【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 小型需要的超市運(yùn)營(yíng)管理信息系統(tǒng)。 超市的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)一直使用著最簡(jiǎn)單的人工管理。超市經(jīng)營(yíng)物品的采購(gòu)、庫(kù)存、銷(xiāo)售及核算等手工信息管理使得員工工作量大、服務(wù)質(zhì)量差、工作效率低。同時(shí)，由于對(duì)市場(chǎng)的反饋信息不能及時(shí)地處理，從而導(dǎo)致銷(xiāo)售與市場(chǎng)脫節(jié)。 要改變這種手工管理的落后狀況，把工作人員從枯燥乏味的重復(fù)勞動(dòng)中解脫出來(lái)，用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理是一個(gè)明智的選擇。利用計(jì)算機(jī)這一工具，不但能成百倍地提高工作效率，還能及時(shí)準(zhǔn)確地得到有關(guān)信息，有效 排除人為造成的失誤，避免許多不必要的損失。 超市的進(jìn)銷(xiāo)存管理信息系統(tǒng)，首先必須具備的功能是記錄倉(cāng)庫(kù)存貨、銷(xiāo)售以及進(jìn)貨情況，通過(guò)該系統(tǒng)了解超市進(jìn)貨渠道、商品單價(jià)、數(shù)量，庫(kù)存商品的種類、數(shù)量，銷(xiāo)售商品種類、價(jià)格、數(shù)量，以便管理員根據(jù)以上信息做出經(jīng)營(yíng)管理決策。 在性能方面要求系統(tǒng)核算準(zhǔn)確，使實(shí)存商品、銷(xiāo)售商品與所記賬目一致，能夠被超市長(zhǎng)期有效使用。數(shù)據(jù)主要來(lái)自于入庫(kù)單、發(fā)票，超市銷(xiāo)售在營(yíng)業(yè)期間內(nèi)一直發(fā)生，數(shù)據(jù)也就一直變化。銷(xiāo)售商品后開(kāi)出發(fā)票，并且要顯示商品價(jià)格數(shù)額。在當(dāng)天匯總時(shí)修改相應(yīng)文件，注重的是總額、總數(shù)量。 為減少月末工作量，日常中要對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)逐步統(tǒng)計(jì)核算。 超市數(shù)據(jù)資料有些屬內(nèi)部資料，不能為外人所知，系統(tǒng)須有保密措施，設(shè)置密碼。查看資料需輸入正確密碼，銷(xiāo)售人員銷(xiāo)售貨物需輸入代號(hào)才能打開(kāi)收銀柜。萬(wàn)一泄露密碼，應(yīng)設(shè)修改密碼的程序，同時(shí)密碼不能過(guò)于簡(jiǎn)單。 9 系統(tǒng)功能需求分析從各個(gè)部門(mén)需要完成的任務(wù)著手。首先，對(duì)庫(kù)存部而言， 要求系統(tǒng)對(duì)商品庫(kù)存的情況進(jìn)行管理，也就是對(duì)商品入庫(kù)、出庫(kù)情況進(jìn)行登記記錄，同時(shí)能對(duì)新增加的商品信息進(jìn)行管理；能對(duì)入庫(kù)出庫(kù)記錄進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)查詢，并且與 銷(xiāo)售部，采購(gòu)部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)傳遞；其次，對(duì)銷(xiāo)售部而言，要求系統(tǒng)能提供良好接口，能與銷(xiāo)售終端 POS 機(jī)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，能完整記錄銷(xiāo)售商品的各項(xiàng)相關(guān)信息，同時(shí)提供對(duì)銷(xiāo)售記錄的分類查詢統(tǒng)計(jì)，并且與庫(kù)存部，采購(gòu)部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)傳遞；最后，對(duì)采購(gòu)部而言，要求系統(tǒng)能對(duì)采購(gòu)商品信息完整記錄，能對(duì)采購(gòu)商品實(shí)現(xiàn)分類查詢統(tǒng)計(jì)，能高效穩(wěn)定快速地與銷(xiāo)售部，庫(kù)存部實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)通訊，能實(shí)現(xiàn)與銷(xiāo)售部 、 庫(kù)存部信息實(shí)時(shí)共享。 