【文章內(nèi)容簡介】 、辦事處支出證明單等A、借據(jù) 辦事處人員在辦事處借款時，必須出具辦事處主任批準的借據(jù)方可借款，借據(jù)作為辦事處現(xiàn)金支出憑證不予退還，作相關(guān)會計處理的原始憑證。B、收據(jù) 辦事處人員還款時，辦事處會計應(yīng)開具收據(jù)（至少一式兩聯(lián)），注明還款時間、還款人、（大、小寫）還款金額，還款人應(yīng)簽字認可、主任證明。零星現(xiàn)金貨款交辦事處時，辦事處會計也須開具收據(jù)（至少一式兩聯(lián)），注明交款時間、客戶名稱、（大、小寫）金額、交款原由（摘要），業(yè)務(wù)主辦人員的簽字。辦事處收款后，應(yīng)及時將貨款匯回公司，并將匯款票據(jù)、收據(jù)等附于回款明細表后作會計處理原始憑證。C、辦事處支出單證 在辦事處報銷的各種費用憑證要求應(yīng)與在公司報銷時的要求一致：各項費用支出必須符合公司《銷售費用管理規(guī)范》的規(guī)定，其審批程序必須符合《銷售費用管理規(guī)范》的規(guī)定，按公司報銷的單據(jù)粘貼要求進行粘貼后，辦事處會計作會計處理原始憑證。辦事處會計自然成為辦事處原始憑證的責任人，如果發(fā)生憑證遺失、損壞等情況，公司將追究辦事處會計責任。（三）超期扣款的管理超期扣款是公司為了加強物流管理，增強辦事處經(jīng)理及業(yè)務(wù)人員的責任意識、風險意識、促進在途貨款盡快回籠的有力措施。為此，公司專門制定了《銷售系統(tǒng)超期在途貨款的管理規(guī)定》，辦事處會計應(yīng)嚴格執(zhí)行公司的規(guī)定，嚴謹超期扣款的執(zhí)行程序。在無公司停止超期扣款的批示文件的情況下，不得擅自停止扣款。超期扣款的日常處理：辦事處會計在登記應(yīng)收賬款和發(fā)出商品賬時，應(yīng)將送貨單號、時間登記在摘要欄中，對每一筆發(fā)出商品的開票情況進行逐項勾對標記，而每一筆回款勾對的發(fā)票進行逐行勾對標記。未標記的即為未開票或未回款的貨款。月末在記賬完畢后，根據(jù)未標記的發(fā)出商品和應(yīng)收賬款明細賬，逐戶判斷客戶超期情況，并登記超期扣款表。超期扣款的?？厶幚硪蚬市鑼I(yè)務(wù)人員停止超期扣款的，須由經(jīng)辦人按《銷售系統(tǒng)超期在途貨款的管理規(guī)定》程序書面申請停止超期扣款，經(jīng)辦事處經(jīng)理同意后，報公司有關(guān)部門批復。辦事處會計根據(jù)審批意見執(zhí)行。在未收到公司停止超期扣款的批示文件的之前，不得擅自停止扣款。（二）辦事處業(yè)務(wù)管理一、合同管理負責審查發(fā)貨合同，凡銷售合同不規(guī)范，內(nèi)容不明或無責任人簽字可拒絕受理。每月10日前將上月所有合同原件（第一聯(lián)）寄回銷售管理部。負責將合同的第三聯(lián)集中保管，按客戶進行分類并編寫客戶目錄，按發(fā)生業(yè)務(wù)的先后順序排序，裝訂成冊，隨時接受銷售管理部的抽查。每年元月15日以前將上一年的全部合同（第三聯(lián)）上交銷售管理部。二、物流管理負責協(xié)助辦事處經(jīng)理收集公司發(fā)往一級經(jīng)銷商的《發(fā)貨簽收表》，并將驗收結(jié)果正確填列于簽收表。簽收回執(zhí)聯(lián)按發(fā)貨單位分類，按日期排序后裝訂成冊，并于次月5日前上交銷售管理部。協(xié)助辦事處經(jīng)理對一級經(jīng)銷商的貨物進行跟蹤，隨時了解分銷商的庫存動態(tài)。每月15日及月終兩次核實一級商業(yè)單位庫存情況，經(jīng)辦事處經(jīng)理簽字后，三天內(nèi)傳銷售管理部，并協(xié)助辦事處經(jīng)理于每月2日前上報次月要貨計劃，以便公司安排生產(chǎn)與發(fā)貨（均可用電子版）。