【文章內(nèi)容簡介】 理人員手工操作效率不高，出錯(cuò)率卻不低。 系統(tǒng)目標(biāo)為了能更好地利用現(xiàn)代信息技術(shù)的成果，提高工作的效率和水平，以適應(yīng)公司的發(fā)展，決定開發(fā)辦公用品管理系統(tǒng)。 系統(tǒng)的約束（1）公司負(fù)責(zé)人高度重視，負(fù)責(zé)指揮、協(xié)調(diào)各方關(guān)系，全力配合本系統(tǒng)開發(fā)；（2）公司必須建立一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，規(guī)范公司各個(gè)部門的管理環(huán)節(jié)；（3）必須配置軟件、硬件及相關(guān)設(shè)備（PC、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等），確保系統(tǒng)運(yùn)行的可行性；（4）用戶需要有基本的計(jì)算機(jī)操作能力，會(huì)進(jìn)行文字輸入，能對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行基本的維護(hù)，如備份和恢復(fù)數(shù)據(jù)庫等，會(huì)使用打印機(jī)；（5）需要有足夠的資金保證系統(tǒng)開發(fā)和運(yùn)行管理。 系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)管理層：辦公用品信息、辦公人員信息、供應(yīng)商資料業(yè)務(wù)層：入庫、使用信息、盤點(diǎn)、移庫、統(tǒng)計(jì)第1頁《管理信息系統(tǒng)》實(shí)驗(yàn)報(bào)告正文辦公用品管理系統(tǒng) 辦公用品管理辦公人員管理用品供應(yīng)商管理入庫系統(tǒng)管理使用信息管理庫存用品盤點(diǎn)辦公系統(tǒng)移庫統(tǒng)計(jì)系統(tǒng) 項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃 對(duì)影響規(guī)劃的信息技術(shù)發(fā)展的預(yù)測 該系統(tǒng)應(yīng)適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展需求由自己一人開發(fā)、人員及資金安排由一人開發(fā)，時(shí)間為三個(gè)月 系統(tǒng)分析根據(jù)調(diào)查，辦公用品入庫的過程是當(dāng)購入商品到貨后，負(fù)責(zé)進(jìn)貨的人員首先填寫入庫單，然后經(jīng)倉庫管理人員對(duì)商品的質(zhì)量及數(shù)量進(jìn)行核查后方可入庫，并更新商品入庫流水帳，另外如果是新產(chǎn)品，則還要在庫存臺(tái)帳中建立新帳頁。工作人員對(duì)辦公用品使用管理過程是管理人員根據(jù)工作人員提供的辦公用品使用申請(qǐng)單，經(jīng)核查后同意使用，同時(shí)登記辦公用品的出庫使用流水帳。按照要求，每天下班之前統(tǒng)計(jì)分析人員要根據(jù)辦公用品購入流水帳和辦公用品的出庫使用流水帳，累計(jì)匯總出各種辦公用品當(dāng)日的累計(jì)購入入庫量、累計(jì)辦公用品的出庫使用量和庫存結(jié)余量等數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)填入庫存臺(tái)帳。第2頁《管理信息系統(tǒng)》實(shí)驗(yàn)報(bào)告正文原有的手工方式存在的問題有：手工模式下的效率低、錯(cuò)誤多、處理速度慢，不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。在具體工作中，存在大量數(shù)據(jù)的保存、匯總、查詢等工作，手工模式速度慢而且不利于數(shù)據(jù)的分析，已不適應(yīng)現(xiàn)代管理模式 系統(tǒng)可行性分析原有的手工方式存在的問題有：手工模式下的效率低、錯(cuò)誤多、處理速度慢，不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。在具體工作中，存在大量數(shù)據(jù)的保存、匯總、查詢等工作，手工模式速度慢而且不利于數(shù)據(jù)的分析，已不適應(yīng)現(xiàn)代管理模式。加入信息管理系統(tǒng)，可以使效率提高，降低出錯(cuò)率。本系統(tǒng)小巧易用，只要4臺(tái)電腦組成，成本較低，管理人員工作量減少，可以給企業(yè)帶來利益，所以可以推廣 技術(shù)可行性管理人員工作量減少，可以給企業(yè)帶來利益，所以可以推廣 管理可行性管理方面而言，隨著公司的日益壯大，公司對(duì)此套系統(tǒng)的需求日益增大，高層管理部門對(duì)新系統(tǒng)表現(xiàn)出充分的支持和積極參與的態(tài)度。