第一篇：會議接待的各項工作【一】前期工作(編輯修改稿)
2024-10-01 01:27 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 理 ●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理 c、演員及節(jié)目 通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。 d、其他——點心、水果及調(diào)制色酒 雜費 雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通?？梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。 那么，展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢。 展覽預算與會議預算有相同的地方，也有不同的地方—— 相同的地方。住宿費、餐飲費、商務考察費用（如果有考察計劃的話）。 不同的地方。展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。 展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行，那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mx3m。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。 如果是在其他公共場所舉辦展覽（譬如市政廣場或者體育場所等），那么場地租賃的預算就很難預測了——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間（是否重要假日等）有關(guān)。 第二篇。秘書工作，會議接待會議接待是指會議籌辦方與主辦方商談，簽訂會議接待標準合同，對約定的事項提供全程的服務活動。會議接待貫穿整個會議流程，涉及的服務范圍廣泛，包括會前工作、會中工作、會后工作三個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都囊括了眾多的接待內(nèi)容。 二、會前工作 會前工作是整個會議接待的開始，是確保整個會議接待順利進行的前提條件。其主要內(nèi)容如下： 會議籌辦方與主辦者洽談。 會議籌辦方向主辦方提供會議接待策劃方案和報價。 會議籌辦方邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。 會議籌辦方與會議主辦者確認會議接待方案。 會議籌辦方與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。 會議籌辦方確認會議主辦者預付會議訂金事宜。 會議籌辦方在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。 準備會議資料。（含代邀請相關(guān)領(lǐng)導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。） 三、會中工作 會中工作是會議接待的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是體現(xiàn)一個會議公司接待水平的重要部分。該環(huán)節(jié)服務內(nèi)容繁多，事情瑣碎，但卻是整個會議接待中亮點最多的部分，與會者對會議公司的服務水平及態(tài)度將有切身的感受。其主要服務內(nèi)容如下： 接機，入住酒店安排會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。 會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務服務。 會議秘書在會議接待（報到）處協(xié)助會務組確認和分發(fā)房間，確認vip用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務工作。 確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。 提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。 確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導游等安排）。 確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。 確認特殊客人（含領(lǐng)導、少數(shù)民族代表、vip、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。 協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。 1代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。 四、會后工作 會后工作是整個會議接待的收尾階段，很多會議公司對該環(huán)節(jié)缺乏錯誤的理解，任務現(xiàn)場會議結(jié)束意味著會議接待也就完了，其實不然，會議之后還有一些很重要的工作要進行，其主要內(nèi)容如下： 會務服務的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。 會議資料、領(lǐng)導講
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