公司文件收發(fā)管理制度(編輯修改稿)
2024-11-15 12:37 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 簽；重新整理寫清楚；(文書)審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 編號(hào)送打字室打?。?；(文書)分發(fā)并檢查(五)文件的借閱和清退 第十一條 各對(duì)有密級(jí)的文件須分管第十二條 借閱文件應(yīng)工作人員因工作需要借閱文件需經(jīng)本任何人將文件人簽寫便條情況或辦公室主任同意后方可借閱借閱登記手續(xù)就地閱看按時(shí)歸還帶走或全文抄錄不允許拆卷和在文件上勾劃等第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦應(yīng)文件和要求限期清退的文件文件丟失收繳清退工作（對(duì)事情辦妥的本為月底一小清季末一中報(bào)告 清、年終一總清)如查明原因和責(zé)任者并如實(shí)向(六)文件的立卷與歸檔第十五條 文件的歸檔范圍：(1)機(jī)關(guān)來文包括分別由辦公室收發(fā)員(文書)對(duì)歸檔：報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；通知、發(fā)(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、言和生產(chǎn)工作的計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、報(bào)表等；(3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)(4)支部黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；(5)有保存價(jià)值的(6)參加(7)機(jī)關(guān)的同志來來信來訪記錄及結(jié)果；例會(huì)記錄； 的代表大會(huì)所的報(bào)告、會(huì)議帶回的文件、資料及本在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；本向匯檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄報(bào)的提綱和材料；(8)反映本(9)(10)、先進(jìn)人物事跡及工作等的音、像攝制品；日志和大事記； 向請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的科室各團(tuán)體日常工作中材料 的活動(dòng)資料由各科室、團(tuán)體立卷歸檔 第十六條 立卷要求、名稱、順序分門別類地整理歸檔文件、材料的完、正本、底稿、主件、附件收集齊全整性 的原則工作、會(huì)議的文件的文件材料要求在下7月份以前整理完(七)文件的銷毀 第十七條 多余、重復(fù)、過時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件辦公室應(yīng)清理造冊(cè)并按規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任監(jiān)督下銷毀分管的公司檔案管理制度 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。歸檔制度凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。檔案保管制度公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫(kù)房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄?？茖W(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。嚴(yán)格遵守檔案安全保密制
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