【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 “關(guān)于請(qǐng)求設(shè)立＊＊機(jī)構(gòu)的函”“關(guān)于請(qǐng)示＊＊調(diào)動(dòng)工作的函”三、規(guī)范公文的格式公文各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則眉首、主體、版記（一）眉首公文份數(shù)序號(hào)。秘密等級(jí)和保密期限。緊急程序。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文字號(hào)。簽發(fā)人。（見(jiàn)P27）公文份數(shù)序號(hào)：絕密、機(jī)密文件才用秘密等級(jí)和保密期限：黨的公文標(biāo)在左上角，行政公文標(biāo)在右上角發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：文件（紅頭），聯(lián)合行文時(shí)，把黨委排在前面，把主辦方排在前面。發(fā)文字號(hào)：機(jī)關(guān)代字＋年份＋順序號(hào)，例：〔2000〕1號(hào)，位置：居中或左下方機(jī)關(guān)代字要響亮好聽(tīng)，不要隨便起。順序號(hào)不寫(xiě)“第”字，不要寫(xiě)成001號(hào)，就寫(xiě)1號(hào)。括號(hào)不用圓括號(hào)。聯(lián)合行文只標(biāo)主辦方字號(hào)。簽發(fā)人：上行文應(yīng)注明簽發(fā)人和會(huì)簽人姓名（見(jiàn)P28）（二）主體公文標(biāo)題主送機(jī)關(guān)成文日期生效法定標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題。公文標(biāo)題是公文的眼睛。俗話說(shuō)“看文先看題”，公文標(biāo)題規(guī)范與否，直接影響到公文的效力和閱讀者的感受。公文標(biāo)題在紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布。寫(xiě)標(biāo)題有三項(xiàng)要求：（1）準(zhǔn)確揭示公文的主題內(nèi)容。揭示主題內(nèi)涵，做到涵義明確。內(nèi)涵不應(yīng)讓人產(chǎn)生歧義。如“紀(jì)委關(guān)于錯(cuò)誤的處理決定”，應(yīng)改為“紀(jì)委關(guān)于所犯錯(cuò)誤的處理決定”“縣政府關(guān)于我縣遭受自然災(zāi)害的請(qǐng)示”應(yīng)改為“縣政府關(guān)于妥善處理自然災(zāi)害的請(qǐng)示”“關(guān)于開(kāi)展追捕在逃犯罪人員的通告”應(yīng)把“開(kāi)展”去掉《關(guān)于出國(guó)考察的請(qǐng)示》標(biāo)題中因缺少主語(yǔ)而讓人費(fèi)解，到底是誰(shuí)要出國(guó)考察?完整的標(biāo)題應(yīng)在“關(guān)于”后面加上“同志”或“代表團(tuán)”，《局關(guān)于河流改造的請(qǐng)示》，從題意上看，是請(qǐng)示開(kāi)展改造河流，而此文實(shí)際上是請(qǐng)求上級(jí)解決“治河經(jīng)費(fèi)”的問(wèn)題。因?yàn)槭掠刹粔蚯宄?，往往使一些?qǐng)示事項(xiàng)不能及時(shí)得到辦理。此標(biāo)題應(yīng)改為《局關(guān)于解決河流治理經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》揭示主題外延，做到范圍限定。“關(guān)于舉辦文秘干部培訓(xùn)班的通知”不能寫(xiě)成“關(guān)于培訓(xùn)文秘干部的通知”（2）文字簡(jiǎn)明通順A歸納概括。從邏輯學(xué)講，要善于用屬概念概括種概念，如“我們上街買(mǎi)了很多蘋(píng)果、梨、桔子……”可以改為“我們上街買(mǎi)了很多水果”全國(guó)人民代表大會(huì)有權(quán)罷免下列人員：（一）中華人民共和國(guó)主席、副主席；（二）國(guó)務(wù)院總理、副總理、國(guó)務(wù)委員、各部部長(zhǎng)、各委員會(huì)主任、審計(jì)長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)；（三）中央軍事委員會(huì)主席和中央軍事委員會(huì)其他組成人員；（四）最高人民法院院長(zhǎng)；（五）最高人民檢察院檢察長(zhǎng)。目前經(jīng)修改后為：全國(guó)人民代表大會(huì)有權(quán)罷免由它所選舉或決定的最高國(guó)家機(jī)關(guān)的組成人員。B只揭示主題。公文標(biāo)題不講原因、不講目的、不說(shuō)道理、只揭示主題。C防止和文種重復(fù)。即同義反復(fù)。“對(duì)此我們達(dá)成一致共識(shí)?！薄耙恢隆迸c“共識(shí)”是重復(fù)的 “他是個(gè)非常年輕的小伙子?！薄澳贻p”與“小伙子”是重復(fù)的?！