【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 the strong and plete database and supports the environment. KEY WORDS office automation management,JDBC connection, data base, office management 電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公 OA 系 統(tǒng) 1 1. 緒 論 隨著中國(guó)加入 WTO 及全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，世界經(jīng)濟(jì)已由工業(yè)化經(jīng)濟(jì)逐步進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代。在信息時(shí)代來臨之季，各企業(yè)都緊跟時(shí)代的腳步，轉(zhuǎn)變著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式、管理模式，從傳統(tǒng)的人工管理體制，向信息自動(dòng)化管理體制過渡。與此同時(shí)，企業(yè)的傳統(tǒng)式的辦公管理模式也在逐步向自動(dòng)化辦公管理模式轉(zhuǎn)變。網(wǎng)絡(luò) 自動(dòng)化辦公系統(tǒng)就是在這樣的大背景下應(yīng)運(yùn)而生的。 信息時(shí)代的到來讓人們嘗到了“信息爆炸”的滋味，信息的大量擁入讓企業(yè)在信息處理方便應(yīng)接不暇，傳統(tǒng)的辦公模式、對(duì)信息的處理方法，早已不能滿足企業(yè)對(duì)信息快速、準(zhǔn)確的處理的要求。一個(gè)企業(yè)對(duì)信息數(shù)據(jù)的掌握程度、處理能力，體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的敏感程度，數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性直接決定著企業(yè)的發(fā)展方向。從傳統(tǒng)的辦公模式向自動(dòng)化辦公管理模式轉(zhuǎn)變，提高企業(yè)的信息處理能力，以增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，成了企業(yè)發(fā)展過程中的首要問題。 . 課題 研究 背景 近年來， 我國(guó)許多職能部門先后建立了自己的 對(duì)外服務(wù)網(wǎng)站，并從最初的政務(wù)公開、政策公布等靜態(tài)信息發(fā)布逐漸發(fā)展到登記，管理動(dòng)態(tài)信息發(fā)布，進(jìn)而逐步開展網(wǎng)上業(yè)務(wù)處理。 網(wǎng)絡(luò) 辦公自動(dòng)化 OA 系統(tǒng) 是 電子政務(wù)中電子辦公系統(tǒng)的最普遍的實(shí)現(xiàn)方式。 它利用先進(jìn)的技術(shù)，使 原本由人來實(shí)現(xiàn) 的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成， 例如 公文流轉(zhuǎn)、車輛管理、會(huì)議管理、網(wǎng)上審批 等， 逐步成為一個(gè)員工辦公、中層管理、領(lǐng)導(dǎo)決策的知識(shí)協(xié)同的平臺(tái) ， 達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。 辦公自動(dòng)化 在 70 年代 末 80 年代初在我國(guó)提出，到現(xiàn)在已有近二十年 的 發(fā) 展歷史。 大部分中小型企業(yè) 自成立至今，辦公 模式為 傳統(tǒng)的辦公模式 ， 主要以紙介質(zhì)為主，在信息革命的浪潮中，顯然已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代工作和生活的需要。而今 公司普遍使用計(jì)算機(jī)來提高員工的工作效率，但是在需要許多員工一起協(xié)同工作的現(xiàn)代工作環(huán)境中， 公司 更需要提高整體的工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)通訊基礎(chǔ)及先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)安全、可靠、開放、高效的信息網(wǎng)絡(luò)和辦公自動(dòng)化、信息管理電子化系統(tǒng)，為管理 公司 提供現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化和辦公事務(wù)處電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公 OA 系 統(tǒng) 2 理自動(dòng)化，以提高辦公效率和管理水平 ，實(shí)現(xiàn) 公司 各部門日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)信息的在線查詢 、 借閱。最終實(shí)現(xiàn) “ 無紙 ” 辦公。 . 課題研究 目的 辦公自動(dòng)化不僅提高了 個(gè)人 的辦公效率 ，更重要的是實(shí)現(xiàn) 了 群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對(duì)方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。 辦公自動(dòng)化可以和一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因 而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個(gè)按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。 