【文章內(nèi)容簡介】 Dear Sir or Madam, I stayed in your hotel for two days when I visited Shanghai last Saturday and was in room I arrived home, I discovered I had left one of my bags you please check you Lost and Found Department and see if my bag is there? The bag is a dark blue, mediumsized wheeled nylon traveling bag with white leather are some business cards, some files, three Tshirts, navy blue, white and red, two pairs of blue jeans, a book about puter programming, some cash and a couple of things of daily things are not very valuable in money terms, but they have a lot of personal would appreciate it if you could contact me as soon as you could send the bag to me by courier service, I would be most 39。m ready to pay for the service on yours, Li Ming第二篇：英文信函格式英文信函格式：信頭（heading）——寫信人地址和寫信日期位于信紙右上角，從靠近信紙的中央寫起，先地址后日期（地址可以寫1—3行，日期寫在地址的下面）。地址順序由小到大：門牌號碼——街名或路號——城名或縣、市名——省名或州名——國名（郵編通常寫在城市名之后）；日期順序是月——日——年或日——月——年，如：July1,1979=1 July，1979。信內(nèi)地址（inside address）——收信人姓名和地址寫在信頭下面，空一行，左起頂格，先姓名后地址。信內(nèi)地址多用于正式商業(yè)信函，一般社交信函常省略。稱呼（salutation）——寫信人對收信人的稱呼：左起頂格寫，后用逗號，常以“Dear…”或“My dear…”開頭。寫給親屬通常用“Dear+稱呼”，如：“Dear Mum,”。寫給平輩或晚輩可直呼其名，如：“Dear Tim,”。寫給不熟悉者用“Dear Mr+姓,”或“Dear Mrs+其夫,”.正文（Body）——信函的主體部分：從稱呼的下一行寫起，每段開頭均留四、五個字母的空白。結(jié)束語——（plimentary close）結(jié)束客套語在正文下只占一行，從靠近信紙的中央寫起。首字母大寫，其后用逗號。對上級或長輩可用“Yours trulysincerely,”“ Trulysincerely Yours,”等，對朋友或其它親密者可用“Yours(ever),”“Ever yours,”等。簽名（signature）位于結(jié)束語下，稍偏右。信封的寫法：寄信人的地址、姓名寫在信封的左上角，也可寫在信封的背后。收信人的地址、姓名寫在信封的中央或稍偏右，姓名占第一行，其下寫地址，地址順序由小到大。第三篇：英文商務(wù)信函格式英文商務(wù)信函格式您的商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對您公司的評估。您給他的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實力，同時，相信您也一定是用這種方式來評估和了解您的買家。所以，商務(wù)信函寫作決定了您能否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通，在您的業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。商務(wù)信函寫作前言作為一家外貿(mào)出口企業(yè)，您必須經(jīng)常跟您的國外客商打交道。因而，各種商務(wù)信函的寫作成了您工作中的一個重要部分。您是否有這樣的感受，花費(fèi)了大量的時間和精力，對自己所寫的信件是否專業(yè)、是否符合通常的規(guī)范卻沒有十足的把握。在本手冊里，我們將為您介紹商務(wù)信函寫作的基本知識和技巧，相信對您的工作具有很高的參考價值。商務(wù)信函的重要性也許你會問“商務(wù)信函真的這么重要嗎”？是的，答案是肯定的。讓我們一起來看看以下的調(diào)查結(jié)果。當(dāng)買家和供應(yīng)商從互相并不了解的基礎(chǔ)上開始進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系時，買家通常是怎樣來評估跟他聯(lián)系的供應(yīng)商的呢？[參考全美最暢銷的貿(mào)易書籍“Building an ImportExport Business”] 以下5個方面是買家最關(guān)心的：供應(yīng)商如何回復(fù)買家的郵件？供應(yīng)商網(wǎng)上的簡介和/或目錄是否做得專業(yè)？當(dāng)買家詢問信息時，供應(yīng)商是否完整答復(fù)所有問題？供應(yīng)商的信頭是否寫明了公司地址和傳真號碼？供應(yīng)商如何答復(fù)買家提出的要求？供應(yīng)商多久做出答復(fù)？供應(yīng)商是否愿意對產(chǎn)品進(jìn)行修改？買家詢問多個問題時，供應(yīng)商是否答復(fù)所有的問題？供應(yīng)商的信用如何？供應(yīng)商的銀行信用記錄如何？供應(yīng)商銀行帳戶開立的年數(shù)？大致的通常收支情況？銀行給供應(yīng)商的貸款額度？銀行對供應(yīng)商的帳戶情況是否滿意？供應(yīng)商貿(mào)易往來的信用如何？合作者與該供應(yīng)商的合作年數(shù)？ 供應(yīng)商可承受多大的定單？交貨是否及時？是否能準(zhǔn)確地完成定單？供應(yīng)商是否使用了標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理認(rèn)證體系？比如ISO 9000、ISO 14,000(環(huán)境)、Hazard Analysis at Critical Points(適用于出口美國的海產(chǎn)品)由此可見，您的商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對您公司的評估。您給他的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實力，同時，相信您也一定是用這種方式來評估和了解您的買家。所以，商務(wù)信函寫作決定了您能否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通，在您的業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。商務(wù)信函的基本結(jié)構(gòu)傳統(tǒng)信件這里我們介紹一種商務(wù)信函中最通用的格式－齊頭式。主要特征就是每行均從左邊頂格寫，常常采用開放式的標(biāo)點方式，即除了信文部分，其它部分在必要時才使用標(biāo)點。信中各段落之間均空一行。信頭 The heading信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時，直接使用這種信箋紙就可以。