【文章內(nèi)容簡介】 機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將它們聯(lián)系起來，構(gòu)成整體，成為一個單位檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。再將各單位檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，通過選用廣域網(wǎng)的設(shè)備和協(xié)議，檔案部門的局域網(wǎng)應(yīng)與全市、全省、全國、全行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)相連或與國際互聯(lián)網(wǎng)相連，構(gòu)成一個廣域的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，充分共享檔案信息資源和計算機軟硬件資源。這是一幅線條非常清楚的“藍圖”，實現(xiàn)這幅“藍圖”只是遲早問題和實現(xiàn)到什么程度！這是信息時代發(fā)展的必然趨勢，是客觀規(guī)律，不以人的意志為轉(zhuǎn)移。我們設(shè)想：實現(xiàn)這幅“藍圖”，檔案信息資源將會得到最大限度地開發(fā)利用。實現(xiàn)這幅“藍圖”，也不是一件輕而易舉的事情，我們必須積極認真地貫徹穩(wěn)步前進的方針，不能一哄而上。另外，當代信息處理技術(shù)和方法是多樣的，其用途和特點也各不相同，而且更新?lián)Q代很快，幾年就是一個生命周期。檔案部門一定要根據(jù)自己的實際情況和需要，來選擇信息處理方法、技術(shù)和設(shè)備，不能盲目地追求高新處理技術(shù)和設(shè)備，否則就可能走彎路，甚至造成無法挽回的損失，這是我們實現(xiàn)這幅“藍圖”過程中，需要注意的另一個問題。隨著辦公自動化的深入發(fā)展，以紙為文件的主導(dǎo)介質(zhì)，將要讓位于數(shù)字代碼序列的電子形式。電子文件如何歸檔是當今檔案界共同面對的大問題。美國、加拿大等西方發(fā)達國家，也無成熟的經(jīng)驗和方法。但這是一個非解決不可的問題。否則在信息時代就無法繼續(xù)豐富檔案館藏，無法發(fā)展檔案事業(yè)。從這個意義上說，解決這個問題就顯得特別重要并已到了刻不容緩的時侯。國家檔案局于1996年9月開始著手組織有關(guān)人員對電子文件歸檔與電子檔案管理進行研究，著重解決和明確的問題是：什么是電子文件？電子文件的定義是：能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。國外對電子文件、電子檔案并沒有嚴格的界線，但考慮我國檔案管理的傳統(tǒng)習(xí)慣，我們將電子檔案定義為：具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)。電子文件、電子檔案的特性是：數(shù)字化的信息形態(tài)、對設(shè)備的依賴性、載體的非直讀性、物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)之間關(guān)系的復(fù)雜注、對元數(shù)據(jù)的依賴性。信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享生等。這些特性決定了電子文件收集、整理、歸檔、上交檔案館的復(fù)雜性；電子檔案長期保存的困難性；電子文件、電子檔案在管理和開發(fā)利用中的嚴重不安全性；創(chuàng)建電子文件歸檔與電子檔案管理的理論、方法、技術(shù)、標準的艱巨性。電子文件、電子檔案真實性的維護。檔策在法律上的憑證作用是基于它的原始回對紙質(zhì)檔案來說，內(nèi)容的原始性是附著在形式的原始性上，借助形式的原始性來證實和確認內(nèi)容的原始性，原治性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，原件成為集中兩種原始性于一身的統(tǒng)一體，所以強調(diào)原件。電子檔案無原件可言，需要對它的“原始性”作新的解釋。