開發(fā)網(wǎng)絡(luò) 自動(dòng)化 辦公系統(tǒng)的市場(chǎng)前景是廣闊的。大型企業(yè)需要高層次的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化，他們往往會(huì)選擇大型的軟件公司合作開發(fā)，所需的開發(fā)費(fèi)用和維護(hù)費(fèi)用也是非常高昂的。這些高昂的費(fèi)用并非大多數(shù)中小企業(yè)能承受得起的。 因此，開發(fā)一個(gè)能夠滿足中小型企業(yè) 網(wǎng)絡(luò) 自動(dòng)化辦公 需求的低成本 OA 系統(tǒng)就成為了我這次課題研究的初衷。 . 課題研究意義 應(yīng)該說沒有人懷疑計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)給辦公室職員帶來的便利，但 是對(duì)現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化而言，其目的己經(jīng)不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來，用更多的精力去關(guān)注最重要的事情，從而提高企業(yè)的效率，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。在這種辦公模式下，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)能夠得到簡(jiǎn)化，各個(gè)部門在信息共享的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)作，便于明確各個(gè)部門甚至每個(gè)員工的責(zé)任，而決策層可以迅速綜合來自各個(gè)方面的信息，并以此為依據(jù)制定企業(yè)的戰(zhàn)略決策。從這個(gè)意義上講，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化的今天，辦公自動(dòng)化己經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定企業(yè)生存發(fā)展的命脈。 在傳統(tǒng)的辦公模式中，由于缺 少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，辦公的各個(gè)部門之間無法實(shí)現(xiàn)信息共享和信息集成，從而難以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門之間的高效協(xié)作。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和國(guó)內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用水平的提高，在辦公過程中，傳統(tǒng)的工作方式和審批模式己經(jīng)難以滿足新的需求，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化已經(jīng)是提高政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位辦公效率，規(guī)范化管理的必然趨勢(shì)。 電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公 OA 系 統(tǒng) 3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的帶來的好處有： (1) 信息傳遞與溝通交流順暢 排除因職能、職位、距離等原因造成的信息聯(lián)絡(luò)不暢而帶來的企業(yè)發(fā)展羈絆，通過構(gòu)建內(nèi)部通訊、信息發(fā)布與交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)多途徑的聯(lián)絡(luò)與溝通，減少信息在途時(shí)間， 提高信息的時(shí)效性，與此同時(shí)，縮短領(lǐng)導(dǎo)與職員之間，各部門之間的距離。 (2) 規(guī)范工作管理，提高整體效率 解決了跨地域跨部門多崗位間的業(yè)務(wù)處理諸多問題，有效避免工作中出現(xiàn)的脫節(jié)、延誤、錯(cuò)辦等情況，杜絕職責(zé)不清、工作推脫等怠工現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同辦公，增強(qiáng)組織協(xié)調(diào)能力，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。同時(shí)，加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)了解事務(wù)狀態(tài)，實(shí)時(shí)掌控工作進(jìn)度，強(qiáng)化了過程控制與監(jiān)督，加強(qiáng)了工作管理。 (3) 整合信息資源，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理 打破“信息孤島”，徹底改變文件丟失遺漏、管理分散、查找不方便等現(xiàn)象，解決因人事變動(dòng)導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)流失等問題， 通過知識(shí)管理，有效整合并積累各類資源，實(shí)現(xiàn)再利用。 (4) 增強(qiáng)凝聚力，提高響應(yīng)能力 在降低管理成本，促進(jìn)管理進(jìn)步的同時(shí)，能夠培養(yǎng)全員信息化關(guān)注與參與意識(shí)，激發(fā)掌握和利用先進(jìn)信息技術(shù)的熱情，提高專業(yè)素質(zhì)，形成全新的企業(yè)文化。 