【文章內(nèi)容簡介】 定檔次，在根據(jù)事由 規(guī)模確定地點大小撰擬出國申請內(nèi)容：（1）路線（2）時間（3）地點（4）交通工具（5）具體事項（6）備注 辦理護照的相關(guān)證件：（1）任務批件（2）政審批件（3）邀請書（4）2寸免冠照 申辦簽證的途徑：（1）我國大使館和領(lǐng)事館（2）權(quán)威簽證代辦機構(gòu)（3）目的國使館商務旅行制訂程序：（1）制訂計劃（2）制訂旅程表（3）準備發(fā)言提綱（4）辦理好簽證 護照 黃皮書 出境登記卡的手續(xù)（5）訂購機票準備工作：（1）審查最佳旅程表（2）兌換外幣（3）準備隨身用品（4）準備文件 相關(guān)證件（5）做好旅行安排（6）注意時差（7）搜集資料辦公室布置要求：（1）優(yōu)先采用光線 通風 監(jiān)督 溝通占優(yōu)的辦公室（2）使用同樣大小高度的桌椅柜子（3）將接待部門置于入口處（4）預留充分空間（5）常用設備檔案置于使用者附近背對背放置檔案柜（6）設置休息區(qū)光線應來自桌子左上方和斜后上方辦公室布置三原則：（1）利于溝通（2）協(xié)調(diào)舒適（3）便于監(jiān)督 協(xié)調(diào)要求：（1）連續(xù)性（2）協(xié)同性（3）有序和諧內(nèi)部監(jiān)督特點：（1）是種日常監(jiān)督（2）具有雙向多維監(jiān)督特點（3）是一種內(nèi)部力量的約束 辦公桌按直線對稱原則排列，以最佳線路最佳 防止逆流交叉布置程序：（1）對工作內(nèi)容加以考察分析，明確關(guān)系并以此確定員工的工作位置。（2）記載各部門人員及其工作（3）選配相應家具桌椅并予以記載（4）繪制布置圖（5）對設備安放提出合理建議 信息保密工作：（1）口頭信息（2）書面信息（3）電子信息保密信息內(nèi)容：（1）人事信息（2）財務信息（3）產(chǎn)品信息（4）客戶信息 印章和介紹信是對外聯(lián)系的標志和行使職權(quán)的憑證管理 印章種類：（1）單位印章（2）單位印章（3）秘書公章 單位印章是對外行使權(quán)利的標志印章作用：（1）標志作用（2）權(quán)威作用（3）法律作用（4）憑證作用 印章使用要求：（1）專人負責（2）確保安全（3）防止污損印章的刻制啟用需經(jīng)上一級主管單位批準，在公安部門登記后，由公安部門指定單位刻制，啟用時選用選定啟用時間，發(fā)出啟用通知，填寫印模卡用印時，蓋印位置保證恰當，正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章和文本落款章，蓋印文件應于用印申請單分數(shù)一致 印章取回銷毀都應該有兩人參與上司交辦事項：（1）會議通知（2）查問回復（3）接待工作（4）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_（5）上司生活服務工作 公務接洽制度（1）崗位責任制度（2）登記記錄制度（3）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_（4）交接班制度（5）保密制度 匯報技巧：（1）問明情況 及時報告（2）作好記錄 避免失誤值班日志以天為單，它有利與下一班人員；了解情況 保持工作的聯(lián)系性 有利于了解檢查考核值班工作和編寫參考資料電話是值班工作中使用最頻繁的工具 快匯匯票由秘書認購零用現(xiàn)金數(shù)額以企業(yè)規(guī)模和平時指出次數(shù)確定，由企業(yè)領(lǐng)導和財務負責人批準，用于支付本市交通費 郵資 茶點費 停車費和少量辦公用品費文書形成程序：草擬 審核 簽發(fā) 復核 繕印 用印 登記 分發(fā)上司臨時交辦事項特點：（1）廣泛性（2）臨時性 基本特點（3）具體性（4）緊迫性 辦理原則：（1）積極主動 千方百計這是應有態(tài)度（2）符合政策，靈活變通（3）有著落 有回音 要點記錄法用于電話 來訪 會議記錄詳細記錄法用于上級重要講話插話發(fā)言，重要會議討論決議 反應問題建議調(diào)查 領(lǐng)導指示用ABCD法排出工作等級，先做A類，重要緊急的，在做B類，急而不重，在做C類 重而不急的，最后做C類，不重不急的上司日志內(nèi)容：（1）上司接待信息（2）上司會議信息（3）上司個人安排（4）上司私人信息 秘書日志內(nèi)容：（1）上司所需秘書協(xié)助事宜（2）上司交辦自己的工作（3）自己應作活動注意事項：（1）確保保密，只給上司授權(quán)的人查閱（2）保持一致準確，每天檢查更新（3）熟悉約會時間和工作習慣，每天最早最晚約會時間（4）熟悉上司用餐和休息時間 在安排活動時遵循先重急后輕緩原則，并留出10分鐘左右間隔。