【文章內容簡介】 繁雜，涉及面廣，面對部門多。即要對上級反饋進度，又要對相關人員進行及時跟蹤，稍有不慎，即鑄成大錯。因此, 在跟單過程中,如果能夠借助于一些專業(yè)的跟單工具,就會收到事半功倍的效果。比如:跟單網(wǎng),提供跟單行業(yè)的豐富資訊與專業(yè)的外貿跟單軟件，幫助企業(yè)解決跟單過程中的大事，雜事，瑣碎事，,使得跟單員真正從繁雜的跟單事務中解脫出來,從而提高了企業(yè)的跟單管理水平。跟單員是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。跟單員的工作性質跟單員是業(yè)務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業(yè)務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，既進行業(yè)務跟單。因此，跟單員要：（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。為自己下一步的工作打算.（2）設定目標：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。（3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。（4）推銷產(chǎn)品：主動與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。（5）提供服務：產(chǎn)品的售后服務，及對客戶的服務。（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。（7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。跟單員是業(yè)務助理；跟單員在許多時候扮演業(yè)務經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務經(jīng)理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：（1）函電的回復：（2）計算報價單（3）驗簽訂單（4）填對帳表（5）目錄，樣品的寄送與登記（6）客戶檔案的管理（7）客戶來訪接待（8）主管交辦事項的處理（9）與相關部門的業(yè)務聯(lián)系跟單員是協(xié)調員：跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進行跟蹤，即進行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點是生產(chǎn)進度，貨物報關，裝運等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內勤員，又是生產(chǎn)計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。跟單員的工作特點：跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個環(huán)節(jié)，從銷售，生產(chǎn)，物料，財務，人事到總務都會有跟單員的身影出現(xiàn)。特點是：復雜的，全方位的。1．責任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責任重大。2．溝通，協(xié)調：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調。都是在完成訂單 的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調能力特別重要。3．做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對客戶的訂單可以提出 意見，以利于客戶的訂貨。4．工作節(jié)奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。5．工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責。對內執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調。所以跟單員必須熟悉進出口貿易的實務和工廠的生產(chǎn)運作流程。跟單員的素質要求：跟單員的工作性質與特點決定了其從業(yè)的素質要求：（1）分析能力。分析出客戶的特點及產(chǎn)品的價格構成，以利于報價。（2）預測能力。能預測出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。（3）表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。（4）專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點，來源及成分。知道產(chǎn)品的特點，款式，質量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。（5）與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。（6）人際關系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關系。通過他們來完成自己想要做的事。（7）法律知識。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。（8）談判能力。有口才，有技巧。（9）管理與推銷能力。對外推銷高手。對內管理行家。（10）物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。跟單員的工作內容及知識，技能要求：跟單員的工作內容主要有：外貿業(yè)務跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯(lián)絡跟蹤（客戶接待）。；（外貿業(yè)務跟進）了解基本外貿知識：（談判，報價，接單，簽合同等等）?；A外語及函電往來。（業(yè)務跟進）懂營銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）（生產(chǎn)進度跟進）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關知識。（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識。舉例來說：服裝跟單員的工作流程如下：一、首先跟單進入工作前需準備以下資料：1．顏色原樣。2．原手感樣。3．客人確認的小樣（也就是工廠第一次打的色樣）。4．原品質樣。5．合同復印件（上面有對工廠的質量要求、標準、交期，數(shù)量等，跟單可參考）。