表 31 各個(gè)部門(mén)需求分析表 序號(hào) 名稱 內(nèi)容 輸入數(shù)據(jù) 輸出數(shù)據(jù) 可視化 人工處理 1 采購(gòu)管理 采購(gòu)執(zhí)行 采 購(gòu)結(jié)算 采購(gòu)計(jì)劃 商品，入庫(kù)單，驗(yàn)收單 無(wú)要求 無(wú) 2 庫(kù)存管理 庫(kù)存，領(lǐng)取 入庫(kù)單 提貨單 無(wú)要求 無(wú) 3 銷(xiāo)售管理 記錄商品銷(xiāo)售明細(xì)和收入 銷(xiāo)售信息 銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)信息 有 無(wú) 4 庫(kù)存查詢 分類查詢庫(kù)存 查詢要求 會(huì)員 /商品庫(kù)存情況 有 定義查詢要求 業(yè)務(wù)流程圖（ transaction flow diagram,簡(jiǎn)稱 TFD），就是用一些規(guī)定的符號(hào)及連線來(lái)表示某個(gè)具體業(yè)務(wù)處理過(guò)程。業(yè)務(wù)流程圖的繪制基本上按照業(yè)務(wù)的實(shí)際處理步驟和過(guò)程繪制。 業(yè) 務(wù)流程圖的基本成分列舉如下： 業(yè)務(wù)處理單位或部門(mén) 業(yè)務(wù)處理功能描述 10 各類單證、報(bào)表等 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)或存檔 數(shù)據(jù)傳遞 總體業(yè)務(wù)流程： 圖 31 總體業(yè)務(wù)流程圖 是否通過(guò) 結(jié) 束 貨物采購(gòu) 檢查貨物入庫(kù) 貨物出庫(kù) 貨物銷(xiāo)售 審 批 缺貨通知 倉(cāng)庫(kù) 庫(kù)存檢查 充足？ 采購(gòu)部門(mén) 采購(gòu)計(jì)劃 經(jīng)理 倉(cāng)庫(kù) 是 否 是 否 11總業(yè)務(wù)概述： 銷(xiāo)售部在銷(xiāo)售商品時(shí)發(fā)現(xiàn)某種商品不足，根據(jù)這種商品的銷(xiāo)售量及時(shí)制定貨品需求計(jì)劃，提交至庫(kù)存部。庫(kù)存部檢查這種商品的存貨量，如果庫(kù)存充足則商品出庫(kù)，補(bǔ)充給銷(xiāo)售部；如果存儲(chǔ)不足則發(fā)出缺貨通知，告知采購(gòu)部，由采購(gòu)部根據(jù)庫(kù)存部提供的信息制定采購(gòu)計(jì)劃，提交至超市經(jīng)理審批。超市經(jīng)理審批后，如果不通過(guò)，駁回計(jì)劃；審批通 過(guò)則授權(quán)采購(gòu)部進(jìn)行商品采購(gòu)，然后將商品移交給庫(kù)存部，進(jìn)行入庫(kù)登記，然后進(jìn)行出庫(kù)登記，送至銷(xiāo)售部進(jìn)行銷(xiāo)售。 貨物排架，方便顧客購(gòu)物；及時(shí)查閱庫(kù)存狀態(tài)，便于進(jìn)貨銷(xiāo)售；財(cái)務(wù)明確，有利于經(jīng)營(yíng)者經(jīng)營(yíng)。 銷(xiāo)售系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程： 圖 32 銷(xiāo)售系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 貨物日常檢查 充 足？ 顧客 選購(gòu)貨物 收銀臺(tái) 銷(xiāo)售信息存檔 領(lǐng)料單 倉(cāng)庫(kù) 貨物檢查 驗(yàn)收單 銷(xiāo)售部門(mén) 出庫(kù)單 銷(xiāo)售部門(mén) 是 否 貨物信息存檔 12銷(xiāo)售系統(tǒng)概述： ，若是貨物充足，直接提取貨物，付款存檔。 ，從倉(cāng)庫(kù)中進(jìn)行領(lǐng)取貨物補(bǔ)足，出庫(kù)存檔。 庫(kù)存系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程： 圖 33 庫(kù)存系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 庫(kù)存系統(tǒng)概述： ，若貨物充足，則進(jìn)行發(fā)貨，存檔。 ，則需要填寫(xiě)缺貨通知單，通知采購(gòu)部門(mén)。 進(jìn)貨系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程： 銷(xiāo)售部門(mén) 領(lǐng)料單 庫(kù)存檢查 充足？ 缺貨通知單 采購(gòu)部門(mén) 出庫(kù)單 否 發(fā)貨 是 庫(kù)存臺(tái)賬存檔 13 圖 34 進(jìn)貨系統(tǒng)流程圖 進(jìn)貨系統(tǒng)概述： 采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃，列為采購(gòu)單，經(jīng)經(jīng)理審批： 1）若是通過(guò)審批，進(jìn)行貨物采購(gòu)，經(jīng)檢查入庫(kù)，進(jìn)行存檔。 