辦公自動(dòng)化是信息社會(huì)的一種新型辦公方式，它將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化在行政企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著日益重要的作用。通過網(wǎng)絡(luò)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的員工可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地?cái)U(kuò)展了管理手段，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)營(yíng)的高效 。 2. 系統(tǒng) 分析 . 系統(tǒng) 可行性分析 . 技術(shù)可行性 網(wǎng)絡(luò)化的辦公管理，使企業(yè)管理更加規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息進(jìn)行發(fā)布、傳遞、接收等一系列功能。系統(tǒng)中設(shè)置的個(gè)人辦公管理模塊，為個(gè)人辦公提供了一個(gè)更為方便的管理平臺(tái)，大大提高個(gè)人辦公的工作效率，進(jìn)而提高整個(gè)企業(yè)的辦公效率。 在該系統(tǒng)中信息的發(fā)布，個(gè)人信息的管理可以使用 struts 框架和 javaBean 技術(shù)實(shí)現(xiàn)其功能，對(duì)信息的更改和查詢可以使用 Oracle 的 sql 操作語(yǔ)句結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)連接來實(shí)現(xiàn)，共享電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公 OA 系 統(tǒng) 4 文件的上傳和下載也可以通過第三方軟件 mentFile 來實(shí)現(xiàn)，文字樣式和 格式的編輯也能使用插件 FckEditer 實(shí)現(xiàn)。綜上可知，該系統(tǒng)在技術(shù)上是可實(shí)現(xiàn)的。 . 經(jīng)濟(jì)可行性 通過該系統(tǒng)的研究目的知道該自動(dòng)化辦公系統(tǒng)是為了實(shí)現(xiàn)小型企業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公需要的低成本系統(tǒng)，并不需要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的所有功能。只需要實(shí)現(xiàn)小型企業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公所需要的信息管理，網(wǎng)絡(luò)會(huì)議召開，員工權(quán)限控制，共享文件上傳下載等基本功能。因此 該系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)只需要一些免費(fèi)的開源代碼和工具包，以及少量的人力就可以的到實(shí)現(xiàn)。并且通過該系統(tǒng) 對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息進(jìn)行全面的自動(dòng)化的管理，大大提高了企業(yè)的辦公效率。通過系統(tǒng)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中的數(shù)據(jù)進(jìn) 行全面的管理和統(tǒng)計(jì)，避免人為處理各類數(shù)據(jù)時(shí)所產(chǎn)生的各種問題，提高了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供了大量的、權(quán)威的數(shù)據(jù)，使企業(yè)的管理進(jìn)行到科學(xué)化、系統(tǒng)化的范籌。 綜上可知，該系統(tǒng)在經(jīng)濟(jì)上是可行的。 . 操作可行性 該 網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公 OA 系統(tǒng)使用的 開發(fā)平臺(tái)是用戶相當(dāng)熟悉的 windows 操作系統(tǒng)， 并且全部采用接口封裝技術(shù)進(jìn)行封裝和 web 界面顯示，用戶只能看到接口，看不到里面使用的具體技術(shù)，這就減少了對(duì)用戶的技術(shù)方面的要求。而 且系統(tǒng)設(shè)計(jì) 使用了 web 網(wǎng)頁(yè)顯示，具有動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)所具有的獨(dú)特的絢麗界面 ，操作過程簡(jiǎn)單方便，不需要專 業(yè)的只是即可操作該系統(tǒng)，所以，該系統(tǒng)在操作上是可行的。 . 系統(tǒng) 需求 分析 系統(tǒng)主要功能概述如下： （ 1）用戶身份驗(yàn)證模塊 本系統(tǒng)功能的開發(fā)與設(shè)計(jì)，是完全針對(duì)公司內(nèi)部進(jìn)行辦公管理以及為各部門員工提供便捷的電子化交互平臺(tái)搭建的。用戶身份驗(yàn)證模塊是公司辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的重要組成部分之一，它主要的功能是在用戶進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行身份驗(yàn)證以防止在用戶沒有登陸的情況下 直接輸入網(wǎng)址就可以登陸頁(yè)面 。 （ 2） 用戶 信息管理模塊 本模塊主要是 為了實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)所注冊(cè)員工的信息管理， 并在用戶登陸成功之后在頁(yè)面上顯示包括員工姓名、登陸次數(shù)、上次 登錄時(shí)間等基本信息，并且本模塊擁有讓用戶更改電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公 OA 系 統(tǒng) 5 登陸密碼的功能。 （ 3）個(gè)人通訊錄模塊 本 模塊 為 每一個(gè) 成功登錄系統(tǒng)的用戶 維護(hù) 一個(gè) 自己的信息通訊錄 ，其中可以 保存 聯(lián)系人的姓名、性別、手機(jī)、 Email 地址、 號(hào)、部門、家庭住址、郵編 等信息。 用戶可以自由維護(hù) 本模塊聯(lián)系人信息的增、刪、改、查。 （ 4） 辦公管理 模塊 本 模塊 主要作用是使當(dāng)前登錄用戶添加、修改、刪除以及查看自己的工作日?qǐng)?bào) 。 工作日?qǐng)?bào)包括題目和內(nèi)容，其中嵌入了 FCKediter 可以對(duì)內(nèi)容進(jìn)行字體的顏色、格式、大小的更改，還可以上傳圖片，處理簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)。 （ 5） 會(huì)議管理 模塊 該模塊 的作用是可以讓公司的經(jīng)理、主管等有召開會(huì)議需求的人在網(wǎng)站上發(fā)布會(huì)議通知，會(huì)議通知的內(nèi)容包括會(huì)議名稱、會(huì)議描述、召開時(shí)間、召開部門、參加會(huì)議的人員等，并且該模塊提供修改和查看會(huì)議通知的功能。 （ 6） 用戶 管理模塊 本模塊的作用是為公司新進(jìn)入的員工添加包括姓名、性別、 所屬部門、家庭住址、MSN、個(gè)人主頁(yè)、出生日期、登陸賬號(hào)、登錄密碼等基本信息，并且提供修改、刪除和按條件查詢現(xiàn)有員工信息的功能，查詢結(jié)果具有分頁(yè)功能。 （ 7） 部門管理 管理 本模塊的作用是為公司新增加的部門添加包括部門名稱、 部門郵箱、部門描述的相關(guān)的部門信息。通過部門管理功能可以修改和刪除現(xiàn)有部門信息，并且提供按條件查詢部門信息的功能，查詢結(jié)果具有分頁(yè)功能。 （ 8） 工作協(xié)助 模塊 本模塊 的主要作用是上傳和下載工作所需要的文檔、圖片等文件，用戶可以查詢到所有的共享文件并且下載共享文件，也可以上傳文件，該上傳文件只有上傳該文件的用戶才可以刪除。 . 業(yè)務(wù)流程分析 . 用戶身份驗(yàn)證 模塊流程 在 用戶身份驗(yàn)證 模塊的總體 流 程分析中業(yè)務(wù)流程是 用戶通過表單提供登陸信息，電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公 OA 系 統(tǒng) 6 系統(tǒng)根據(jù)用戶提供的信息對(duì)用戶進(jìn)行查詢鑒別，如果身份合法，則查詢用戶的身份并將用戶導(dǎo)向系統(tǒng)主頁(yè)，如果身份不合法就重新導(dǎo)向登陸界面，并顯示登錄失敗信息。流程圖如圖 21： 圖 21 用戶身份驗(yàn)證流程圖 . 個(gè)人通訊錄 模塊流程 系統(tǒng)用戶通過登陸驗(yàn)證進(jìn)入系統(tǒng)主頁(yè)面，然后選擇進(jìn)入個(gè)人通訊錄管理模塊頁(yè)面，用戶可以通過選擇不同的鏈接，進(jìn)行相應(yīng)的新增聯(lián)系人、查看、修改以及刪除等操作。當(dāng)點(diǎn)擊“查看”鏈接時(shí)，會(huì)顯示所選的聯(lián)系人的信息，之后可以點(diǎn)擊“返回通訊錄主頁(yè)面”再返回到通訊錄列表頁(yè)面；當(dāng)點(diǎn)擊“添加通訊錄”鏈接時(shí)，會(huì)進(jìn)入聯(lián)系人信息輸入頁(yè)面，當(dāng)輸入相關(guān)信息后點(diǎn)擊“添加”按鈕，如果成功則會(huì)返回到通訊錄列 表頁(yè)面，并提示“添加成功”，如果失敗，則會(huì)提示相關(guān)的錯(cuò)誤信息，如果不想添加，則可以點(diǎn)擊“返回通訊錄主頁(yè)面”返回到通訊錄列表頁(yè)面；當(dāng)點(diǎn)擊“修改”鏈接時(shí)，則會(huì)進(jìn)入到修改頁(yè)面，并在表單中顯示要修改的聯(lián)系人信息，當(dāng)更改某個(gè)表單中的數(shù)據(jù)后，再點(diǎn)擊“提交”按鈕，如果成功，則會(huì)返回到通訊錄列表頁(yè)面，并提示“修改成功”，否則會(huì)提示相關(guān)的錯(cuò)誤信息，如果不想修改，則可以點(diǎn)擊“返回上一頁(yè)”返回到通訊錄列表頁(yè)面；當(dāng)點(diǎn)擊“刪除”鏈接電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公 OA 系 統(tǒng) 7 時(shí)，則會(huì)刪除當(dāng)前選擇的聯(lián)系人信息，并提示“刪除成功”。 流程圖如 圖 22： 圖 22 個(gè)人通訊錄流 程圖 . 辦公管理模塊流程 系統(tǒng)用戶通過登陸驗(yàn)證進(jìn)入系統(tǒng)主頁(yè)面，然后選擇進(jìn)入辦公管理模塊頁(yè)面，用戶可以通過“工作日?qǐng)?bào)”的鏈接，進(jìn)行相應(yīng)的添加、查看、修改以及刪除工作日?qǐng)?bào)等操作。當(dāng)點(diǎn)擊“查看”鏈接時(shí)，會(huì)顯示所選工作日?qǐng)?bào)的信息，之后可以點(diǎn)擊“返回上一頁(yè)”再返回到日程列表頁(yè)面；當(dāng)點(diǎn)擊“添加”鏈接時(shí)，會(huì)進(jìn)入日程信息輸入頁(yè)面，當(dāng)輸入相關(guān)信息后點(diǎn)擊“提交”按鈕，如果成功則會(huì)返回到日程列表頁(yè)面，并提示“添加成功”，如果失敗，則會(huì)提示相關(guān)的錯(cuò)誤信息，如果不想添加，則可以點(diǎn)擊“返回上一頁(yè)”返回到日程列表頁(yè)面；當(dāng)點(diǎn)擊“修改”鏈接 時(shí)，則會(huì)進(jìn)入到修改頁(yè)面，并在表單中顯示要修改的日程信息，當(dāng)更改某個(gè)表單中的數(shù)