【文章內(nèi)容簡介】 庫存管理系統(tǒng) 主要 業(yè)務(wù)流程 庫存管理的主要業(yè)務(wù)包括物料入庫、 成品入庫 、退 料 處理、產(chǎn)品 出 貨、采購?fù)素?出庫、 生產(chǎn)線領(lǐng)料出庫、 庫存盤點 、資料維護 等。庫存管理要 做到賬物一致，并及時產(chǎn)生相應(yīng)的庫存分析報表，為企業(yè)的計劃管理、采購管理、生產(chǎn)管理等提供準確的數(shù)據(jù) 。 10 入庫業(yè)務(wù)流程分析 入庫業(yè)務(wù) 有原材料入庫、產(chǎn)成品入庫、銷售退貨入庫 ， 其業(yè)務(wù)流程 如圖所示： 拒 收壞 料 剩 料不 合 格合 格合 格不 合 格供 應(yīng) 商生 產(chǎn) 線客 戶采 購 收 料 單送 貨生 產(chǎn) 完 工生 產(chǎn) 完 工 單I Q C 檢 驗F Q C 檢 驗驗 退 件 退 回退 回 生 產(chǎn) 線I Q C 檢 驗 入 庫 單F Q C 檢 驗 入 庫 單領(lǐng) （ 退 ） 料 單銷 售 退 貨 單入 庫 管 理圖 25 入庫 業(yè)務(wù) 流程 采購物料入庫：倉管員根據(jù)供應(yīng)商發(fā)來的送貨通知，制定采購收料單，到貨時，倉管員根據(jù)采購收料單中的物資明細表檢查所收物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等，質(zhì)檢員進行質(zhì)量檢查，檢驗合格后，制定入庫單，物資入庫后，調(diào)整庫存明細表；如有不合格的材料，將退回供應(yīng)商。 成品入庫：生產(chǎn)線完工后，發(fā)出生產(chǎn)完工通知，質(zhì)檢員根據(jù)生產(chǎn)完工單進行成品質(zhì)量檢驗，檢驗合格后，制定入庫單，物資入庫后，調(diào)整庫存明細表；如有不合格的產(chǎn)品，將退回生產(chǎn)線。 生產(chǎn)退料 /銷售退貨入庫：如生產(chǎn)線有壞料剩料，則退料入庫。根據(jù)廠內(nèi)退料單進行退料時對退回的材料也要進行質(zhì)量檢驗；對客戶拒收的產(chǎn)品也要檢驗入庫。 出庫業(yè)務(wù)流程分析 出庫業(yè)務(wù)有訂單 成品 出庫、采購?fù)素洺鰩臁⑸a(chǎn)線領(lǐng)（補）料出庫，其業(yè)務(wù)流程如圖所示： 11 出 貨 單訂 單 出 貨客 戶退 料 單生 產(chǎn) 線 領(lǐng)（ 補 ） 料采 購 退 貨生 產(chǎn) 線供 應(yīng) 商領(lǐng) （ 補 ） 料 單出 庫 管 理 圖 26 出庫業(yè)務(wù)流程 成品出庫： 產(chǎn)品實現(xiàn)銷售后 ，根據(jù)客戶訂單或出庫申請，倉管員檢查庫存數(shù)量是否足夠，制定出貨單，倉管員按照出貨單揀選出庫產(chǎn)品，出貨給客戶。 采購?fù)素洺鰩欤喝绻猩a(chǎn)已經(jīng)用不到多余的材料或者產(chǎn)品停產(chǎn)等其他情況，對剩余的物料則退回給供應(yīng)商。 生產(chǎn) 線領(lǐng)（補）料出庫：生產(chǎn)線領(lǐng)料或者補料進行生產(chǎn)時，材料出庫。 盤點 業(yè)務(wù) 流程分析 盤點業(yè)務(wù)有 盤點單產(chǎn)生 、 盤點單打印 、 實地清點、盤點資料更新等，該業(yè)務(wù)流程還涉及異動單據(jù)的維護等 ，其業(yè)務(wù)流程如圖所示： 盤 點 單盤 點 單 產(chǎn) 生異 動 單 據(jù) 維 護盤 點 資 料 更 新盤 點 單 錄 入實 地 清 點盤 點 單 打 印批 號 資 料 維 護 圖 27 盤點業(yè)務(wù)流程 庫存管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)流程 分析 數(shù)據(jù)流程圖 (Data Flow Diagram， 簡稱 DFD)是用于表示系統(tǒng)邏輯模型的一種工具，它 以圖形的方式描繪數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的流動和處理過程，是信息系統(tǒng)開發(fā)的主要工具，是管理信息系統(tǒng)邏輯 模型的主要形式。