三、一、二級流向單管理每月10日以前上交一級經(jīng)銷商的出庫單（流向單）、二級分銷商的進貨單與出庫單（流向單）。一級流向單每月終了由相關(guān)業(yè)務(wù)代表負責打印，由辦事處會計按規(guī)定進行匯總。辦事處會計根據(jù)整理后的結(jié)果制作電子版《一級流向單匯總表》，每月10日前傳回公司銷售部統(tǒng)計崗，流向單原件于當月內(nèi)寄回公司銷售管理部。二級流向單暫定為至少一季度打印一次，直接將打印好的二級流向單寄回銷售部，不作匯總。若二級流向單為終端流向單，則另按終端流向單的規(guī)定辦理。辦事處必須在流向單原件上注明出貨單位與流向單類別（一級或二級），便于銷售管理部收件人分類轉(zhuǎn)交相關(guān)崗位。辦事處會計必須按匯總表作好二級商進貨臺帳，作年終返利資料。四、終端兌費管理檔案管理：辦事處主任督促業(yè)務(wù)代表按市場推廣部的要求建立完備的終端檔案交辦事處會計。辦事處會計分區(qū)域?qū)⒔K端檔案按規(guī)定的檔案表格式制作電子版（見業(yè)務(wù)報表中終端檔案表樣）。醫(yī)院必須有申請?zhí)幏介_發(fā)報告和醫(yī)院進院證明或商業(yè)流向單，藥店必須有申請OTC開發(fā)報告和藥店進貨證明或商業(yè)流向單，連同電子版檔案交市場推廣部。辦事處新增終端檔案每月25號上交一次，報市場推廣部審核。辦事處終端檔案的更新應(yīng)填寫《終端檔案更新表》，經(jīng)辦事處經(jīng)理簽字后，連同電子版《終端檔案更新表》一起于每月25號報客戶服務(wù)部。終端兌費憑證管理：（1）防偽標簽匯總表業(yè)務(wù)代表定期將收集到的防偽標簽，按規(guī)定整理后并制作匯總表，填報支出證明單，簽字后交辦事處會計。辦事處會計根據(jù)業(yè)務(wù)代表收集的防偽標簽進行登記、審核、統(tǒng)計，并對防偽標簽粘貼表、支出證明單進行初審、編號并簽字，辦事處經(jīng)理審核后簽字。辦事處會計對業(yè)務(wù)代表整理后的防偽標簽，與流向單進行比對審核后，根據(jù)電子版的流向單加工制作《終端流向單匯總表》。辦事處會計在終端流向單匯總表書面版上簽字后交辦事處經(jīng)理簽字認可。（2）終端流向單匯總表辦事處相關(guān)業(yè)務(wù)代表負責打印流向單，并盡量取得流向單的電子版。業(yè)務(wù)代表在流向單原件中將其中沒有做醫(yī)院和藥店工作的部分用橫線劃去，并對真實性負責。辦事處會計應(yīng)復核其是否符合已批準合格的條件。辦事處會計應(yīng)根據(jù)流向單原件的電子版，調(diào)整為公司規(guī)定的電子版流向單格式。如無法取得，或取得的電子版欄目不齊全的，辦事處會計必須根據(jù)流向單原件，公司規(guī)定的格式制作電子版流向單。辦事處會計定期將《終端流向單匯總表》書面版、隨同支出證明單、流向單原件、防偽標簽粘貼表一并寄回公司客戶服務(wù)部。同時將終端流向單的電子版與《終端流向單匯總表》的電子版于報銷時傳回客戶服務(wù)部。辦事處會計對憑證的審核與制作負直接責任，凡累計三次遲交、漏報或累計三次出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤的，扣除其當月浮動工資，并提請財務(wù)部處罰或調(diào)整工作崗位，同時視同該辦事處騙取終端費用取消該辦終端政策。五、報表及資料管理負責人員考勤記錄，并將考勤表存檔于辦事處接受抽查。經(jīng)理指導下每月8日前上報上月辦事處月度工作報表（可以電子郵件形式）。辦事處經(jīng)理對此表的真實性負責。涉及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可登錄公司遠程系統(tǒng)查詢。負責辦理辦事處投標備案工作，及整理投標所需資料。協(xié)助辦事處經(jīng)理制作不定期事項上報表格：退貨申請表、招標備檔表、高開返利申請、人員招聘申請、異動申請、面試評價