【文章內(nèi)容簡介】 小型需要的超市運(yùn)營管理信息系統(tǒng)。 超市的銷售業(yè)務(wù)一直使用著最簡單的人工管理。超市經(jīng)營物品的采購、庫存、銷售及核算等手工信息管理使得員工工作量大、服務(wù)質(zhì)量差、工作效率低。同時，由于對市場的反饋信息不能及時地處理，從而導(dǎo)致銷售與市場脫節(jié)。 要改變這種手工管理的落后狀況，把工作人員從枯燥乏味的重復(fù)勞動中解脫出來，用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理是一個明智的選擇。利用計算機(jī)這一工具，不但能成百倍地提高工作效率，還能及時準(zhǔn)確地得到有關(guān)信息，有效 排除人為造成的失誤，避免許多不必要的損失。 超市的進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)，首先必須具備的功能是記錄倉庫存貨、銷售以及進(jìn)貨情況，通過該系統(tǒng)了解超市進(jìn)貨渠道、商品單價、數(shù)量，庫存商品的種類、數(shù)量，銷售商品種類、價格、數(shù)量，以便管理員根據(jù)以上信息做出經(jīng)營管理決策。 在性能方面要求系統(tǒng)核算準(zhǔn)確，使實(shí)存商品、銷售商品與所記賬目一致，能夠被超市長期有效使用。數(shù)據(jù)主要來自于入庫單、發(fā)票，超市銷售在營業(yè)期間內(nèi)一直發(fā)生，數(shù)據(jù)也就一直變化。銷售商品后開出發(fā)票，并且要顯示商品價格數(shù)額。在當(dāng)天匯總時修改相應(yīng)文件，注重的是總額、總數(shù)量。 為減少月末工作量，日常中要對報表數(shù)據(jù)逐步統(tǒng)計核算。 超市數(shù)據(jù)資料有些屬內(nèi)部資料，不能為外人所知，系統(tǒng)須有保密措施，設(shè)置密碼。查看資料需輸入正確密碼，銷售人員銷售貨物需輸入代號才能打開收銀柜。萬一泄露密碼，應(yīng)設(shè)修改密碼的程序，同時密碼不能過于簡單。 9 系統(tǒng)功能需求分析從各個部門需要完成的任務(wù)著手。首先，對庫存部而言， 要求系統(tǒng)對商品庫存的情況進(jìn)行管理，也就是對商品入庫、出庫情況進(jìn)行登記記錄，同時能對新增加的商品信息進(jìn)行管理；能對入庫出庫記錄進(jìn)行分類統(tǒng)計查詢，并且與 銷售部，采購部門實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時傳遞；其次，對銷售部而言，要求系統(tǒng)能提供良好接口，能與銷售終端 POS 機(jī)實(shí)現(xiàn)無縫連接，能完整記錄銷售商品的各項(xiàng)相關(guān)信息，同時提供對銷售記錄的分類查詢統(tǒng)計，并且與庫存部，采購部門實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時傳遞；最后，對采購部而言，要求系統(tǒng)能對采購商品信息完整記錄，能對采購商品實(shí)現(xiàn)分類查詢統(tǒng)計，能高效穩(wěn)定快速地與銷售部，庫存部實(shí)現(xiàn)實(shí)時通訊，能實(shí)現(xiàn)與銷售部 、 庫存部信息實(shí)時共享。 表 31 各個部門需求分析表 序號 名稱 內(nèi)容 輸入數(shù)據(jù) 輸出數(shù)據(jù) 可視化 人工處理 1 采購管理 采購執(zhí)行 采 購結(jié)算 采購計劃 商品，入庫單，驗(yàn)收單 無要求 無 2 庫存管理 庫存，領(lǐng)取 入庫單 提貨單 無要求 無 3 銷售管理 記錄商品銷售明細(xì)和收入 銷售信息 銷售統(tǒng)計信息 有 無 4 庫存查詢 分類查詢庫存 查詢要求 會員 /商品庫存情況 有 定義查詢要求 業(yè)務(wù)流程圖（ transaction flow diagram,簡稱 TFD），就是用一些規(guī)定的符號及連線來表示某個具體業(yè)務(wù)處理過程。業(yè)務(wù)流程圖的繪制基本上按照業(yè)務(wù)的實(shí)際處理步驟和過程繪制。 業(yè) 務(wù)流程圖的基本成分列舉如下： 業(yè)務(wù)處理單位或部門 業(yè)務(wù)處理功能描述 10 各類單證、報表等 數(shù)據(jù)存儲或存檔 數(shù)據(jù)傳遞 總體業(yè)務(wù)流程： 圖 31 總體業(yè)務(wù)流程圖 是否通過 結(jié) 束 貨物采購 檢查貨物入庫 貨物出庫 貨物銷售 審 批 缺貨通知 倉庫 庫存檢查 充足？ 