【文章內(nèi)容簡介】 題型游說矩陣的第四象限代表著“盡管撰寫者與目標(biāo)讀者立場保持一致，但資源并不充足”的情形，這種情形即稱之為“解決問題型”。根據(jù)以上游說矩陣的分析判定結(jié)果，可以按照以下的方式來把握商務(wù)文書的總體風(fēng)格：198。 簡單型如果是簡單型的商務(wù)文書，那么其總體風(fēng)格就是以羅列事實(shí)為主。這是因?yàn)檫@類商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)對于目標(biāo)讀者而言難度并不大，并且在立場上對方也持相同一致的態(tài)度，所以這類商務(wù)文書的內(nèi)容只要告訴目標(biāo)讀者有這樣一件事情即可，在篇幅上可以相對簡短。198。 說服型而如果是說服型的商務(wù)文書，由于其行動(dòng)目標(biāo)與目標(biāo)讀者的初衷并不一樣，撰寫者需要通過商務(wù)文書來使其改變原來的想法或者認(rèn)識，所以盡管資源狀況是充足的，但仍然會需要與目標(biāo)讀者進(jìn)行反復(fù)多次的溝通才能達(dá)到目標(biāo)。因此，這類商務(wù)文書通常篇幅較長（簡短的形式無法表達(dá)清楚），并且需要特別突出強(qiáng)調(diào)撰寫者的利益之所在，充分分析自己觀點(diǎn)或者想法的優(yōu)勢和好處，以達(dá)到轉(zhuǎn)變目標(biāo)讀者立場的目的。198。 解決問題型解決問題型的商務(wù)文書通常運(yùn)用于員工與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通并且意見并不一致的時(shí)候，其總體風(fēng)格是有問有答且篇幅較長；換而言之，在這種類型的商務(wù)文書中，撰寫者運(yùn)用將問題和答案打包的形式應(yīng)該向目標(biāo)讀者提供包含一種甚至多種方法的解決方案。198。 艱難型最后來看看艱難型的商務(wù)文書。這類文書在資源和立場兩個(gè)方面都遇到了障礙，因此達(dá)到成功有效溝通的幾率會很小，這樣的商務(wù)文書是否有值得花費(fèi)精力去撰寫應(yīng)該要三思而后行?！景咐?】有關(guān)新年晚會安排的信件某公司總經(jīng)理要求其秘書對公司新年晚會進(jìn)行安排，預(yù)算是5000元。在這個(gè)事件中，這個(gè)秘書可能會需要撰寫有關(guān)以下幾種情形的匯報(bào)郵件：該秘書發(fā)現(xiàn)了一個(gè)特別適合舉辦新年晚會的場所，距離公司很近且飯菜可口，預(yù)算方面也沒有超出5000元的要求。那么這種情形就屬于簡單型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報(bào)這個(gè)情形的時(shí)候，只要簡單地提出在這個(gè)場地舉辦新年晚會的建議即可。該秘書找到了另外一個(gè)場所，各方面都符合要求，只是報(bào)價(jià)與預(yù)算相比超過了500元。那么這種情形就屬于解決問題型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報(bào)這個(gè)情形的時(shí)候，可以就選擇這個(gè)場所的好處及優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行自問自答，把這個(gè)事情分析清楚，力圖使得總經(jīng)理形成“雖然超支500元、但是物有所值”的認(rèn)識。該秘書打算向總經(jīng)理提出新的建議——在預(yù)算要求內(nèi)，組織員工去聽新年音樂會而不是去吃年夜飯。那么這種情形就屬于說服型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理提出這個(gè)建議的時(shí)候，需要強(qiáng)調(diào)利益的所在——組織員工聽音樂會不僅可以給員工留下一個(gè)美好的回憶，還能夠提升其整體素質(zhì)。在撰寫之前先分析得到商務(wù)文書的總體風(fēng)格，可以使撰寫者清楚地認(rèn)識到文書的重點(diǎn)之所在，從而使得商務(wù)文書邏輯清晰、重點(diǎn)突出，進(jìn)而容易達(dá)到其行動(dòng)目標(biāo)。