對—份電子檔案來說，只要它的內(nèi)容是當時的是原作者撰寫或制作出來的，從末修改過，我們就應(yīng)當承認它是原始的，不管它的形式如何變化。我們要從技術(shù)上、行政上采取各種措施，確保它的原始性。電子文件歸檔不同于紙質(zhì)文件歸檔，因為電子文件是數(shù)字化的，存儲在計算機外存儲器上，傳遞在計算機網(wǎng)絡(luò)上，它的歸檔是屬于無紙形式，是在一定的技術(shù)環(huán)境下進行的，需要采取一系列技術(shù)保障措施，才能使歸檔的電子文件具有紙質(zhì)檔案的功能。它的歸檔程序、歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)、歸檔時間、歸檔范圍、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔方法、鑒定等都與紙質(zhì)文體歸檔有區(qū)別。電子文件、電子檔案使用載體的選擇，要根據(jù)實際情況的需要，如收集積累階段就可以選擇軟磁盤，但作為電子檔案長期保存，就千萬不能選用軟磁盤。要盡量選擇有標準的、有應(yīng)用發(fā)展前途的、性能穩(wěn)定耐久并得到公認的、能較方便地確定各種因素影響的反應(yīng)，并能較方便地進行保護的載體。保管電子檔案與保管紙質(zhì)檔案的區(qū)別：在紙質(zhì)檔案保存時，人們是在防蟲、防霉、修裱加固、字跡恢復(fù)等方面下功夫。而保管電子檔案，則需要依據(jù)其特性和軟硬件平臺的變更，在確保電子檔案長期處于可用性、可存取性、可理解性上做“文章”。電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的區(qū)別：電子檔案利用一般有直接利用、提供拷貝、還修傳輸?shù)热N方法，由于提供利用的方式和所依賴的技術(shù)是多樣化，導(dǎo)致它的利用遠比紙質(zhì)檔案復(fù)雜。因此，采取技術(shù)措施，加強對電子檔案利用的管理，就顯得特別重要，特別是安全、保密方面的管理。電子檔案管理的設(shè)備配置：電子檔案管理需要有比較完善的技術(shù)條件，主要是根據(jù)所保存電子檔案具體情況，配置相應(yīng)的計算機軟硬件平臺。從發(fā)展角度看，主要是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及相關(guān)的軟硬件。數(shù)據(jù)庫是“源”、網(wǎng)絡(luò)是通向各接收和使用單位的“線”，各接收及使用單位是“點”，點、線、源構(gòu)成接收、利用、管理的整體。電子檔案對應(yīng)的軟度件更新時的對策：計算機軟硬件過時，使得電子檔案壽命受到威脅，我們設(shè)想了幾種電子檔案長期保存的方法。如建立計算機技術(shù)檔案館、仿真技術(shù)、拷貝、再生性保存、遷移等。我認為最有生命力的是拷貝、遷移、再生性保存，其它兩種方法，也有一定的有效性，但不能長期堅持下去直至永遠。對電子檔案長期保存來說，拷貝、遷移、再生性保存三者結(jié)合起來使用，可能是上策。電子檔案的管理環(huán)節(jié)，應(yīng)在紙質(zhì)檔案環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，增加電子文件形成的參與和檔案長期保存。兩者根本的區(qū)別是電子檔案的各個環(huán)節(jié)技術(shù)含量很高。電子檔案管理，實一項系統(tǒng)技術(shù)工程。所以，要求電子檔案管理必須具備的知識和技能，是檔案管理基礎(chǔ)知識算機應(yīng)用及自然學(xué)科基礎(chǔ)知識等，還要具備的外語能力。電子文件歸檔、電子檔案管理與開發(fā)利用子檔案長期保存，涉及到許多方法、技術(shù)、標建立，甚至檔案管理理論及方針、政策的變更就需要我們在今后相當長時期內(nèi)，認真研究實踐，逐步加以解決。五、為檔案現(xiàn)代化管理的建設(shè)做出越的貢獻國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所，多年來一直圍繞著保護檔案延長檔案壽命、借助計算機提高檔案管理開發(fā)利用的效率和水平、電子文件檔與電子檔案管理等方面開展研究工作，取得百項科研成果，為檔案現(xiàn)代化管理的建設(shè)做出越的貢獻。