【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。細(xì)節(jié)決定成敗，接待工作來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對(duì)全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據(jù)接待工作的需要對(duì)接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動(dòng)進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會(huì)議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍，以便及時(shí)彌補(bǔ)可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽(tīng)八方”，對(duì)來(lái)賓的一個(gè)眼神、一個(gè)動(dòng)作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會(huì)，以便及時(shí)采取應(yīng)變措施。這就要求接待人員加強(qiáng)靈活應(yīng)變能力、臨場(chǎng)發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外情況的水平，以便將各類有損企業(yè)形象的問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實(shí)現(xiàn)“零失誤”。籌備與接待人員要有明確的職責(zé)分工，①要設(shè)定一個(gè)負(fù)責(zé)人；②要有人專門負(fù)責(zé)日程安排及與各部門協(xié)調(diào)；③要有人專門負(fù)責(zé)聯(lián)系場(chǎng)地、布置會(huì)場(chǎng)；④有人專門負(fù)責(zé)餐飲及外地趕來(lái)參會(huì)人員的住宿、參觀安排；⑤要有人專門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)招商與其他活動(dòng)；⑥要有專人負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的接待事宜，等等。③參加人員會(huì)義要邀請(qǐng)哪些人參加同樣需要考慮周全，員工是全體參加嗎？不是的話，該哪些人參加？其他分公司領(lǐng)導(dǎo)人員邀請(qǐng)嗎？外地分公司的員工參加嗎？合作伙伴參加嗎？客戶邀請(qǐng)嗎？主管部門的領(lǐng)導(dǎo)、專家、學(xué)者是否邀請(qǐng)？等等，都要想周全了。在制訂參會(huì)人員名單的時(shí)候，有這樣一個(gè)原則：“寧拉一群，不拉一人”，意思是某一類人都不參加是可以的，但如果某類人中有人參加，這類人都應(yīng)該邀請(qǐng)，不然會(huì)傷害未被邀請(qǐng)的人的感情。制定接待程序，落實(shí)各項(xiàng)細(xì)節(jié)：在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰(shuí)坐主席臺(tái)；誰(shuí)是會(huì)議的主持人；誰(shuí)要在會(huì)議過(guò)程中發(fā)言或演講；誰(shuí)是嘉賓；誰(shuí)是參與討論的人；誰(shuí)要代理等等，要針對(duì)不同參會(huì)人員的需求，給予不同的事先準(zhǔn)備和制定接待計(jì)劃。(1)、根據(jù)來(lái)賓的基本情況制定合理、舒適、安全的接待計(jì)劃，做到讓客人高興而來(lái)，滿意而歸。(2)、根據(jù)來(lái)賓級(jí)別確定接待規(guī)格和接待方式。(3)、詳細(xì)了解酒店及酒店設(shè)施，包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂(lè)設(shè)施、安全保衛(wèi)及價(jià)格等告知領(lǐng)導(dǎo)，提供分析及使用建議，以便領(lǐng)導(dǎo)選擇酒店。(4)、客人抵達(dá)前，必須在醒目處懸掛好歡迎詞。(5)、做好接待前的準(zhǔn)備工作，根據(jù)來(lái)賓身份預(yù)定房間，會(huì)客室（會(huì)議室），確定接待人員，相關(guān)資料、接待車輛、水果、鮮花、煙酒、茶水、禮品等。(6)、提前召開(kāi)有關(guān)部門協(xié)調(diào)會(huì)，明確任務(wù)分工，落實(shí)到人（會(huì)議記錄、照相、攝像）(7)、領(lǐng)導(dǎo)審批接待計(jì)劃，申請(qǐng)接待費(fèi)用。安排食宿（1）、提前辦理好住房手續(xù)（房間號(hào)應(yīng)盡量避免帶4或其他不吉利的數(shù)字），將房卡拿到，以便使客人抵達(dá)賓館后，能快速領(lǐng)取鑰匙進(jìn)入房間。（2）、熟知房間數(shù)量及類型（標(biāo)準(zhǔn)間、商務(wù)房、工作人員房間）及同行卡?？腿擞梅浚?各種類型房間數(shù)、及方向位置（分布的樓層房間號(hào)），工作人員用房數(shù)量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務(wù)）。同行卡可隨乘車號(hào)一同發(fā)放，也可以在前往下榻賓館的途中發(fā)放。同行卡可以使來(lái)賓清楚自己所住的房間，也便于來(lái)賓入住客房后相互之間聯(lián)系。（3）、房間布置：客人抵達(dá)前必須保證房間清潔衛(wèi)生，同時(shí)檢查房間內(nèi)設(shè)施是否能正常使用，按照要求為房間配水果(需每天更換)。（4）、根據(jù)來(lái)賓職務(wù)、性別、習(xí)慣、年齡安排房間。貴賓客人有專人引領(lǐng)至房間。安排房間的原則：根據(jù)不同層次安排不同規(guī)格的房間。（5）、根據(jù)來(lái)賓的生活習(xí)慣、飲食愛(ài)好、民族特點(diǎn)，結(jié)合本地飲食特色定餐。要求餐廳整潔、環(huán)境舒適、干凈衛(wèi)生、食品價(jià)廉物美。（6）、根據(jù)接待的不同檔次菜品、酒水可請(qǐng)客人點(diǎn)或預(yù)先點(diǎn)好。