利 用 數(shù)據(jù)流程圖 ，可以清楚地描述出系統(tǒng)的 主要功能、系統(tǒng)與外部環(huán)境部的 輸入、輸出 、 12 數(shù)據(jù)傳遞 及數(shù)據(jù)處理過程、數(shù)據(jù)的存儲情況等 ； 數(shù)據(jù)流程圖 根據(jù)業(yè)務(wù)流程圖描述的業(yè)務(wù)流程順序 ，將 調(diào)查中獲得的數(shù)據(jù)處理過程繪制成一套完整的數(shù)據(jù)流程圖，一邊整理繪圖，一邊核對相應(yīng)的數(shù)據(jù)、報表和模型等。 數(shù)據(jù)流程圖描述 了 系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)經(jīng)外部實體而“流入”系統(tǒng)，再經(jīng)過 數(shù)據(jù) 加工處理及存儲等過程，最后“流出”系統(tǒng)交付外部實體使用的全過程。 [15] 數(shù)據(jù)流 程 圖 由外部實體、數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)處理 4 種基本符號組成， 基本圖形符號如下所示 : DP外 部 實 體數(shù) 據(jù) 處 理數(shù) 據(jù) 存 儲 數(shù) 據(jù) 流 圖 28 數(shù)據(jù)流程圖基本符號 外部實體指系統(tǒng)以外與系統(tǒng)有聯(lián)系的人或事物，它表達該系統(tǒng)數(shù)據(jù)的外部來源和去處，也可以是另外一個信息系統(tǒng)。 本系統(tǒng)的外部實體有供應(yīng)商、客戶、生產(chǎn)線、倉管員、業(yè)務(wù)員、采購員等。 數(shù)據(jù) 處理 指對數(shù)據(jù)的邏輯處理，即對數(shù)據(jù)的交換，可以是人工處理或計算機處理。 數(shù)據(jù)處理符號通常用 P 來標識。 如入庫 管理 這一數(shù)據(jù)處理過程用P1 來標識。 數(shù)據(jù)流指處理功能的輸入或輸出，用箭頭表示，指出數(shù)據(jù)的流動方向 。 數(shù)據(jù)存儲表示數(shù)據(jù)保存的地方， “ 地方 ” 不是指保存數(shù) 據(jù)的物理地點或物理介質(zhì)，而是數(shù)據(jù)存儲的邏輯描述。 數(shù)據(jù)存儲符號通常用 D 來標識。 如本系統(tǒng)中 庫存明細表這一數(shù)據(jù)存儲， 表示為 D1。 Candel ERP 庫存 管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖，如圖 29 到圖 215 所示 。 庫存管理子系統(tǒng)主要是進行倉儲管理，把倉儲管理作為頂層數(shù)據(jù)處理，供應(yīng)商、倉管員、生產(chǎn)線、客戶等作為外部實體，得到頂層數(shù)據(jù)流程圖。 通過 對倉儲管理進行功能分解，分解為 入庫管理、 出庫管理、盤點管理、庫存管理等邏輯功能，得到第一層數(shù)據(jù)流程圖。 13 出 貨 單銷 售 管 理 、成 品 出 庫客 戶倉 管 員出 入 庫 、盤 點 管 理 發(fā) 貨 單采 購 合 同 、原 材 料 入 庫供 應(yīng) 商倉 儲 管 理生 產(chǎn) 線原 料 出 庫成 品 入 庫 圖 29 庫存管 理子系統(tǒng)頂層數(shù)據(jù)流程 供 應(yīng) 商供 料 信 息 入 庫 信 息 出 庫 信 息庫 存 信 息P 4庫 存 管 理庫 存 明 細 表 P 1入 庫 管 理P 3盤 點 管 理生 產(chǎn) 線領(lǐng) 補 材 料 入 庫 申 請 客 戶生 產(chǎn) 完 工出 庫 管 理P 2D 1倉 管 員出 庫 申 請訂 單盤 點 申 請 盤 點 信 息 圖 210 庫存管理子系統(tǒng)一層數(shù)據(jù)流程 入庫模塊數(shù)據(jù)流程分析 入庫管理主要包括原材料入庫、成品入庫。 倉管員根據(jù)供料信息、完工信息、退貨信息進行入庫，在材料或產(chǎn)品入庫之前均需要進行質(zhì)量檢驗， 檢驗合格后方可入庫 。