檔案與資詢處理技巧(1)(編輯修改稿)
2024-10-28 17:22 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 頭到尾，逐字、逐句、逐行、逐段、逐個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行校對(duì) 對(duì)一些習(xí)以為常不會(huì)出錯(cuò)的地方，如標(biāo)題、發(fā)送單位、行文日期，以至頁(yè)碼等，都不能有絲毫疏忽。對(duì)專用名詞、數(shù)字等尤其要小心謹(jǐn)慎，反復(fù)核校。必要時(shí)對(duì)一些數(shù)字還要進(jìn)行計(jì)算，看與其相關(guān)的數(shù)字、百分比等是否矛盾,?,文書(shū)立卷歸檔,按照文件形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，使案卷正確反映企業(yè)活動(dòng)的本來(lái)面貌，分門(mén)別類，便于保管和利用,立卷的原則,?,文書(shū)立卷時(shí)，要求你最好準(zhǔn)確地劃分保管期限。避免將需永久或長(zhǎng)期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混雜，給檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作帶來(lái)不便，甚至影響重要檔案的齊全完整,立卷的要求,?,按主題特征立卷 按時(shí)間特征立卷 按“作者”特征立卷 按文件名稱特征立卷 按收發(fā)文單位特征立卷,立卷的方法,?,堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作,編好案卷類目 準(zhǔn)確確定立卷歸檔的范圍,?,調(diào)整定卷和歸檔,復(fù)查案卷文件，確定保管期限 排列卷內(nèi)文件: 卷內(nèi)文件的排列可按照時(shí)間、主題、地區(qū)、作者、名稱等排列。排列時(shí)要注意正文在前，附件在后，請(qǐng)示在前，附文在后，最后的定稿在前，討論修改稿在后，發(fā)文時(shí)間早的在前，發(fā)文時(shí)間晚的在后 編寫(xiě)卷內(nèi)文件 : 依次為文件的每一張編一個(gè)號(hào)，而不是為每一頁(yè)編號(hào)；空白紙不編張?zhí)枴?卷內(nèi)的小冊(cè)子與其他文件合在一起編張?zhí)枴?折疊的文件兩頁(yè)編一個(gè)張?zhí)枴?左側(cè)裝訂的在右上角編張?zhí)?，右?cè)裝訂的在左上角編號(hào)。 張?zhí)柧帉?xiě)工作必須做到準(zhǔn)確無(wú)誤。,?,填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表 案卷經(jīng)過(guò)復(fù)查調(diào)整，在裝訂前，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。填寫(xiě)卷內(nèi)目錄時(shí)一般每一份文件分別填寫(xiě)。如幾份文件的內(nèi)容完全是針對(duì)著某一個(gè)具體問(wèn)題的，也可以綜合起來(lái)填寫(xiě)。永久、長(zhǎng)期保管的案卷填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，短期保管的案卷可不填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄一般可填寫(xiě)相同的兩份，其中一份附在卷首，不編張?zhí)枺硪环萘粢詡洳椤?永久、長(zhǎng)期保存的案卷還要填寫(xiě)備考表，主要是為說(shuō)明卷內(nèi)文件的某些缺點(diǎn)或問(wèn)題，并注明立卷人姓名，以備查考。備考表附在卷末，不編張?zhí)枺瑧?yīng)在裝訂前填好,?,裝訂案卷的要求 裝訂案卷時(shí)，要注意：修整文件，去掉文件上的所有金屬物。 不裝訂的一側(cè)和下邊，要取齊，使案卷整齊美觀。裝訂一側(cè)線外要留有一定的余地避免翻閱時(shí)掉頁(yè)，但又要注意不要把文件的字句訂住。 一般橫排橫寫(xiě)的文件在左側(cè)裝訂，豎排豎寫(xiě)的在右填寫(xiě)案卷封面。案卷封面應(yīng)工整地填寫(xiě)，填寫(xiě)的項(xiàng)目為：企業(yè)名稱(如按問(wèn)題分類，應(yīng)填寫(xiě)類的名稱)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期，卷內(nèi)文件張數(shù)、保管期限、文書(shū)處理號(hào) 特別提醒：標(biāo)題要反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容、作者和姓名和名稱,?,案卷的排列和編號(hào),調(diào)卷工作結(jié)束后，要根據(jù)文件之間的聯(lián)系和分類原則，對(duì)案卷進(jìn)行系統(tǒng)的排列，將類目相同和保管期限相同的案卷依次排列，并逐個(gè)編上案卷順序號(hào)。順序號(hào)可以從第一卷到最后一個(gè)卷連續(xù)流水填寫(xiě)，也可分類編號(hào),?,編制案卷目錄,將已經(jīng)排列、編號(hào)的案卷，按卷號(hào)順序登記在統(tǒng)一印制的案卷目錄上，就是編制案卷目錄。案卷目錄是最基本的檢索工具,?,歸檔,完成了全部立卷工作，編好案卷目錄后，按照檔案管理的規(guī)定，將全部案卷和案卷目錄移歸檔案室。歸檔時(shí)，檔案室就根據(jù)案卷目錄逐卷進(jìn)行檢查接收。如有不符合要求的地方，可進(jìn)行改正,?,檔案的收集整理,檔案的收集 檔案室的收集工作 歸檔的范圍 不是每個(gè)文件都要去歸檔，能夠歸檔的文件，應(yīng)根據(jù)一定的實(shí)用原則，挑選出來(lái)的。 歸檔的范圍。凡是本公司工作活
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