【文章內(nèi)容簡介】 成文日期與落款要上下對稱勻稱，年月日的第一個數(shù)目字不宜超越落款第一個字，日字靠右以空4個字格為宜。成文日期必須寫明年月日，行政公文要用漢字，“零”寫“○”，例如“二○○四年十月三十日”不能寫成“二00四年十月三十日”，也不能寫成“二零零四年十月三十日”，或者諸如“04年10月30日”、“”之類的簡化形式。黨的機關(guān)公文可使用阿拉伯數(shù)碼標識。9．抄送機關(guān)一般是指需要了解和知曉公文內(nèi)容的機關(guān)。按照公文法規(guī)的規(guī)定，對于抄送機關(guān)的確定，不分上級、平級與下級，均使用“抄送”一詞。不宜沿襲過去多年一直使用的“抄報”、“抄發(fā)”的提法。抄送單位的標注位置，在公文末頁的最下端，靠左空一字格，其上下各印一條隔離線，兩條橫線之中寫抄送單位名稱。要按照先上級、后下級，再不相隸屬機關(guān)的次序排列，在最后一個抄送單位名稱后標句號。（二）公文格式的組成，除上述9個項目外，還包括下列8個版記：1．密級密級是指公文的機密等級，是公文格式的組成項目之一。應(yīng)當注意的是，不是所有公文都有密級標記。密級一般分做三級：第一，絕密公文，是指涉及國家核心秘密內(nèi)容的文件，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受到特別嚴重的損害；第二，機密公文，是指涉及國家重要秘密內(nèi)容的文件，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受較大的損害；第三，秘密公文，是涉及國家一般秘密內(nèi)容的文件，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定的損害。密級的標注位置，黨的機關(guān)公文標在文件的左上角，行政公文則標于右上角。2．緊急程度緊急程度是對某些急需處理的文件，由發(fā)文機關(guān)對受文機關(guān)提出處理的時限要求。它也是法定公文格式的組成項目之一。按公文送達和辦理的時間要求，緊急程度分為“特急”“急件”（行政公文及人大公文這樣劃分，黨的機關(guān)公文則分為“特急”、“加急”），標注位置一般在公文首頁的右上角處、密級的下方。有的公文在標題中對緊急性質(zhì)已作了標示，例如《關(guān)于XXXX的緊急報告（或緊急通知、緊急指示）》等，就可不再另外加注緊急程度標識。電報的緊急標識分為“特提”、“特急”、“加急”與“平急”。3．印發(fā)傳達范圍印發(fā)傳達范圍（閱讀范圍）是對公文發(fā)送范圍和閱讀對象的限定，如“此件發(fā)至省”、“軍級”、“此件發(fā)至縣、團級”，“此件可登黨刊”等。黨的機關(guān)公文稱“印發(fā)傳達范圍”，行政公文則成為“附注”。確定公文的閱讀范圍，要依據(jù)工作的需要和安全保密的要求進行。需要限定閱讀范圍的，一般是屬于機密文件，不是機密文件沒有確定閱讀范圍的必要。閱讀范圍的標注位置一般在成文日期的左下方。對上行文可標注閱讀范圍。4．份號即依據(jù)同一份文件印制若干份時對每份公文所進行的順序編號，與前面所講的發(fā)文字號不同。這是指發(fā)出一個文件的份數(shù)編號，如一篇公文印發(fā)了2600份，編號就為00012600。5．印發(fā)版記黨的機關(guān)發(fā)文與人大機關(guān)公文稱“印制版記”，行政公文則稱“印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間”，軍用公文稱為“印發(fā)說明”。印制版記，亦稱承辦文件記錄，即由承辦印制文件部門、印制日期和印刷份數(shù)組成，標注在文尾最下端處，上下各有一條隔離線，上線與抄送機關(guān)相隔離，下線齊著地邊。承辦文件部門，是指發(fā)文單位的中心機構(gòu)或業(yè)務(wù)主管部門，標注承辦文件部門的目的，在于收文單位對文件內(nèi)容中未盡事宜的詢問或工作中遇有什么問題、什么情況需要聯(lián)系、反映時，徑直與承辦為變化不部門聯(lián)系，不必凡事都找機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以提高工作效率。印發(fā)日期和成文日期不同，印發(fā)日期是機關(guān)或單位的中心機構(gòu)接到定稿后起印公文的時間，它的作用是供收文單位參考，一般寫作：“XX年X月X日印發(fā)”；印刷份數(shù)，是文件印制的數(shù)量標記，是由文秘部門在定稿上標明了的，一般寫作：“（共印XX份）”。6．主題詞主題詞是表達公文主題的規(guī)范化的名詞或名詞性詞組。具體含義有兩點：⑴公文的主題詞首先是一個名詞或名詞性詞組；⑵能夠準確地表達公文的主題。公文主題詞是隨著計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的產(chǎn)生和應(yīng)用而出現(xiàn)的。例如《國家行政機關(guān)公文處理辦法》這份文件的主題詞是：“文秘工作公文管理辦法”。詞與詞之間空一字格。為了準確、科學(xué)地標注主題詞，各級各類單位的辦公部門，均應(yīng)制定出各自的主題詞表，以供使用。中共中央辦公廳秘書局和國務(wù)院辦公廳秘書局分別頒發(fā)了各自的《主題詞表》。編制主題詞的原則與做法是：⑴由于標引主題詞不受主題詞類別限制，因此，標引時應(yīng)當根據(jù)主題詞的含義由大到小，從內(nèi)容到形式這樣的次序進行。一份公文一般不超過七個主題詞，而最后一個主題詞一般都是表示文種的。⑵標引主題詞要準確、全面。⑶標引地名、人名時，盡量使用全稱。⑷標引出的主題詞前面要居左頂格冠以“主題詞”三個3號黑體字，后加冒號，主題詞之間要空一個字格的距離。⑸注意選詞的一致性。主題詞與公文標題的確有著十分密切的關(guān)系，但僅靠公文標題是不行的。