6．以及相關資料。二、工廠打顏色小樣：，跟單需做以下事情：1．按客供樣（原色樣）的顏色，要求工廠放小樣，放小樣必須有書面要求，也就是打色通知書，《打色通知書》的內容包括（對色光源、色牢度、染化料是否環(huán)保、打樣版數(shù)、打樣坯布及大孝打樣坯布規(guī)格、完成時間）等。2．打樣坯布：打樣坯布與大貨一致，杜絕使用其它規(guī)格的坯布進行打樣，針對大貨生產(chǎn)特點，應考慮小樣坯布是否進行砂洗或相關處理。3．根據(jù)打樣通知書，正確使用光源（如：D6TL8U3000等）避免跳燈現(xiàn)象，提高打樣準確率。4．根據(jù)客人或市場部要求，《打樣通知書》須注明小樣大小和版數(shù)（印花和色織要注明循環(huán)問題，色織小樣要附紗樣，基本上化纖類染色 布都是打A、B、C、D四個樣）。5．時間要求：染色燒杯樣3天，印花樣10天，色織樣10天，特殊情況酌情解決處理。6．文字說明：小樣須貼在規(guī)定表格內（公司色樣卡），根據(jù)打樣通知書標明色號、色名、編號、送樣日期等。7．色樣卡管理：妥善保管，防止腿色，編號放好，做到用的時候隨時能找到。三、中樣或大貨頭缸樣（也就是生產(chǎn)大貨前的第一次生產(chǎn)試樣）：提供中樣或大貨頭缸樣（如品質樣、手感樣、樣衣面料等）應同大貨一致，在條件許可情況下，應盡量模仿大貨生產(chǎn)工藝，對所使用的染化料、助劑以及工藝流程要有記錄，特別是面料門幅，要按大貨生產(chǎn)程序進行拉幅定型、撥水，對所提供的中樣或頭缸一定要要留樣可查。四、生產(chǎn)大貨過程中：1．明確要求：明確訂單合同的的各項要求，物別是內外質量的標準要求和交期。2．制定生產(chǎn)計劃：根據(jù)服裝交期要求，制定面料生產(chǎn)計劃以及分階段的成品數(shù)量。同時填寫《面料組織生產(chǎn)進度表》每周或每次有新的變化要及時改動。然后不定時間的向主管部門領導匯報。以傳真、郵件形式發(fā)給主管。3．每道質量進行跟蹤，主要注意：①是否在規(guī)定燈源下對色。②小樣、確認樣或頭缸樣是否正確一致。③色差控制：邊中差、頭尾色差、匹差、陰陽面色差、缸差等。④經(jīng)緯密、幅寬、色牢度、縮水率、手感、克重、氣味等。五、大貨檢驗：4．檢驗標準和方式：按美國AATCC國際標準，十分制與四分制檢驗方法或公司內部檢驗標準，而且須根據(jù)材料的用途進行不同的檢驗（比如：尼絲紡，有的客人是用作制雨傘的，這樣就要求檢驗的時候一定要把底燈打開）。5．在規(guī)定的光源下，以確認樣為準，同時參考小樣或原色樣進行對色，色偏控制在45級，不得低于4級，如超標必須進行返藁蟯緞屢髦刈觥?3．外觀質量：1．布面檢驗：重點檢查污漬、緯斜、左中右色差、頭尾色差、手感差、斷經(jīng)、斷緯、經(jīng)痕、油污、色花、粗紗、色污、并經(jīng)并緯、膠條、膠痕、漏膠、膠粒等。2．總體檢驗：幅寬（須量三次，頭中尾）、克重（頭尾）、經(jīng)緯密、長度、色差、六、包裝要求：根據(jù)不同的面料性質，可采用匹裝或卷裝或塑料袋或蛇皮便袋等包裝。而且嘜頭上一定要注明：款號、顏色、數(shù)量、缸號，色號，日期，訂單號，卷號等。七、測試樣布３－５Ｍ帶回公司進行相關物化性要求測試。八、測試ＯＫ，方可發(fā)貨（按公司程序要求發(fā)至相關工廠或本公司倉庫）。九、交期與品質的跟催和檢驗是很重要的，跟進生產(chǎn)：多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產(chǎn)過種中所碰到的問題，如 有必要，需向客戶或向部門主管反映問題及建議或征求意見?? 編輯本段外貿跟單員和業(yè)務員工作重點的區(qū)別一、外貿跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務流程運作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務）運作流向并督促定單落實的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項業(yè)務，特別是外貿業(yè)務的基礎性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報關等綜合知識。二、外貿業(yè)務員的主要工作：熟悉公司所經(jīng)營的產(chǎn)品，準確報出銷售價格。積極主動與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應在快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否已經(jīng)收到樣品，確認客戶樣品收到后，應立即發(fā)信給客戶，詢問客戶對樣品的評價，詢問客戶是否有下訂單的可能?？蛻粝掠唵魏?，業(yè)務員應在第一時間整理出中文訂單，并立即下發(fā)到有關生產(chǎn)部門。全身心投入到對客戶訂單的分析，如有客戶交待不 清的，應立即發(fā)電子郵件與客戶書面確認。產(chǎn)品準備過程中，貨款結算問題亦同步進行，貨物備妥后，根據(jù)合同安排貨物的最終發(fā)運。一、日常工作安排：全面準備并了解訂單資料（客戶制單、生產(chǎn)工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認所掌握的所有資料之間制作工藝細節(jié)是否統(tǒng)一、詳盡。對指示不明確的事項詳細反映給相關技術部和業(yè)務部，以便及時確認。工作前需準備以下資料 顏色原樣 原手感樣客人確認的小樣（工廠第一次打的色樣）原品質樣合同復印件（工廠的質量要求、標準、交期，數(shù)量等 相關資料二、工廠打顏色小樣：跟單需做以下事情：1．按客供樣（原色樣）的顏色，要求工廠放小樣，放小樣必須有《打色通知書》，內容包 括（對色光源、色牢度、染化料是否環(huán)保、打樣版數(shù)、打樣坯布及大小、打樣坯布規(guī)格、完成時間）等。2．打樣坯布：打樣坯布與大貨一致，杜絕使用其它規(guī)格的坯布進行打樣，針對大貨生產(chǎn)特 點，應考慮小樣坯布是否進行砂洗或相關處理。3．根據(jù)打樣通知書，正確使用光源（如：D6TL8U3000等）避免跳燈現(xiàn)象，提高打 樣準確率。4．根據(jù)客人或市場部要求，《打樣通知書》須注明小樣大小和版數(shù)（印花和色織要注明循環(huán) 問題，色織小樣要附紗樣，基本上化纖類染色布都是打A、B、C、D四個樣）。5．時間要求：染色燒杯樣3天，印花樣10天，色織樣10天，特殊情況酌情解決處理。6．文字說明：小樣須貼在規(guī)定表格內（公司色樣卡），根據(jù)打樣通知書標明色號、色名、編 號、送樣日期等。7．色樣卡管理：妥善保管，防止褪色，編號放好，做到用的時候隨時能找到。三，中樣或大貨頭缸樣（生產(chǎn)大貨前的第一次生產(chǎn)試樣）：中樣或大貨頭缸樣（如品質樣、手感樣、樣衣面料等）應同大貨一致，在條件許可情況下，應盡量模仿大貨生產(chǎn)工藝，對所使用的染化料