瓣P(guān)于申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示”申請(qǐng)與請(qǐng)示是重復(fù)的（3）符合語(yǔ)法發(fā)文機(jī)關(guān) ＋ 內(nèi)容 ＋ 文種 ＝ 標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)（作者）＋介詞（關(guān)于、對(duì)）＋事由＋助詞（的）＋文種（名稱(chēng)）＝標(biāo)題如“冀州市醫(yī)院關(guān)于做好春節(jié)期間安全保衛(wèi)工作的通知”注意以下四個(gè)問(wèn)題：A標(biāo)題后面不要標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，不能當(dāng)成完整的句子，標(biāo)題里也一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定：“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。”規(guī)定一般不用，不是一概不用，具體講應(yīng)該是確有必要才能使用，沒(méi)有必要不能亂用，表意清楚了能不用盡量不用，必要時(shí)可用空格代替。區(qū)政府辦公室關(guān)于印發(fā)《區(qū)長(zhǎng)在會(huì)議上講話》的通知，其中的“《》”就不應(yīng)該使用標(biāo)點(diǎn)必要的應(yīng)用：公文標(biāo)題中涉及的法規(guī)性文件名稱(chēng)和書(shū)報(bào)刊名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)使用書(shū)名號(hào)。例：國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知公文標(biāo)題中涉及的專(zhuān)用語(yǔ)、縮略語(yǔ)等可以使用引號(hào)。例：石家莊市人民政府關(guān)于命名“石家莊十大發(fā)明項(xiàng)目”“石家莊十大著名商標(biāo)”的決定公文標(biāo)題中涉及的對(duì)某些內(nèi)容進(jìn)行必要注釋或者補(bǔ)充的成分可以使用擴(kuò)號(hào)。例：國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于對(duì)出國(guó)（境）招商活動(dòng)加強(qiáng)管理的通知公文標(biāo)題中涉及兩個(gè)以上并列成分又不便作簡(jiǎn)化處理時(shí)，為了表意清楚和方便閱讀可以使用頓號(hào)。例：國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于２００１年春節(jié)、“五一”、“十一”放假安排的通知B正確使用介詞介詞的作用：引出并限制文件內(nèi)容不要重復(fù)使用介詞。如有“關(guān)于”就不要寫(xiě)“對(duì)”例：關(guān)于對(duì)同志的通報(bào) “關(guān)于”不能和“對(duì)”同時(shí)出現(xiàn)對(duì)：專(zhuān)指對(duì)象 關(guān)于：大范圍的“單位對(duì)進(jìn)行審計(jì)的通知”不能寫(xiě)成“單位關(guān)于對(duì)進(jìn)行審計(jì)的通知”C結(jié)構(gòu)完整。凡是重要公文，有文頭下面仍要寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)。D標(biāo)題排列。多行標(biāo)題字?jǐn)?shù)勻稱(chēng)、結(jié)構(gòu)得當(dāng)。分行時(shí)注意結(jié)構(gòu)完整，詞意完整，例：不能上一行寫(xiě)“關(guān)”下一行寫(xiě)“于”通知的標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)＋轉(zhuǎn)發(fā)/批轉(zhuǎn)/印發(fā)（發(fā)布）＋原文件標(biāo)題＋文種（通知）轉(zhuǎn)發(fā)中的“四個(gè)省略”，即在轉(zhuǎn)發(fā)中可酌情省略介詞關(guān)于、助詞的、書(shū)名號(hào)、通知。一個(gè)文件標(biāo)題里最多只能寫(xiě)三個(gè)通知。特殊情況可以直接寫(xiě)轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題。例“轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于解釋《基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定》執(zhí)行中有關(guān)問(wèn)題的通知”如不采用直接轉(zhuǎn)發(fā)辦法，標(biāo)題將變成《轉(zhuǎn)發(fā)黃委財(cái)務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)水利部轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問(wèn)題的通知的通知的通知的通知》當(dāng)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象也是通知時(shí)，可省略去第一個(gè)“關(guān)于”和最后一個(gè)“通知”。例：某省人民政府要用通知轉(zhuǎn)發(fā)《國(guó)務(wù)院關(guān)于開(kāi)展全國(guó)第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》時(shí)，其標(biāo)題應(yīng)為《XX省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于開(kāi)展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》，不是《XX省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于開(kāi)展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知的通知》。