此外還需 將檢驗合格的物料信息形成單據(jù)存儲 起來 ，以便日后盤點、對帳的時候用到。 14 其中原材料入庫 主要 為外購 物料 入庫，在外購 物料 進廠后，首先由質(zhì)檢部 質(zhì) 檢員對入廠物料 進行檢驗。經(jīng)檢驗不合格 的 物資將退回供應(yīng)商，對于合格物 品，由采購部采購員依據(jù)采購訂單進行收料處理 并 將 收料 信息錄入管理系統(tǒng) ，形成采購收料單 。 倉管 員負責(zé)核對 IQC 檢驗 入庫 單與實物的品種及數(shù)量，核對無誤后，進行實物入庫。 此外，還有生產(chǎn)退料入庫，主要是生產(chǎn)線的壞料剩料入庫 ；外發(fā)收料單維護，主要是對外發(fā)生產(chǎn)領(lǐng)料后，對外發(fā)收料單的維護 ，收料后進行 IQC 檢驗，合格后生成 IQC 檢驗入庫單 。 不管是物料以何種方式入庫，入庫前都要進行檢驗，并生產(chǎn)入庫單進行存儲，為其他部門提供查詢 或?qū)徍?的依據(jù) 。 成品入庫主要有兩種，一種是產(chǎn)成品入庫，另一種是退回產(chǎn)品入庫，無論是產(chǎn)成品還是退回產(chǎn)品，在 辦理入庫手續(xù)前，首先 由 質(zhì)檢部進行質(zhì)量檢驗 。對于產(chǎn)成品， 經(jīng)質(zhì)檢部檢驗，不合格品 退回生產(chǎn)線； 合格品 則 由質(zhì)檢部將 合格產(chǎn)品的信息錄 入管理系統(tǒng)， 形成 FQC 入庫檢驗單， 同時將 FQC 入庫 檢驗單 送交成品庫， 倉管 員負責(zé)核對檢驗單與實物的品種及數(shù)量，核對無誤后，進行實物入庫 。 成品 入庫單據(jù)將成為生產(chǎn) 部門 統(tǒng)計、賬務(wù)部門審核 、其他 部門 查詢統(tǒng)計的依據(jù) ，故將此單據(jù) 形成 數(shù)據(jù)存儲 。 入庫模塊第二層數(shù)據(jù)流程 圖 與第三層數(shù)據(jù)流程 圖如下所示： 送 貨 通 知完 工 產(chǎn) 品銷 退 產(chǎn) 品P 1 . 1I Q C 檢 驗 入 庫退 貨 入 庫D 2I Q C檢 驗 入 庫 單供 料 信 息完 工 通 知退 貨 信 息銷 退 單D 5F Q C檢 驗 入 庫 單D 3生 產(chǎn) 線客 戶供 應(yīng) 商倉 管 員P 1 . 2F Q C 檢 驗 入 庫P 1 . 3退 料 入 庫退 料 信 息壞 料 剩 料P 1 . 4廠 內(nèi) 退 料 單D 4 圖 211 入庫模塊第二層數(shù)據(jù)流程 15 壞 料 剩 料P 1 . 3 . 1領(lǐng) （ 退 ） 料 單維 護廠 內(nèi) 退 料 單D 4P 1 . 3 . 2生 產(chǎn) 線 退 料生 產(chǎn) 線F Q C 檢 驗 入 庫 單維 護P 1 . 2 . 3P 1 . 2 . 2F Q C 檢 驗生 產(chǎn) 完 工P 1 . 2 . 1不 合 格合 格F Q C 檢 驗 入 庫 單D 3退 回 生 產(chǎn) 線P 1 . 2 . 4D 8生 產(chǎn) 完 工 單P 1 . 1 . 2 供 應(yīng) 商送 貨P 1 . 1 . 1I Q C 檢 驗P 1 . 1 . 3I Q C 檢 驗 入 庫單 維 護不 合 格驗 退 件 退 回采 購 收 料 單 D 6驗 退 單D 7I Q C 檢 驗 入 庫 單D 2合 格P 1 . 1 . 4圖 212 入庫模塊第三層數(shù)據(jù)流程 出庫模塊數(shù)據(jù)流程分析 出庫管理主要包括生產(chǎn)線領(lǐng)料出庫、成品出庫、采購?fù)肆铣鰩臁? 生產(chǎn)線領(lǐng)料出庫要根據(jù)領(lǐng)料單進行領(lǐng)料 。 生產(chǎn)部門在制定廠內(nèi)生產(chǎn)單后進行生產(chǎn)需求檢視，材料不足時要向倉儲部門進行領(lǐng)料申請 。 成品 出庫主要 是根據(jù)銷售部與客戶簽訂的銷售合同進行出貨的，根據(jù)訂單，倉儲部門進行出貨單的制定并將出貨信息錄入管理信息系統(tǒng)，以供財務(wù)部審核，進行收款。 采購?fù)肆铣鰩焓窃趲齑?超儲 或者停止生產(chǎn)某產(chǎn)品的情況下進行退料的。 