請分析圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)、正式指數(shù)以及總體風(fēng)格：某公司總經(jīng)理吩咐其秘書制定一份購買計(jì)算機(jī)的預(yù)算，而這個(gè)秘書通過了解得知，由于計(jì)算機(jī)的更新速度非常快，所以租賃計(jì)算機(jī)比購買新機(jī)所付出的費(fèi)用更低。該秘書打算起草一份商務(wù)文書就這個(gè)將購買計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)為租用計(jì)算機(jī)的想法向總經(jīng)理進(jìn)行匯報(bào)。（四）步驟四：選擇文章的層次結(jié)構(gòu)在做好前三個(gè)步驟之后，撰寫商務(wù)文書進(jìn)入到第四個(gè)步驟——選擇文章的層次結(jié)構(gòu)。如同購買房屋要注重戶型結(jié)構(gòu)一樣，商務(wù)文書的層次結(jié)構(gòu)也是非常重要的，主要的層次結(jié)構(gòu)包括以下五種類型：所謂“連貫式”，就是指商務(wù)文書的層次結(jié)構(gòu)按照事情發(fā)展的時(shí)間順序來展開。198。 突出的重點(diǎn)連貫式的層次結(jié)構(gòu)突出的重點(diǎn)在于事情的前因后果以及發(fā)展脈絡(luò)。由于采用這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書從整體上看是渾然貫通、連成一體的，因此讀者是不能顛倒前后順序或者從中間節(jié)選來閱讀的，否則其表達(dá)的意思就將不再完整。198。 適應(yīng)的情形在日常工作中，適用于這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書主要有工作報(bào)告、事故調(diào)查報(bào)告、工程報(bào)告以及程序安裝的說明等，這些文體的共同要求都是內(nèi)容要清楚明白。所謂“并列式”，就是商務(wù)文書中層次與層次之間是并列的關(guān)系。198。 突出的重點(diǎn)并列式的層次結(jié)構(gòu)也可以被稱為“天鵝下蛋式”，因?yàn)檫@種層次結(jié)構(gòu)要求在文書中的每一段前面都要有前提擇要，作為后續(xù)并列內(nèi)容的引子。正因?yàn)楦鱾€(gè)層次是并列的關(guān)系，所以這種層次結(jié)構(gòu)的文書便于讀者按照其興趣或關(guān)注的重點(diǎn)來分段閱讀。198。 適應(yīng)的情形在日常工作中，適用于這種層次結(jié)構(gòu)主要在報(bào)告、總結(jié)以及建議書等商務(wù)文書中常常被運(yùn)用。值得注意的是，不同的層次結(jié)構(gòu)在同一個(gè)商務(wù)文書中是可以互相穿插使用的，例如某個(gè)事故報(bào)告在總體上采用的是連貫式，但其間在分析原因的時(shí)候則又可以采用并列式的層次結(jié)構(gòu)，最終的目的都是為了能夠?qū)⑽臅暮诵囊馑记宄爻尸F(xiàn)給讀者。所謂“分析問題式”，實(shí)際上就是圍繞問題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關(guān)系而展開的一種層次結(jié)構(gòu)。在實(shí)際的工作環(huán)境中，出于不同的需要，分析問題式的層次結(jié)構(gòu)還有著以下四個(gè)類型： 198。 “只有結(jié)果”，這樣的商務(wù)文書包括批復(fù)、指示以及命令等，它們通常都沒有問題的原因也沒有相關(guān)的分析，因?yàn)椴]有這個(gè)必要。198。 “提出問題并分析問題”，情況簡報(bào)就屬于這樣的類型。198。 “提出問題并解決問題”，例如公告和通知就屬于這樣的類型。198。 “提出問題、分析問題，最后解決問題”，這種類型實(shí)際上就包括了處理問題從始至終的整個(gè)邏輯關(guān)系，在實(shí)際工作終指導(dǎo)性的通報(bào)和決議就是最好的例子。