編號（寫信人的名字縮寫）和日期 The sender name and the date這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢信件用的。封內(nèi)地址 The inside address這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內(nèi)容已經(jīng)說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內(nèi)地址。事由 The subject heading事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫得簡明扼要。稱呼 The salutation指對收信人的一種稱呼。較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear ,。稱呼后面的標(biāo)點，一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。開頭語 The open sentences開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡單明了。正文 The body of the letter信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在后面繼續(xù)討論寫作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。結(jié)尾語 The plimentary close結(jié)尾語一般用來總結(jié)文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語。結(jié)束語 The plimentary close結(jié)束語是結(jié)束信函時的一種客套，應(yīng)該與前面的稱呼相呼應(yīng)。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”.結(jié)束語寫在結(jié)尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，后面加逗號。簽名 The signatrue寫在結(jié)束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發(fā)信人的職位。1附件 Enclosure如果信中有附件，.。例如：Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading |||電子郵件眾所周知，電子郵件即Email是如今我們做電子商務(wù)使用最普遍的一種聯(lián)系手段。電子郵件使用方便，信息傳遞迅速高效，且非常節(jié)省成本。但是Email的撰寫也并不是一件很容易的事情。您知道，當(dāng)一封Email發(fā)送出去后，只要收信人在線，他可以幾分鐘內(nèi)就收到。所以，在您發(fā)送前，必須要檢查一下您所寫的內(nèi)容是否正確合適，因為一旦您點擊了發(fā)送鍵后，您就再也無法將其收回了。通常我們理解Email的撰寫風(fēng)格可以比傳統(tǒng)的信件，傳真等稍加隨便一點。但是我們在這里還是要建議大家，即便是寫Email，由于是談?wù)摴?，所以還是采用正式嚴(yán)肅的風(fēng)格。尤其當(dāng)您是第一次跟收信人聯(lián)系的話，正式的商務(wù)信函能讓您留給對方非常專業(yè)的印象。收信人的郵箱發(fā)信人的郵箱寫信日期寫日期時，請注意以下幾點：，不能用03代替2003。，不能用數(shù)字來代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出現(xiàn)。但是可以用英文縮寫。時間主題稱呼正文結(jié)束語簽名聯(lián)系方法這部分內(nèi)容要完整,包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯(lián)系方法（地址、電話、傳真、郵箱、網(wǎng)址）。寫地址時請注意：一般來說，門牌號和街道名稱之間不用逗號點開，但城市名稱和國家名稱之間一定要用逗號。您可以在自己的郵箱系統(tǒng)中事先做好一個模板。每次寫信只要選擇這個模板，信件會自動顯示這些內(nèi)容。商務(wù)信函寫作的要點寫作商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點，我們總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對您寫作商務(wù)信函有借鑒作用。口語化 每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Your letter has been received”，“Your plaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your plaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進(jìn)行了一次交談嗎？只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。想象一下，如果您由于無法準(zhǔn)時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說？我想您會說“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。語氣語調(diào)由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細(xì)考慮一下，您寫這封信函是想達(dá)到一個什么樣的目的，您希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。真誠 不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎(chǔ)的，所以您的信函也必須能夠充分體現(xiàn)您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。直接跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內(nèi)容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產(chǎn)生反感。禮貌我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機(jī)會。特別要注意，當(dāng)雙方觀點不能統(tǒng)一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責(zé)不公平時，請表現(xiàn)一下您的高姿態(tài)，您可以據(jù)理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語言。還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”，才能達(dá)到預(yù)期的效果。簡潔就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用