7學校檔案管理工作規(guī)范(編輯修改稿)
2024-09-19 19:14 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 號等分別組卷（具體參閱各工作規(guī)范）。 （ 3）特殊載體類，按類別（指實物、照片、錄音、錄像）、內(nèi)容、項目組合。 確定文件材料的保存價值，要根據(jù)學校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要 ，準確進行判斷： （ 1）凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、社會、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管； 第 6 頁 共 12 頁 （ 2）凡反映學校一般工作活動，長期對學校和社會有查考利用價值的，列入長期保管； （ 3）凡在較短時期內(nèi)對學校工作有查考價值的，列為短期保管。 對上級發(fā)來的文電，除少數(shù)直接針對本校，并要執(zhí)行的重要文件，應(yīng)永久保管外，其余列為短期保管或作資料保管。 卷內(nèi)文件排列，卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號排列）、正文在前，文稿在后 。 編目。卷內(nèi)文件材料按排列次序打印卷內(nèi)文件目錄，并按頁依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁號。單份整理的文件材料按件號順序編制打印歸檔文件目錄。 對文件材料原有題名不能隨意更改和簡化，若原有題名無實質(zhì)內(nèi)容或無題名的，要重新擬定并在前后加 [ ]。沒有責任者、日期的文件，要考證清楚，及時補上。會議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見號。 填寫備考表應(yīng)將卷內(nèi)文件材料立卷情況說明，立卷人、檢查人姓名、時間填上。檢 查人應(yīng)是立卷單位負責人。 案卷題名。案卷題名應(yīng)簡明確切，體式一致。題名須包括責任者、內(nèi)容、名稱（文種）等。字數(shù)不超過 50 個字。 案卷裝訂。案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托 第 7 頁 共 12 頁 裱破損文件，字跡模糊的應(yīng)復制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計算機打印封面的題名和應(yīng)填寫的項目。 （四）歸檔時間和手續(xù)。 黨政部門和按年度歸檔的部門應(yīng)在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。 教學部門和按教學年度歸檔的部門應(yīng)在每學年結(jié)束后三個 月內(nèi)，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。 科研檔案應(yīng)在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔。教師在公開刊物上發(fā)表的論文、出版的專著應(yīng)在出版后及時歸檔。 基建文件材料歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)同步進行，在項目完成通過鑒定驗收時應(yīng)通知檔案部門參加，工程驗收后三個月內(nèi)將基建 全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。 設(shè)備儀器檔案，在設(shè)備儀器開箱時，有關(guān)部門應(yīng)通知檔案室參加驗收，安裝調(diào)試后一個月內(nèi)主辦部門應(yīng)將全部相關(guān)材料整理好移交綜合檔案室。
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