公文主題詞，即概括反映公文主題內(nèi)容和反映公文類別及文種的規(guī)范性名詞或詞組，它是公文格式的一個要素。它應(yīng)由“類別詞”和“類屬詞”共同構(gòu)成?！邦悇e詞”通常并不在公文標題文字之中，而“類屬詞”由于是由直接反映公文內(nèi)容和文種形式的詞構(gòu)成的，通常存在于標題之中。如《國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知》的主題詞是“農(nóng)業(yè)水土保持通知”，其中第一個詞是“類別詞”，標題中并沒有，而后面兩個是“類屬詞”，都在標題之中。7．簽發(fā)人簽發(fā)人即簽發(fā)文件人的姓名，標注在發(fā)文字號右側(cè)適當位置，居右空1字。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排。值得注意的是，只有上報的公文才需要標注簽發(fā)人。8．用印用印就是給公文蓋章，它是公文格式的一個重要組成部分，也是公文產(chǎn)生法定效力的一種標志。除“會議紀要”（因其有特定的版式）和以電報形式發(fā)出的以外，公文均應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報的非法規(guī)性公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)均應(yīng)加蓋印章。公文蓋印的依據(jù)是領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)字樣，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的公文不得用印。印章與公文落款要相一致。用印要注意清晰、端正，位置準確。一般的用印方法是：騎年壓月、上大下小。簽署，是以機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義發(fā)文，由簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人親筆在公文落款處簽字，大批印發(fā)的公文可使用簽章。國家行政機關(guān)公文加蓋印章的要求是：當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上（因其無發(fā)文機關(guān)署名）；當印章下弧有文字時，則采用中套方式，即用印章中心線壓在成文時間上。（三）公文的基本格式題目：小標宋 加粗 2號字正文：仿宋GB23123號字序號大一：黑體 加粗 3號字 有頓點小一：楷體GB23123號字無頓點小小一：仿宋GB23123號字 圓頓點此兩處是否加粗應(yīng)時而宜第三篇：公章及公文規(guī)范培訓(xùn)資料項目公章使用流程及公文處理規(guī)定培訓(xùn)資料主講：馮林一、公章的內(nèi)涵是指公司行政公章、合同專用章、財務(wù)專用章、公司科室公章、公司法人名章；所屬各單位（含公司承建的其他工程項目）公章、合同專用章、財務(wù)專用章、負責(zé)人名章。二、公章的啟用（一）（二）公司行政公章、財務(wù)專用章、合同專用章的啟用均由經(jīng)理 各單位行政公章、財務(wù)專用章、合同專用章的啟用，公章 辦公室下發(fā)啟用通知。啟用前，各單位應(yīng)向公司經(jīng)理辦公室報備各單位公章印模式樣（在A4空白紙用?。?，公司將下發(fā)公章啟用的通知。三、用印范圍（一）（二）印范圍。為履行公司與業(yè)主簽訂的工程承包合同，項目經(jīng)理部可在對內(nèi)、對外簽署的各類協(xié)議、合同上用印，包括但不限于下列各項：內(nèi)部承包合同、勞務(wù)合同、工程分包合同、買賣合同、運輸合同、倉儲合同、保險合同、貸款合同； 發(fā)往業(yè)主、總監(jiān)辦、駐地監(jiān)理工程師、地方政府公函上的用??； 上報駐地監(jiān)理工程師、總監(jiān)辦、業(yè)主結(jié)算資料上的用??； 與分包隊伍簽署結(jié)算協(xié)議上的用??； 發(fā)往公司（局）內(nèi)各單位公文上的用印。持有法人營業(yè)執(zhí)照的所屬單位的公章使用范圍簽署各種合同、協(xié)議、對外行文。四、禁用范圍（項目公章）不得在與業(yè)主簽訂的工程承包合同、補充協(xié)議上用?。?不得為分包單位刻制帶有“路橋集團第一公路工程局第一工 不得在公司以外的人、單位提供的擔(dān)保文件、介紹信、委托 不得將公章（包括蓋有公章的空白介紹信、合同書、委托書、其他違法、違紀行為。公司行政公章、合同專用章、財務(wù)專用章的用印范圍對外 所屬各工程項目行政公章、合同專用章、財務(wù)專用章的用 簽署合同、協(xié)議，對外行文，委托書、證明等等。（三）程公司項目經(jīng)理部分部或 工區(qū)”字樣的公章； 書、證明材料上用??； 證明材料及銀行帳號）借給公司以外的人、單位使用；五、日常管理公司、各科室、各單位公章要由專人保管。公司行政公章及合同專用章由經(jīng)理辦公室保管，財務(wù)專用章由財務(wù)保管，各科室公章由科室負責(zé)人保管；各單位行政公章由綜合辦公室保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門保管，合同專用章由經(jīng)營部門保管。機關(guān)科室、各單位要將公章管理人員名單報公司經(jīng)理辦備案，人員變動時要及時通知經(jīng)理辦公室。項目工程完工后，項目公章由負責(zé)收尾工作的負責(zé)人指定專人保管。公章管理的第一責(zé)任人為單位行政負責(zé)人，各單位公章管理員負直接責(zé)任，公司經(jīng)理辦公室負責(zé)對公章管理員進行培訓(xùn)。建立用印登記、審批制度公司及所屬各單位要建立專門用印登記簿，登記用印情況。