所用餐具必須要求做好消毒工作，并且堅(jiān)決杜絕使用有裂紋的餐具。（7）、宴請(qǐng)時(shí)根據(jù)需要安排打印席卡。（8）、逐一落實(shí)各項(xiàng)細(xì)節(jié)。接待車輛（1）、接待用車：保證車輛必須是干凈、整潔車。駕駛員必須有極強(qiáng)的責(zé)任心，駕駛經(jīng)驗(yàn)豐富、服務(wù)態(tài)度好，有一定的接待經(jīng)驗(yàn)和禮儀知識(shí)。（2）、用車接客時(shí)，應(yīng)主動(dòng)打開(kāi)（右側(cè)）車門，以手示意請(qǐng)客人上車（小車后排右側(cè)為主，后排左側(cè)為次，司機(jī)右側(cè)由隨從人員乘坐）下車時(shí)，接待人應(yīng)先下車由車后繞過(guò)為客人開(kāi)門，有隨同人員時(shí)，由隨同人員開(kāi)門并站在車門后側(cè)以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。（3）、根據(jù)來(lái)賓和迎送人員的人數(shù)，以及行李數(shù)量安排車輛。乘車座位安排應(yīng)適當(dāng)寬松，正常情況下，附加座一般不安排坐人。如果來(lái)賓行李數(shù)量較多，應(yīng)該安排專門的行李車。如果是車隊(duì)行進(jìn)，出發(fā)前應(yīng)明確行車順序，并通知有關(guān)人員，事先講明路線與大致日程安排，注意集合時(shí)間及地點(diǎn)，以免行進(jìn)中發(fā)生錯(cuò)位。每臺(tái)車都將有明顯的標(biāo)志 — 號(hào)碼；每臺(tái)車安排一名陪同人員，負(fù)責(zé)提醒客人保持乘坐同一輛車，并在每次上車前統(tǒng)計(jì)人數(shù)；（4）、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施過(guò)程中，嚴(yán)格按照事先制定的接待計(jì)劃，實(shí)施并執(zhí)行； 如有任何特殊情況改變行程，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員和司機(jī)。（5）、根據(jù)來(lái)賓的其他需要安排相應(yīng)車輛進(jìn)行服務(wù)。（6）、如果來(lái)賓 人數(shù)較多，為了在接站時(shí)避免混亂，應(yīng)事先排定乘車號(hào)和住房號(hào)，并打印成表格。在來(lái)賓抵達(dá)時(shí)，將乘車表格發(fā)至每一位來(lái)賓手中，使之明確自己所乘的車號(hào)。同時(shí)，也便于接待人員清點(diǎn)每輛車上的人數(shù)。四、大型招商會(huì)議日程范文大型招商會(huì)議日程，是大型招商會(huì)議開(kāi)始前要發(fā)放的關(guān)于大型招商會(huì)議安排的重要文檔，讓所有參會(huì)人員了解會(huì)議的地址、詳細(xì)內(nèi)容及時(shí)間安排，因此，大型招商會(huì)議日程是非常關(guān)鍵的應(yīng)用文，在這里提供一個(gè)集團(tuán)使用的日程模板供大家參考。大型招商會(huì)議日程與會(huì)議議程的主要區(qū)別是：是否有具體的時(shí)間安排。會(huì)議議程是在會(huì)議前期準(zhǔn)備過(guò)程中，讓會(huì)議及活動(dòng)的參加人員了解會(huì)議項(xiàng)目的文件，在會(huì)前發(fā)放，讓相關(guān)的參會(huì)人員進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。大型招商會(huì)議日程與議程的內(nèi)容相似，但有更加詳細(xì)的會(huì)議地址、會(huì)議內(nèi)容的具體時(shí)間安排。五、會(huì)議管理_會(huì)議預(yù)算的5項(xiàng)內(nèi)容會(huì)議預(yù)算是會(huì)議管理與策劃的重要內(nèi)容之一，會(huì)議籌備期間的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)影響會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，因此，籌備時(shí)，會(huì)議預(yù)算要進(jìn)行精心核算，籌備人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)議預(yù)算范本或會(huì)議預(yù)算報(bào)告上報(bào)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策用好會(huì)議預(yù)算。會(huì)議預(yù)算包括以下6項(xiàng)內(nèi)容：交通費(fèi)用交通費(fèi)用可以細(xì)分為：①出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用：包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通②會(huì)議期間交通費(fèi)用：主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌?、?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。場(chǎng)地費(fèi)用具體可細(xì)分為：①會(huì)議場(chǎng)地租金：通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用音像設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、鮮花、水果、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。②會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用：此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備（一般都自帶）等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。