直轉(zhuǎn)的文件要在正文里寫(xiě)詳細(xì)主送機(jī)關(guān)要求：（1）除普發(fā)性公文，只主送一個(gè)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示公文只報(bào)送一個(gè)單位。（2）在一般情況下不要送給領(lǐng)導(dǎo)人。不是領(lǐng)導(dǎo)人特別交辦的，不要報(bào)送給領(lǐng)導(dǎo)人。文件忌橫傳、躍級(jí)傳送。這樣易導(dǎo)致文件漏登記或丟失。（3）主送機(jī)關(guān)明確具體。不要寫(xiě)“各有關(guān)單位”，部署任務(wù)一定要把對(duì)誰(shuí)寫(xiě)清。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。成文日期。表示公文正式確立的時(shí)間。法律與法規(guī)在附則中還要寫(xiě)明生效日期。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字。確定成文日期的依據(jù)：（1）領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期。（2）聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（3）電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期寫(xiě)法，零寫(xiě)成“○”不能用數(shù)字的0代替。黨的系統(tǒng)對(duì)成文日期沒(méi)有嚴(yán)格的要求。公文生效的標(biāo)識(shí)。（1）印章。（2）領(lǐng)導(dǎo)者簽署。印章：除會(huì)議紀(jì)要、電報(bào)外，都要蓋印章。用印制度：（1）啟用相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）印章專(zhuān)人保管，明確交接。（3）使用印章要有登記。（4）蓋印要清晰規(guī)范。蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。上面距正文約2－4mm。下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見(jiàn)P29）（1）印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。（2）印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。聯(lián)合上報(bào)公文，只蓋一個(gè)章，即主辦單位的章。當(dāng)排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)調(diào)整行距解決，不能采取標(biāo)識(shí)“此而無(wú)正文”的方法解決。簽署：領(lǐng)導(dǎo)人在文件正文上簽字叫簽署。領(lǐng)導(dǎo)人在發(fā)文稿紙上簽字叫簽發(fā)。一般文件蓋印就不簽署。注意：只有正職領(lǐng)導(dǎo)人可以簽署，副職不能簽署。（三）、版記主題詞主題詞的概念：用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。只要是公文就應(yīng)該標(biāo)注主題詞。主題詞寫(xiě)在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。定稿與印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。主題詞的選詞問(wèn)題。能做主題詞的只有名詞，不能用形容詞或動(dòng)詞做主題詞。動(dòng)名詞（有時(shí)當(dāng)動(dòng)詞有時(shí)當(dāng)名詞的詞），當(dāng)動(dòng)名詞做名詞時(shí)可作主題詞，如“管理”。主題詞不要選多義詞（一詞多義），出現(xiàn)一詞多義時(shí)要用規(guī)范詞。單位名稱(chēng)使用要規(guī)范，地名要規(guī)范。如果用到譯名時(shí)，應(yīng)同新華社的叫法。主題詞的標(biāo)引位置：用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。數(shù)量：加上類(lèi)別詞不要超過(guò)六個(gè)順序：先標(biāo)類(lèi)別詞（文件所屬大類(lèi)），再標(biāo)類(lèi)屬詞（反映文件內(nèi)容的詞），最后標(biāo)反映文件形式的詞（文種）文件內(nèi)容：主體因素、通用因素、時(shí)間因素、位置因素。反映文件形式的詞：不只局限于13種文種標(biāo)好主題詞要有依據(jù)，各個(gè)單位應(yīng)該參照上級(jí)主管部門(mén)確定自己的主題詞表。抄送機(jī)關(guān)：抄送機(jī)關(guān)：需要了解公文機(jī)關(guān)，必要時(shí)給予配合的單位，不負(fù)責(zé)辦理答復(fù)公文。哪些文件應(yīng)該抄送：凡是下發(fā)的重要公文一定要抄送給