所謂“問答式”，就是指運(yùn)用問答的形式來組織商務(wù)文書的全篇。198。 突出的重點(diǎn)在商務(wù)文書終運(yùn)用問答式的層次結(jié)構(gòu)應(yīng)該要注意對問題的設(shè)計(jì)：問題并不是胡亂設(shè)計(jì)的，而是為了突出文書的主旨而進(jìn)行的一種利益上的引導(dǎo)；因此，設(shè)計(jì)問題時(shí)要突出利益以及避免不良后果的方法。198。 適應(yīng)的情形在日常工作中，通常會采用這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書主要有企業(yè)的內(nèi)刊、內(nèi)部通訊以及操作程序指南等。所謂“行動(dòng)結(jié)果式”，就是在商務(wù)文書中先擺問題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實(shí)現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構(gòu)。例如，以下這段廣告宣傳采用的就是行動(dòng)結(jié)果式的層次結(jié)構(gòu)：“夏天草坪長得特別快，一個(gè)星期不剪就會很難看，夏日剪草是非常痛苦的一件事情，我們公司生產(chǎn)的XYZ型號家庭剪草機(jī)，可以使剪草這項(xiàng)繁重的體力勞動(dòng)便的輕松。經(jīng)過計(jì)算，我們公司的剪草機(jī)比較同類型機(jī)器，可以節(jié)省30%時(shí)間以及20%能源。選擇我們的產(chǎn)品將是您的明智的選擇?！保ㄎ澹┎襟E五：列出文章的大綱在明確了商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)、正式程度、總體風(fēng)格以及層次結(jié)構(gòu)之后，撰寫的的五個(gè)步驟就是列出文章的大綱。由于現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的廣泛普及，撰寫商務(wù)文書的這個(gè)步驟往往被大家所忽略，認(rèn)為直接動(dòng)筆開始撰寫比較有效率。但我們需要明確的一點(diǎn)是，在撰寫商務(wù)文書之前做列出大綱的工作實(shí)際上是磨刀不誤砍柴功的環(huán)節(jié)。動(dòng)筆之前如果先做出一個(gè)大綱，那么在撰寫的過程中就能夠有的放矢，相比較而言更加的容易。撰寫商務(wù)文書是一個(gè)“七分想，三分寫”的過程，列提綱的過程實(shí)際上就是一個(gè)建立自己思維次序的過程；在合理的撰寫次序確立了之后，具體內(nèi)容的行文就是水到渠成的事情了。利用大綱來有序地組織撰寫者的思路，可以有以下兩種方法：198。 提綱法提綱法是很常見的一種列提綱的方法，實(shí)際上就是圍繞商務(wù)文書的核心主旨，按照時(shí)間的順序以及邏輯關(guān)系將主要內(nèi)容全都羅列出來，然后往里邊填充具體的內(nèi)容。198。 輻射法而輻射法，則是一種發(fā)散的思維方法，即撰寫者從一個(gè)中心點(diǎn)出發(fā)，隨性地把聯(lián)想到的東西或者想法都集中在紙上。在這個(gè)過程中，一開始并不必著急去考慮其是否具有價(jià)值以及整理其這些想法的內(nèi)在邏輯關(guān)系，當(dāng)所有的想法都呈現(xiàn)出來之后，再將它們梳理清楚。輻射法的好處在于不會漏掉撰寫者任何一個(gè)想法，在西方也被稱之為“腦力激蕩法”或者“頭腦風(fēng)暴法”?！景咐?】有關(guān)申請參加培訓(xùn)的郵件某公司的一位財(cái)務(wù)人員想報(bào)名參加新會計(jì)制度的講解培訓(xùn)班，但是由于最近公司在控制成本，原則上是不批準(zhǔn)任何的培訓(xùn)申請的，所以她打算寫一份郵件給其經(jīng)理，讓他批準(zhǔn)并支持自己的請求。