系統(tǒng)的開發(fā)和現(xiàn)有制度并沒有沖突，而且現(xiàn)有員工可以通過培訓(xùn)很容易的掌握和使用系統(tǒng)。 組織結(jié)構(gòu)調(diào)查經(jīng)調(diào)查，XX公司辦公用品管理主要由采購辦公室主任統(tǒng)一管轄，下設(shè)進(jìn)出用品主管、庫存主管、使用信息統(tǒng)計(jì)主管。進(jìn)出用品主管主要管理辦公用品的采購和分配使用，下設(shè)兩名業(yè)務(wù)員，采購人員負(fù)責(zé)采購，出貨人員負(fù)責(zé)分配分配使用。庫存主管主要管理辦公用品的庫存管理，下設(shè)一名業(yè)務(wù)員，協(xié)助庫存主管管理。信息統(tǒng)計(jì)主管主要管理職員使用辦公用品的統(tǒng)計(jì)，下設(shè)一名業(yè)務(wù)員，協(xié)助主管管理。第3頁《管理信息系統(tǒng)》實(shí)驗(yàn)報(bào)告正文采購辦公室主任進(jìn)出用品主管庫存主管信息統(tǒng)計(jì)主管采購人員出貨人員庫存管理人員信息統(tǒng)計(jì)人員采購管理：包括商品信息、供貨商、商品訂購的管理。庫存管理：用品的出庫、入庫管理。統(tǒng)計(jì)管理：包括用品的購入統(tǒng)計(jì)、使用統(tǒng)計(jì)。某公司辦公用品管理采購管理庫存管理統(tǒng)計(jì)管理商品信息管理供貨商管理商品訂購管理入庫管理出庫管理用品購入統(tǒng)計(jì)用品使用統(tǒng)計(jì)第4頁《管理信息系統(tǒng)》實(shí)驗(yàn)報(bào)告正文 某公司辦工用品管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程分析辦公用品購入業(yè)務(wù)流程分析進(jìn)出用品主管查詢貨品庫存與職員需求計(jì)劃，若不足，則編寫相應(yīng)的采購訂貨單據(jù)，并交由發(fā)貨商提出訂貨請(qǐng)求。供應(yīng)商按訂單要求發(fā)貨給進(jìn)出用品主管，并附上發(fā)貨單。進(jìn)出用品主管填寫收貨單送交庫存主管。庫存主管根據(jù)收貨單信息登記貨品庫存和用品購入流水帳。庫存主管送交用品購入流水帳給信息統(tǒng)計(jì)主管。辦公用品使用業(yè)務(wù)流程分析職員向進(jìn)出用品主管提交用品使用申請(qǐng)單。進(jìn)出用品主管核對(duì)用品使用申請(qǐng)單、貨品庫存（資料）等資料，根據(jù)貨品庫存（資料）填寫用品使用單，并送交庫存主管。庫存主管根據(jù)用品使用單信息登記貨品庫存和用品使用流水帳。庫存主管送交用品使用流水帳給信息統(tǒng)計(jì)主管。 業(yè)務(wù)流程圖符號(hào)說明 某公司辦工用品管理業(yè)務(wù)流程圖辦公用品購入業(yè)務(wù)流程流程圖第5頁，《管理信息系統(tǒng)》實(shí)驗(yàn)報(bào)告正文職員需求計(jì)劃訂貨單進(jìn)出用品主管發(fā)貨商發(fā)貨單收貨單庫存主管用品購入流水帳貨品庫存辦公用品使用業(yè)務(wù)流程圖進(jìn)出用品主管用品使用申請(qǐng)單信息統(tǒng)計(jì)主管職員用品使用單庫存主管用品使用流水帳貨品庫存信息統(tǒng)計(jì)主管 第6頁《管理信息系統(tǒng)》實(shí)驗(yàn)報(bào)告正文 某公司辦工用品管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程分析辦公用品購入管理數(shù)據(jù)流程進(jìn)出用品主管查詢貨品庫存（資料），若貨品的庫存量不能滿足用戶的需要，則編制相應(yīng)的采購訂貨單，并交送給供應(yīng)商提出訂貨請(qǐng)求；供應(yīng)商按訂單要求發(fā)貨給進(jìn)出用品主管，并附上發(fā)貨單；進(jìn)出用品主管填寫收貨單送交庫存主管。辦公用品使用管理數(shù)據(jù)流程職員向進(jìn)出用品主管提交工作物品使用申請(qǐng)憑證，業(yè)務(wù)員檢查使用申請(qǐng)憑證和貨存庫存（資料），填寫使用物品清單，修改庫存資料。批準(zhǔn)審核人員根據(jù)使用用品清單，填寫工作物品使用憑證；信息管理主管根據(jù)工作物品使用憑證，進(jìn)行物品匯總，記錄使用明細(xì)；職員在使用后，想將物品退回，填寫用品退回憑證，用品退還人員開具退還用品清單，交回信息管理主管進(jìn)行使用匯總，并更新使用明細(xì)。辦公用品庫存管理數(shù)據(jù)流程庫存主管根據(jù)進(jìn)出用品主管送來的收貨單登記入庫流水帳和貨品庫存（資料）；根據(jù)職員提供的辦公用品使用憑證及進(jìn)出用品主管提供的辦公用品使用憑證發(fā)貨；根據(jù)進(jìn)出用品主管提供的退還用品單辦理退還用品；所有出庫都需建立出庫流水賬，更新貨品庫存（資料）。 數(shù)據(jù)流程圖符號(hào)說明 頂層流程圖發(fā)貨單工作物品使用憑證PE1供應(yīng)商訂貨單辦公用品管理系統(tǒng)E2職員工作物品使用申請(qǐng)憑證用品退還憑證第7頁《管理信息系統(tǒng)》