檢驗辦事效率原則：（1）工作質(zhì)量（2）工作速度（3）產(chǎn)生影響 復命三注意（1）不失真（2）不吹噓（3）不邀利庫存卡作用：（1）保證資金不被占用(2)保證空間充足（3）監(jiān)督物品使用（4）防止損失（5）正確估計庫存概念（1）最大庫存量，庫存物品都不應該超過這個數(shù)量（2）最小庫存量，當余額達到這個量時，即采取措施（3）重新訂購線，即再訂貨標準 訂購數(shù)量以剩余庫存量為基礎保管措施（1）房間柜子上鎖（2）各類物品貼好標簽（3）新物品置于舊物品之下（4）體積大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在較大物品前面（6）注意通風 有良好照明 選擇供應商時考慮：（1）價格費用(2)質(zhì)量交貨（3）服務和位置（4）安全和可靠性文書擬寫簡報的特點：簡 快 新 實簡報的類型：（1）會議簡報（2）動態(tài)簡報（3）工作簡報 簡報結(jié)構(gòu)：報頭+報核+報核簡報秘密等級寫在報頭左上角，字數(shù)一般控制在1000字以內(nèi)，不超過2000字 意向書的特點： 協(xié)商性 靈活性 簡略性 結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部 訂貨單特點：協(xié)約性 嚴肅性 結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部商品說明書：真實性 科學性 條理性 通俗性設計注意：（1）如實介紹 真實可信（2）抓住特征 突出個性（3）語言簡潔 通俗明了（4）設計新穎 美觀大方 報告特點： 匯報性 陳述性報告與請示的區(qū)別：（1）性質(zhì)要求不同，報告不用有明確回復，請示必須得到明確回復（2）行文時限不同，請示必須事前。（3）請示必須一文一事，且請批對應（4）請示需逐級請示，語氣溫和謙恭會議紀錄特點：真實性 資料性 商務接待接待規(guī)格：高規(guī)格 低規(guī)格 對等 高規(guī)格接待最能體現(xiàn)友好 對等接待最常用 低規(guī)格接待適用基層 接待計劃內(nèi)容：接待規(guī)格 日程安排 經(jīng)費預算 工作人員 經(jīng)費預算由接待規(guī)格 人員數(shù)量 活動內(nèi)容確定 接待計劃的制訂由接待規(guī)格制約接待計劃草訂需經(jīng)領(lǐng)導審定，日程安排后與來訪者進行溝通 制訂接待計劃首先要了解客人身份與來訪目的。影響接待規(guī)格的因素：（1）雙方關(guān)系（2）突然變化（3）上次接待標準 座次高低由司機身份決定司機如是專職司機，上座為后排右座 話別時間在半小時內(nèi)為宜接待計劃主要項目：（1）陪同人員（2）食宿安排（3）接待日程（4）經(jīng)費預算 制訂計劃注意：（1）執(zhí)行規(guī)章制度（2）適應來賓生活習慣（3）做好保密工作 溝通工作特點：（1）非權(quán)利支配性（2）非職責限定性（3）認同疏導性溝通類型：（1）人與人溝通（2）人與自我溝通（3）人與機器溝通（4）組織之間溝通 秘書所涉及的多為人與人之間和組織之間的溝通網(wǎng)絡溝通優(yōu)勢：（1）降低成本 提高效率（2）平等 即時性強（3）有安全感 制約性：（1）語言存在歧義（2）橫向溝通擴展張 縱向溝通弱化 尊重與理解溝通是有效溝通的前提，傾聽和提問是有效溝通的關(guān)鍵 溝通目標：（1）說明事物（2）表達感情（3）建立聯(lián)系（4）和諧工作環(huán)境 與客戶溝通原則：（1）區(qū)分到訪客戶是多次還是首次（2）區(qū)分內(nèi)部外部客戶 橫向溝通是員工間的溝通，其目的在于增強合作，減少摩擦，表現(xiàn)形式為：會議 面談 備忘錄