2）若是未通過(guò)審批，結(jié)束此次采購(gòu)計(jì)劃。 析 : 追問(wèn)超市進(jìn)銷(xiāo)存管理信息系統(tǒng)主要可以完成以下業(yè)務(wù)流程： 銷(xiāo)售 采購(gòu)部門(mén) 采購(gòu)計(jì)劃 審批 經(jīng)理 采購(gòu)單 是否通過(guò) 結(jié)束 貨物采購(gòu) 檢查貨物入庫(kù) 入庫(kù)單 倉(cāng)庫(kù) 是 否 庫(kù)存臺(tái)賬存檔 貨物入庫(kù) 14 如果想購(gòu)買(mǎi)超市的商品可以按照提示信息下訂單，生成初步訂單，付款的訂單成為 ―有效定單 ‖，有效訂貨單發(fā)至配送部門(mén)安排發(fā)貨，同時(shí)存入信息記錄中。此外，當(dāng)所需商品庫(kù)存不足時(shí)可以通過(guò)填寫(xiě)預(yù)定訂單來(lái)預(yù)定。該類預(yù)定訂單將發(fā)送至庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一處理。 庫(kù)存 商品所有庫(kù)存信息將根據(jù)實(shí)際的商品銷(xiāo)售情況進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，同時(shí)反映商品的庫(kù)存情況上。 采購(gòu) 如果存儲(chǔ)不足則發(fā)出缺貨通知，告知采購(gòu)部，由采購(gòu)部根據(jù)庫(kù)存部提供的信息制定采購(gòu)計(jì)劃， 提交至超市經(jīng)理審批。超市經(jīng)理審批后，如果不通過(guò)，駁回計(jì)劃；審批通過(guò)則授權(quán)采購(gòu)部進(jìn)行商品采購(gòu)， 缺貨通知 采購(gòu)部門(mén)也可以通過(guò)本系統(tǒng)知曉商品的缺貨情況，接到物料需求單后，形成采購(gòu)單發(fā)給供應(yīng)商，供應(yīng)商收到采購(gòu)到進(jìn)行發(fā)貨給倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)收到發(fā)貨單進(jìn)行校驗(yàn)是否合格，根據(jù)情況進(jìn)行入庫(kù)。 數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)流圖（ Data Function Diagram）：又名數(shù)據(jù)功能圖表，簡(jiǎn)稱 DFD，就是采用圖形方式來(lái)表達(dá)系統(tǒng)的邏輯功能、數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)部的邏輯流向和邏輯變換過(guò)程，是 結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)分析方法 的主要表達(dá)工具及用于表示軟件模型的一種圖示方法。它是 SA 方法中用于表示系統(tǒng)邏輯模型的一種工具，它以圖形的方式描繪數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中流動(dòng)和處理的過(guò)程，由于它只反映系統(tǒng)必須完成的邏輯功能，所以它是一種功能模型。 15數(shù)據(jù)流程圖符號(hào)如下： 第一層數(shù)據(jù)流程圖： 圖 35 第一層數(shù)據(jù)流程圖 供貨商 P4 采購(gòu)部 P2 銷(xiāo)售、采購(gòu) 與庫(kù)存管理 銷(xiāo)售部 P1 庫(kù)存部 P3 A 外部實(shí)體 處理 數(shù)據(jù)流 數(shù)據(jù)存儲(chǔ) 16第二層數(shù)據(jù)流程圖： 銷(xiāo)售部對(duì)銷(xiāo)售商品信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，更新銷(xiāo)售信息，銷(xiāo)售信息傳至庫(kù)存信息，進(jìn)行更新。同時(shí)銷(xiāo)售部將每日的銷(xiāo)售量信息數(shù)據(jù)傳至庫(kù)存部進(jìn)行庫(kù)存處理，同時(shí)提交商品需求計(jì)劃。庫(kù)存部對(duì)庫(kù)存信息進(jìn)行整理統(tǒng)計(jì)查詢，庫(kù)存充足，則無(wú)須進(jìn)貨，直接發(fā)貨至銷(xiāo)售部；庫(kù)存不足將信息反饋給負(fù)責(zé)商品采購(gòu)的采購(gòu)部，采購(gòu)部綜合商品庫(kù)存信息初步確定所需補(bǔ)充的商品。采購(gòu)部提交采購(gòu)信息，傳至供應(yīng)商，供應(yīng)商接收采購(gòu)信息，提交商品，采購(gòu)部接收商品，將商品信息更新， 同時(shí)移交庫(kù)存部，庫(kù)存部根據(jù)采購(gòu)部采購(gòu)信息更新庫(kù)存信息，同時(shí)將信息傳交給銷(xiāo)售部，并滿足其商品需求計(jì)劃。