對于這樣一個(gè)商務(wù)文書而言，其行動(dòng)目標(biāo)很簡單，就是這個(gè)財(cái)務(wù)人員希望其經(jīng)理同意自己出去參加培訓(xùn)并支付培訓(xùn)費(fèi)用；其結(jié)構(gòu)層次可以采用行動(dòng)結(jié)果式，即分別分析參加和不參加這個(gè)培訓(xùn)對公司而言所產(chǎn)生的幫助和損失。當(dāng)然，層次結(jié)構(gòu)也可以采用不并列式，即并列地分析自己應(yīng)該參加這個(gè)培訓(xùn)的原因。為達(dá)到這樣的一個(gè)溝通目的，對于這個(gè)商務(wù)文書可以采用輻射法列出一個(gè)大綱：接收培訓(xùn)后在工作中可以減少出錯(cuò)、參加培訓(xùn)可以了解到新的合理避稅方法以幫助公司節(jié)省成本支出、培訓(xùn)費(fèi)用的問題、培訓(xùn)有利于員工的個(gè)人成長和發(fā)展、提高員工的滿意度、提升員工對公司的忠誠度、形成公司良性的企業(yè)文化??（六）步驟六：撰寫初稿在經(jīng)過以上五個(gè)步驟之后，商務(wù)文書的寫作進(jìn)入撰寫初稿階段。實(shí)際上，有了以上五個(gè)步驟的鋪陳之后，撰寫初稿就已經(jīng)變得相對簡單了，需要的是給撰寫者自己留出一個(gè)比較完整的時(shí)間、在一個(gè)相對安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。當(dāng)然，初稿撰寫完成之后，還應(yīng)該進(jìn)行細(xì)致的校對，以使得文書更加地規(guī)范和生動(dòng)。（1）就本月的銷售任務(wù)完成狀況，請部門經(jīng)理給與評價(jià)或者指正。如果銷售任務(wù)完成得好，那么該銷售人員希望其經(jīng)理對其進(jìn)行表揚(yáng)；而如果銷售任務(wù)完成得不好，那么該銷售人員則希望經(jīng)理可以予以理解。（2）公司所有員工在規(guī)定的時(shí)間以其身份證號碼為內(nèi)容給該員工予以回復(fù)。（3）希望張麗就這個(gè)事件的情況給與該副總經(jīng)理一個(gè)反饋，了解事情的實(shí)際情況。（1）按照正式指數(shù)的三個(gè)問題來進(jìn)行分析，這樣的一個(gè)郵件的最后得分應(yīng)該在20多分；因此，該邀請郵件的目標(biāo)應(yīng)該是讓這些秘書都能參加，郵件為非正式的，口吻語氣可以是比較輕快的。（2）同樣按照正式指數(shù)的三個(gè)問題來進(jìn)行分析，這樣的一封投訴信的最后得分應(yīng)該不會超過10分；因此，這封投訴信應(yīng)該是很正式的，并且特別需要注意措詞。在這種情形下，該秘書撰寫這份商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)應(yīng)該是希望總經(jīng)理能夠批準(zhǔn)自己所建議的租用計(jì)算機(jī)的方案；而這種情形的正式指數(shù)按照前文所述三個(gè)問題的評分應(yīng)該在10分左右，因此這份商務(wù)文書的正式程度應(yīng)該處于輕快和凝重之間，需要好好地進(jìn)行把握；最后，利用游說矩陣來對這個(gè)情形進(jìn)行判斷，可以知道這份商務(wù)文書應(yīng)該屬于說服型，其撰寫重點(diǎn)應(yīng)該在于用預(yù)算和報(bào)價(jià)對比的形式向總經(jīng)理分析說明租用計(jì)算機(jī)比購買計(jì)算機(jī)要成本更低。第四篇：商務(wù)公文寫作（最終版）目 錄一、通知、通告1 “元旦”期間工作安排的通知1 二、請示報(bào)告3 關(guān)于在XX市舉辦“XX洽談會”的請示3三、備忘錄4四、會議紀(jì)要、會議記錄5 五、述職報(bào)告8 XX公司計(jì)劃投資部經(jīng)理述職報(bào)告8六、講話稿12 華為公司領(lǐng)導(dǎo)講話稿12七、詢價(jià)和報(bào)價(jià)信件13 八、客戶回復(fù)函14九、某跨國公司的標(biāo)準(zhǔn)商業(yè)書信15 感謝信15一、通知、通告“元旦”期間工作安排的通知公司所屬各部室：根據(jù)市政府《關(guān)于2005年“元旦”放假通知》及集團(tuán)的要求，分公司“元旦”期間工作安排如下：一、放假時(shí)間：從2005年1月1日至3日，共放假3天，其中，1月1日為法定節(jié)假日，將1月1日（周六）公休日調(diào)至1月3日（周一），1月2日（周日）照常公休。