③會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用：如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。④其他場(chǎng)地費(fèi)用：這些費(fèi)用通常包括：廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)、媒介服務(wù)等，可視會(huì)議需要進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，籌辦者應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議住宿費(fèi)用正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、客房水果、鮮花提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì)議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。餐飲費(fèi)用會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的在會(huì)議的食品飲料安排中，已有詳細(xì)介紹。茶點(diǎn)基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。正餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可（但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算，而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）其他娛樂(lè)、演出、參觀、旅游項(xiàng)目費(fèi)用會(huì)議室、住宿費(fèi)用中可能含一部分娛樂(lè)項(xiàng)目的費(fèi)用，會(huì)議期間可以利用，但有些項(xiàng)目需要根據(jù)活動(dòng)安排另行準(zhǔn)備預(yù)算。雜費(fèi)雜費(fèi)是指會(huì)議與活動(dòng)過(guò)程中，產(chǎn)生的一些臨時(shí)性費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。六、會(huì)議物品采購(gòu)清單與采購(gòu)人員安排在會(huì)議的三類相關(guān)人員中，會(huì)議籌備人員往往還要負(fù)責(zé)所有會(huì)議相關(guān)物品的采購(gòu)、訂制與租賃，在采購(gòu)前列一個(gè)采購(gòu)清單，并安排好會(huì)議采購(gòu)人員，會(huì)使采購(gòu)進(jìn)行得有條不紊，且不會(huì)產(chǎn)生遺漏。會(huì)議物品采購(gòu)、訂制及租賃主要包含的11項(xiàng)內(nèi)容：會(huì)議場(chǎng)地租用，可參考：會(huì)議地點(diǎn)的選擇會(huì)議地點(diǎn)的選擇與會(huì)議議程、參會(huì)人員、預(yù)算密切相關(guān)。會(huì)議場(chǎng)所的費(fèi)用，通常在整個(gè)預(yù)算中占比較大，同時(shí)，場(chǎng)地對(duì)參會(huì)人員的感受影響也較大，因此，對(duì)于籌辦人員來(lái)講，場(chǎng)地選擇是個(gè)重要的事情。如果公司內(nèi)部有合適的地點(diǎn)選擇，會(huì)議地點(diǎn)可以安排在公司內(nèi)部。由于減少了租用場(chǎng)地與設(shè)備，選擇內(nèi)部地點(diǎn)開(kāi)會(huì)可以節(jié)省費(fèi)用，適合于中、小型招商會(huì)議與活動(dòng)。由外部的服務(wù)商提供的會(huì)議場(chǎng)地，通常有三類地點(diǎn)：①賓館、酒店、②會(huì)議中心、③飯店這幾類場(chǎng)所。①賓館、酒店許多賓館有專門接待商務(wù)會(huì)議的業(yè)務(wù)，由于賓館同時(shí)能夠提供住宿和餐飲，因此，對(duì)于有食宿需求的會(huì)議，是很合適的選擇。②會(huì)議中心會(huì)議中心屬于專業(yè)從事會(huì)議服務(wù)的場(chǎng)所，通常有適合各種規(guī)模的會(huì)議室；有專業(yè)的會(huì)議相關(guān)設(shè)施；精通會(huì)務(wù)服務(wù)的服務(wù)人員；大部分的會(huì)議中心也提供餐飲與住宿服務(wù)。③飯店飯店有適合大型活動(dòng)的房間，同時(shí)也提供餐飲服務(wù)。會(huì)議場(chǎng)地如果由外部提供，會(huì)議籌備人員有可能對(duì)場(chǎng)地不是非常了解，有些會(huì)議場(chǎng)地甚至?xí)x在與公司不同城市、不同國(guó)家的地方，因此，事先踩點(diǎn)就很重要了，不然，等大隊(duì)人馬過(guò)去開(kāi)會(huì)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)與想象的不一樣就來(lái)不及了。如果由于各種原因無(wú)法親自去踩點(diǎn)，也就由熟悉會(huì)議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場(chǎng)地的其他用戶對(duì)場(chǎng)地的評(píng)價(jià)，了解場(chǎng)地的設(shè)施等級(jí)?？梢酝ㄟ^(guò)16個(gè)項(xiàng)目評(píng)估會(huì)議地點(diǎn)。住宿預(yù)訂車輛使用及租賃安排票務(wù)預(yù)訂提供機(jī)構(gòu)選擇音像輔助設(shè)備租賃會(huì)場(chǎng)布置所需物品訂制，如指示牌、會(huì)標(biāo)、背景板、展架、易拉寶、鮮花、條幅等等。會(huì)場(chǎng)布置雖然是個(gè)細(xì)節(jié)，但卻是整個(gè)會(huì)議的一個(gè)面子問(wèn)題，給參會(huì)者留下對(duì)會(huì)議的第一印象，是非常重要的。會(huì)場(chǎng)布置通常由會(huì)議場(chǎng)所提供方和會(huì)議籌備人員配合完成，在會(huì)場(chǎng)布置之前