【文章內(nèi)容簡介】 用平行文。對等的、橫向的機關(guān)行文鼓勵用函。行文關(guān)系舉例說明：通知?！坝“l(fā)公文”用于本單位的公文，如“關(guān)于印發(fā)的通知”通知屬于下行文，不能給領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)通知，也不能給同級單位發(fā)指示性的通知。給同級單位只能發(fā)告知性的通知，如企業(yè)改制、地址變更等，才能給平行單位發(fā)通知。通報屬于下行文函。靈活，可上行、平行、下行。答復(fù)問題用復(fù)函，詢問批準用問函。“關(guān)于請求設(shè)立＊＊機構(gòu)的函”“關(guān)于請示＊＊調(diào)動工作的函”三、規(guī)范公文的格式公文各要素標(biāo)識規(guī)則眉首、主體、版記（一）眉首公文份數(shù)序號。秘密等級和保密期限。緊急程序。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。發(fā)文字號。簽發(fā)人。（見P27）公文份數(shù)序號：絕密、機密文件才用秘密等級和保密期限：黨的公文標(biāo)在左上角，行政公文標(biāo)在右上角發(fā)文機關(guān)標(biāo)識：文件（紅頭），聯(lián)合行文時，把黨委排在前面，把主辦方排在前面。發(fā)文字號：機關(guān)代字＋年份＋順序號，例：〔2000〕1號，位置：居中或左下方機關(guān)代字要響亮好聽，不要隨便起。順序號不寫“第”字，不要寫成001號，就寫1號。括號不用圓括號。聯(lián)合行文只標(biāo)主辦方字號。簽發(fā)人：上行文應(yīng)注明簽發(fā)人和會簽人姓名（見P28）（二）主體公文標(biāo)題主送機關(guān)成文日期生效法定標(biāo)識公文標(biāo)題。公文標(biāo)題是公文的眼睛。俗話說“看文先看題”，公文標(biāo)題規(guī)范與否，直接影響到公文的效力和閱讀者的感受。公文標(biāo)題在紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布。寫標(biāo)題有三項要求：（1）準確揭示公文的主題內(nèi)容。揭示主題內(nèi)涵，做到涵義明確。內(nèi)涵不應(yīng)讓人產(chǎn)生歧義。如“紀委關(guān)于錯誤的處理決定”，應(yīng)改為“紀委關(guān)于所犯錯誤的處理決定”“縣政府關(guān)于我縣遭受自然災(zāi)害的請示”應(yīng)改為“縣政府關(guān)于妥善處理自然災(zāi)害的請示”“關(guān)于開展追捕在逃犯罪人員的通告”應(yīng)把“開展”去掉《關(guān)于出國考察的請示》標(biāo)題中因缺少主語而讓人費解，到底是誰要出國考察?完整的標(biāo)題應(yīng)在“關(guān)于”后面加上“同志”或“代表團”，《局關(guān)于河流改造的請示》，從題意上看，是請示開展改造河流，而此文實際上是請求上級解決“治河經(jīng)費”的問題。因為事由不夠清楚，往往使一些請示事項不能及時得到辦理。此標(biāo)題應(yīng)改為《局關(guān)于解決河流治理經(jīng)費的請示》揭示主題外延，做到范圍限定?！瓣P(guān)于舉辦文秘干部培訓(xùn)班的通知”不能寫成“關(guān)于培訓(xùn)文秘干部的通知”（2）文字簡明通順A歸納概括。從邏輯學(xué)講，要善于用屬概念概括種概念，如“我們上街買了很多蘋果、梨、桔子……”可以改為“我們上街買了很多水果”全國人民代表大會有權(quán)罷免下列人員：（一）中華人民共和國主席、副主席；（二）國務(wù)院總理、副總理、國務(wù)委員、各部部長、各委員會主任、審計長、秘書長；（三）中央軍事委員會主席和中央軍事委員會其他組成人員；（四）最高人民法院院長；（五）最高人民檢察院檢察長。目前經(jīng)修改后為：全國人民代表大會有權(quán)罷免由它所選舉或決定的最高國家機關(guān)的組成人員。B只揭示主題。公文標(biāo)題不講原因、不講目的、不說道理、只揭示主題。C防止和文種重復(fù)。即同義反復(fù)?！皩Υ宋覀冞_成一致共識?！薄耙恢隆迸c“共識”是重復(fù)的 “他是個非常年輕的小伙子?！薄澳贻p”與“小伙子”是重復(fù)的?！瓣P(guān)于申請經(jīng)費的請示”申請與請示是重復(fù)的（3）符合語法發(fā)文機關(guān) ＋ 內(nèi)容 ＋ 文種 ＝ 標(biāo)題發(fā)文機關(guān)（作者）＋介詞（關(guān)于、對）＋事由＋助詞（的）＋文種（名稱）＝標(biāo)題如“冀州市醫(yī)院關(guān)于做好春節(jié)期間安全保衛(wèi)工作的通知”注意以下四個問題：A標(biāo)題后面不要標(biāo)點符號，不能當(dāng)成完整的句子，標(biāo)題里也一般不用標(biāo)點符號。國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定：“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號?！币?guī)定一般不用，不是一概不用，具體講應(yīng)該是確有必要才能使用，沒有必要不能亂用，表意清楚了能不用盡量不用，必要時可用空格代替。區(qū)政府辦公室關(guān)于印發(fā)《區(qū)長在會議上講話》的通知，其中的“《》”就不應(yīng)該使用標(biāo)點必要的應(yīng)用：公文標(biāo)題中涉及的法規(guī)性文件名稱和書報刊名稱應(yīng)當(dāng)使用書名號。例：國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的通知公文標(biāo)題中涉及的專用語、縮略語等可以使用引號。例：石家莊市人民政府關(guān)于命名“石家莊十大發(fā)明項目”“石家莊十大著名商標(biāo)”的決定公文標(biāo)題中涉及的對某些內(nèi)容進行必要注釋或者補充的成分可以使用擴號。例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于對出國（境）招商活動加強管理的通知公文標(biāo)題中涉及兩個以上并列成分又不便作簡化處理時，為了表意清楚和方便閱讀可以使用頓號。例：國務(wù)院辦公廳關(guān)于２００１年春節(jié)、“五一”、“十一”放假安排的通知B正確使用介詞介詞的作用：引出并限制文件內(nèi)容不要重復(fù)使用介詞。