【文章內(nèi)容簡介】 的信息，都在辦公室匯集和綜合。辦公室的中心地位還體現(xiàn)在辦公室工作的多向性上。辦公室的工作一般都是通過縱橫交叉的網(wǎng)絡(luò)，與上下、左右、內(nèi)外各種渠道發(fā)生相應(yīng)的聯(lián)系。整個(gè)辦公室在多向性、多渠道的立體交叉的管理網(wǎng)絡(luò)中居于中心的位臵。因此，辦公室不同于具體的業(yè)務(wù)股室。業(yè)務(wù)股室是部門的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。而辦公室則一般不直接參與各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)工作，它是綜合管理機(jī)構(gòu)，看上去游離于管理之外，實(shí)際上又存在于各種管理之中。（2）樞紐的地位和作用辦公室在一個(gè)機(jī)關(guān)中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。如果把一單位比作一個(gè)人的話，那么，領(lǐng)導(dǎo)層、決策機(jī)構(gòu)是大腦。業(yè)務(wù)股室、執(zhí)行機(jī)構(gòu)是四肢。辦公室則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。是辦公室把大腦的指令傳遞給四肢，又把四肢的信息反映給大腦，以便讓大腦及時(shí)調(diào)整決策，推動(dòng)整個(gè)肌體的正常運(yùn)行。辦公室實(shí)際上就象鐵道系統(tǒng)中的樞紐站，水陸聯(lián)運(yùn)的交會點(diǎn)。（3）窗口的地位和作用辦公室是一個(gè)單位的總進(jìn)出口，處于聯(lián)絡(luò)站的地位，是聯(lián)絡(luò)上下左右、溝通四面八方的“窗口”。辦公室負(fù)責(zé)接收處理上級和兄弟單位的來文來函，接待上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、檢查和兄弟單位的參觀學(xué)習(xí)，處理各種公務(wù)往來，接待人民群眾來訪等等。一般與外界的聯(lián)系，都首先要經(jīng)過辦公室，外界對一個(gè)單位的第一印象也常常是看辦公室的精神面貌、思想作風(fēng)、管理水平與工作效率等。本單位領(lǐng)導(dǎo)得到外界的各種信息，一般也是靠辦公室這個(gè)“窗口”?？傊?，辦公室是溝通上下的咽喉，是聯(lián)系左右的紐帶，是傳遞信息的中樞，又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的“外腦”和處理日常事務(wù)的手足。因此，辦公室工作做得好壞直接關(guān)系到黨和國家的路線、方針政策能否在本單位的貫徹落實(shí),直接關(guān)系到本單位的形象和聲譽(yù)。三、辦公室工作的性質(zhì)和特點(diǎn)（一）性質(zhì)辦公室是一個(gè)單位的綜合管理機(jī)構(gòu)，具有明顯的綜合性和服務(wù)性:(1)綜合性。辦公室的綜合性主要是由以下四個(gè)方面組合形成:首先是多方面基礎(chǔ)工作的組合。辦公室的業(yè)務(wù)范圍很廣，諸如調(diào)查研究、公文撰寫、文印收發(fā)、會務(wù)接待、信訪工作、上下聯(lián)絡(luò)、檔案管理、機(jī)要保密等大量的政務(wù)性和事務(wù)性的基礎(chǔ)工作，都在辦公室綜合承辦。其次是多方面信息的組合。辦公室作為一個(gè)單位的信息網(wǎng)絡(luò)中心,四面八方，上下左右的信息，都在辦公室匯集與綜合，并且發(fā)揮出信息的綜合效應(yīng)。第三是多知識、多技能結(jié)構(gòu)人員的組合。由于辦公室的工作的多向性、多功能，要求辦公室人員的知識和技能結(jié)構(gòu)也必須多種多樣，形成一個(gè)“通才”與“專才”相結(jié)合的有機(jī)整體。例如:辦公室負(fù)責(zé)人要當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須具備較好的政治素質(zhì)、知識文化修養(yǎng)和組織協(xié)調(diào)能力，能比較敏捷地領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，善于統(tǒng)攬全局，善于集中領(lǐng)導(dǎo)的意見和群眾的智慧。從事文秘工作的人員，必須具備較強(qiáng)寫作能力和較高的政策水平，吃透上情下情,熟悉業(yè)務(wù)，視野開闊，視覺敏銳，善于思考。從事接待工作的人員，必須朝氣蓬勃，熱情、耐心，任勞任怨，不怕麻煩，靈活周到。其他方面的工作人員，也要有相應(yīng)的專業(yè)知識與技能。第四是多學(xué)科組成的綜合體。