二、公司總部要安排好節(jié)日值班，確保安全。其它部門因工作需要安排值班，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)分公司總經(jīng)辦備案。各單位值班人員值班時(shí)，按時(shí)到崗，堅(jiān)守崗位，不得空崗，保證信息通暢、并做好值班記錄，遇特殊情況及時(shí)向分公司值班室及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。三、各門店、應(yīng)根據(jù)經(jīng)營需要合理安排員工班次，并可適當(dāng)延長營業(yè)時(shí)間，確保商品貨源充足，顧客購物方便，同進(jìn)認(rèn)真做好食品衛(wèi)生和衛(wèi)生防疫工作。四、加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，注意防火、防盜，做好應(yīng)對各類突發(fā)事件的預(yù)案，為廣大的消費(fèi)者及員工提供良好的購物及工作環(huán)境。請各門店于12月27日前將值班表傳到分公司總經(jīng)辦，公司總部值班人員要做到每日不少于2次電話查崗。XX商城行政人事部 2004年12月20日11根據(jù)中國人民銀行XX分行的通知精神，從2007年12月起，原來使用*市專用委托收款方式結(jié)算電費(fèi)的用電戶，將統(tǒng)一*電子資金轉(zhuǎn)帳系統(tǒng)定期借記系統(tǒng)。為此，對于愿使用專用委托收款結(jié)算方式繳交電費(fèi)的企事業(yè)單位客戶，我局將從2007年12月起改為使用定期借記方式收取電費(fèi)。請有關(guān)用電戶配合我局做好以下工作，以便順利結(jié)算電費(fèi)：一、請各用電客戶盡快與開戶銀行聯(lián)系，按照中國人民銀行XX分行的統(tǒng)一要求簽訂《定期借記業(yè)務(wù)授權(quán)委托書》，并于2008年1月31日前將復(fù)印件送達(dá)所在區(qū)供電局。二、部分商業(yè)銀行由于系統(tǒng)升級原因更改了開戶銀行賬號格式，請客戶在簽訂《定期借記業(yè)務(wù)授權(quán)委托書》的同時(shí)與貴開戶銀行確認(rèn)新的銀行賬號，并于2008年1月31日前以正式公函形式通知我局，若屆時(shí)未受到客戶的《定期借記業(yè)務(wù)授權(quán)委托書》及新的銀行帳號的，客戶將無法使用定期借記方式繳交電費(fèi)，我局將采取現(xiàn)金方式收取電費(fèi)。三、由于定期借記業(yè)務(wù)系統(tǒng)投運(yùn)后，銀行系統(tǒng)將不再代為傳遞電費(fèi)票據(jù)，故我局將統(tǒng)一采取郵政遞送，客戶簽收的方式派發(fā)電費(fèi)票據(jù)予客戶。為了確認(rèn)各客戶的郵遞地址以及簽收人，請客戶于2008年1月2日至1月5日前往所在區(qū)供電局領(lǐng)取2007年12月份的電費(fèi)發(fā)票，同時(shí)填報(bào)有關(guān)資料交我局工作人員(具體格式將在各營業(yè)點(diǎn)派發(fā))。特此通告XX電力工業(yè)局 2007年11月1日二、請示報(bào)告關(guān)于在XX市舉辦“XX洽談會”的請示XX市經(jīng)貿(mào)委：為了擴(kuò)大我XX商品的知名度，向全國推廣，繁榮市場，滿足消費(fèi)者需求，擬于今年X年X月X日至X月X日在XX市舉辦“XX洽談會”。洽談會攤位共XXX平方米，展團(tuán)由我公司及生產(chǎn)廠家派人組成，經(jīng)費(fèi)自理。妥否，請批示。XXX公司 X年X月X日三、備忘錄To: 全體員工 From: 張XX,執(zhí)行董事 日期: 2007－11－1 主題: 健身中心昨天董事會通過了新建一個(gè)職工健身中心的決議。健身中心的修建工作將馬上開始，并在90天內(nèi)完工。各部門推