用印前，要經(jīng)過項目主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，不經(jīng)項目主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件一律不得用印，對于第四條禁用范圍內(nèi)的事項，各單位負責(zé)人無權(quán)審批同意，公章管理人員也無權(quán)在這類文件上用印。公司行政公章的使用，原則上不對個人。個人如需使用公章，須由公司機關(guān)有關(guān)科室填寫“公章使用審批單”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可用印。印章丟失、被盜的處理發(fā)現(xiàn)公章丟失、被盜的，公章管理人員要及時匯報；公司（各單位）要及時辦理公告、報案手續(xù)，并書面通知業(yè)主及有業(yè)務(wù)往來的第三人。名義被盜用、公章被盜刻的處理發(fā)現(xiàn)有人盜用公司（各單位）的名義或盜刻公司（各單位）的公章對外活動或簽訂合同的，各單位要及時向公司經(jīng)理辦公室匯報，并到當?shù)毓膊块T報案，書面通知業(yè)主及有關(guān)業(yè)務(wù)往來的第三人。六、處罰：對公章管理中的違法、失職行為，將追究直接責(zé)任人員及主管領(lǐng)導(dǎo)的行政、經(jīng)濟直至刑事責(zé)任。七、項目所有部門在使用項目公章前，必須帶著自己需要蓋章的文件內(nèi)容，找項目主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字后，在蓋公章。公文管理辦法、公文種類、公文格式主講：馮林一、為了公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理。二、公司行政公文是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。三、公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相關(guān)聯(lián)、銜接有序 的工作。四、項目報公司公文和業(yè)主監(jiān)理單位行文。公文處理應(yīng)當堅持實事求是、精簡、高效 的原則，做到及時、準確、安全。五、項目綜合辦公室負責(zé)項目公文處理工作，并配備符合崗位要求的專職或兼職人員 負責(zé)公文處理工作。六、項目辦公室要努力提高公文處理工作的效率和質(zhì)量嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī) 和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家以及和企業(yè)有關(guān)的秘密的安全。七、公文的種類主要有（決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀 要）等幾種。八、公文一般由發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說 明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。項目發(fā)文標識為（路橋集團公路一局一公司）ⅩⅩ路ⅩⅩ合同經(jīng)理部九、發(fā)文字號包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文只表明主辦機關(guān)發(fā)文字號。項目 發(fā)文字號為“路名、標段Ⅹ 字〔〕Ⅹ”。十、上行文應(yīng)當在首頁發(fā)文字號右側(cè)注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應(yīng)當在附注處 注明聯(lián)系人的姓名和電話。十一、公文標題應(yīng)當準確簡要地概括全文的主要內(nèi)容并表明公文種類，一般不標明發(fā)文 機關(guān)。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題采用前置介詞結(jié)構(gòu)形式，通常使用的介詞是“關(guān)于”。十二、主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范經(jīng)簡稱、統(tǒng)稱。除普發(fā) 性文件外，公文一般只能有一個主送單位。應(yīng)當根據(jù)辦文意圖及受文單位權(quán)限確定主送單位。不要多頭主送和越級主送。十三、附件指隨文附上的有關(guān)照片、圖表、統(tǒng)計數(shù)字及文字資料，是對正文的補充與參 考。公文如有附件（不包括被批轉(zhuǎn)、報送件），應(yīng)在正文之后、成文日期之前，注明附件的順序和名稱。被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件，也是公文的附件，應(yīng)隨同下發(fā)，但不必表明“附件”字樣。十四、公文應(yīng)當加蓋公章，（會議紀要）外。聯(lián)合上報的公文由主辦機關(guān)加蓋公章，聯(lián) 合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋公章。十五、成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期或會議通過日期為準，聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位 領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準。年月日要完整，不能省略。十六、公文如有附件（需要說明的其他事項），應(yīng)當加括號標注。公文應(yīng)當標注主題詞，上行文按