辦公室管理的基礎(chǔ)理論就是在管理學(xué)、秘書學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)等多學(xué)科的基礎(chǔ)上形成的，辦公室本身也是由多種專業(yè)組成，并相互滲透、綜合交叉形成的一個(gè)整體。(2)服務(wù)性。辦公室除了具有綜合性外，還具有服務(wù)性。不論是參與政務(wù)，還是管理事務(wù)，都是為了搞好服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為同級、上下級單位服務(wù)。服務(wù)是做好辦公室一切工作的指導(dǎo)思想。（二）特點(diǎn)任何事物都有它的特點(diǎn)和規(guī)律。從上述辦公室的性質(zhì)中，可以初步看出辦公室具有以下七個(gè)明顯特點(diǎn):(1)工作政策性強(qiáng)。辦公室的重要任務(wù)是處理公文，傳遞信息，辦理公務(wù)，答復(fù)問題。這些都是政策性很強(qiáng)的工作。特別是對于重要公文，重要電話，重要信件，一字之差，就會造成重大差錯(cuò)。說話辦事，稍有不慎，就有可能造成一個(gè)部門乃至全局的被動(dòng)。(2)頭緒多，綜合性強(qiáng)。所謂頭緒多，一是接觸面廣，既要承上啟下，又要橫向聯(lián)系。二是工作范圍廣，既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。所謂綜合性強(qiáng)，首先辦公室作為綜合管理機(jī)構(gòu),上下左右的各種信息都要在這里匯集綜合。其次，辦公室本身就是多功能、多向性的綜合體。另外,目標(biāo)管理、工作總結(jié)等也往往先由各股室提出，再由辦公室綜合。(3)要求高，時(shí)間性強(qiáng)。辦公室要充分發(fā)揮助手作用，必須從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧纫k文辦事，又出謀劃策，從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息，從單憑經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。辦公室各項(xiàng)工作如果沒有高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，就不能保證工作質(zhì)量，沒有質(zhì)量的服務(wù)是不會受到歡迎的。同時(shí)辦公室人員應(yīng)有很強(qiáng)的時(shí)間觀念。沒有時(shí)間觀念，就談不上工作效率，更當(dāng)不好領(lǐng)導(dǎo)的助手，(4)內(nèi)容雜，服務(wù)面寬。辦公室是具體辦事機(jī)構(gòu)，上下左右、大大小小的事都會匯集到辦公室來，工作內(nèi)容極其繁雜。但這些工作都是為單位發(fā)揮人、財(cái)、物的最佳效益而服務(wù)，為實(shí)現(xiàn)單位總體計(jì)劃，管理目標(biāo)而服務(wù),必須認(rèn)真落實(shí)。(5)聯(lián)系廣，協(xié)調(diào)任務(wù)重。辦公室處于樞紐中心地位，工作頭緒多，涉及面廣，來往人員復(fù)雜，很多問題都需要辦公室來協(xié)調(diào)或牽頭解決。(6)機(jī)要保密性強(qiáng)。辦公室保密范圍很廣，諸如:文件保密、會議保密、傳真保密等等，這是辦公室保密工作的一個(gè)主要特點(diǎn)。另外，辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作。接觸機(jī)密的機(jī)會多，知道機(jī)密的時(shí)間早，所以辦公室的保密工作與辦公室每一位成員有直接的關(guān)系，辦公室人員要有很強(qiáng)的保密觀念，自覺遵守保密制度。(7)工作被動(dòng)性強(qiáng)。辦公室的輔助地位決定了它的工作的被動(dòng)性。辦公室工作的被動(dòng)性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:第一，作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助層，處于從屬地位，辦公室必須隨時(shí)按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，不能自行其是。第二，辦公室又是單位的樞紐，每天要面對與處理一些事先不可能都估計(jì)到的事件，這是被動(dòng)性的另一方面。四、辦公室的職責(zé)和任務(wù)辦公室的工作性質(zhì)和地位作用，決定了其職責(zé)涉及的范圍很廣，頭緒繁多。其主要職貢和任務(wù)是辦文、辦事、辦會:（一）辦文文件收發(fā)處理流程及注意的事項(xiàng)：公文處理是輔助決策的重要工作，是改進(jìn)工作手段、提高工作效率、實(shí)現(xiàn)規(guī)范辦公的根本要求，不僅體現(xiàn)出一個(gè)單位的工作水平，更重要的是直接影響到工作開展是否暢通、工作能否及時(shí)有效開展。