【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 保持一個(gè)適當(dāng)?shù)囊袅?(Volume)使你和客戶都不會(huì)感到太疲勞。音量微弱一下子就將與客戶之間的距離拉遠(yuǎn)了。當(dāng)客戶幾次要求你說(shuō)“請(qǐng)大聲一點(diǎn)時(shí) ”，你知道他和企業(yè)繼續(xù)作生意的機(jī)會(huì)又減少了許多。當(dāng)然聲音太大除了讓人耳朵感到不適外還會(huì)帶進(jìn)很多諸如你的喘氣聲 , 鍵入聲等雜音。耳麥的準(zhǔn)確位置也是需要注意測(cè)試的。 音高（或語(yǔ)調(diào)， Pitch）是一個(gè)比較難調(diào)節(jié)的因素。很多時(shí)候是由個(gè)人的聲帶特質(zhì)先天決定的。盡可能使你的坐姿舒適，呼吸平穩(wěn)，頭不要抬得太高或壓得太低 . 試圖練習(xí)讓你的自然音 落在音高的中間段，以便根據(jù)表達(dá)內(nèi)容適當(dāng)升高或降低?？赡芤鹂蛻舨煌昝栏杏X(jué)的是性別聲高互置：男性的自然聲音尖細(xì)而女性的自然聲音粗曠。適當(dāng)?shù)木毩?xí)可以使音高趨于適中。 音準(zhǔn) ( Clarity)是座席代表的另一基本素質(zhì)。調(diào)查顯示，當(dāng)客戶沒(méi)有聽(tīng)清楚時(shí)，他們多數(shù)時(shí)候不會(huì)要求重復(fù)，這就要求座席代表在電話溝通過(guò)程中咬字要清楚，不要 “口含橄欖 ”，包括嚼口香糖、喝茶、不斷變換姿勢(shì)找東西等。同時(shí)適當(dāng)提問(wèn)，以確?？蛻羟宄?“您能聽(tīng)清楚嗎？ ”“您理解我的意思嗎？ ” 塑造專(zhuān)業(yè)的聲音還有一些其它的 技巧。如在引出客戶具體受益前作 一停頓以引起客戶的興趣，對(duì)客戶受益用重音表達(dá)，在句子結(jié)束時(shí)不要拉長(zhǎng)尾音以避免造成還有下文的誤解。 同其它技巧一樣 , 好的座席代表會(huì)針對(duì)自己的情況不斷改進(jìn) . 一個(gè)簡(jiǎn)單的訓(xùn)練方法是聽(tīng)名家演講，廣播等，傾聽(tīng)專(zhuān)業(yè)人士用什么樣的聲音對(duì)不同的聽(tīng)眾表達(dá)意思，增強(qiáng)溝通。 你可將自己與客戶的對(duì)話錄下來(lái)，按照我們講的這些原則 , 對(duì)照范本 (你的主管 ,培訓(xùn)師都應(yīng)是這方面的標(biāo)桿 )找出問(wèn)題 , 然后不斷琢磨 , 練習(xí)，以此來(lái)提高自己在發(fā)音、音量、語(yǔ)速和感染力等方面的水平。讓更多的人欣賞你的優(yōu)美聲音。 呼叫中心座席代表技巧篇 之五 處理困難客戶的技巧（上） 田淑紅 袁道唯 2020/05/27 大多數(shù)客戶都是愉快的、平和的、易于溝通和善解人意的。但有時(shí)候客戶也會(huì)變得憤怒、沮喪、很不耐煩，某些用戶甚至表現(xiàn)出不可理喻。這樣的客戶，是座席代表工作壓力的一個(gè)重要來(lái)源。調(diào)查顯示， 47%的客戶服務(wù)代表認(rèn)為困難客戶的電話是他們面臨的最大的壓力（ TELEStress,1996,）。而困難客戶又可以細(xì)分為以下三種： 、性格特別的客戶 (或非客戶 ) 作為客服代表，你不能控制客戶的行為。但你能控制自己的反應(yīng)，并不斷加強(qiáng)自己的技能與技巧去處理甚至是最困難的客戶。 在處理困難客戶的時(shí)候，最重要的一點(diǎn)就是所謂移情 (empathy)于客戶。這就意味著你必須積極的傾聽(tīng)你的客戶并努力去了解客戶失望或發(fā)怒的真正原因。然后，你必須在著手解決問(wèn)題之前先走入客戶的真實(shí)世界。同時(shí)你必須控制好自己的情緒，保持平靜并懂得緩解壓力。 