7學(xué)校檔案管理工作規(guī)范(編輯修改稿)
2025-09-19 19:14 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 號(hào)等分別組卷（具體參閱各工作規(guī)范）。 （ 3）特殊載體類，按類別（指實(shí)物、照片、錄音、錄像）、內(nèi)容、項(xiàng)目組合。 確定文件材料的保存價(jià)值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要 ，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷： （ 1）凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本校、社會(huì)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管； 第 6 頁(yè) 共 12 頁(yè) （ 2）凡反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，長(zhǎng)期對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列入長(zhǎng)期保管； （ 3）凡在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考價(jià)值的，列為短期保管。 對(duì)上級(jí)發(fā)來(lái)的文電，除少數(shù)直接針對(duì)本校，并要執(zhí)行的重要文件，應(yīng)永久保管外，其余列為短期保管或作資料保管。 卷內(nèi)文件排列，卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后（圖樣按目錄或圖號(hào)排列）、正文在前，文稿在后 。 編目。卷內(nèi)文件材料按排列次序打印卷內(nèi)文件目錄，并按頁(yè)依次在文件右上角（背面有文、圖的在左上角）編頁(yè)號(hào)。單份整理的文件材料按件號(hào)順序編制打印歸檔文件目錄。 對(duì)文件材料原有題名不能隨意更改和簡(jiǎn)化，若原有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題名的，要重新擬定并在前后加 [ ]。沒(méi)有責(zé)任者、日期的文件，要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)上。會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見(jiàn)號(hào)。 填寫(xiě)備考表應(yīng)將卷內(nèi)文件材料立卷情況說(shuō)明，立卷人、檢查人姓名、時(shí)間填上。檢 查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。 案卷題名。案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明確切，體式一致。題名須包括責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）等。字?jǐn)?shù)不超過(guò) 50 個(gè)字。 案卷裝訂。案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托 第 7 頁(yè) 共 12 頁(yè) 裱破損文件，字跡模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂使用軟封面，并用毛筆、鋼筆或計(jì)算機(jī)打印封面的題名和應(yīng)填寫(xiě)的項(xiàng)目。 （四）歸檔時(shí)間和手續(xù)。 黨政部門和按年度歸檔的部門應(yīng)在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交綜合檔案室。 教學(xué)部門和按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在每學(xué)年結(jié)束后三個(gè) 月內(nèi)，將文件材料整理立卷，并移交綜合檔案室。 科研檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。教師在公開(kāi)刊物上發(fā)表的論文、出版的專著應(yīng)在出版后及時(shí)歸檔。 基建文件材料歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收時(shí)應(yīng)通知檔案部門參加，工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)將基建 全過(guò)程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。 設(shè)備儀器檔案，在設(shè)備儀器開(kāi)箱時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)通知檔案室參加驗(yàn)收，安裝調(diào)試后一個(gè)月內(nèi)主辦部門應(yīng)將全部相關(guān)材料整理好移交綜合檔案室。
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