各學(xué)校一定要高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步明確做好綜合信息平臺管理工作。（一）嚴(yán)格制度，規(guī)范辦理所有收、發(fā)文管理工作均由學(xué)校安排專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)，所有學(xué)校應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公文的收文和發(fā)文工作，以便在開展工作時(shí)的資料查找。收發(fā)人員必須根據(jù)有關(guān)文件資料，如實(shí)填寫好收文登記冊和發(fā)文登記冊，以便查找文件的去向，更好地做好各級各類管理工作。（二）高度重視，嚴(yán)格管理(收文途徑：上級來文、平級學(xué)校來函)。收到上級部門下發(fā)的文件時(shí)要及時(shí)簽收，（主要是教育和科技局來文，結(jié)合qq群進(jìn)行講解）公文管理員簽收文件后，需要發(fā)送的文件，承辦學(xué)校要安排專人及時(shí)送達(dá)，需要簽收的按要求及時(shí)簽收打印、登記，再次校核無誤后，統(tǒng)一存放文件夾送學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)閱批，按領(lǐng)導(dǎo)批示意見送相關(guān)責(zé)任人閱辦，辦理人員要急時(shí)，不得延誤和積壓，此時(shí)收文員要作好文件去向登記。（結(jié)合教育和科技局的收文處理簽進(jìn)行講解）各學(xué)校要指定一名校級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，并確定一名公文接收員具體落實(shí)。在每個(gè)工作日至少保證上午、下午各登陸一次“平壩區(qū)教育系統(tǒng)辦公群”，切實(shí)做好信息關(guān)注工作，以免延誤工作的上報(bào)。一般情況下，三天內(nèi)傳件完畢，承辦學(xué)校和承辦人員必須嚴(yán)肅認(rèn)真，講求實(shí)效，辦公室傳送文件的管理員必須高度重視，認(rèn)真履行職責(zé)，傳送無誤，適時(shí)催辦督辦，需要馬上報(bào)送材料的文件如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，可以通過電話進(jìn)行溝通，講出來意見匯報(bào)后發(fā)到相關(guān)股室，并在處理簽上注明為電話請示：同擬。因傳送文件失誤，導(dǎo)致文件辦理不當(dāng)影響工作的，要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真閱批后，根據(jù)文件內(nèi)容，在《傳閱文件處理簽》上簽署辦理意見；但未經(jīng)許可，不得隨便代理收發(fā)工作，以免造成混亂；各承辦人員按照規(guī)定程序和文件要求及時(shí)辦理，并由負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的同志及時(shí)督促辦理，確保落實(shí)，不得耽誤，責(zé)任人辦理完畢后，及時(shí)將文件底稿、領(lǐng)導(dǎo)批示和正式文件三份合一交文件管理員進(jìn)行整理歸檔，確保文檔完整。凡收存文件的文件柜要認(rèn)真保管，借閱的要及時(shí)督促歸還，保證文件資料完整、齊全。各學(xué)校要進(jìn)一步加強(qiáng)公文的管理及歸檔工作。各學(xué)校文件按要求辦結(jié)后，由公文管理人員及時(shí)將文件進(jìn)行分類、整理歸檔，裝檔文件要以件為單位進(jìn)行歸檔，凡沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)鑒別后可以進(jìn)行銷毀，銷毀前務(wù)必做好銷毀文件登記。（檔案管理在國慶節(jié)后在抽時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)講解）辦公室辦文概念除了除了公文外還包括擬寫公文。根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》公文的種類共13種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要，學(xué)校用得最多的就是報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等。重點(diǎn)講解函、通知（結(jié)合教育和科技局的函及通知進(jìn)行講解）學(xué)校用得最多的是請示與報(bào)告，請示與報(bào)告的相同點(diǎn)都是想上級匯