字蓋章后 ，方可辦理移交簽證。 竣工圖的審核和移交：設(shè)計單位完成竣工圖編制工作后，應(yīng)依次由設(shè)計單位、監(jiān)理部門、建設(shè)單位質(zhì)監(jiān)部門（工程部）進(jìn)行審核或三方會審，審核合格后，由三方有關(guān)人員在“竣工圖質(zhì)量審核表”（見附表）上簽名、蓋章方可辦理移交簽證（見附表）?？⒐D移交按照合同規(guī)定辦理。 設(shè)備資料的審核和移交：檔案室檔案員參加設(shè)備開箱，收集隨機(jī)設(shè)備資料。填寫“設(shè)備開箱檢查記錄”，由工程部、物資部、檔案室共同對接收的資料進(jìn)行審核，并簽署意見。如有其它按合同及協(xié)議辦理。 工程竣工檔 案、設(shè)備資料移交考核規(guī)定 各承包單位應(yīng)在機(jī)組移交試生產(chǎn)后一個半月內(nèi)將所承包工程產(chǎn)生的應(yīng)歸檔科技文件 19 材料、圖紙、聲像材料等，按照檔案管理的規(guī)定整理、立卷、移交國電巴彥淖爾 公司 檔案室；設(shè)計單位按照合同規(guī)定移交竣工圖；監(jiān)理單位在機(jī)組移交試生產(chǎn)后一個半月內(nèi)移交應(yīng)歸檔全部監(jiān)理文件；調(diào)試單位在機(jī)組移交試生產(chǎn)后一個半月內(nèi)移交調(diào)試文件。逾期未交者，每延期一天扣罰 500 元。同時為保證竣工資料及設(shè)備資料的齊全完整，在工程及設(shè)備結(jié)算付款時，實(shí)行檔案人員簽字制度，檔案人員不在“付款審批單”上簽字，財務(wù)部門不予結(jié)算付款。 工程技術(shù)資料、檔案的借閱 本單位工程技術(shù)資料、檔案原則上僅供本單位內(nèi)部人員使用，外單位調(diào)閱檔案要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，見有效證件方可接待。 借閱資料、檔案必須填寫資料、檔案借閱登記表。借閱人應(yīng)對所借檔案負(fù)保密責(zé)任，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、丟失或泄密。如發(fā)生丟失或泄密事件，應(yīng)及時向組織匯報，努力挽回?fù)p失，并對一 切后果負(fù)完全責(zé)任。 資料外借一般不超過 20 天，最長不超過 1 月。超過規(guī)定時間應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案室保存的資料數(shù)量任何時候不應(yīng)少于二套，只剩二套時，原則上不再外借，特殊情況下急需借閱，必須經(jīng)過檔案主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。 對借出歸還的資料、檔案要認(rèn)真核對清點(diǎn)，及時放回原處，并在借閱登記表上注銷。 檔案室對借出資料、檔案每季度匯總一次，對到期未還的發(fā)出催還通知。 公司員工調(diào)離本公司時，需將借閱的檔案資料交回檔案室，經(jīng)檔案室出具歸還手續(xù)后，綜合管理部方可放行。 工程技 術(shù)資料、檔案的統(tǒng)計 工程技術(shù)資料、檔案的統(tǒng)計包括：收進(jìn)、移出、保管及利用情況的統(tǒng)計。 建立健全工程技術(shù)資料、檔案數(shù)量統(tǒng)計，借閱及效果統(tǒng)計，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統(tǒng)計。 每年末對前一年歸檔數(shù)目進(jìn)行一次匯總。定期統(tǒng)計利用情況，年末統(tǒng)計當(dāng)年檔案借閱人次，總結(jié)檔案利用效果。 6 檢查與考核 本制度的執(zhí)行情況由 公司 綜合管理部負(fù)責(zé)檢查與考核 依據(jù)本制度和企業(yè)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制相關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核 。 20 附 錄 A 建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表 序號 歸檔文件 保管期限 1 可行性研究、任務(wù)書 項目建議書及其報批文件 永久 項目選址意見書及其報批文件 永久 可行性研究報告及其評估、報批文件 永久 項目評估（包括借貸承諾評估）、論證文件 永久 環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告，環(huán)境影響報告 書和批復(fù) 永久 設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書及其報批文件 永久 2 設(shè)計基礎(chǔ)文件 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報告，地質(zhì)圖，勘察記錄，化驗、試驗報告，重要 土、巖樣及說明 永久 地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位、觀測記錄 永久 水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)資料 永久 3 設(shè)計文件 總體規(guī)劃設(shè)計 永久 方案設(shè)計 永久 初步設(shè)計及其報批文件 永久 技術(shù)設(shè)計 永久 施工圖設(shè)計 長期 技術(shù)秘密材 料、專利文件 工程設(shè)計計算書 長期 關(guān)鍵技術(shù)試驗 永久 設(shè)計評價、鑒定及審批 永久 4 項目管理文件 征地、移民文件 征用土地申請、批準(zhǔn)文件，紅線圖、坐標(biāo)圖、行政區(qū)域圖 永久 征地移民拆遷、安置、補(bǔ)償批準(zhǔn)文件、協(xié)議書 永久 21 序號 歸檔文件 保管期限 建設(shè)前原始地形、地貌的狀況圖、照片 永久 施工執(zhí)照 永久 計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件 有關(guān)投資、進(jìn)度、物資、工程量的建議計劃、實(shí)施 計劃和調(diào)整計劃 長期 概算、預(yù)算管理、差價管理文件 長期 合同變更、索賠等涉及法律事務(wù)的文件 長期 規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃、方案、規(guī)定等文件 長期 招標(biāo)文件審查、技術(shù)涉及審查、技術(shù)協(xié)議 長期 投資、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、合同控制文件 長期 招標(biāo)投標(biāo)、承發(fā)包合同協(xié)議 招標(biāo)書、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