接下來(lái)的幾個(gè)專(zhuān)題，將針對(duì)不同類(lèi)型的困難客戶談不同的處理技巧。 投訴客戶的處理技巧 對(duì)任何企業(yè)來(lái)講，如何處理投訴客戶都是一件重要的事。因?yàn)槿绻粋€(gè)投訴沒(méi)有得到很好的處理，客戶會(huì)轉(zhuǎn)而購(gòu)買(mǎi)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品?？蛻粢矔?huì)將他 的不愉快經(jīng)歷轉(zhuǎn)告親朋與同事。沒(méi)有客戶投訴時(shí)會(huì)是高興 ,熱情的 . 但當(dāng)有投訴時(shí)，座席代表有責(zé)任認(rèn)真對(duì)待，并讓客戶感到他是受歡迎的并且他對(duì)企業(yè)來(lái)講是非常重要的客戶。 一 從傾聽(tīng)開(kāi)始 如我們前面的文章提到的，傾聽(tīng)是解決問(wèn)題的前提。在傾聽(tīng)投訴客戶的時(shí)候，不但要聽(tīng)他表達(dá)的內(nèi)容還要注意他的語(yǔ)調(diào)與音量，這有助于你了解客戶語(yǔ)言背后的內(nèi)在情緒。同時(shí)，要通過(guò)解釋與澄清確保你真正了解了客戶的問(wèn)題。例如，你聽(tīng)了客戶反應(yīng)的情況后，根據(jù)你的理解向客戶解釋一遍： “王先生，來(lái)看一下我理解的是否對(duì)。您是說(shuō)您一周前買(mǎi)了我們的傳真機(jī)，但發(fā)現(xiàn)有時(shí) 會(huì)無(wú)法接收傳真。我們的工程師已上門(mén)看過(guò)，但測(cè)試結(jié)果沒(méi)有任何問(wèn)題。今天，此現(xiàn)象再次發(fā)生，您很不滿意，要求我們給你更換產(chǎn)品。 ” 向客戶澄清： “我理解了您的意思嗎？ ” 認(rèn)真傾聽(tīng)客戶，向客戶解釋他所表達(dá)的意思并請(qǐng)教客戶我們的理解是否正確，都向客戶顯示你對(duì)他的尊重以及你真誠(chéng)的想了解問(wèn)題。這也給客戶一個(gè)機(jī)會(huì)去重申他沒(méi)有表達(dá)清晰的地方。 二 認(rèn)同客戶的感受 客戶在投訴時(shí)會(huì)表現(xiàn)出煩惱、失望、泄氣、發(fā)怒等各種情感。你不應(yīng)當(dāng)把這些表現(xiàn)當(dāng)做是對(duì)你個(gè)人的不滿。特別時(shí)當(dāng)客戶發(fā)怒時(shí)，你可能心里會(huì)想： “憑什么對(duì)著我發(fā)火？我的態(tài)度這么好。 ”要知道憤怒的情感通常都會(huì)潛意識(shí)中通過(guò)一個(gè)載體來(lái)發(fā)泄。你一腳踩在石頭上會(huì)對(duì)石頭發(fā)火－－當(dāng)然，這不是石頭的錯(cuò)－－可還是飛起一腳又踢遠(yuǎn)之。有時(shí)你找不到發(fā)泄的對(duì)象，只好罵自己。因此對(duì)于憤怒，客戶僅是把你當(dāng)成了傾聽(tīng)對(duì)象。 客戶的情緒是完全有理由的，是理應(yīng)得到極大的重視和最迅速、合理的解決的。所以讓客戶知道你非常理解他的心情，關(guān)心他的問(wèn)題： “王先生，對(duì)不起讓您感到不愉快了，我非常理解您此時(shí)的感受。 ” 無(wú)論客戶是否永遠(yuǎn)是對(duì)的，至少在客戶的世界里，他的情緒與要求是真實(shí)的，座席代表只有與客戶的世界同步，才有可能真正了解他 的問(wèn)題，找到最合適的方式與他交流，從而為成功的投訴處理奠定基礎(chǔ)。 我們有時(shí)候會(huì)在說(shuō)道歉時(shí)很不舒服，因?yàn)檫@似乎老是在承認(rèn)自己有錯(cuò)。說(shuō)聲 “對(duì)不起 ”， “很抱歉 ”并不一定表明你或公司犯了錯(cuò)誤，這主要表明你對(duì)客戶不愉快經(jīng)歷的遺憾與同情。 