【文章內容簡介】 機網絡技術將它們聯(lián)系起來，構成整體，成為一個單位檔案信息局域網絡管理系統(tǒng)。再將各單位檔案信息局域網絡管理系統(tǒng)，通過選用廣域網的設備和協(xié)議，檔案部門的局域網應與全市、全省、全國、全行業(yè)的網絡相連或與國際互聯(lián)網相連，構成一個廣域的檔案信息網絡管理系統(tǒng)，充分共享檔案信息資源和計算機軟硬件資源。這是一幅線條非常清楚的“藍圖”，實現這幅“藍圖”只是遲早問題和實現到什么程度！這是信息時代發(fā)展的必然趨勢，是客觀規(guī)律，不以人的意志為轉移。我們設想：實現這幅“藍圖”，檔案信息資源將會得到最大限度地開發(fā)利用。實現這幅“藍圖”，也不是一件輕而易舉的事情，我們必須積極認真地貫徹穩(wěn)步前進的方針，不能一哄而上。另外，當代信息處理技術和方法是多樣的，其用途和特點也各不相同，而且更新?lián)Q代很快，幾年就是一個生命周期。檔案部門一定要根據自己的實際情況和需要，來選擇信息處理方法、技術和設備，不能盲目地追求高新處理技術和設備，否則就可能走彎路，甚至造成無法挽回的損失，這是我們實現這幅“藍圖”過程中，需要注意的另一個問題。隨著辦公自動化的深入發(fā)展，以紙為文件的主導介質，將要讓位于數字代碼序列的電子形式。電子文件如何歸檔是當今檔案界共同面對的大問題。美國、加拿大等西方發(fā)達國家，也無成熟的經驗和方法。但這是一個非解決不可的問題。否則在信息時代就無法繼續(xù)豐富檔案館藏，無法發(fā)展檔案事業(yè)。從這個意義上說，解決這個問題就顯得特別重要并已到了刻不容緩的時侯。國家檔案局于1996年9月開始著手組織有關人員對電子文件歸檔與電子檔案管理進行研究，著重解決和明確的問題是：什么是電子文件？電子文件的定義是：能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。國外對電子文件、電子檔案并沒有嚴格的界線，但考慮我國檔案管理的傳統(tǒng)習慣，我們將電子檔案定義為：具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其它相關數據。電子文件、電子檔案的特性是：數字化的信息形態(tài)、對設備的依賴性、載體的非直讀性、物理結構和邏輯結構之間關系的復雜注、對元數據的依賴性。信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享生等。這些特性決定了電子文件收集、整理、歸檔、上交檔案館的復雜性；電子檔案長期保存的困難性；電子文件、電子檔案在管理和開發(fā)利用中的嚴重不安全性；創(chuàng)建電子文件歸檔與電子檔案管理的理論、方法、技術、標準的艱巨性。電子文件、電子檔案真實性的維護。檔策在法律上的憑證作用是基于它的原始回對紙質檔案來說，內容的原始性是附著在形式的原始性上，借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性，原治性體現為內容和形式的統(tǒng)一，原件成為集中兩種原始性于一身的統(tǒng)一體，所以強調原件。電子檔案無原件可言，需要對它的“原始性”作新的解釋。對—份電子檔案來說，只要它的內容是當時的是原作者撰寫或制作出來的，從末修改過，我們就應當承認它是原始的，不管它的形式如何變化。我們要從技術上、行政上采取各種措施，確保它的原始性。電子文件歸檔不同于紙質文件歸檔，因為電子文件是數字化的，存儲在計算機外存儲器上，傳遞在計算機網絡上，它的歸檔是屬于無紙形式，是在一定的技術環(huán)境下進行的，需要采取一系列技術保障措施，才能使歸檔的電子文件具有紙質檔案的功能。它的歸檔程序、歸檔的組織領導、歸檔時間、歸檔范圍、歸檔份數、歸檔要求、歸檔方法、鑒定等都與紙質文體歸檔有區(qū)別。電子文件、電子檔案使用載體的選擇，要根據實際情況的需要，如收集積累階段就可以選擇軟磁盤，但作為電子檔案長期保存，就千萬不能選用軟磁盤。要盡量選擇有標準的、有應用發(fā)展前途的、性能穩(wěn)定耐久并得到公認的、能較方便地確定各種因素影響的反應，并能較方便地進行保護的載體。保管電子檔案與保管紙質檔案的區(qū)別：在紙質檔案保存時，人們是在防蟲、防霉、修裱加固、字跡恢復等方面下功夫。而保管電子檔案，則需要依據其特性和軟硬件平臺的變更，在確保電子檔案長期處于可用性、可存取性、可理解性上做“文章”。電子檔案利用與紙質檔案利用的區(qū)別：電子檔案利用一般有直接利用、提供拷貝、還修傳輸等三種方法，由于提供利用的方式和所依賴的技術是多樣化，導致它的利用遠比紙質檔案復雜。因此，采取技術措施，加強對電子檔案利用的管理，就顯得特別重要，特別是安全、保密方面的管理。