特別是他們于1999年11月26日與深圳市怡軟技術(shù)開發(fā)有限公司，合資成立了北京紀科怡科技發(fā)展有限公司（簡稱世紀科怡）。司提倡“求實、敬業(yè)、協(xié)作、創(chuàng)新”的精神，“天時人和貴”的文化氛圍，使公司上下團結(jié)發(fā)，不斷取得新成就。他們以超常規(guī)的速度，多種檔案管理軟件，世紀科怡在不到一年時間內(nèi)，已開發(fā)出4大系列16種共62個版本的品，即“科怡2000檔案管理系統(tǒng)”系列、“科怡合檔案館管理系統(tǒng)”系列、“全國檔案工作年＃理系統(tǒng)”系列、‘科怡數(shù)字化信息管理系統(tǒng)”列。其中“科怡2000檔案管理系統(tǒng)”，被列入不多的中華人民共和國科技部2000年國家成果重點推廣計劃，這在檔案部門還屬首次。紀科怡已和山東、吉林、黑龍江、內(nèi)蒙古、湖北、西、福建、江蘇、浙江、北京、重慶、深圳等省、自治區(qū)及計劃單列市檔案系統(tǒng)合作，有的省分公司或銷售公司，推廣“科怡2000檔案管理統(tǒng)”。世紀科怡和深圳市檔案館合作，承建全國一個數(shù)字化檔案館。世紀科怡近期奮斗目標與各省、市、自治區(qū)檔案局密切合作，全面“科怡2000檔案管理系統(tǒng)”，在致力于推動現(xiàn)代化管理的建設(shè)過程中，樹立公司的良好象；中遠期奮斗目標是：進一步加大科研投資極開發(fā)新的應(yīng)用軟件，拓寬產(chǎn)品的應(yīng)用范圍和域，擴大市場覆蓋面，真正確立世紀科怡的市場地位和品牌形象，并進一步發(fā)展，躋身于世界軟件企業(yè)行列。軟件行業(yè)技術(shù)含量高，需要高術(shù)、高素質(zhì)人才，而且投資大。為此，世紀科怡2000年8月23日，又進行了增資擴股，和上市廣東開平春暉股份有限公司建立了戰(zhàn)略伙伴系，使資金得到進一步的充實。在充分挖掘內(nèi)潛力增強自身造血功能的同時，又和武漢大學(xué)成合作協(xié)議，成立“科怡實驗室”，解決高技術(shù)素質(zhì)人才的來源問題。世紀科治是一個活力強、積極奮發(fā)的高科技企業(yè)，是檔案科學(xué)技術(shù)研究所為推動全國檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)走出的路子，他的成立將會為21世紀我國檔案事業(yè)展做出新的貢獻。結(jié)論我們可以清楚地看到計算機在檔案部門的應(yīng)用范圍，是沿著縱橫兩個方面發(fā)展黨員 一是從檔案目錄信息管理開始，發(fā)展到文件，檔案一體化管理，檔案的全文管理與檢索，檔案信息的多媒體集中統(tǒng)一管理，是一條沿著檔案實體的縱向發(fā)展路線斗爭 另一是從檔案實體管理開始，發(fā)展到檔案業(yè)務(wù)輔助管理、檔案保護及庫房管理的應(yīng)用、檔案編研輔助管理、檔案部門辦公自動化等，是一條不斷擴展應(yīng)用領(lǐng)域的橫向發(fā)展路線。然后用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將它們聯(lián)系起來，構(gòu)成整體，成為一個單位檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。再將各單位檔案信息局域網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，通過選用廣域網(wǎng)的設(shè)備和協(xié)議，檔案部門的局域網(wǎng)應(yīng)與全市、全省、全國、全行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)相連或與國際互聯(lián)網(wǎng)相連，構(gòu)成一個廣域的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，充分共享檔案信息資源和計算機軟硬件資源。第四篇