不用擔(dān)心客戶會(huì)因得到你的認(rèn)可而越發(fā)的強(qiáng)硬，表示認(rèn)同的話會(huì)將客戶的思緒引向關(guān)注問(wèn)題的解決。所以接下來(lái)，座席代表會(huì)： 三 表示愿意提供幫助 “讓我看一下該如何幫助您。 ” “我很愿意為您解決問(wèn)題。 ” 正如前面所說(shuō)，當(dāng)客戶正在關(guān)注問(wèn)題的解決時(shí)，座席代表體貼的表示樂(lè)于提供幫助，自然會(huì)讓客戶感到 安全、有保障，從而進(jìn)一步消除對(duì)立情緒，取而代之的是依賴(lài)感。 問(wèn)題澄清了，客戶的對(duì)立情緒減低了，座席代表接下來(lái)要做的就是為客戶提供解決方案。 四 解決問(wèn)題 針對(duì)客戶投訴，每個(gè)公司都應(yīng)有各種預(yù)案或稱(chēng)解決方案 . 座席代表在提供解決方案時(shí)要注意以下幾點(diǎn)。 1. 為客戶提供選擇 通常一個(gè)問(wèn)題的解決方案都不是唯一的，給客戶提供選擇會(huì)讓客戶感到受尊重，同時(shí)，客戶選擇的解決方案在實(shí)施的時(shí)候也會(huì)得到來(lái)自客戶方的更多認(rèn)可和配合。 2. 誠(chéng)實(shí)的向客戶承諾 能夠及時(shí)的解決客戶的問(wèn)題當(dāng)然最好，但有些問(wèn)題可能比較復(fù)雜或特殊，座席代表不 確信該如何為客戶解決。如果你不確信，不要向客戶作任何承諾。而是誠(chéng)實(shí)的告訴客戶情況有點(diǎn)特別，你會(huì)盡力幫客戶尋找解決的方法但需要一點(diǎn)時(shí)間。然后約定給客戶回話的時(shí)間，你一定要確保準(zhǔn)時(shí)給客戶回話。即使到時(shí)你仍不能幫客戶解決，也要準(zhǔn)時(shí)打電話向你的客戶解釋問(wèn)題進(jìn)展，表明自己所做的努力，并再次約定給客戶答復(fù)的時(shí)間。 同向客戶承諾你做不到的事相比，你的誠(chéng)實(shí)會(huì)更容易得到客戶的尊重。 3. 適當(dāng)?shù)慕o客戶一些補(bǔ)償。 為了彌補(bǔ)公司操作中的一些失誤，可以在解決客戶問(wèn)題之外給一些額外補(bǔ)償。很多企業(yè)都會(huì)給座席代表一定額授權(quán)以靈活處理。但 要注意的事一定要一是先將問(wèn)題解決，二是改進(jìn)工作要避免今后發(fā)生類(lèi)似的問(wèn)題?，F(xiàn)在有些處理投訴部門(mén)，一有投訴首先想到用小恩小惠去息事寧人，或是一定要靠投訴才給是正常途徑下應(yīng)該得到的客戶利益，這樣不能根本上減少問(wèn)題的發(fā)生，反而造成了錯(cuò)誤的期望。 呼叫中心座席代表技巧篇 之六 處理困難客戶的技巧（中） 田淑紅 袁道唯 2020/06/10 脾氣和性格表現(xiàn)特別的客戶 有些客戶易發(fā)怒，有些常常表現(xiàn)不友好，有些喜歡喋喋不休，有些反應(yīng)比較遲鈍。我們不可能用同一方式對(duì)待所有這些特點(diǎn)各異的客戶。要知道不當(dāng)處理令你用更多時(shí)間與 精力，同時(shí)不滿的客戶還會(huì)告訴更多的人，對(duì)公司的形象與業(yè)務(wù)造成傷害。同時(shí)，我們自己的壓力與緊張狀況都會(huì)上升，對(duì)職業(yè)造成負(fù)面作用。 見(jiàn)得最多的一定是發(fā)怒客戶。有些是天生火氣大 , 但更多可能是我們的工作有所過(guò)失 . 首先，客戶會(huì)向你講述他的不滿或他的問(wèn)題。了解客戶發(fā)怒的原因并作一些解釋 , 讓客戶理解 , 使客戶逐漸平靜下來(lái)并產(chǎn)生信任感。知道你會(huì)盡你的全力來(lái)幫助客戶 客戶： “我不是來(lái)聽(tīng)音樂(lè)的，你們的電話怎么這么久才接通。 ” 座席代表： “抱歉讓您等候了，今天的客戶是特別多了一些，我能幫助您嗎？ ” 客戶： “我已經(jīng)打過(guò)三次電 話了，你們究竟能不能修好我的打印機(jī)？ ” 座席代表： “抱歉這次的情況是特別了一些。讓我查一下您的歷史記錄，以便找到最快的方式為您解決。 ” 如果你沒(méi)有了解到客戶的情緒或客戶發(fā)怒的原因，客戶會(huì)變得更加生氣。他會(huì)認(rèn)為你根本不明白問(wèn)題出在哪。換句話說(shuō)，他會(huì)認(rèn)為你根本沒(méi)有在聽(tīng)他講話。有時(shí) , 即使你認(rèn)為問(wèn)題已經(jīng)很清楚了 , 可對(duì)方不這樣認(rèn)為 : 客戶： “你壓根就沒(méi)搞清楚，我的問(wèn)題是 …….” 記住，永遠(yuǎn)不要和發(fā)怒的客戶去爭(zhēng)論。即便你完全了解對(duì)方的意思，也不要去反駁。要避免用威脅、官腔或無(wú)法提供選擇和幫助的態(tài)度。除了我們一直強(qiáng)調(diào) 的各項(xiàng)原則與技巧外 , 還可以用以下一些方式 . “何時(shí) ”提問(wèn) . 一個(gè)在火頭上的發(fā)怒者是無(wú)法進(jìn)入 “解決問(wèn)題 ”的狀況的。我們要做的首先是逐漸使對(duì)方的火氣減下來(lái)。 對(duì)于那些非常難聽(tīng)的抱怨，應(yīng)當(dāng)用一些 “何時(shí) ”問(wèn)題來(lái)沖淡其中的負(fù)面成分。 客戶： “你們就是根本瞎胡搞不負(fù)責(zé)任才導(dǎo)致了今天的爛攤子 !” 座席代表： “您什么時(shí)候開(kāi)始感到我們的服務(wù)沒(méi)能及時(shí)替您解決這個(gè)問(wèn)題？ ” 而不當(dāng)?shù)姆磻?yīng)，如同我們司空見(jiàn)慣的常常為： “我們?cè)趺聪购懔?？這個(gè)爛攤子跟我們有什么關(guān)系？ ” 轉(zhuǎn)移話題 . 當(dāng)對(duì)方按照他的思路在不斷地發(fā)火、指責(zé)時(shí)，可以抓住一些 其中略為有關(guān)的內(nèi)容扭轉(zhuǎn)方向，緩和氣氛。 客戶： “你們這么搞把我的日子徹底攪了，你們的日子當(dāng)然好過(guò)，可我還上有老下有小得養(yǎng)啊！ ” 座席代表： “我理解您。您的孩子多大啦？ ” 客戶： “嗯 ……6 歲半。 ” 重復(fù)強(qiáng)調(diào) . 有時(shí)候客戶會(huì)聽(tīng)不見(jiàn)你的反應(yīng)而一直反復(fù)發(fā)火，指責(zé)。你可能需要重點(diǎn)重復(fù)強(qiáng)調(diào)一兩個(gè)單詞短語(yǔ)直到對(duì)方開(kāi)始對(duì)之產(chǎn)生反應(yīng)。 客戶： （忽視反應(yīng)繼續(xù)說(shuō)著） 座席代表： “我知道您很沮喪，讓我解釋一下您有哪些選擇。 ” 客戶： （繼續(xù)不友好的說(shuō)著） 座席代表： “的確很令人沮喪。我能給您解釋一下嗎？ ” 客戶： （忽視反應(yīng) 繼續(xù)發(fā)火） 座席代表： “我知道您很沮喪。還是讓我談一下您面臨的選擇吧。 ” 客戶： “對(duì)啊，我能不沮喪嗎？你說(shuō)該怎么辦 ?” 無(wú)言等待 . 也有的時(shí)候你可能需要不說(shuō)話或等待。當(dāng)對(duì)方聽(tīng)不到你的聲音后會(huì)問(wèn)： “你還在嗎？ ”這時(shí)你可能用諸如提問(wèn)、移情等方式把對(duì)話過(guò)程加以控制： “當(dāng)然了。我一直在想，你的心情我完全理解，但 ……” 間隙轉(zhuǎn)折 . 另外一種讓客戶息怒的方式是暫時(shí)停止對(duì)話，特別是你覺(jué)得你也需要找有決定權(quán)的人做一些決定或變通： “稍候，讓我來(lái)和主管請(qǐng)示一下，我們還可以怎樣來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。 ” “如果您能夠稍等一下，我可 以把相關(guān)規(guī)定再調(diào)出來(lái)和您一起談?wù)撘幌隆?” 給定限制 . 當(dāng)然，有時(shí)你雖經(jīng)很多嘗試，對(duì)方依然出言不遜，甚至不尊重你的人格，你可以轉(zhuǎn)而采用較為堅(jiān)定的態(tài)度給對(duì)方一定限制： “汪先生，我非常想幫助您。但您如果一直這樣情緒激動(dòng)，我只能和您另外約一個(gè)時(shí)間來(lái)談?wù)撨@件事。您看呢？ ” 適當(dāng)上轉(zhuǎn) . 盡力去處理每一個(gè)電話，但是如果你確實(shí)需要，不要怕向你的主管求救。如客戶要求你將電話轉(zhuǎn)給經(jīng)理，你應(yīng)用簡(jiǎn)明的語(yǔ)氣向經(jīng)理描述一下現(xiàn)狀。使得對(duì)話不要再?gòu)念^開(kāi)始 . 要是系統(tǒng)可行 , 你可以將通話和你的紀(jì)錄一同轉(zhuǎn)給主管 . 不少客戶對(duì) ”領(lǐng)導(dǎo) ”會(huì)給與更 多尊重 , 溝通可能會(huì)就此有轉(zhuǎn)機(jī) . 如果你是主管 , 應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到 escalation, 即處理升級(jí)是你的職責(zé)之一 . 還有一些客戶遲遲不能理解電話中的解釋?zhuān)灰涍€有 IVR 和網(wǎng)站，利用自動(dòng)傳真甚至手工傳真給客戶一些書(shū)面信息應(yīng)為一種經(jīng)常性的做法。 呼叫中心座席代表技巧篇 之七 處理困難客戶的技巧（下） 田淑紅 袁道唯 2020/06/24 騷擾電話的處理 。騷擾電話是中國(guó)呼叫中心所面臨的一個(gè)特殊問(wèn)題。在西方國(guó)家為個(gè)案的騷擾電話，中國(guó)的許多呼叫中心卻要大量面對(duì)。特別是使用800 或免費(fèi)特服號(hào)的呼叫中心，座席代表 常常收到大量反復(fù)的 , 極為無(wú)聊低級(jí)下流的電話騷擾 . 這種騷擾電話除了表明我們社會(huì)的道德水準(zhǔn)面臨挑戰(zhàn)之外，更是呼叫中心行業(yè)的主要公害之一。它造成了我們眾多座席代表的沉重心理壓力，影響我們對(duì)所從事職業(yè)的認(rèn)可與榮譽(yù)感 , 也會(huì)影響對(duì)其他客戶的優(yōu)質(zhì)服務(wù) . 。對(duì)待騷擾電話沒(méi)有高深的通話技巧與做法，一是要識(shí)別，二是要處理，三是要盡量防止再發(fā)生。 一 . 識(shí)別。相當(dāng)大的一部分騷擾電話一開(kāi)始根本就是胡說(shuō)八道，識(shí)別較為簡(jiǎn)單。但也有一部分裝成有需求的客戶，有些本身就是客戶（如移動(dòng)電話使用者），開(kāi)始時(shí)找些借口東拉西扯，然后逐漸暴露 不良企圖。對(duì)座席代表來(lái)說(shuō)，試著引導(dǎo)轉(zhuǎn)回規(guī)定主題。當(dāng)你意識(shí)到對(duì)方根本對(duì)公司產(chǎn)品、服務(wù)不感興趣時(shí)就可判定為騷擾電話。 一般來(lái)說(shuō)，騷擾電話幾乎全為男性，打入時(shí)間多在夜晚或中午，感覺(jué)上較少?gòu)募彝ル娫挻虺?，更多是公用電話或單位值班電話中撥出。我們就曾查出某中?zhuān)的公用電話在中午期間打出了大量的騷擾電話。騷擾電話有時(shí)還是一伙人在一起時(shí)打出，常常在背景聲中可聽(tīng)到有大笑聲、嬉鬧聲和教唆聲。 二 . 處理。當(dāng)確認(rèn)為騷擾電話時(shí)，立即將來(lái)電終止。座席代表常常怒不可遏，被氣得想對(duì)著話筒大罵。千萬(wàn)不要這樣做。觸發(fā) , 感覺(jué)被騷擾者的激動(dòng)反 應(yīng)是騷擾者的愉