電子檔案管理的設備配置：電子檔案管理需要有比較完善的技術條件，主要是根據所保存電子檔案具體情況，配置相應的計算機軟硬件平臺。從發(fā)展角度看，主要是數據庫系統(tǒng)、網絡設備及相關的軟硬件。數據庫是“源”、網絡是通向各接收和使用單位的“線”，各接收及使用單位是“點”，點、線、源構成接收、利用、管理的整體。電子檔案對應的軟度件更新時的對策：計算機軟硬件過時，使得電子檔案壽命受到威脅，我們設想了幾種電子檔案長期保存的方法。如建立計算機技術檔案館、仿真技術、拷貝、再生性保存、遷移等。我認為最有生命力的是拷貝、遷移、再生性保存，其它兩種方法，也有一定的有效性，但不能長期堅持下去直至永遠。對電子檔案長期保存來說，拷貝、遷移、再生性保存三者結合起來使用，可能是上策。電子檔案的管理環(huán)節(jié)，應在紙質檔案環(huán)節(jié)的基礎上，增加電子文件形成的參與和檔案長期保存。兩者根本的區(qū)別是電子檔案的各個環(huán)節(jié)技術含量很高。電子檔案管理，實一項系統(tǒng)技術工程。所以，要求電子檔案管理必須具備的知識和技能，是檔案管理基礎知識算機應用及自然學科基礎知識等，還要具備的外語能力。電子文件歸檔、電子檔案管理與開發(fā)利用子檔案長期保存，涉及到許多方法、技術、標建立，甚至檔案管理理論及方針、政策的變更就需要我們在今后相當長時期內，認真研究實踐，逐步加以解決。五、為檔案現代化管理的建設做出越的貢獻國家檔案局檔案科學技術研究所，多年來一直圍繞著保護檔案延長檔案壽命、借助計算機提高檔案管理開發(fā)利用的效率和水平、電子文件檔與電子檔案管理等方面開展研究工作，取得百項科研成果，為檔案現代化管理的建設做出越的貢獻。特別是他們于1999年11月26日與深圳市怡軟技術開發(fā)有限公司，合資成立了北京紀科怡科技發(fā)展有限公司（簡稱世紀科怡）。司提倡“求實、敬業(yè)、協(xié)作、創(chuàng)新”的精神，“天時人和貴”的文化氛圍，使公司上下團結發(fā)，不斷取得新成就。他們以超常規(guī)的速度，多種檔案管理軟件，世紀科怡在不到一年時間內，已開發(fā)出4大系列16種共62個版本的品，即“科怡2000檔案管理系統(tǒng)”系列、“科怡合檔案館管理系統(tǒng)”系列、“全國檔案工作年＃理系統(tǒng)”系列、‘科怡數字化信息管理系統(tǒng)”列。其中“科怡2000檔案管理系統(tǒng)”，被列入不多的中華人民共和國科技部2000年國家成果重點推廣計劃，這在檔案部門還屬首次。紀科怡已和山東、吉林、黑龍江、內蒙古、湖北、西、福建、江蘇、浙江、北京、重慶、深圳等省、自治區(qū)及計劃單列市檔案系統(tǒng)合作，有的省分公司或銷售公司，推廣“科怡2000檔案管理統(tǒng)”。世紀科怡和深圳市檔案館合作，承建全國一個數字化檔案館。世紀科怡近期奮斗目標與各省、市、自治區(qū)檔案局密切合作，全面“科怡2000檔案管理系統(tǒng)”，在致力于推動現代化管理的建設過程中，樹立公司的良好象；中遠期奮斗目標是：進一步加大科研投資極開發(fā)新的應用軟件，拓寬產品的應用范圍和域，擴大市場覆蓋面，真正確立世紀科怡的市場地位和品牌形象，并進一步發(fā)展，躋身于世界軟件企業(yè)行列。軟件行業(yè)技術含量高，需要高術、高素質人才，而且投資大。為此，世紀科怡2000年8月23日，又進行了增資擴股，和上市廣東開平春暉股份有限公司建立了戰(zhàn)略伙伴系，使資金得到進一步的充實。在充分挖掘內潛力增強自身造血功能的同時，又和武漢大學成合作協(xié)議，成立“科怡實驗室”，解決高技術素質人才的來源問題。世紀科治是一個活力強、積極奮發(fā)的高科技企業(yè)，是檔案科學技術研究所為推動全國檔案現代化管理建設走出的路子，他的成立將會為21世紀我國檔案事業(yè)展做出新的貢獻。結論我們可以清楚地看到計算機在檔案部門的應用范圍，是沿著縱橫兩個方面發(fā)展黨員 一是從檔案目錄信息管理開始，發(fā)展到文件，檔案一體化管理，檔案的全文管理與檢索，檔案信息的多媒體集中統(tǒng)一管理，是一條沿著檔案實體的縱向發(fā)展路線斗爭 另一是從檔案實體管理開始，發(fā)展到檔案業(yè)務輔助管理、檔案保護及庫房管理的應用、檔案編研輔助管理、檔案部門辦公自動化等，是一條不斷擴展應用領域的橫向發(fā)展路線。然后用計算機網絡技術將它們聯(lián)系起來，構成整體，成為一個單位檔案信息局域網絡管理系統(tǒng)。再將各單位檔案信息局域網絡管理系統(tǒng)，通過選用廣域網的設備和協(xié)議，檔案部門的局域網應與全市、全省、全國、全行業(yè)的網絡相連或與國際互聯(lián)網相連，構成一個廣域的檔案信息網絡管理系統(tǒng)，充分共享檔案信息資源和計算機軟硬件資源。第四篇