采購部門 采購計劃 經(jīng)理 倉庫 是 否 是 否 11總業(yè)務(wù)概述： 銷售部在銷售商品時發(fā)現(xiàn)某種商品不足，根據(jù)這種商品的銷售量及時制定貨品需求計劃，提交至庫存部。庫存部檢查這種商品的存貨量，如果庫存充足則商品出庫，補(bǔ)充給銷售部；如果存儲不足則發(fā)出缺貨通知，告知采購部，由采購部根據(jù)庫存部提供的信息制定采購計劃，提交至超市經(jīng)理審批。超市經(jīng)理審批后，如果不通過，駁回計劃；審批通 過則授權(quán)采購部進(jìn)行商品采購，然后將商品移交給庫存部，進(jìn)行入庫登記，然后進(jìn)行出庫登記，送至銷售部進(jìn)行銷售。 貨物排架，方便顧客購物；及時查閱庫存狀態(tài)，便于進(jìn)貨銷售；財務(wù)明確，有利于經(jīng)營者經(jīng)營。 銷售系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程： 圖 32 銷售系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 貨物日常檢查 充 足？ 顧客 選購貨物 收銀臺 銷售信息存檔 領(lǐng)料單 倉庫 貨物檢查 驗(yàn)收單 銷售部門 出庫單 銷售部門 是 否 貨物信息存檔 12銷售系統(tǒng)概述： ，若是貨物充足，直接提取貨物，付款存檔。 ，從倉庫中進(jìn)行領(lǐng)取貨物補(bǔ)足，出庫存檔。 庫存系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程： 圖 33 庫存系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 庫存系統(tǒng)概述： ，若貨物充足，則進(jìn)行發(fā)貨，存檔。 ，則需要填寫缺貨通知單，通知采購部門。 進(jìn)貨系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程： 銷售部門 領(lǐng)料單 庫存檢查 充足？ 缺貨通知單 采購部門 出庫單 否 發(fā)貨 是 庫存臺賬存檔 13 圖 34 進(jìn)貨系統(tǒng)流程圖 進(jìn)貨系統(tǒng)概述： 采購部門進(jìn)行采購計劃，列為采購單，經(jīng)經(jīng)理審批： 1）若是通過審批，進(jìn)行貨物采購，經(jīng)檢查入庫，進(jìn)行存檔。 2）若是未通過審批，結(jié)束此次采購計劃。 析 : 追問超市進(jìn)銷存管理信息系統(tǒng)主要可以完成以下業(yè)務(wù)流程： 銷售 采購部門 采購計劃 審批 經(jīng)理 采購單 是否通過 結(jié)束 貨物采購 檢查貨物入庫 入庫單 倉庫 是 否 庫存臺賬存檔 貨物入庫 14 如果想購買超市的商品可以按照提示信息下訂單，生成初步訂單，付款的訂單成為 ―有效定單 ‖，有效訂貨單發(fā)至配送部門安排發(fā)貨，同時存入信息記錄中。此外，當(dāng)所需商品庫存不足時可以通過填寫預(yù)定訂單來預(yù)定。該類預(yù)定訂單將發(fā)送至庫存數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一處理。 庫存 商品所有庫存信息將根據(jù)實(shí)際的商品銷售情況進(jìn)行實(shí)時更新，同時反映商品的庫存情況上。 采購 如果存儲不足則發(fā)出缺貨通知，告知采購部，由采購部根據(jù)庫存部提供的信息制定采購計劃， 提交至超市經(jīng)理審批。超市經(jīng)理審批后，如果不通過，駁回計劃；審批通過則授權(quán)采購部進(jìn)行商品采購， 缺貨通知 采購部門也可以通過本系統(tǒng)知曉商品的缺貨情況，接到物料需求單后，形成采購單發(fā)給供應(yīng)商，供應(yīng)商收到采購到進(jìn)行發(fā)貨給倉庫，倉庫收到發(fā)貨單進(jìn)行校驗(yàn)是否合格，根據(jù)情況進(jìn)行入庫。 數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)流圖（ Data Function Diagram）：又名數(shù)據(jù)功能圖表，簡稱 DFD，就是采用圖形方式來表達(dá)系統(tǒng)的邏輯功能、數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)部的邏輯流向和邏輯變換過程，是 結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)分析方法 的主要表達(dá)工具及用于表示軟件模型的一種圖示方法。