無論何 種方式的出庫，均需要操作者將相應(yīng)出庫單錄入系統(tǒng)，并持打印出的單據(jù)至成品庫提貨 。財務(wù)部門依據(jù)銷售合同或訂單對這些單據(jù)進行審核并作結(jié) 賬 處理。 出庫單據(jù)也要進行數(shù)據(jù)存儲。 入庫模塊第二層數(shù)據(jù)流程 圖 與第三層數(shù)據(jù)流程 圖如下所示： 16 領(lǐng) 料 信 息出 庫 信 息退 料 信 息領(lǐng) 補 材 料采 購 退 料訂 單 出 貨P 2 . 1領(lǐng) 料 出 庫生 產(chǎn) 線客 戶成 品 出 庫P 2 . 3供 應(yīng) 商P 2 . 2退 料 出 庫倉 管 員領(lǐng) （ 退 ） 料 單D 9采 購 退 料 單D 1 1訂 單D 1 0 圖 213 出庫模塊第二層數(shù)據(jù)流程 采 購 員 P 2 . 2 . 1 退 貨 單 維 護供 應(yīng) 商采 購 退 貨P 2 . 2 . 2D 1 1采 購 退 料 單出 貨 單 維 護業(yè) 務(wù) 員P 2 . 3 . 1出 貨 單D 1 3客 戶P 2 . 3 . 2訂 單 出 貨廠 內(nèi) 領(lǐng) 料 單P 2 . 1 . 2生 產(chǎn) 線 領(lǐng) 補 料D 1 2生 產(chǎn) 線P 2 . 1 . 1 領(lǐng) 退 料 單 維 護 圖 214 出庫模塊第三層數(shù)據(jù)流程 盤點管理 數(shù)據(jù)流程分析 倉庫要進行定期盤點，即進行庫存 臺 帳 與庫存實物的核對。定期或根據(jù)實際情 況提出盤點申請制定盤點計劃，經(jīng)倉庫主管確認生成盤點計劃單，倉管員進行盤點作業(yè)，記錄盤點差異表， 經(jīng) 重復(fù)確認后，調(diào)整庫存明細表，進行資料的更新。 盤點管理數(shù)據(jù)流程圖如下所示： 17 P 3 . 7盤 點 單 打 印P 3 . 5 P 3 . 1盤 點 單 產(chǎn) 生 P 3 . 2實 地 清 點P 3 . 3P 3 . 4盤 點 單 錄 入 異 動 單 據(jù) 維 護P 3 . 6 盤 點 資 料 更 新批 號 資 料 維 護盤 點 單D 1 4 圖 215 盤點數(shù)據(jù)流程 實體 聯(lián) 系模型 概念模型 是對信息世界的建模，它應(yīng)當能 夠全面、準確地描述出信息世界中的基本概念。 概念模型 最常用的表示方法是 由 于 1976 年提出的 實體 聯(lián)系方法 (EntityRelationship Approach)，簡稱 ER 圖 法 。 其 方法是用ER 圖來描述 現(xiàn)實世界 的 概念 模型 ，提供了表示實體集、屬性和聯(lián)系的方法 。[15， 16] 在 ER 圖中，用長方形來表示實體集，用橢圓 形表示實體集的屬性，并用線段將其與相應(yīng)的實體集連接起來。由于實體集屬性比較多，故有的實體集的屬性通過文字說明的方式來表示。實體集 之 間的聯(lián)系則是用菱形來表示。 如圖所示： 實 體 集 聯(lián) 系實 體 集實 體 集 屬 性 圖 216 實體聯(lián)系圖基本符號 經(jīng)過上面的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程分析，根據(jù)電機制造業(yè)的及昆英電機生產(chǎn)有限責(zé)任公司的數(shù)據(jù)信息，公司使用本系統(tǒng)設(shè)置以下數(shù)據(jù)表單：采購收料單， IQC 檢驗入庫單，驗退單，生產(chǎn)完工單， FQC 檢驗入庫單，生產(chǎn)退料單，銷售退貨單，出貨單，退料單，領(lǐng)（退）料單，盤點單，庫存明細表，報價單，訂單，申購單，采購單，廠內(nèi)生產(chǎn)單，生產(chǎn)通知單，外發(fā)生產(chǎn)單，外發(fā)領(lǐng)料單，外發(fā)收料單，外發(fā)退貨單，收款單，結(jié)賬單，付款單。 本系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)模型是關(guān)系模型，因此實體集與實體間的聯(lián)系都是用關(guān)系來表示