【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨合同的？ （ 2）秘書(shū)與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、 不分對(duì)象暢所欲言？ （ 3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？ （ 4）秘書(shū)在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？ 參考答案： （ 1）李麗在談話中無(wú)意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍抓住了機(jī)會(huì)，得到了這筆生意。 （ 2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。 （ 3）企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開(kāi)宣布的內(nèi)容。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事?tīng)?zhēng)端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等。 （ 4）應(yīng)做到不該說(shuō)的不說(shuō) ，不該聽(tīng)的不聽(tīng)，不該記錄的不記錄，機(jī)密內(nèi)容專用記錄本記并妥善保管，機(jī)密文件嚴(yán)密保管，自己的電腦設(shè)置密碼等。 《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)練習(xí)題選擇題部分 一、單項(xiàng)選擇題 1． 以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征 ？（ B ）。 A． 服務(wù)性 B． 決策性 C． 專業(yè)性 D． 主動(dòng)性 2．辦公室布置要注意（ D ）。 A．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放 B．一般辦公室桌椅最 好面對(duì)面放置 C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些 D．各種溝通、保密 3．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（ C ）。 A．準(zhǔn)備一些敞開(kāi)的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條 B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理 C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密 4．以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（ B ）。 A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面 15cm 左右畫(huà)弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品 B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些 C．各種類型的文件柜要分門(mén)別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí) D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方 5．在辦公室里，（ D ）的位置是上座。 A．離入口最遠(yuǎn) B．離入口最近 C．靠近門(mén)口 D．靠近窗戶 6．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（ B ）。 A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C．不宜發(fā)送禮儀性文本 D．不宜發(fā)送私人、保密文本 7．在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?？? A ）。 A．接通電源可立即復(fù)印操作 B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電 C．選擇復(fù)印倍率來(lái)決定復(fù)印紙尺寸 D．復(fù) 印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿 8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（ A ）。 A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽(tīng)開(kāi)關(guān)至于“ ON”位置 B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉 C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為 30 一 150厘米 D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音 9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A．安置窗簾遮擋室外光線 B．與其他設(shè)備正確連接 C．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源 D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能 10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦 公用品時(shí)的職責(zé)？（ B ）。 A．訂購(gòu) B．制造 C．分配 D．儲(chǔ)備 11．以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B ）。 A．保留一張購(gòu)貨訂單，收到貨物時(shí)一一核對(duì)打勾 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 C．通過(guò)電話訂購(gòu)或傳真訂購(gòu)，可以提高交貨速度 D．用庫(kù)存一覽表來(lái)儲(chǔ)備辦公用品 12．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的 ？（ B ）。 A．沒(méi)有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力 C．上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來(lái)后到順序進(jìn)行 D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實(shí)施 13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A. 先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類 B．其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類 C. 同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率 D．可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作 14．文員必須管理好自己的 時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái) B．盡量控制外來(lái)干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力 D．對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限 15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不正確的？（ D ）。 A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫(xiě)下來(lái) B．想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù) C．開(kāi)始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而中途停頓 D．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 16．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 A．現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里 B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中 C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名 D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢(qián) 17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ A ）。 A. 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn) B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通電話、普通函件 里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示 D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽(tīng)或漏記 18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B ）。 A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致 B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己 C．配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任 19．以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 A．電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄 B．文員離 開(kāi)辦公室時(shí)，要安排別人替你接電話 C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系 D．如果已經(jīng)回電，但沒(méi)打通，切記要再聯(lián)系 20． 以下哪個(gè)接打電話的行為是不正確的 ？（ A ）。 A． 受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)? B． 給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上 C． 做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫(xiě)紙，以防遺失后備用 D． 中途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把 聽(tīng)筒 朝下放置 21．文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（ B ）。 A．電話鈴響一聲就應(yīng)接聽(tīng) B．在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單 和筆，一有留言就能立即記錄下來(lái) C．文員接聽(tīng)業(yè)務(wù)電話時(shí)，應(yīng)首先讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位 D．文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá) 22．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B ）。 A. 考慮打電話的時(shí)間是否合適 B．打出電話，而對(duì)方無(wú)人接聽(tīng)，等鈴聲響了二、三下可掛電話 C. 有時(shí)候上司過(guò)于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言” D．對(duì)待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事 23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（ C ）。 A．按收件人姓名分揀 B．按收件部門(mén)名稱分揀 C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀 D．換郵件重要性分揀 24．文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（ A ）。 A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開(kāi) B．應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件 C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問(wèn)題 D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好 25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng) 該（ A ）。 A．在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，并把信重新封好并退回去 B．在信封上注明“誤拆”，寫(xiě)上自己姓名的縮寫(xiě)，把信敞開(kāi)并退回去 C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去 D．寫(xiě)上“查無(wú)此人”，并把信重新封好退回去 26． 郵件送到單位所租的信箱，由文員開(kāi)啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致 ？（ D ）。 A． 每天開(kāi)箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致 B． 取出郵件立即返回辦公室 C． 事先帶上包袋返回辦公室 D． 應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起 辦 27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（ D ）。 A．時(shí)間 B．便利 C．經(jīng)濟(jì) D．愛(ài)好 28． 文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 （ C ）。 A． 國(guó)名、地址、部門(mén)、姓名 B． 姓名、地址，部門(mén)、國(guó)名 C． 姓名、部門(mén)、地址、國(guó)名 D． 姓名、國(guó)名、部門(mén)、地址 29．傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？（ D ）。 A．一 般的圖紙 B．機(jī)密文件 C．很長(zhǎng)的文件 D．感謝信 30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C ）。 A．上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握 B．一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下 C．雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手