它是 SA 方法中用于表示系統(tǒng)邏輯模型的一種工具，它以圖形的方式描繪數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中流動和處理的過程，由于它只反映系統(tǒng)必須完成的邏輯功能，所以它是一種功能模型。 15數(shù)據(jù)流程圖符號如下： 第一層數(shù)據(jù)流程圖： 圖 35 第一層數(shù)據(jù)流程圖 供貨商 P4 采購部 P2 銷售、采購 與庫存管理 銷售部 P1 庫存部 P3 A 外部實(shí)體 處理 數(shù)據(jù)流 數(shù)據(jù)存儲 16第二層數(shù)據(jù)流程圖： 銷售部對銷售商品信息進(jìn)行統(tǒng)計，更新銷售信息，銷售信息傳至庫存信息，進(jìn)行更新。同時銷售部將每日的銷售量信息數(shù)據(jù)傳至庫存部進(jìn)行庫存處理，同時提交商品需求計劃。庫存部對庫存信息進(jìn)行整理統(tǒng)計查詢，庫存充足，則無須進(jìn)貨，直接發(fā)貨至銷售部；庫存不足將信息反饋給負(fù)責(zé)商品采購的采購部，采購部綜合商品庫存信息初步確定所需補(bǔ)充的商品。采購部提交采購信息，傳至供應(yīng)商，供應(yīng)商接收采購信息，提交商品，采購部接收商品，將商品信息更新， 同時移交庫存部，庫存部根據(jù)采購部采購信息更新庫存信息，同時將信息傳交給銷售部，并滿足其商品需求計劃。具體過程如下圖。 A3 庫存處理 銷售部 p1 A1 商品銷售 A2 商品采購 供應(yīng)商 p4 采購部 p2 庫存部 p3 庫存信息 S3 銷售信息 S1 商品信息 S2 庫存信息 庫存信息 采購操作信息 庫存信息 采購信息 采購商品信息 商品信息 圖 36 第二層數(shù)據(jù)流程圖 銷售信息 17第三層數(shù)據(jù)流程圖： （ 1） 銷售部提交每日的銷售清單，以商品的編號、品名、數(shù)量核對現(xiàn)有的庫存（商品信息），檢查是否需要補(bǔ)充庫存，如果庫存充足，則可以發(fā)出 ―發(fā)貨通知 ‖，否則，則需要補(bǔ)充庫存商品，根據(jù) ―庫存信息 ‖發(fā)出 ―補(bǔ)貨計劃 ‖，將其信息數(shù)據(jù)寫入 ―補(bǔ)貨信息 ‖存檔；同時向 ―庫存部 ‖發(fā)出 ―訂貨單 ‖，庫存將貨物和 ―送貨單 ‖送達(dá)后進(jìn)行 ―庫存處理 ‖，修改 ―庫存信息 ‖，更新庫存信息，并將當(dāng)前的 ―現(xiàn)有商品信息 ‖告之銷售部，發(fā)出 ―發(fā)貨通知 ‖。具體流程見下圖： 圖 37 商品銷售數(shù)據(jù)流程圖 采購部 P2 補(bǔ)充商品 檢查 商品處理 商 品信息 庫存信息 補(bǔ)貨信息 S4 銷售清單 銷售數(shù)據(jù) 發(fā)貨通知 補(bǔ)貨計劃 清單信息 新庫存信息 庫存部 P3 18（ 2） 采購部將所需要采購的商品信息統(tǒng)計匯總，進(jìn)行對商品信息采購的更新，同時生成商品采購的訂單信息，提交至供應(yīng)商處，供應(yīng)商接到訂貨單，發(fā)出商品，同時提交發(fā)貨單。采 購部接收商品，同時更新產(chǎn)品相關(guān)信息，記錄訂單信息。具體流程見下圖： 圖 38 商品采購數(shù)據(jù)流程圖 （ 3） 庫存部根據(jù)采購部傳送的采購的商品的采購清單，進(jìn)行入庫管理，對商品清單進(jìn)行整理，生成入庫單后，對商品庫存信息進(jìn)行更新；庫存部根據(jù)銷售部傳送的提貨清單，對所需要的商品進(jìn)行統(tǒng)計整理，生產(chǎn)出庫單后，對庫存信息進(jìn)行更新；庫存部每日進(jìn)行商品維護(hù)，根據(jù)每日入庫出庫統(tǒng)計整理，對商品庫存信息進(jìn)行每日盤點(diǎn)。具體流程見下圖： 采購部 P2 商品處理 訂單處理 供應(yīng)商 P4 清單信息 訂單信息 訂貨單 發(fā)貨單 商品信息 19 圖 39 庫存處理數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)流 表 32 銷售清單存儲的定義 數(shù)據(jù)存儲編號 Z001 數(shù)據(jù)存儲名稱 銷售清單存儲 簡述 存儲商品的銷售信息 數(shù)據(jù)存儲組成 商品編號 +柜臺編號 +商品信息 關(guān)鍵字 商品編號 表 33 補(bǔ)貨單存儲的定義 數(shù)據(jù)存儲編號 Z002 數(shù)據(jù)存儲名 稱 補(bǔ)貨單存儲 簡述 存儲補(bǔ)貨商品信息 數(shù)據(jù)存儲組成 補(bǔ)貨編號 +補(bǔ)貨倉庫 +商品信息 關(guān)鍵