【正文】 ．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當天準備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習生，剛從大學經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導老師賞識，他本人也認為對公司改革有一定作用，他準備找總經(jīng)理談談。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司??”，小趙越聽越不高興，結果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說：“公司小是否埋沒了你的才能 ?你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好?? 你認為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應該怎么做才對？ 參考答案： (1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主； (2)接待來訪者應細心傾聽，不應邊看報表邊聽； (3)對提重要建議的來訪者，應認真記錄，匯報上司； (4)應熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷； (5)對言辭激烈的來訪者應有禮有節(jié)，宣傳政策； (6)應盡 快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打 110。 正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責客商。找適當?shù)臋C會，用適當?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。一路上，小李非常關心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。而公司沒有放映機。 會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。 （ 8）不能僅憑電話聯(lián)系，應實地查看； （ 9）重要設備應考慮備用（或兩套方案）。 一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務必出席。 10點，只 剩下 4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結束了，經(jīng)理很不高興。 10．為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。 問題 一：小萬錯在哪里？應該怎樣寫這份會議通知？ 過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負責會議材料工作。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。（ 2分） 問題二：會前準備工作的每個細節(jié)問題都應認真對待。（ 4分）此辦法是其中的一種，如果學生提出更好的、合理的解決方法，可酌情給分。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調節(jié)心情。但這次談判確實非常順利?！? 皇朝貿易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內容。 A． 服務性 B． 決策性 C． 專業(yè)性 D． 主動性 2．辦公室布置要注意（ D ）。 A．離入口最遠 B．離入口最近 C．靠近門口 D．靠近窗戶 6．傳真機的使用哪一項是不對的？（ B ）。 A．安置窗簾遮擋室外光線 B．與其他設備正確連接 C．投影機要遠離熱源 D．應設置電腦的桌面屏幕保護功能 10．以下哪些不是文員在準備辦 公用品時的職責？（ B ）。 A. 先將自己想做的工作以重要程度為標準分類 B．其次以緊急程度和重要程度為標準分類 C. 同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率 D．可以按照文員自己的習慣進行工作 14．文員必須管理好自己的 時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（ C ）。 A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見 B．必要時可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通電話、普通函件 里傳達有秘密內容的指示 D．重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記 18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（ B ）。 A．電話鈴響一聲就應接聽 B．在電話機旁隨時放著電話記錄單 和筆，一有留言就能立即記錄下來 C．文員接聽業(yè)務電話時，應首先讓對方報出姓名、單位 D．文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻轉達 22．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（ B ）。 A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去 C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去 D．寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去 26． 郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致 ？（ D ）。 A．一 般的圖紙 B．機密文件 C．很長的文件 D．感謝信 30．以下關于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C ）。 A．協(xié)助 簽到 B．分發(fā)資料 C．作會議記錄時離開會議室接聽電話 D．暫時保管與會者的物品 34．文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是（ ）。 A．只在便箋上寫好會議名稱 B．除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料 C．如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費的時間 D．和上 司先充分溝通，避免在會議進行中遇到電話聯(lián)系的不便 38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（ C ）。 A． 如果用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認 B． 告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變 化時可立即通知 C． 對方越忙越必須早一點聯(lián)絡 D． 如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會 42．文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？（ D ）。 A．準備旅行計劃和旅館信息 B．代替上司制定約會計劃 C．為商務洽談收集資料 D．把上司商務旅行時需要帶的行李列出清單 46．以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（ D ）。 A． 文員應在任何時候、任何場合攜帶名片 B． 向別人遞送名片時應雙手捧交，將文字下面朝向對方 C． 如果對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意 D． 各自只能當面遞送 ，寄去是不禮貌的 50．文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應（ D ）。 A．向上司報告 B．送禮 C．寫信 D．查證消息的可靠性 54．文員協(xié)助舉行宴會 時，不用考慮（ D ）。 A．中途離座，把餐巾放在椅子上 B．用來擦刀叉 C．用來擦嘴唇嘴角 D．塞入衣服領口里 59．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 A． 以煩躁的傾聽 B． 盡量把責任推給別人 C． 應辯解說： “ 那是因為 ??” D． 切勿感情用事 63． 辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A ）。 A． 下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等 B． 未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿 C． 單位內部互相抄送的文件材料 D． 本單位負責人兼 任外單位職務所形成的文件材料 67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。 A．歸檔時間 B．歸檔憑證 C．歸檔模式 D．歸檔歷史 《辦公室管理》期末復習練習題判斷題部分 判斷題 1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（ ） 9．文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達。（ ∨ ） 12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱 讀。（ ∨ ） 16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ） 20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進入室內，輕輕關上門。 （ ） 24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（ ） 28． 假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知 丟掉，以免干擾其他事情。 （ ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員 應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。（ ） 36．文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務了。（ ∨ ） 39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。 （ ∨ ） 43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。 （ ∨ ） 47．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產品，如茅臺等烈性酒。（ ） 51．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。 （ ） 54．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。（ ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施 。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（ ）