如有“關(guān)于”就不要寫“對”例：關(guān)于對同志的通報 “關(guān)于”不能和“對”同時出現(xiàn)對：專指對象 關(guān)于：大范圍的“單位對進行審計的通知”不能寫成“單位關(guān)于對進行審計的通知”C結(jié)構(gòu)完整。凡是重要公文，有文頭下面仍要寫發(fā)文機關(guān)。D標(biāo)題排列。多行標(biāo)題字數(shù)勻稱、結(jié)構(gòu)得當(dāng)。分行時注意結(jié)構(gòu)完整，詞意完整，例：不能上一行寫“關(guān)”下一行寫“于”通知的標(biāo)題：發(fā)文機關(guān)＋轉(zhuǎn)發(fā)/批轉(zhuǎn)/印發(fā)（發(fā)布）＋原文件標(biāo)題＋文種（通知）轉(zhuǎn)發(fā)中的“四個省略”，即在轉(zhuǎn)發(fā)中可酌情省略介詞關(guān)于、助詞的、書名號、通知。一個文件標(biāo)題里最多只能寫三個通知。特殊情況可以直接寫轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題。例“轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于解釋《基本建設(shè)財務(wù)管理規(guī)定》執(zhí)行中有關(guān)問題的通知”如不采用直接轉(zhuǎn)發(fā)辦法，標(biāo)題將變成《轉(zhuǎn)發(fā)黃委財務(wù)局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)水利部轉(zhuǎn)發(fā)財政部關(guān)于解釋〈基本建設(shè)財務(wù)管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關(guān)問題的通知的通知的通知的通知》當(dāng)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)對象也是通知時，可省略去第一個“關(guān)于”和最后一個“通知”。例：某省人民政府要用通知轉(zhuǎn)發(fā)《國務(wù)院關(guān)于開展全國第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》時，其標(biāo)題應(yīng)為《XX省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》，不是《XX省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知的通知》。直轉(zhuǎn)的文件要在正文里寫詳細主送機關(guān)要求：（1）除普發(fā)性公文，只主送一個機關(guān)。請示公文只報送一個單位。（2）在一般情況下不要送給領(lǐng)導(dǎo)人。不是領(lǐng)導(dǎo)人特別交辦的，不要報送給領(lǐng)導(dǎo)人。文件忌橫傳、躍級傳送。這樣易導(dǎo)致文件漏登記或丟失。（3）主送機關(guān)明確具體。不要寫“各有關(guān)單位”，部署任務(wù)一定要把對誰寫清。主送機關(guān)在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。成文日期。表示公文正式確立的時間。法律與法規(guī)在附則中還要寫明生效日期。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字。確定成文日期的依據(jù)：（1）領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期。（2）聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)日期為準。（3）電報以發(fā)出日期為準。成文日期寫法，零寫成“○”不能用數(shù)字的0代替。黨的系統(tǒng)對成文日期沒有嚴格的要求。公文生效的標(biāo)識。（1）印章。（2）領(lǐng)導(dǎo)者簽署。印章：除會議紀要、電報外，都要蓋印章。用印制度：（1）啟用相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。（2）印章專人保管，明確交接。（3）使用印章要有登記。（4）蓋印要清晰規(guī)范。蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。上面距正文約2－4mm。下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見P29）（1）印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。（2）印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。聯(lián)合上報公文，只蓋一個章，即主辦單位的章。當(dāng)排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)調(diào)整行距解決，不能采取標(biāo)識“此而無正文”的方法解決。簽署：領(lǐng)導(dǎo)人在文件正文上簽字叫簽署。領(lǐng)導(dǎo)人在發(fā)文稿紙上簽字叫簽發(fā)。一般文件蓋印就不簽署。注意：只有正職領(lǐng)導(dǎo)人可以簽署，副職不能簽署。（三）、版記主題詞主題詞的概念：用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。只要是公文就應(yīng)該標(biāo)注主題詞。主題詞寫在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。定稿與印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。主題詞的選詞問題。能做主題詞的只有名詞，不能用形容詞或動詞做主題詞。動名詞（有時當(dāng)動詞有時當(dāng)名詞的詞），當(dāng)動名詞做名詞時可作主題詞，如“管理”。主題詞不要選多義詞（一詞多義），出現(xiàn)一詞多義時要用規(guī)范詞。單位名稱使用要規(guī)范，地名要規(guī)范。如果用到譯名時，應(yīng)同新華社的叫法。主題詞的標(biāo)引位置：用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。數(shù)量：加上類別詞不要超過六個順序：先標(biāo)類別詞（文件所屬大類），再標(biāo)類屬詞（反映文件內(nèi)容的詞），最后標(biāo)反映文件形式的詞（文種）文件內(nèi)容：主體因素、通用因素、時間因素、位置因素。反映文