具體過(guò)程如下圖。 A3 庫(kù)存處理 銷(xiāo)售部 p1 A1 商品銷(xiāo)售 A2 商品采購(gòu) 供應(yīng)商 p4 采購(gòu)部 p2 庫(kù)存部 p3 庫(kù)存信息 S3 銷(xiāo)售信息 S1 商品信息 S2 庫(kù)存信息 庫(kù)存信息 采購(gòu)操作信息 庫(kù)存信息 采購(gòu)信息 采購(gòu)商品信息 商品信息 圖 36 第二層數(shù)據(jù)流程圖 銷(xiāo)售信息 17第三層數(shù)據(jù)流程圖： （ 1） 銷(xiāo)售部提交每日的銷(xiāo)售清單，以商品的編號(hào)、品名、數(shù)量核對(duì)現(xiàn)有的庫(kù)存（商品信息），檢查是否需要補(bǔ)充庫(kù)存，如果庫(kù)存充足，則可以發(fā)出 ―發(fā)貨通知 ‖，否則，則需要補(bǔ)充庫(kù)存商品，根據(jù) ―庫(kù)存信息 ‖發(fā)出 ―補(bǔ)貨計(jì)劃 ‖，將其信息數(shù)據(jù)寫(xiě)入 ―補(bǔ)貨信息 ‖存檔；同時(shí)向 ―庫(kù)存部 ‖發(fā)出 ―訂貨單 ‖，庫(kù)存將貨物和 ―送貨單 ‖送達(dá)后進(jìn)行 ―庫(kù)存處理 ‖，修改 ―庫(kù)存信息 ‖，更新庫(kù)存信息，并將當(dāng)前的 ―現(xiàn)有商品信息 ‖告之銷(xiāo)售部，發(fā)出 ―發(fā)貨通知 ‖。具體流程見(jiàn)下圖： 圖 37 商品銷(xiāo)售數(shù)據(jù)流程圖 采購(gòu)部 P2 補(bǔ)充商品 檢查 商品處理 商 品信息 庫(kù)存信息 補(bǔ)貨信息 S4 銷(xiāo)售清單 銷(xiāo)售數(shù)據(jù) 發(fā)貨通知 補(bǔ)貨計(jì)劃 清單信息 新庫(kù)存信息 庫(kù)存部 P3 18（ 2） 采購(gòu)部將所需要采購(gòu)的商品信息統(tǒng)計(jì)匯總，進(jìn)行對(duì)商品信息采購(gòu)的更新，同時(shí)生成商品采購(gòu)的訂單信息，提交至供應(yīng)商處，供應(yīng)商接到訂貨單，發(fā)出商品，同時(shí)提交發(fā)貨單。采 購(gòu)部接收商品，同時(shí)更新產(chǎn)品相關(guān)信息，記錄訂單信息。具體流程見(jiàn)下圖： 圖 38 商品采購(gòu)數(shù)據(jù)流程圖 （ 3） 庫(kù)存部根據(jù)采購(gòu)部傳送的采購(gòu)的商品的采購(gòu)清單，進(jìn)行入庫(kù)管理，對(duì)商品清單進(jìn)行整理，生成入庫(kù)單后，對(duì)商品庫(kù)存信息進(jìn)行更新；庫(kù)存部根據(jù)銷(xiāo)售部傳送的提貨清單，對(duì)所需要的商品進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，生產(chǎn)出庫(kù)單后，對(duì)庫(kù)存信息進(jìn)行更新；庫(kù)存部每日進(jìn)行商品維護(hù)，根據(jù)每日入庫(kù)出庫(kù)統(tǒng)計(jì)整理，對(duì)商品庫(kù)存信息進(jìn)行每日盤(pán)點(diǎn)。具體流程見(jiàn)下圖： 采購(gòu)部 P2 商品處理 訂單處理 供應(yīng)商 P4 清單信息 訂單信息 訂貨單 發(fā)貨單 商品信息 19 圖 39 庫(kù)存處理數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)流 表 32 銷(xiāo)售清單存儲(chǔ)的定義 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)編號(hào) Z001 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱 銷(xiāo)售清單存儲(chǔ) 簡(jiǎn)述 存儲(chǔ)商品的銷(xiāo)售信息 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)組成 商品編號(hào) +柜臺(tái)編號(hào) +商品信息 關(guān)鍵字 商品編號(hào) 表 33 補(bǔ)貨單存儲(chǔ)的定義 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)編號(hào) Z002 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名 稱 補(bǔ)貨單存儲(chǔ) 簡(jiǎn)述 存儲(chǔ)補(bǔ)貨商品信息 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)組成 補(bǔ)貨編號(hào) +補(bǔ)貨倉(cāng)庫(kù) +商品信息 關(guān)鍵